Leda virtuella team: Med 5 tips för att bli en toppledare på distans

I de allra flesta böcker om ledarskap utgår man från att team leds ansikte mot ansikte och inte virtuellt på distans. Detta kommer sannolikt att förändras under de kommande åren när distansarbete och globalt distribuerade team med utspridda platser eller distansarbete hemifrån blir allt vanligare inom kunskapsarbete. Cheferna kommer därför att behöva lära sig nya eller annorlunda färdigheter för att effektivt kunna leda team på distans.

I denna artikel visar jag dig som ledare med vilka 5 tips du kan bli en enastående distansledare för dina Direct Reports - oavsett om du arbetar efter Scrum, Agilt eller traditionellt efter vattenfallsmodellen.

För att skapa en gemensam förståelse skulle jag först vilja svara på frågan vad vi menar med att hantera ett fjärrteam. Kort sagt är det ett team som är utspritt på flera platser. Platserna kan vara olika företag eller enskilda medarbetares hemmakontor. Platserna kan naturligtvis också vara utspridda över olika tidszoner.

Det finns många aktuella praktiska exempel på virtuellt ledarskap: Team inom mjukvaruutveckling, försäljning och även inom den offentliga sektorn arbetar distribuerat eller hybrid nästan som standard, dvs. endast delvis på huvudkontoret. Detta medför ett antal utmaningar för ledarskapet på distans, som vi ska titta närmare på om en stund.

Bra fråga: Att erbjuda distansarbete blir alltmer ett viktigt argument för företag som vill vara en attraktiv arbetsgivare. Distribuerat arbete gör det också möjligt för företag att potentiellt attrahera talanger över hela världen. Ett annat mål är ofta att utnyttja lokala kostnadsfördelar när det gäller arbetskraftskostnader.

För att dessa fördelar ska kunna förverkligas krävs det starka chefer på distans som också kan leda dessa distribuerade team eller direktrapporterande medarbetare på distans på ett effektivt sätt: Med förtroende och psykologisk trygghet, samtidigt som produktiviteten upprätthålls.

Innan vi går vidare till lösningsnivån, låt oss kort beskriva problemområdet igen: Vilka är de typiska utmaningarna med virtuellt ledarskap på distans? Här är en kort lista över de största utmaningarna:

• KommunikationshinderAvsaknad av icke-verbala signaler gör det svårare att förstå och upprätthålla relationer
• Isolering och teamkänslaMedarbetarna känner sig ofta mindre delaktiga och engagerade
• Skapa förtroende: Utan direkt interaktion kan misstro eller osäkerhet uppstå
• Produktivitetskontroll: Svår balansgång mellan självständighet och utvärdering av prestationer
• Tidszoner och arbetstiderSamordning över olika tidszoner försvårar samordningen
• Tekniska utmaningarInstabila anslutningar, olika verktyg och digital expertis

Jag är säker på att en del av det här låter bekant för dig. Så hur möter du dessa utmaningar med ledarskap på distans? Detta för oss till nästa avsnitt.

Play

De tidiga 2020-talet har tyvärr visat att många ledare har svårt att leda distribuerade team effektivt på distans. Det beror ofta på att ledarna praktiserar föråldrade metoder och ledarstilar - för övrigt oberoende av om de arbetar inom offentlig sektor eller i en innovativ internetstartup. Se även: Klassiskt vs. Agilt ledarskap - 5 tips .

Så behöver du ett seminarium för att lära dig hur du leder team på hemmakontoret eller distribuerade platser? Det gör förmodligen ingen skada, men det är inte heller nödvändigt. Framför allt krävs det öppenhet, erfarenhet och iterationsslingor inom teamet för att hitta rätt sätt att arbeta på distans.

När chefer leder ett virtuellt team är de beroende av en hög grad av förtroende, eftersom de inte kan övervaka eller “kontrollera” arbetet på plats. En alltmer agil ledarstil är därför avgörande. Se även följande: Agile Guide och Servant Leadership - 8 tankeställare .

Även om du inte är på plats på arbetsplatsen betyder det inte att du inte kan visualisera enskilda medarbetares arbetsresultat. Särskilt när det gäller kunskapsarbete är det oftast möjligt att dela med sig av arbetsförloppet och vid behov nyckeltal minst en gång i veckan eller till och med dagligen.

Genom att göra det utförda arbetet transparent och genom snabba feedbackloopar gällande de egna framstegen kan man leda virtuella team effektivt - även på distans.

De snabba återkopplingsslingorna i distansarbete kan implementeras i praktiken med hjälp av följande metoder och verktyg:

💡

• PararbeteGemensamt arbete kring ett ämne. Denna metod används redan i stor utsträckning inom programvaruutveckling som “parprogrammering”, men är också användbar i kunskapsarbete för brådskande och särskilt viktiga ämnen för att förhindra väntetider i återkopplingsslingor och påskynda kunskapsutbytet. 
• Asynkron återkoppling: …genom att använda kommentarsfunktionen i er chatt eller arbetsverktyg (t.ex. Jira, Asana, Microsoft…). För ämnen som inte är särskilt tidskritiska är asynkrona feedbackloopar ofta det behagligaste kommunikationsmedlet. Alla svarar då när det passar bäst - man blir inte ryckt ur en koncentrationsbubbla. Här kan man också fastställa Working Agreements (t.ex. att kommentarer ska besvaras en gång om dagen; mer om: Arbetsavtal: 10 exempel ).
• Daglig uppresningEtt kort teammöte (vanligtvis 15 minuter, oavsett teamets storlek) som äger rum dagligen eller åtminstone flera gånger i veckan för att komma överens om framsteg, samordna som ett team och lösa blockeringar.
• Retrospektiva teamdiskussioner: Ett teammöte där ni reflekterar över ert samarbete som helhet varannan vecka (mer om detta): Vad är en retrospektiv? Allt du behöver veta ).

Om ett team ännu inte är vant vid att arbeta distribuerat kan det vara ett klokt första steg att prova dessa teamutvecklingsverktyg en gång i ett tidigt skede för att visa att det finns tillräckligt med utrymme för teamutveckling och informell kommunikation även när man arbetar på distans.

Virtuella ledare behöver vissa kompetenser. En enastående ledare på distans bygger upp förtroende i teamet genom att skapa transparenta processer och genomföra regelbundna incheckningar – både i teamet och individuellt. Detta omfattar såväl personliga möten som teammöten (särskilt dagliga stand-ups och teamretrospektiver, utöver de klassiska statusuppdateringarna).

Bra distansledare uppmuntrar också till personligt ansvar, stöder teammedlemmarnas personliga utveckling och hjälper dem att hitta en sund balans mellan arbete och fritid. De använder digitala verktyg på ett målinriktat sätt för att stärka det asynkrona samarbetet och ser till att mötena modereras på ett effektivt sätt.

Sammanfattningsvis är följande kompetenser centrala för virtuellt ledarskap:

💡

• Tydlig kommunikation: tydliga förväntningar och regelbunden dialog
• Förtroende och personligt ansvar: undvik detaljstyrning, resultat räknas
• Feedbackkultur: Öppen, konstruktiv feedback i båda riktningarna
• Stärka teamets sammanhållning: främja virtuell social interaktion
• Effektiv tids- och självförvaltning: balans mellan struktur och flexibilitet
• Motivation & inspiration: stödja och utveckla medarbetarna

Låt oss nu gå vidare till de viktigaste tipsen för ledare på distans.

Bra, personliga teammöten är nyckeln till att skapa en teamkänsla. Följande rutin är till stor hjälp, ett enkelt praktiskt exempel som vi också praktiserar som en ledarstil på Echometer. Den populariserades ursprungligen av Google:

🧠

Vid det första teammötet efter helgen svarar alla först på en incheckningsfråga:

• Vilken är din höjdpunkt under den senaste helgen?

Positiva effekter:

1. Positiva vibbar: Alla kan börja veckan med ett positivt budskap.
2. Relationsbyggande: Teammedlemmarna lär känna varandra bättre (privat), relationerna fördjupas.
3. Samtalsstart: Både du som chef och varje medarbetare har utgångspunkter för vidare diskussioner eller uppföljningsfrågor under de närmaste dagarna.

Planera dessutom in tvåveckors 1-mot-1-samtal med varje teammedlem för att diskutera framsteg, utmaningar och personliga angelägenheter. Just här kan för övrigt helgens incheckningsfråga vara hjälpsam för att starta mötet informellt och avslappnat (t.ex.: Du var ute och gick med din hund - har du haft den länge?).

Här är ett exempel på en mall som du kan använda för resten av dina personliga möten:

Du kan naturligtvis genomföra 1-till-1-mötet digitalt eller virtuellt på distans eller på plats. Om möjligt är personlig kontakt att föredra, eftersom det gör att du kan bygga upp en förtroendefull relation ännu snabbare. Om du är intresserad av fler mallar för 1 till 1-möten, se här: 15 beprövade mallar för enskilda möten .

Komplettera dessa möten med teammöten som dagliga stand-ups (se ovan) eller retrospektiv för att främja dialog och samarbete inom teamet. Om du fortfarande är osäker på vad retrospektiv innebär kan du läsa vårt blogginlägg här: 6 tips för att leda retrospektiva möten . Jag har listat mer information om Retros uttryckligen nedan.

“Jobbar min medarbetare Kevin ens just nu?” 

Typiskt Kevin… kul. 

Om du ofta ställer dig själv ovanstående fråga är det en varningssignal. Som chef ska du inte fokusera på om någon arbetar, utan på om resultaten är de rätta.

Om resultaten är de rätta spelar det ingen roll om din medarbetare tar en tupplur på 20 minuter på eftermiddagen eller går och handlar. Att arbeta hemifrån ger många fördelar när det gäller att organisera privatlivet och få en bättre balans mellan arbete och fritid. Det ska inte vara tabu att utnyttja dessa fördelar.

Förtroende är nyckeln här. Så länge du kan lita på att ditt team levererar de förväntade resultaten behöver du inte oroa dig för arbetstiderna.

Det är dock viktigt att kommunicera tydliga förväntningar och att ta upp det direkt om förväntningarna inte uppfylls. Friheten att förlägga arbetstiden flexibelt bygger på att dessa förväntningar uppfylls. Om det finns svårigheter med detta, prata med medarbetaren om det och ta tillsammans reda på vad problemet är.

Återigen kan det vara mycket användbart att gemensamt definiera arbetsavtal för samarbete på distans. Ta reda på mer om detta: Arbetsavtal: 10 exempel .

Att arbeta asynkront innebär inte att man ska lyfta luren varje gång en fråga ställs och därmed rycka bort andra från sin koncentrationsfas. Istället bör en chef se till att det finns asynkrona kommunikationskanaler i teamet (t.ex. Slack-kanaler eller teamrum). Chattrum har den stora fördelen jämfört med e-postmeddelanden att de kan ses av alla och att det är lättare att anpassa aviseringar för enskilda chattrum.

För vissa scenarier är dock ett chattrum inte rätt val för asynkron kommunikation. Många verktyg erbjuder också en kommentarsfunktion direkt i ett dokument (t.ex. Google Docs eller Microsoft Word). Dessa kommentarer är då mycket lättare att sätta in i sitt sammanhang. Det är därför viktigt att alltid lämna kommentarer så nära det faktiska arbetet som möjligt.

Diskutera som ett team vilka asynkrona kommunikationskanaler ni skulle föredra att använda för respektive scenario. Reflektera regelbundet över besluten i teamets retrospektiv.

Asynkron kommunikation är praktiskt, men ibland behöver man snabb återkoppling. För att undvika frustration och osäkerhet bör du definiera tydliga regler eller arbetsavtal för kommunikationen inom teamet.

Exempel:

• När är det okej att ringa kollegor? När är något en nödsituation? Fokustider kan markeras i kalendern för att minimera störningar.
• Hur snabbt ska meddelanden besvaras? En gemensam regel, t.ex. inom 3 timmar under arbetstid, underlättar planeringen för båda parter.

Om teamet arbetar i olika tidszoner, ta hänsyn till detta i dina avtal. Tydliga regler skapar tillförlitlighet och förbättrar samarbetet. Det är här som arbetsavtal kan vara till hjälp igen (mer om: Arbetsöverenskommelser ): De gör dina förväntningar tydliga, vilket gör det lättare att diskutera och förbättra dem.

Det har nämnts många gånger tidigare, men här sammanfattas det igen: Virtuella Agile-retrospektiv är ett utmärkt sätt att utveckla teamkänslan i virtuella team med lite skoj och snabba framgångar.

Grundidén är enkel: varannan till var fjärde vecka håller ni en gemensam teamworkshop online där ni reflekterar över ett antal frågor. De typiska frågorna i Retros: Vad gick bra under de senaste veckorna? Vad gick inte så bra under de senaste veckorna? Vad kan vi göra bättre? 

Dessa frågor kan modifieras för att göra retro mer kreativt och roligt med tiden (se även: 54 roliga retrospektiva metoder ). I början räcker det dock med ovanstående frågor.

Många teammedlemmar tänker bara på mycket specifika faktaspäckade ämnen under teamets retrospektiv. De tycker att det är svårt att ta ett bredare perspektiv och reflektera över teamet som helhet. Vår programvara Echometer kan hjälpa till med att införa och förbättra retrospektiver. Du kan prova den kostnadsfritt. Här är en exempelmall som du också kan se i vårt verktyg för distansledarskap utan att logga in:

Framgångsrikt ledarskap i virtuella team eller distansarbete är inte magi, utan resultatet av medvetna beslut och kontinuerlig utveckling. Det är bäst att börja idag:

• Vilka återkopplingsslingor och vilken kommunikation bör ske asynkront? Vilka möten har inget mervärde för oss?
• Var finns det fortfarande en brist på insyn i hur arbetet fortskrider inom teamet?
• Vilket tankesätt behöver jag som chef ha för att bli en bra remote leader?
• Har jag tillräckligt många personliga möten för att bygga upp en förtroendefull relation med mina direktrapporterande medarbetare?
• Hur ofta bör vi genomföra en teamretrospektiv?

Om du fortfarande är osäker kan det digitala onlineverktyget Echometer hjälpa dig att införa de viktigaste ledarskapsrutinerna, som agila retrospektiver och 1 till 1-möten med dina medarbetare. Du kan ta reda på mer om Echometer-appen här.

Om du är intresserad kan du också testa en av våra mallar för enskilda möten här och prova den kostnadsfritt med en av dina teammedlemmar inom kort: