1:1-möte med en besvärlig medarbetare? 7 tips & mall

Ett enskilt möte med en – subjektivt uppfattad – besvärlig medarbetare kan kännas som en schackmatch: Varje drag måste vara väl genomtänkt, annars hamnar du i underläge. 

Ingen ser fram emot ett så utmanande möte på tu man hand. Men dessa samtal har potential att skapa verkliga genombrott. Istället för att undvika konflikter bör cheferna se dem som en möjlighet: till klarhet, tillväxt och bättre samarbete – även med de svåraste medarbetarna. 

Med rätt strategi – empati, smarta frågor och tydliga förväntningar – kan du föra samtalet på ett sådant sätt att båda parter vinner i slutändan.

Oavsett om det rör sig om ett digitalt eller virtuellt möte erbjuder 1 till 1-möten utrymme för feedback och därmed personlig utveckling, vilket är viktigt i dagens arbetsliv. I den här artikeln kommer jag att ge dig några bra frågor som du kan använda i ditt personliga möte för att få ett så produktivt samtal som möjligt.

Först och främst: Om du fortfarande är osäker på hur ett bra personligt möte ska se ut kan du ta en titt på vår guide: Guiden med 6 tips för framgångsrika samtal mellan två personer.

Låt oss börja med sju användbara och praktiska tips inför din medarbetarsamtal.

Enskilda möten med besvärliga medarbetare - mall, frågor & tips

💡 Tips: Ändra sittordningen. Istället för att sitta ansikte mot ansikte (vilket ofta har en konfrontativ effekt), prova en 90-graders position eller ett samtal medan du går (“walk & talk”). Det gör att stämningen blir mer avslappnad och trycket minskar.

🎯 Varför? Människor känner sig mindre attackerade om de inte sitter direkt “mittemot” varandra. Detta gör konversationen mer avslappnad.

2. “Säg mindre, fråga mer – men på ett annat sätt.”

💡 Tips: Ställ frågor som väcker nyfikenhet. Istället för “Varför gjorde du inte så?”, fråga “Hur skulle du lösa problemet om du hade helt fria händer?”

🎯 Varför? Svåra medarbetare stänger ofta ute saker eller går på defensiven. Genom att ställa öppna, framåtblickande frågor ger du dem möjlighet att själva aktivt utveckla lösningar.

3. “Gör förväntningarna till ett co-designprojekt.”

💡 Tips: Istället för att bara ställa förväntningar, be medarbetaren att formulera sina egna förväntningar på samarbetet. “Hur skulle du helst vilja organisera vårt samarbete?”

🎯 Varför? När människor formulerar sina egna förväntningar tar de automatiskt på sig mer ansvar – och får svårare att vägra helt.

4. “Byt från problemläge till möjlighetsläge.”

💡 Tips: Vänd negativa situationer till en utmaning: “Anta att du var din egen rådgivare –, vilket råd skulle du ge dig själv?”

🎯 Varför? Svårhanterliga medarbetare motsätter sig ofta förslag från andra. Genom att ge dem ett nytt perspektiv kan du styra samtalet bort från problem och mot lösningar.

5 “Prata mindre, låt folk skriva mer.”

💡 Tips: Om samtalen är känslomässigt laddade, be medarbetaren att sammanfatta sin synpunkt skriftligt – antingen före eller efter mötet.

🎯 Varför? Detta hjälper dig att undvika impulsiva reaktioner och tvingar dig att strukturera dig själv tydligare. Det du har skrivit kan också fungera som en gemensam referens senare.

6. “Lyssna på nyanserna – inte bara på orden.”

💡 Tips: Var uppmärksam på kroppsspråk, tonfall och små reaktioner. Ibland finns det mer information i en axelryckning eller en kort paus än i de faktiska orden. Istället för att tolka direkt kan du fråga: “Jag har en känsla av att det finns mer – har jag rätt?”

🎯 Varför? Besvärliga medarbetare säger inte alltid direkt vad de tänker. Men när de inser att du är medveten om deras icke-verbala signaler öppnar det ofta upp för nya nivåer av samtal.

7. “Säg vad du INTE tänker göra.”

💡 Tips: Vissa medarbetare är rädda för kritik eller negativa konsekvenser. Ta aktivt bort denna rädsla från rummet: “Oroa dig inte, det här handlar inte om att få dig att se dålig ut. Jag vill förstå vad det är som bekymrar dig.”

🎯 Varför? Det skapar psykologisk trygghet och sänker försvaret.

I grund och botten gäller detta både dig och medarbetaren: Ha realistiska förväntningar på intervjun och ett realistiskt mål. Du kan också sätta upp detta mål i början av intervjun. Det kan t.ex. vara ganska enkelt:

• Transparent målsättning i början av samtaletTyvärr kommer vi inte att kunna uppfylla din begäran eller lösa konflikten i ett steg. Mitt mål med det här samtalet är att först och främst förstå situationen ur ditt perspektiv.

Detta bör ge dig några viktiga grunder inför ditt enskilda möte med din besvärliga medarbetare. Låt oss gå vidare till nästa steg.

Det faktum att du klickade på den här artikeln säger mig att du vill ha något som liknar en guide för ditt enskilda samtal med en besvärlig medarbetare.

Därför hittar du här en mall som kan vara till hjälp under sådana samtal. Samtidigt beror den exakta utformningen naturligtvis mycket på ditt mål – så ta hänsyn till tipsen ovan när du utformar ditt samtal med din direktrapporterande medarbetare.

Du kan förresten spara mallen som ett Doc-dokument under själva mallen, men alternativt även som ett PDF- eller Word-dokument. Klicka bara på “Plus”-växeln.

Förresten, låt dig inte luras av dagordningen: Om din besvärliga medarbetare har en strid ström av ord, bör du låta honom eller henne tala till punkt och naturligtvis vara beredd att kasta dina förberedda frågor överbord.

Följande bild stämmer visserligen för friska team – men den stämmer inte för ditt enskilda samtal. Där bör ditt mål snarare vara att du ställer frågor och att din besvärliga medarbetare tar över majoriteten av talartiden.

Om du som arbetsledare befinner dig mitt i en ordstrid kan det vara svårt att ställa bra frågor.

Men det finns naturligtvis också frågor, och några av dem vill jag ta upp här.

Som du kanske märker har många av dem ett mål: Att förstå medarbetarens perspektiv – och samtidigt utvidga det.

En 1-till-1-mall för förebyggande arbete

Utöver dessa frågor kan en annan typ av mall också vara till hjälp för att bygga upp ett långsiktigt förtroendefullt förhållande till din medarbetare. Den är inte lämplig för själva intervjun, men desto mer som en förebyggande åtgärd. Jag skulle vilja presentera en speciell teknik för detta.

Efter att ha talat med cirka 100 chefer under de senaste månaderna har jag lagt märke till ett mönster. 

Många chefer inkluderar ibland små enkäter i sina enskilda möten. Det innebär att de helt enkelt går igenom några frågor på ett avslappnat sätt och frågar medarbetaren a) om han eller hon håller med om ett påstående (till exempel från 1 till 7) och sedan b) varför han eller hon svarade på det sättet.

De förväntar sig följande av dessa mikroundersökningar i 1:1:

• Mer variation och engagemang i 1-till-1-dialogen
• Anta nya perspektiv
• Mätbarhet av (mjuka) KPI:er som t.ex. nöjdhet över tid

Och naturligtvis kan du också använda den här idén i dina enskilda möten med besvärliga medarbetare. Jag har sammanställt fyra påståenden som fokuserar på dig: Din ledarskapskvalitet. Det har ju uppenbarligen ett stort inflytande på hur dina medarbetare beter sig.

Du kannst diese Vorlage auch als Doc herunterladen, aber noch viel besser ist Folgendes: In unserer Eins-zu-Eins Meeting Software haben wir ein integriertes Tool, dass die Ergebnisse über die Zeit als Metrik sichtbar macht und dir mit einem KI Assistenten Tipps gibt - schau gerne mal ohne Login über den Knopf unten rein.

Och kan du knappt vänta på att få ställa de här frågorna i ditt personliga möte? Mycket bra, det gläder mig. 

Om du vill ha mer kreativ input kan jag rekommendera vår motsvarande artikel: 129 Geniala frågor för möten mellan två personer (från en psykolog) .

Du har förmodligen nästan gissat det. Det finns naturligtvis många fler mallar för enskilda möten som du kommer att behöva förr eller senare. 

Jag pratar till exempel om mallar för ditt enskilda lönesamtal, ditt samtal med en besvärlig medarbetare eller med en helt nyanställd.

Vi har ytterligare mallar för alla dessa användningsfall, som du hittar i den här artikeln: 1:1-möten: 15 beprövade mallar att redigera (gratis).

När du väl har haft ditt svåra möte är det mycket troligt att du blir lättad. Och om ditt samtal är framgångsrikt kan du till och med utveckla något som liknar hopp. Frågorna här bör kunna hjälpa dig. Jag önskar dig all framgång!

Aber eine Weisheit darfst du nicht vergessen: Es gibt unzählige Fragen, die man stellen kann - aber am wichtigsten ist, dass du das Gespräch individuell auf deinen Mitarbeitenden zuschneidest. 

Vår AI-mötesassistent för enskilda möten kan också hjälpa dig om du regelbundet har enskilda möten med dina medarbetare. Om du vill veta mer kan du ta en titt på vår webbplats: Den bästa programvaran för 1-till-1-möten .