Den bästa mallen för enskilda möten (Word & Doc)

I dagens arbetsliv är effektiv kommunikation mellan chefer och deras direktrapporterande medarbetare avgörande. One on One-möten har blivit ett oumbärligt verktyg för att främja denna kommunikation och öka medarbetarnas engagemang. I den här artikeln ger vi dig en omfattande guide som tar dig igenom grunderna för att genomföra framgångsrika one on one-möten. Du får allt från att förstå ämnet till att implementera effektiva strategier med hjälp av skräddarsydda mötesmallar i Word och Doc.

Innan vi tittar på specifika mallar för enskilda möten med direktrapporterande är det viktigt att förstå vad syftet med enskilda möten är.
För det är bara med rätt avsikt som dessa samtal kan få full effekt.

Vad är en one-on-one?

Ett enskilt möte är vanligtvis ett regelbundet samtal mellan en chef eller teamledare och dennes medarbetare.

Mötet bör ge tid för diskussioner om medarbetarens utmaningar, mål och professionella utveckling. Många företag använder en standardiserad mall för enskilda samtal (finns i Word- och Doc-format) för att säkerställa enhetlighet och effektivitet i dessa möten.

Betydelse och syfte med one-on-ones

Enskilda möten tjänar flera syften. Dessa är:

• Skapa förtroende och främja relationer mellan chefer och medarbetare
• Regelbunden återkoppling
• Uttrycka oro och bekymmer
• Anpassa individuella mål till företagets mål
• Främjande av medarbetarnas tillväxt och utveckling
• Effektivt behålla medarbetare

En riktigt välstrukturerad mall för medarbetarsamtal innehåller alla dessa punkter i en och samma mall.

Relationen mellan chef och medarbetare

Som nämndes i den första punkten spelar personliga möten en avgörande roll för att stärka relationen mellan chefer och medarbetare. De skapar en trygg plats för öppen dialog och bidrar till att bryta ner hierarkiska barriärer och främja en kultur av öppenhet.

Jag skulle vilja betona denna punkt igen eftersom relationen mellan chef och medarbetare utgör grunden för framgångsrika personliga möten. Om relationen mellan medarbetaren och chefen är skakig kan de personliga mötena förlora sin effekt.

Det är just därför vi på Echometer har talat med många chefer och teamledare och insett att det finns återkommande problem när det gäller relationen till medarbetarna.

Ett av dessa problem är att medarbetarna inte öppnar sig för sina chefer i enskilda möten. Vi har utkristalliserat totalt 6 av dessa problem. Vi kommer att ta itu med dem senare i den här artikeln så att de personliga mötena verkligen kan få full effekt.

I den här videon presenterar vi en enkel och effektiv mall för en enkät för ett medarbetarsamtal:

Play

Ett effektivt möte mellan två personer följer vanligtvis denna struktur. Alla frågemallar kan enkelt integreras i denna struktur:

1. Incheckning (isbrytare) för att skapa ett samtalsflöde (5 minuter)
2. Diskussionsämnen som medarbetaren tar med sig (10-20 minuter)
3. Feedback och diskussionsämnen från handledaren (10-15 minuter)
4. Definiera mål och ta fram konkreta åtgärder (5-10 minuter)
5. Sammanfattning av mötet (5 minuter)

Många ledare tycker att det är bra att använda en gratis mall för ett möte i Word- eller Doc-format för att säkerställa att de täcker alla nödvändiga punkter för ett effektivt möte.

Innan vi går in på det vill jag uppmärksamma er på våra kostnadsfria mallar för medarbetarsamtal i verktyget Echometer. Dessa fokuserar på de psykologiska förutsättningarna för ett framgångsrikt teamarbete, bidrar till en ökad mätbarhet i utvecklingsprocessen och kan genomföras interaktivt. Känn dig fri att ta en titt:

Det första enskilda mötet med en medarbetare

Det finns alltid en första gång, och så är det också med one-on-one-möten. Det är viktigt att notera att det första one-on-one-mötet är strukturerat på ett lite annorlunda sätt än de regelbundna möten som följer.

Skapa rätt förväntningar

Dra nytta av det första enskilda mötet med din medarbetare:

• Klargöra roller och ansvarsområden
• Diskutera kommunikationspreferenser
• Att sätta tonen för framtida möten mellan två personer
• Fastställa mål och viktiga resultatindikatorer

De bästa frågorna för ett första möte på tu man hand

• Vilka är dina karriärmål på kort och lång sikt?
• Hur föredrar du att få feedback? (Ett personlighetstest kan vara till hjälp här: Är medarbetaren abstrakt kontra konkret / strategisk kontra taktisk?)
• Vad motiverar dig på jobbet?
• Vilka utmaningar står du inför just nu?
• Hur kan jag bäst stödja dig i din roll?

Inkludera dessa frågor i din Word / Doc-mall för medarbetarsamtal för enkel referens. Alternativt kan du ladda ner vår mall gratis längre fram i den här artikeln.

Efter att du har haft ett första enskilt möte med en direkt anställd och etablerat ett ramverk är det dags att planera in regelbundna enskilda möten. 

Hur ofta bör enskilda möten äga rum?

Frekvensen av en-mot-en-samtal kan variera. Det viktiga är att de sker regelbundet. Undersökningar av chefer har visat att 94% av alla chefer håller one-on-ones, varav cirka 49% gör det varje vecka. Två gånger i veckan är också en klassisk rytm. För att ta reda på om veckovisa eller varannan veckas one-on-ones är idealiskt för ditt fall kan du ställa dig själv följande frågor:

• Hur stort är ditt team?
• Hur komplext är det aktuella projektet?
• Vad passar dina medarbetares personliga behov?

I princip gäller följande: 

Veckovisa möten på tu man hand: Perfekt för miljöer med högt tempo eller när man arbetar med centraliserade projekt.

Enskilt möte varannan vecka: Lämplig för mer etablerade team eller när det krävs mer djupgående diskussioner.

Vilka ämnen bör tas upp i ett enskilt samtal (exempel)?

Framsteg med mål och projekt

• “Hur går det med kundprojekt XY? Var befinner du dig just nu jämfört med tidsplanen?”
• “Vilka milstolpar har du uppnått sedan vårt senaste samtal?”

Utmaningar och hinder

• “Finns det några tekniska problem som för närvarande hindrar dig från att implementera den nya programvaran?”
• “Vilka resurser eller stöd behöver du för att förbereda den kommande presentationen på bästa sätt?”

Återkoppling (i båda riktningarna)

• “Hur upplevde du feedbacken på din senaste projektrapport? Var den hjälpsam och konstruktiv?”
• “Finns det något i min ledarstil som jag kan förbättra för att stötta dig bättre?”

Karriärutveckling

• “Vilka färdigheter vill du utveckla under de kommande sex månaderna för att nå dina karriärmål?”
• “Är du intresserad av det kommande fortbildningsprogrammet? Hur skulle det kunna främja din yrkesmässiga utveckling?”

Balans mellan arbete och fritid

• “Hur nöjd är du med din nuvarande balans mellan arbete och privatliv? Finns det områden som kan förbättras?”
• “Känner du dig stöttad av de flexibla arbetstiderna? Hur påverkar det ditt privatliv?”

Dynamik i teamet

• “Hur upplever du samarbetet i teamet sedan omstruktureringen? Finns det positiva eller negativa förändringar?”
• “Vilka idéer har du för att förbättra kommunikationen mellan avdelningarna?”

Gratis mall för enskilda samtal för Word och Docs

För att hjälpa dig har vi skapat en kostnadsfri mall för enskilda möten som är kompatibel med Word och Docs. 

Observera: Mallen för Docs och Word är på engelska och kan behöva översättas för ditt ändamål. Du kan till exempel använda Använd DeepL.

Under mallen nedan hittar du länken för att ladda ner den i olika format, inklusive Word, Google Sheets, PDF och Excel. Du kan använda Word & Doc-mallen på följande sätt:

1. Öppna dokumentet i Google Docs genom att gå till respektive knapp nedan och sedan klicka på bilden (se den här symbolen nedan: ⏩)
2. Beroende på format, klicka uppe till vänster på “Datei” -> “Herunterladen” -> “Microsoft Word (.docx)”
3. Du kan nu importera det nedladdade dokumentet till Word och redigera det som du vill.

Alternativt, som du kan se här, kan du naturligtvis också öppna formatet direkt i vårt 1-till-1-mötesverktyg Echometer för ännu mer interaktivitet:

För att ge dig en känsla för vilka andra mallar för en-till-en-möten som vårt verktyg har att erbjuda kan jag rekommendera att du tar en titt på följande Health Check-undersökning.

Kreativa format för 1 till 1-möten: En Health Check-mall

Grundidén är att använda enkäter (svar från 1 till 7 i vårt verktyg) för att reflektera över nuvarande arbete och tillväxt. Naturligtvis upprepar du sedan detta 1-till-1 regelbundet med vår programvara för att visualisera utvecklingen. Ta en titt på vårt verktyg, alternativt ladda ner det i Word, se nedan:

Som redan nämnts finns det sex vanliga problem inom personalhantering som kan observeras särskilt i möten mellan två personer. Det tar oftast några möten innan man kan avgöra vilken medarbetare som brottas med vilka problem.

Dessa sex problem inkluderar:

1. Empati för kunden: “Mina medarbetare har svårt att förstå kundens och företagets perspektiv.”
2. Bygga relationer: “Mina medarbetare öppnar sig inte för mig i 1:1-möten.”
3. Personlig utveckling: “Mina medarbetare har inga egentliga utvecklingsmål.”
4. Individuell prestation: “Mina medarbetare optimerar inte sina återkopplingsslingor och arbetsprocesser.”
5. Mjuka färdigheter: “Mina medarbetare har svårt att uttrycka sina tvivel på ett respektfullt och produktivt sätt” eller “De känner sig lätt attackerade när de får kritik”.
6. Ansvar och delaktighet i teamet: “Mina medarbetare tar inte ansvar för vårt gruppmål.”

Strategier för att övervinna utmaningarna

Att hantera dessa frågor kan vara en utmaning för teamledarna. Orsakerna kan vara komplexa, t.ex. om en medarbetare tidigare har haft negativa erfarenheter av öppenhet (kanske till och med i privatlivet eller i barndomen).

För att hantera dessa frågor på ett effektivt sätt kan du behöva ändra din inställning till hur du genomför enskilda möten med medarbetaren i fråga. Eftersom det här är en stor utmaning och vanliga mallar för dessa enskilda möten kanske inte räcker till, har vi på Echometer tagit fram särskilda mallar tillsammans med psykologer och experter på agila möten.

Echometer-mallar och andra resurser

Eftersom vi redan har skapat mer än 25 mallar som hanterar de problem som nämns ovan, vill jag presentera två exempel här:

Problem Exempel #1: Brist på utvecklingsmål

Mina medarbetare har inga inneboende utvecklingsmål.

Även om människor kanske inte har specifika utvecklingsmål finns det säkert aspekter av deras arbete som intresserar dem mer än andra. Om man ser på problemet på det här sättet kan man härleda utvecklingsmål från de intressen som också motiverar medarbetaren. Detta kallas också för “job crafting”.

Mall för enskilt möte: Jobbskapande

Vi har alla vissa aspekter av vårt arbete som vi gillar mer än andra. Det finns vanligtvis ett visst utrymme för att forma våra roller efter våra preferenser. Det är bra att vara medveten om dessa preferenser och kommunicera dem för att vara förberedd när möjligheter till job crafting uppstår. Frågor för en “job crafting” 1:1-mall:

Problem Exempel #2: Medarbetare är ja-sägare

Mina medarbetare har svårt att uttrycka sina tvivel.

eller

Mina medarbetare känner sig lätt attackerade när de kritiseras.

Många andra problem uppstår ofta ur detta grundläggande problem. Ett exempel på detta är att dessa personer ofta har svårare att sätta tydliga gränser, vilket i sin tur ger en dålig bild av medarbetarna.

För det här specifika exemplet har vi skapat en mall som heter “Att säga ‘nej’” som du kan använda i ett enskilt samtal med din medarbetare:

Mall för ett enskilt möte: Att säga “nej

Om någon har svårt att säga “nej” kan de få fler och fler uppgifter tills de riskerar att bli utbrända. Det här formatet hjälper personer att fundera över hur de kan ställa lämpliga förväntningar och säga “nej” när de behöver.

En-till-en-möten är ett kraftfullt verktyg för att förbättra kommunikationen, öka medarbetarnas engagemang och förbättra prestationerna. Genom att tillämpa de strategier som beskrivs i den här guiden och använda väl utformade mallar för enskilda möten kan du förvandla dessa samtal till dynamiska, produktiva möten som gynnar både medarbetaren och organisationen.

Kom ihåg att nyckeln till framgång är konsekvens, förberedelse och ett genuint engagemang för medarbetarnas utveckling. Börja implementera dessa metoder idag genom att använda vår kostnadsfria mall för enskilda medarbetarsamtal och se hur ditt teams produktivitet och tillfredsställelse skjuter i höjden.

Här kan du också prova vårt verktyg för 1 till 1-möten kostnadsfritt och utan att logga in:

I den här videon presenterar vi förmodligen den enklaste och mest effektiva mallen för ett typiskt tvåveckors medarbetarsamtal:

Play