129 Geniala frågor för möten mellan två personer (från en psykolog)

Vad är skillnaden mellan ett enskilt samtal mellan dig och din livspartner och ett vanligt enskilt samtal i ett arbetssammanhang (även kallat medarbetarsamtal)?

I arbetssammanhang bör varje enskilt samtal ha ett konkret mål, och inte bara pladdra på i småprat. Missförstå mig inte - ett absolut giltigt och viktigt mål med medarbetar- eller enskilda samtal är naturligtvis att bygga upp och underhålla relationen till medarbetaren. 

Min erfarenhet är dock att många chefer gör det för lätt för sig själva.

De flesta medarbetarsamtal eller enskilda möten är dåligt planerade samtal där man osystematiskt avlyssnar medarbetarens humör och bara mycket sällan registrerar ett uppföljande mål.

Christian Heidemeyer, psykolog och medgrundare av Echometer

Medarbetarsamtalet genomförs för att bocka av en checklista: “Ja, jag har investerat tid i mina anställda. Nu kan ingen säga något. Jag är en bra ledare - många håller ju inte ens dessa samtal.”

Tyvärr är det inte så enkelt.

Eftersom du i första hand är här för att hitta bra frågor för medarbetarsamtal, kommer här några exempel på bra frågor för enskilda möten som du kan ställa i de flesta 1-1-mötesformat i ett (distans)arbetssammanhang:

✅ Allmänna frågor om möten mellan två personer

Här är klassikerna som du säkert har hört på ett eller annat sätt:

🧑‍🎨 Frågor om kreativa möten på tu man hand

Här är en lite mer kreativ version av frågor för 1:1-möten:

Nedan hittar du många fler intervjufrågor om utvärderingar. Men innan vi går in på det vill jag ge dig lite mer bakgrundskunskap.

Du kan göra det för enkelt för dig och övertyga dig själv om att det är din medarbetare som ska ha 1:1-mötet och att du inte behöver förbereda något. Istället rekommenderar jag att du har ett konkret system som gör att du alltid kan ställa rätt frågor och verkligen utveckla dina medarbetare i 1:1-samtalen. Detta system är den viktigaste ingrediensen för kryddiga och produktiva 1:1-samtal.

Ingen fara: Prioritet har naturligtvis fortfarande att 1-1-samtalet förblir en avslappnad, lättsam konversation så att medarbetaren känner sig bekväm - logiskt. Men motsäger det ett system? Nej!

Förresten, om du vill se den korta versionen med mina personliga 7 favoritfrågor för personliga möten, kan du titta på min video.

Play

Enskilda samtal eller medarbetarsamtal kan fokusera på operativa frågor, till exempel klargörande frågor om medarbetarens nuvarande roll. Eller så kan de fokusera på personlig utveckling: vilka “hard skills” och “soft skills” kan, vill eller bör personen lära sig?

Under de senaste månaderna har jag genomfört cirka 100 expertintervjuer med chefer om ämnet “en-till-en-samtal”. Ett mönster som var igenkännbart:

De flesta teamledare vill att de enskilda mötena ska fokusera mer på “personlig utveckling” än på operativa frågor - och det med rätta. Många chefer vet dock inte hur de ska göra.

Christian Heidemeyer, psykolog och medgrundare av Echometer

Det är här som det tidigare nämnda systemet för 1-mot-1-samtal kommer in i bilden igen.

Om du letar efter ett sådant system kan jag rekommendera programvaruverktyg som täcker dessa punkter: Se vår jämförelse av de tre bästa mjukvaruprogrammen för en-till-en-kontakter . I synnerhet bör en-till-en-verktyget Echometer naturligtvis nämnas här. Det uppfyller alla dessa kriterier samtidigt som det tillhandahåller ett integrerat retroverktyg. Detta främjar teamutveckling på både individ- och teamsystemnivå. Det här blogginlägget ger en bra introduktion till vårt retroverktyg: 54 Roliga retrospektiva metoder .

I den här texten kommer vi att fokusera på en del av detta system: frågorna i medarbetarsamtalet eller i det enskilda mötet. Men varför ställa frågor överhuvudtaget? Varför inte bara ge den feedback som man vill ge? 

Den stora fördelen med frågor är att du som chef oftast bara ser en del av verkligheten i taget. Din medarbetare ser en annan del av verkligheten. Om du leder 1-1-möten med frågor kan du kontrollera om ni pratar om samma ämne och om ni har samma uppfattning om hur “ett bra arbete” ser ut, till exempel innan en bedömning görs.

Förhoppningsvis är vi nu överens om att smarta frågor berikar varje medarbetarsamtal eller enskilt möte. Men vad är det egentligen som gör bra frågor i ett 1 till 1-samtal?

Jag ska ge dig ett exempel: Du kan börja 1:1-samtalet så här:

🌧 Direkt feedback 🌧	☀️ Feedback genom frågor ☀️
👎 “Du måste presentera dina uppgifter bättre på dagliga möten, dina uppdateringar är inte alls begripliga för teamet.”	👍 ”Jag har en känsla av att vi inte kommunicerar våra uppgifter bra i Dailys. Kan du till exempel säga vad Sarah eller Mark jobbar med just nu? …” Under samtalets gång: ”Hur viktigt är det egentligen enligt dig att vi förstår varandras uppgifter? Vilka fördelar ger det oss egentligen?” Slutligen fokus på medarbetaren: ”Okej, nu ska vi fokusera på dig igen, till exempel igår: Hur bedömer du din egen kommunikation i Daily?”
💬 Kommentera det här tillvägagångssättet: Den här metoden kan vara lämplig för några få medarbetare som du har ett nära förtroende för. I de flesta fall är det dock troligt att den är för direkt och att det är mer troligt att den förolämpar.	💬 Kommentera det här tillvägagångssättet: Här är återkopplingen inbäddad i ett större sammanhang, i systemet. De flesta problem är inte bara “individuella”, utan systemiska. Ofta är andra i teamet också inblandade. Vi har antytt detta genom våra frågor. Så nu kan du ta med dig två uppföljningar:
⏩ Uppföljning: Negativa känslor är kopplade till en möjlig åtgärd, vilket bromsar motivationen att genomföra den.	⏩ Uppföljning: Här har jag som medarbetare en känsla av att jag inte är det enda problemet och att jag tas på allvar. Jag hade tillräckligt med möjligheter att dela min synvinkel. - Uppföljning 1: ”Okej, intressant, tack för din öppna reflektion. Hur vill du förbättra din dagliga kommunikation under de kommande två veckorna? I nästa 1:1-samtal kan vi ju sedan reflektera tillsammans över hur det har gett resultat.” - Uppföljning 2: ”Jag kommer att prata med Sarah och Mark om deras kommunikation i nästa 1:1. Vad kan DU göra för att hjälpa dem båda?”

Allmän anmärkning: För denna och följande metoder för en-till-en-dialog utgår jag i allmänhet från att det redan finns ett positivt förtroendeförhållande mellan medarbetaren och chefen. 

Dessutom är detta förenklade exempel - varje medarbetare är annorlunda. Naturligtvis finns det som sagt även teammedlemmar som föredrar en mer direkt kommunikation. I grunden bör man fråga medarbetarna hur de helst tar emot feedback.

Nog med svammel, låt oss äntligen nämna några konkreta frågor för medarbetarsamtal eller personliga möten som du kan använda för att berika ditt system för personliga möten.

Om du vill ta fågelperspektivet i 1 till 1-samtal, till exempel i ditt kvartals- eller halvårsvisa personliga möte, ger följande frågor inspirerande samtalsstartare:

🧘‍♀️ Enskilda frågor med fokus på det positiva

Med den här mallen lyckas du med en positiv start på 1-1-samtal:

🦋 En-till-en-frågor om förbättringar

Vill du inte bara reflektera över positiva aspekter? Använd då den här mallen för att fokusera mer på förbättringspotential:

En allmän tanke i förväg om ämnet relationsbyggande, som är centralt för introduktionen av nya medarbetare under de första 30 eller 90 dagarna, till exempel: det finns en lag om ömsesidighet som är känd från psykologin. Om jag ger dig något är det mycket lättare för mig att få något i gengäld. 

Med andra ord: Om du öppnar upp, gör dig sårbar, är dig själv och delar med dig av dig själv, så blir det mycket lättare för din nya medarbetare att göra detsamma. 

Konkret innebär det att det just för dessa frågor, men även för andra frågor, är klokt att du ger ditt personliga svar innan din nya medarbetare gör det. Säg till exempel först vad som får dig på gott humör innan du frågar din nya medarbetare om det.

🧘‍♀️ Enskilda frågor om privatliv och relationsbyggande (första enskilda mötet)

Här är en lista med frågor till nyanställda eller till det första mötet mellan två personer:

Förresten, om du vill ha fler isbrytarfrågor för team- eller gruppsammanhang för att få en bra start på dina teamworkshops eller retrospektiver, kan du ta en titt på det här blogginlägget: 21 frågor om isbrytare för workshop för kreativa team .

I onboardingens anda kommer här fler frågor som passar bra för att lära känna varandra på ett roligt och lekfullt sätt. Några av dem kan också användas med fördel med hela teamet, men självklart också i enskilda samtal.

💭 Snabba 1 till 1-frågor (för att lära känna varandra)

Inte mycket tid och ändå vill du lära känna din motpart bättre? Prova den här mallen:

💭 1 till 1 frågor att fundera över (lära känna varandra)

Om du har lite mer tid lönar det sig återigen att använda 1:1-samtalen för mer djupgående frågor som hjälper dig att lära känna din samtalspartner ordentligt:

Förresten, i följande video har jag försökt förklara mina fyra favoritfunktioner i 1-till-1-mötesverktyget Echometer i ett nötskal. Du kan också höra ett vittnesmål från en Echometer-kund som är extremt nöjd med Echometer. Ta en titt på den här:

Play

Och loppet fortsätter: Det är ofta inte lätt för chefer att coacha medarbetarnas mjuka färdigheter. Även om det också finns många utmaningar inom detta område. 

Naturligtvis kan personliga frågor om mjuka färdigheter vara till hjälp här.

Även du bör inhämta feedback om dig som ledare. Här talar man också om att medarbetaren “leder uppåt” (i hierarkin).

Följande 1-till-1-frågor kan hjälpa dig.

Du ställer en bra fråga och din medarbetare ger dig ett bra svar. Och vad händer sedan?

Det är naturligtvis också viktigt med uppföljningsfrågor under det enskilda samtalet eller utvecklingssamtalet. Här är några frågor som är lämpliga för detta och som kan ge dig några bra idéer.

Följande frågor för medarbetarsamtal eller enskilda möten är egentligen inte frågor, utan påståenden eller punkter som dina medarbetare ska besvara på en skala från till exempel ett till sju. Om du ställer frågorna regelbundet kommer du med tiden att kunna se en trend i vilka ämnen som förbättras.

Dessa artiklar kommer från vårt programvarubibliotek Echometer One-on-One. Du är välkommen att prova vårt programvaruverktyg kostnadsfritt för att få direkt numerisk feedback på frågorna och visualisera trender. Du kan hitta en jämförelse av de bästa 1-1-mötesprogramvarorna på den här länken .

Följande punkter är avsedda för enskilda möten där du tillsammans med din medarbetare vill reflektera över dennes personliga utveckling.

Jag nämnde ovan att varje teammedlem måste “leda” teamet. Det innebär att det också finns en process för att “leda uppåt”: Som chef får du feedback på hur du kan bli bättre. 

Följande frågor kan hjälpa dig att få feedback på ditt arbete från dina kollegor.

Om du coachar mjukvaruutvecklare eller mjukvaruingenjörer är det lämpligt med frågor som ställs enskilt. Följande frågor bör ge en bra tankeställare, särskilt för medarbetare i agila team:

🎯1 till 1 frågor för mjukvaruutvecklare: Fokus

🏦 1 till 1 frågor för mjukvaruutvecklare: Affärsmässighet

Följande hälsoenkäter, som besvaras på en skala, är särskilt relevanta för agila Scrum-team och mjukvaruutvecklare:

Du kan också använda vårt retrospektiva verktyg för att reflektera över alla dessa frågor med hela ditt team samtidigt, inte bara i ett enskilt möte. Du kan läsa mer om vårt verktyg här: De 7 bästa retroverktygen i jämförelse .

Okej, nu borde du ha fått tillräckligt med inspiration. Låt oss sammanfatta i grova drag vad du bör ha lärt dig idag om personliga möten och bra frågor för dem.

Sammanfattningsvis kan man säga att bra 1:1-möten är mer än att bara bocka av en checklista: De kräver en tydlig struktur och ett system som aktivt stöder reflektion och målsättning. 

Väl genomtänkta frågor som stimulerar till djupare självreflektion hos medarbetaren och skapar utrymme för konstruktiv feedback är centrala i detta sammanhang. Fokus bör ligga på att vidareutveckla både hårda och mjuka färdigheter samt att hantera operativa utmaningar. 

Den ovan nämnda uppsättningen frågor, som tar upp ämnen som personlig motivation, arbetsblockeringar och måluppfyllelse, hjälper till här. Som nämnts kan programvaruverktyg som Echometer naturligtvis också vara till hjälp när det gäller att implementera en systematisk metod för coachning av enskilda medarbetare och göra framgången med enskilda möten synlig på lång sikt: Se vår jämförelse av de tre bästa programvaruverktygen för en-till-en-samtal . Du kan starta en gratis testversion av vårt programverktyg via mallen nedan eller via vår webbplats.

Jag hoppas att inga frågor har lämnats obesvarade? 😉.

---

FAQ - Vanliga frågor och svar

När det gäller frågor om enskilda möten finns det naturligtvis andra frågor som du kan ställa dig själv. Därför har jag sammanställt några typiska frågor och svar för dig här. Det handlar till exempel om de bästa frågorna för ett personligt möte och vilka frågor för ett personligt möte som du bör ställa till hela teamet.

Undrar du vilka frågor som är lämpliga att ställa till hela teamet i ett enskilt möte?

Det här är en bra fråga eftersom den förutsätter att frågorna i ett 1 till 1-möte ska anpassas till den enskilda medarbetaren. 

Här är ett urval av frågor som du kan ställa till ditt team (se ovan för mer lämpliga frågor): 

• Hur bedömer du den nuvarande stämningen i teamet?
• Vilka utmaningar ser du för närvarande för teamet?
• Vad tycker du att vi skulle kunna förbättra för att arbeta bättre tillsammans?
• Har du några idéer om hur vi kan göra våra möten mer effektiva?
• Finns det några resurser eller stöd som du saknar för att kunna utföra dina arbetsuppgifter bättre?
• Hur nöjd är du med den nuvarande kommunikationen i teamet?
• Vilka mål tycker du att vi som team ska sätta upp för de kommande månaderna?
• Vad gör dig särskilt stolt över vårt lagarbete?

De bästa frågorna för ett personligt möte är de som är optimerade för din medarbetare. I det avseendet är det svårt att definiera en konkret lista.

Om du ber om min personliga åsikt skulle jag ge dig följande svar: De bästa frågorna till medarbetarna i ett personligt möte fokuserar på olika områden:

• Mood: Hur mår du egentligen just nu, både professionellt och privat?
• Utveckling: Vad är det som för närvarande blockerar din utveckling mest?
• Feedback: Var skulle du vilja ha mer feedback från mig eller dina kollegor?
• System: Vad tror du för närvarande blockerar oss mest som ett team i företaget som helhet?
• Förbättringar: Om du kunde ändra på en sak i ditt arbete, vad skulle det vara?

Ja, det finns naturligtvis också programvara som föreslår frågor för möten mellan två personer. Här är en jämförelse av 3 mjukvaruverktyg för en-till-en-möten .