Den bästa mallen för kvartalsvisa personliga möten

Varje framgångsrikt team behöver regelbundna depåstopp – inte för att byta däck, utan för feedback, personlig utveckling och måljusteringar. En-till-en-möten mellan chefer och medarbetare är just det: korta men ytterst relevanta stopp som säkerställer att ingen hamnar på efterkälken.

I bästa fall handlar det naturligtvis om mer än bara att “inte halka efter”: Bra enskilda möten kan ge ditt team en skjuts.

Vilket för oss till ämnet: En mall för kvartalsvisa 1 till 1-möten mellan chefer och medarbetare.

Det kan spela en stor roll om de äger rum exakt varje kvartal eller har en annan frekvens – det återkommer vi till strax.

Oavsett om det rör sig om ett digitalt eller virtuellt möte erbjuder 1 till 1-möten utrymme för feedback och därmed för personlig utveckling, vilket är viktigt i dagens arbetsliv.

Först och främst: Om du fortfarande är osäker på hur ett bra personligt möte ska se ut kan du ta en titt på vår guide: Guiden med 6 tips för framgångsrika samtal mellan två personer.

Om du föredrar videor kan du också hitta mallen för kvartalsvis 1:1 förklarad i min video. Den innehåller även 7 bonustips 🙂

Play

Bra fråga… Hur ofta 1-1-möten hålls beror på teamets storlek och individuella behov. Om du till exempel har ett team med tio direktrapporterande är ett månatligt enskilt möte en bra rytm. Mindre team eller mer intensiva projekt kan också kräva veckovisa eller varannanveckas möten.

Samtidigt har jag också talat med chefer som har 20 till 30, ibland ännu fler, direktrapporterande medarbetare. I det fallet är det ganska vanligt att man bara pratar med medarbetarna personligen en gång i kvartalet.

Det beror naturligtvis också på hur väl du redan känner ditt team. Under en inkörningsfas är det lämpligt med enskilda möten varje vecka.

I Agile- eller Scrum-team, där regelbunden kommunikation ändå spelar en central roll, bör mötena anpassas till det befintliga utbytet. Det kanske inte finns något behov av reflektion på individnivå om man diskuterar hur vissa buggar uppstod under retrospektiven.

Regelbundna, t.ex. kvartalsvisa, personliga möten är endast nödvändiga för medarbetarnas individuella utveckling. Naturligtvis kan detta också vara användbart digitalt eller virtuellt om teamet arbetar på distans.

För övrigt understryker bilden nedan en viktig punkt: mer frekvent reflektion över status quo tenderar också att innebära en snabbare takt för förändring och förbättring. 🙂 🙂

Det faktum att du klickade dig in på den här artikeln säger mig att du letar efter en dokumentmall för kvartalsvisa personliga möten. Motsvarande mallar kan naturligtvis ha olika fokus. 

Därför har jag sparat en dokumentmall åt dig här, som kan vara ett bra komplement till det klassiska kvartalsvisa medarbetarsamtalet. Längre ner kommer jag att ge dig några idéer om hur du kan berika mötesrutinen med andra frågor. 

Låt oss börja med mallen för 1-1-möten som hålls varje kvartal. Du kan spara den som ett doc-dokument under själva mallen, men alternativt även som PDF, Google Sheets eller Word-dokument. Klicka bara på “Plus”-knappen.

Som du kan se är huvudsyftet med ett kvartalsvist personligt möte att zooma ut. Detta är ofta mycket svårt i vardagen, och därför är det nödvändigt med ett särskilt tidsblock.

Förresten, låt dig inte luras av dagordningen: I grund och botten bör ditt mål vara att dina motiverade medarbetare själva tar upp majoriteten av ämnena på bordet.

Låt oss nu gå vidare till en mall som tar ett lite mer kreativt grepp på den kvartalsvisa en-till-en-dialogen.

Efter att ha talat med cirka 100 chefer under de senaste månaderna har jag lagt märke till ett mönster. 

Många chefer lägger då och då in små enkäter i sina enskilda möten. Det innebär att de helt enkelt går igenom några frågor på ett avslappnat sätt och frågar medarbetaren a) om han eller hon instämmer i ett påstående (till exempel från 1 till 7) och sedan b) varför han eller hon svarade på det sättet.

De förväntar sig följande av dessa mikroundersökningar i 1:1:

• Mer variation och engagemang i 1-till-1-dialogen
• Anta nya perspektiv
• Mätbarhet av (mjuka) KPI:er som t.ex. nöjdhet över tid

Och naturligtvis kan du också använda den här idén för ditt kvartalsvisa personliga möte. Jag har sammanställt fem påståenden för dig här som fokuserar på att reflektera över viktiga förutsättningar för en framgångsrik medarbetare.

Du kan också ladda ner den här mallen som ett Doc-dokument, men ännu bättre är följande: I vår programvara för enskilda möten har vi ett integrerat verktyg som gör resultaten synliga som en mätning över tid och ger dig tips med en AI-assistent – ta gärna en titt utan att logga in via knappen nedan.

Som du kan se tar uttalandena upp viktiga aspekter av en nöjd medarbetare. 

En annan förutsättning för friska och produktiva medarbetare är naturligtvis en bra chef. Ja, jag pratar om dig här. 

Och naturligtvis finns det också uttalanden som du kan ta med dig till ditt personliga möte. Här är fyra beteendemässiga ankare som du kan reflektera över i ett kvartalsvis enskilt möte med din medarbetare.

Nu bör du ha en bra grund att stå på inför ditt kvartalsvisa personliga möte.

Och ändå har jag ytterligare tips till dig. För det ena är din agenda - det andra är kreativa frågor som du ställer mitt i ordstriden. Speciellt i kvartalsvisa enskilda samtal lönar det sig att ta ett fågelperspektiv - och den följande listan med frågor hjälper dig med det.

Och kan du knappt vänta på att få ställa de här frågorna i ditt personliga möte? Mycket bra, det gläder mig. 

Om du vill ha mer kreativ input kan jag rekommendera vår motsvarande artikel: 129 Geniala frågor för möten mellan två personer (från en psykolog) .

Du har förmodligen nästan gissat det. Det finns naturligtvis många fler mallar för enskilda möten som du kommer att behöva förr eller senare. 

Jag pratar till exempel om mallar för ditt enskilda lönesamtal, ditt samtal med en besvärlig medarbetare eller med en helt nyanställd.

Vi har ytterligare mallar för alla dessa användningsfall, som du hittar i den här artikeln: 1:1-möten: 15 beprövade mallar att redigera (gratis)

För det första, grattis: om du samvetsgrant genomför kvartalsvisa personliga möten med dina medarbetare tar du din ledarroll på större allvar än genomsnittet.

Texten här får dock inte få dig att glömma en visdom: Det finns otaliga frågor man kan ställa - men det viktigaste är att du anpassar samtalet individuellt till din medarbetare. 

Vår AI-mötesassistent för enskilda möten kan också hjälpa dig i din dialog. Om du vill veta mer kan du ta en titt på vår webbplats: Den bästa programvaran för 1-till-1-möten .