Beprövad dokumentmall: Månatliga enskilda möten

Lisa har arbetat i ett agilt team i ett år. Hon trivs med sitt arbete, men ibland känner hon sig osäker. Har hennes chef lagt märke till hennes framgångar? Finns det saker som hon kan göra bättre?

Ja, du gissade rätt: Om Lisa inte har haft ett enda enskilt samtal med sin chef under det senaste året är det något som är fel. 

Vilket leder oss in på ämnet: Månatliga 1 till 1-möten mellan chefer och medarbetare är centrala för god teamledning.

Det är förresten inte så viktigt om de sker exakt varje månad eller har en annan frekvens – det återkommer vi till strax.

Oavsett om det rör sig om ett digitalt eller virtuellt möte erbjuder 1 till 1-möten utrymme för feedback och därmed för personlig utveckling, vilket är viktigt i dagens arbetsliv.

Först och främst: Om du fortfarande är osäker på hur ett bra personligt möte ska se ut kan du ta en titt på vår guide: Guiden med 6 tips för framgångsrika samtal mellan två personer.

Bra fråga… Frekvensen på 1-till-1-möten beror på teamets storlek och de individuella behoven. Om du till exempel har ett team med tio direktrapporterande är ett månatligt en-till-en-möte en bra rytm. Mindre team eller mer intensiva projekt kan kräva veckovisa eller varannan veckas möten.

Det beror naturligtvis också på hur väl du redan känner ditt team. Under en inkörningsfas är det lämpligt med enskilda möten varje vecka.

I Agile- eller Scrum-team, där regelbunden kommunikation ändå spelar en central roll, bör mötena anpassas till det befintliga utbytet. Det kanske inte finns något behov av reflektion på individnivå om man diskuterar hur vissa buggar uppstod under retrospektiven.

Ett regelbundet, t.ex. månatligt, personligt möte är endast nödvändigt för medarbetarnas individuella utveckling. Naturligtvis kan detta också vara användbart digitalt eller virtuellt om teamet arbetar på distans.

För övrigt understryker bilden nedan en viktig punkt: mer frekvent reflektion över status quo tenderar också att innebära en snabbare takt för förändring och förbättring. 🙂 🙂

Det faktum att du klickade dig in på den här artikeln säger mig att du letar efter en dokumentmall för månatliga personliga möten. Motsvarande mallar kan naturligtvis ha olika fokus. 

Därför har jag sparat en dokumentmall åt dig här, som bör vara ett bra komplement till det klassiska månatliga medarbetarsamtalet. Längre ner kommer jag att ge dig några idéer om hur du kan berika mötesrutinen med andra frågor. 

Låt oss börja med mallen för månatliga 1-till-1-möten. Du kan förresten spara den som ett dokument under själva mallen, men alternativt även som PDF, Google Sheets, Excel eller Word-dokument. Klicka bara på “plus”-knappen.

Som du kan se är huvudsyftet med ett månatligt enskilt möte att zooma ut. Detta är ofta mycket svårt i vardagen, och därför är det nödvändigt att avsätta tid för detta.

Förresten, låt dig inte luras av dagordningen: I grund och botten bör ditt mål vara att din motiverade medarbetare själv ska ta upp så många ämnen som möjligt till diskussion.

Låt oss nu gå vidare till en mall som har en något mer kreativ inställning till en-till-en-dialog.

Efter att ha talat med cirka 100 chefer under de senaste månaderna har jag lagt märke till ett mönster. 

Många chefer lägger då och då in små enkäter i sina enskilda möten. Det innebär att de helt enkelt går igenom några frågor på ett avslappnat sätt och frågar medarbetaren a) om han eller hon instämmer i ett påstående (till exempel från 1 till 7) och sedan b) varför han eller hon svarade på det sättet.

De förväntar sig följande av dessa mikroundersökningar i 1:1:

• Mer variation och engagemang i 1-till-1-dialogen
• Anta nya perspektiv
• Mätbarhet av (mjuka) KPI:er som t.ex. nöjdhet över tid

Och naturligtvis kan du också använda den här idén för ditt månatliga personliga möte. Jag har sammanställt fem påståenden för dig här som fokuserar på att reflektera över viktiga förutsättningar för en framgångsrik medarbetare.

Du kan även ladda ner denna mall som ett dokument, men följande är ännu bättre: I vår programvara för en-till-en-möten har vi ett integrerat verktyg som synliggör resultaten över tid som mätvärden och ger dig tips med en AI-assistent – ta gärna en titt via knappen nedan utan att behöva logga in.

Som du kan se tar uttalandena upp viktiga aspekter av en nöjd medarbetare. 

En annan förutsättning för friska och produktiva medarbetare är naturligtvis en bra chef. Ja, jag pratar om dig här. 

Och naturligtvis finns det också uttalanden som du kan ta med dig till ditt personliga möte. Här är 4 beteendemässiga ankare som du kan reflektera över i ett månatligt enskilt möte med din medarbetare.

Nu bör du ha en bra grund att stå på inför ditt månatliga personliga samtal.

Och ändå har jag fler tips till dig. För en sak är din agenda - en annan sak är kreativa frågor som du ställer mitt i ordstriden. Särskilt i månatliga enskilda samtal lönar det sig att ta ett fågelperspektiv - och följande lista med frågor hjälper dig med det.

Och kan du knappt vänta på att få ställa de här frågorna i ditt personliga möte? Mycket bra, det gläder mig. 

Om du vill ha mer kreativ input kan jag rekommendera vår motsvarande artikel: 129 Geniala frågor för möten mellan två personer (från en psykolog) .

Du har förmodligen nästan gissat det. Det finns naturligtvis många fler mallar för enskilda möten som du kommer att behöva förr eller senare. 

Jag pratar till exempel om mallar för ditt enskilda lönesamtal, ditt samtal med en besvärlig medarbetare eller med en helt nyanställd.

Vi har ytterligare mallar för alla dessa användningsfall, som du hittar i den här artikeln: 1:1-möten: 15 beprövade mallar att redigera (gratis)

Först och främst, grattis: om du samvetsgrant genomför ett månatligt enskilt möte med dina medarbetare tar du din ledarroll på större allvar än genomsnittet.

Texten här bör inte låta dig glömma en visdom: Det finns otaliga frågor man kan ställa - men det viktigaste är att du anpassar samtalet individuellt till din medarbetare. 

Vår AI-mötesassistent för enskilda möten kan också hjälpa dig i din dialog. Om du vill veta mer kan du ta en titt på vår webbplats: Den bästa programvaran för 1-till-1-möten .