För chefer: Interaktivt 1:1-mötesformulär (gratis PDF)

På en topprestaurang förlitar sig kocken inte på slumpen. Varje rätt är perfekt tillagad, ingredienserna är samordnade och processerna optimerade. På samma sätt kan det vara med personliga möten: Med en välstrukturerad form ser du till att varje samtal får sitt fulla värde – och inte framstår som en hastigt hopkommen rätt. Ser du dig själv som en toppchef? 

Om så är fallet förtjänar samtal med medarbetare en dagboksanteckning för dig som chef – de är fulla av insikter, utveckling och aha-upplevelser. Men utan dokumentation går detaljerna förlorade. Samma sak gäller här: Ett väl genomtänkt 1:1-formulär hjälper till att känna igen mönster, synliggöra framsteg och dra verkligt mervärde av varje samtal.

Oavsett om det är ett personligt möte, ett digitalt eller virtuellt möte, så ger personliga möten utrymme för feedback och därmed personlig utveckling, vilket är viktigt i dagens arbetsliv. I den här artikeln kommer jag att ge dig ett bra och enkelt formulär som du kan använda i dina personliga möten varje vecka, varannan vecka eller varje månad för att få bra samtal.

Först och främst: Om du fortfarande är osäker på hur ett bra personligt möte ska se ut kan du ta en titt på vår guide: Guiden med 6 tips för framgångsrika samtal mellan två personer.

Enligt Harvard Business Review anser nästan hälften av de direktrapporterande att deras enskilda samtal med chefen inte är optimala.

Undrar du också? Jag tror inte det – för du är smart nog att låta dig inspireras av ett 1-on-1-mötesformulär. Ändå vill jag ge dig några enkla tips som kommer att göra det enskilda mötet med din medarbetare bättre:

• Byt perspektiv ibland och fråga: “Om du skulle köra din egen 1:1, vad skulle du göra annorlunda?”
• Inled ibland möten med en helt oväntad fråga för att få den andra personen att tänka till (“Om ditt jobb var en film – vilken genre skulle det vara just nu?”). Jag har fler förslag till dig nedan.
• Lämna medvetet små luckor i samtalet för att ge utrymme för verkliga tankar i stället för att stressa igenom mötet.
• Dokumentera inte bara uppgifter, utan även stämningar och utvecklingar så att du kan känna igen känslomässiga trender över tid.
• Prata om långsiktiga problem innan de blir akuta, så att stora problem inte uppstår från första början.
• I slutet av mötet ska du ge en sammanfattning med dina egna ord för att omedelbart klargöra eventuella missförstånd.
• Planera in buffertar före och efter mötet så att du inte verkar stressad och så att din motpart har din fulla uppmärksamhet.

Om du tar hänsyn till dessa tips kommer följande 1-till-1-formulär att tjäna dig ännu bättre.

Det faktum att du klickade på den här artikeln säger mig att du är en chef som letar efter ett formulär för möten mellan två personer.

Därför hittar du först ett dokumentformulär här, som till exempel kan vara ett bra komplement till ett klassiskt medarbetarsamtal varannan vecka.

Du kan förresten spara formuläret som en Doc-fil under själva mallen, men också som en PDF- eller Word-fil. Klicka bara på “Plus”-knappen. Du kan också öppna den med knappen i Echometer-verktyget, vilket gör formuläret interaktivt redigerbart av dig och din medarbetare - och du får till och med hjälp av en AI-assistent.

Som du kan se är huvudsyftet med ett sådant samtal att zooma ut. Detta är ofta mycket svårt i vardagen, och därför är det nödvändigt med ett särskilt tidsblock.

Förresten, låt dig inte luras av formuläret: I grund och botten bör ditt mål vara att din intrinsikalt motiverade medarbetare själv tar upp så många ämnen som möjligt till diskussion.

Nu går vi vidare till din plan B: Bra individuella frågor för ditt samtal på tu man hand.

Frågor som på ett flexibelt sätt kan föras in i samtalet är ofta till hjälp för en bra dialog.

Om du kommer bort från ämnet eller om formuläret inte går tillräckligt på djupet kan dessa hjälpa till att styra samtalet i en produktiv riktning. Här är några exempel.

Ett av de viktigaste målen med enskilda möten är, som sagt, att regelbundet zooma ut. Därför är det bra med frågor som sätter in det dagliga arbetet i ett större sammanhang.

Jag har också tagit med 17 frågor till dig som chef som kan berika din personliga dialog.

Okej. Om det fortfarande inte räcker… Låt oss nu gå vidare till ett interaktivt formulär som tar ett ännu mer kreativt grepp om en-mot-en-samtalet.

Efter att ha talat med cirka 100 chefer under de senaste månaderna har jag lagt märke till ett mönster. 

Många chefer lägger ibland in små enkäter i sina enskilda möten. Det innebär att de helt enkelt går igenom några frågor på ett avslappnat sätt och frågar medarbetaren a) om han eller hon håller med om ett påstående (till exempel från 1 till 7) och sedan b) varför han eller hon svarade på det sättet.

De förväntar sig följande av dessa mikroundersökningar i 1:1:

• Mer variation och engagemang i 1-till-1-dialogen
• Anta nya perspektiv
• Mätbarhet av (mjuka) KPI:er som t.ex. nöjdhet över tid

Och naturligtvis kan du också göra den här idén till en del av din mötesform för enskilda möten. Jag har sammanställt fem påståenden som fokuserar på att spegla viktiga förutsättningar för varje framgångsrik medarbetare.

Du kan också ladda ner det här formuläret som ett dokument, men ännu bättre är följande: I vår en-mot-en-mötesprogramvara har vi ett integrerat verktyg som gör resultaten synliga över tid som ett mått och ger dig tips med hjälp av en AI-assistent - ta gärna en titt utan att logga in via knappen nedan.

Som du kan se tar uttalandena upp viktiga aspekter av en nöjd medarbetare. 

En annan förutsättning för friska och produktiva medarbetare är naturligtvis en bra chef. Ja, jag pratar om dig här. 

Och naturligtvis finns det också uttalanden som du kan göra till en del av din en-till-en-form. Här är 4 beteendemässiga ankare som också är värda att reflektera över med några månaders mellanrum.

Och kan du knappt vänta på att få ställa de här frågorna i ditt personliga möte? Mycket bra, det gläder mig. 

Om du vill ha mer kreativ input kan jag rekommendera vår motsvarande artikel: 129 Geniala frågor för möten mellan två personer (från en psykolog) .

Du har förmodligen nästan gissat det. Naturligtvis finns det många fler formulär för personliga möten som du kommer att behöva förr eller senare. 

Jag pratar till exempel om formulär för ditt enskilda lönesamtal, ditt samtal med en besvärlig medarbetare eller med en helt ny medarbetare.

Vi har ytterligare formulär för alla dessa användningsfall, som du hittar i den här artikeln: 1:1-möten: 15 beprövade mallar att redigera (gratis)

Tja, som du ser kan man visserligen börja med ett enkelt mötesformulär - men det finns ändå många andra saker som är viktiga för ett framgångsrikt samtal, eller för en framgångsrik medarbetarutveckling.

En visdom får du inte glömma: Det finns otaliga frågor som man kan ställa - men det viktigaste är att du skräddarsyr samtalet individuellt för din medarbetare. 

Vår AI-mötesassistent för enskilda möten kan också hjälpa dig med detta. Om du vill veta mer om det kan du ta en titt på vår webbplats: Den bästa programvaran för 1-till-1-möten .