50 uppfriskande frågor om 1:1-möten för distansmedarbetare

Föreställ dig att du står utomhus under en stjärnklar himmel. Någonstans i fjärran ser du en lägereld som flammar – du vet att någon är där, men avståndet gör det svårt att riktigt veta hur de mår.

Just precis så kan ledarskap på distans kännas: Man ses i videosamtal, arbetar tillsammans, men avståndet gör att man känner sig lite i mörkret. Samtidigt borde enskilda möten mellan ledare och distansarbetare vara “lägereldsstunder” där helst båda parter kan värma sig – alltså må bättre och ha en känsla av framsteg.

Det är därför jag har sammanställt några uppfriskande frågor i den här texten som du kan ställa till dina distansmedarbetare för att få till ett bra samtal.

Oavsett om det rör sig om ett digitalt eller virtuellt möte erbjuder 1 till 1-möten utrymme för feedback och därmed personlig utveckling, vilket är viktigt i dagens arbetsliv. I den här artikeln kommer jag att ge dig bra frågor som du kan använda i dina distansmöten med dina direktrapporterande medarbetare varje vecka, varannan vecka eller varje månad för att få bra samtal.

Först och främst: Om du fortfarande är osäker på hur ett bra personligt möte (virtuellt eller på plats) ska se ut kan du ta en titt på vår guide: Guiden med 6 tips för framgångsrika samtal mellan två personer.

Enligt Harvard Business Review anser nästan hälften av de anställda att deras personliga möten inte är optimala (HBR, 2022). Och tänk dig nu att du dessutom gör dem på distans – det gör det förmodligen inte lättare.

Som du kan se på bilden finns det många ytterligare utmaningar i en situation där man leder på distans. För att hjälpa dig att övervinna dessa vill jag ge dig några praktiska tips innan vi går vidare till vår lista med frågor till dina Remote Direct Reports. 

1. Använd kameran “väderrapport” 🌤️

Istället för att börja med “Hur mår du?” (som ofta följs av ett omotiverat “Bra”), fråga: “Hur är ditt inre väder idag? Soligt, molnigt eller stormigt?” Detta lättar upp stämningen, ger utrymme för verkliga känslor och hjälper till att bättre bedöma dynamiken i samtalet.

2. byte av plats för mer tydlighet 🚶‍♂️

Fundera på om en annan plats än den vanliga arbetsplatsen skulle vara möjlig för ert enskilda möte. Andra platser hjälper nämligen till att uppleva 1:1 mer medvetet och att komma ur vardagstunneln i tankarna. Vi på Echometer har också enskilda möten som är mindre operativa och mer strategiska eller för reflektion, under promenadtelefonsamtal – det är väldigt kreativa möten!

3. “Ett stort ämne” istället för för mycket småsaker 🎯

Istället för att gå igenom en checklista, fråga: “Om du bara kunde ta eller klargöra en sak idag – vad skulle det vara?” På så sätt kommer du direkt till den viktigaste punkten.

4. “Om jag skulle försvinna idag…?” 👀

Ställ frågan: “Om jag plötsligt skulle vara borta som chef i en månad – vad skulle du sakna, vad skulle du göra annorlunda? Vad skulle du vilja veta i förväg?” Detta kommer också att hjälpa dig att fokusera på de viktigaste punkterna med ett nytt perspektiv.

5. aktivera “chattläge” för blyga medarbetare 💬

Om du har mycket blyga medarbetare kan följande vara värt ett experiment: Du har ditt 1:1-samtal som en livechatt. Ämnen tas upp skriftligen med färre hinder. Du kan tänka på frågorna längre och utan tidspress. Det är värt ett försök.

6:e “Jag ska gissa din vecka”-spelet 🎭

Börja med: “Låt mig gissa hur din vecka har känts …” Nämn sedan tre alternativ (“Du har varit superproduktiv”, “Allt har varit kaotiskt”, “Du har haft en svacka”). Det ger en lekfull start och öppnar upp samtalet. Självklart kan du också vända på det, och din medarbetare gissar din vecka – eventuellt ger du till och med svarsalternativ. 

7. Avsluta mötet med en miniförhandsvisning 🎬

Istället för “Vi ses nästa vecka” kan du fråga: “Vad är det du ser fram emot till nästa 1:1?” Det hjälper dig att lämna mötet med en positiv känsla.

Så de här tipsen bör göra ditt personliga möte mycket enklare för dig som chef eller arbetsledare. Låt oss nu gå vidare till vår lista med frågor.

Särskilt chefer för medarbetare som arbetar på distans har en större skyldighet att fråga om hur deras direktrapporterande medarbetare mår. För i vardagen finns det naturligtvis mycket färre ledtrådar för dina teammedlemmars välbefinnande om du inte regelbundet stöter på dem personligen. 

Jag har sammanställt några frågor för detta användningsfall och andra allmänna områden här.

Utöver de mer allmänna områdena ovan finns det några andra ämnen som är särskilt relevanta för distansanställda.

Det kan t.ex. handla om kommunikation, verktyg eller balans mellan arbete och fritid. Jag har också några förslag på frågor till dig.

Som arbetsledare är du särskilt beroende av att dina medarbetare har de mjuka färdigheter som krävs för att kompensera för bristen på personlig kontakt, särskilt när de arbetar på distans.

Mjuka färdigheter kan också reflekteras över och förbättras genom att du ställer rätt frågor till dina distansmedarbetare. Här är några exempel.

Efter att ha intervjuat cirka 100 chefer om deras 1 till 1-möten under de senaste månaderna har jag lagt märke till ett mönster. 

Många chefer lägger ibland in små enkäter i sina enskilda möten. Det innebär att de helt enkelt går igenom några frågor på ett avslappnat sätt och frågar medarbetaren a) om han eller hon håller med om ett påstående (till exempel från 1 till 7) och sedan b) varför han eller hon svarade på det sättet.

De förväntar sig följande av dessa mikroundersökningar i 1:1:

• Mer variation och engagemang i 1-till-1-dialogen
• Anta nya perspektiv
• Mätbarhet av (mjuka) KPI:er som t.ex. nöjdhet över tid

Och naturligtvis kan du också använda den här idén särskilt väl i dina enskilda möten med distansmedarbetare. Jag har sammanställt fem påståenden för dig här som fokuserar på att reflektera över viktiga förutsättningar för varje framgångsrik medarbetare.

Du kan också ladda ner den här mallen som ett dokument, men ännu bättre är följande: I vår en-till-en-mötesprogramvara har vi ett integrerat verktyg som gör resultaten synliga över tid som ett mått och ger dig tips med en AI-assistent - ta gärna en titt utan att logga in via knappen nedan.

Som du kan se tar uttalandena upp viktiga aspekter av en nöjd medarbetare. 

En annan förutsättning för friska och produktiva medarbetare är naturligtvis en bra chef. Ja, jag pratar om dig här. 

Och naturligtvis finns det också uttalanden som du kan ta med dig till ditt distansmöte på tu man hand. Här är fyra beteendeankare som du regelbundet kan reflektera över i ett enskilt möte med din medarbetare, till exempel en gång i veckan eller en gång i månaden.

Och kan du knappt vänta på att få ställa de här frågorna i ditt personliga möte? Mycket bra, det gläder mig. 

Om du vill ha mer kreativ input kan jag rekommendera vår motsvarande artikel: 129 Geniala frågor för möten mellan två personer (från en psykolog) .

Och om du är intresserad av att lära dig mer om hur du leder team på distans på ett bra sätt kan du ta en titt på den här videon: Den första videon i en utbildning i ledarskap på distans för chefer för virtuella team.

Play

Du har förmodligen nästan gissat det. Naturligtvis finns det många fler frågor och hela mallar för enskilda möten som du kommer att behöva förr eller senare. 

Jag tar till exempel upp frågor och mallar för ditt enskilda lönesamtal, ditt samtal med en besvärlig medarbetare eller med en helt ny medarbetare.

Vi har ytterligare mallar för alla dessa användningsfall, som du hittar i den här artikeln: 1:1-möten: 15 beprövade mallar att redigera (gratis)

Framgången med personliga möten mäts bäst på lång sikt: Är medarbetaren permanent nöjd och produktiv, utvecklas han eller hon vidare? 

Rutinen smyger sig ibland på, särskilt i många samtal, och kvaliteten på mötena mellan två personer sjunker. Det är precis därför jag har skrivit den här texten: Förhoppningsvis har du blivit inspirerad av de olika frågorna för bra medarbetarsamtal med distansmedarbetare.

Men en visdom får du ändå inte glömma: Det finns otaliga frågor man kan ställa - men det viktigaste är att du anpassar samtalet individuellt till dina medarbetare. 

Vår AI-mötesassistent för enskilda möten kan också hjälpa dig med detta. Om du vill veta mer om det kan du ta en titt på vår webbplats: Den bästa programvaran för 1-till-1-möten .