Faste 1:1 opsamlingsmøder: 1 guide, 3 skabeloner og 30 spørgsmål

Forestil dig, at din bil viser advarselssignalet “Check Engine”. Ville du ignorere det og bare køre videre? Sikkert ikke. Men det er præcis, hvad mange ledere gør, når de undlader at tage regelmæssige samtaler med deres medarbejdere. Uden disse samtaler forbliver uopdaget potentiale skjult, små problemer vokser til store kriser –, og på et tidspunkt stopper “bilen”.

Mange ledere fungerer mere som brandalarmer: De reagerer kun, når der er brand. Men vellykket ledelse er mere som en termostat – den sikrer proaktivt den rette temperatur i teamet. 

Kan du huske den sidste kollega, du “virkelig gerne ville drikke en kop kaffe med”? Og hvad så? Skete det? Sandsynligvis ikke. Spontane samtaler er dejlige –, men bæredygtigt lederskab kræver engagement.

Hvilket bringer os til emnet: Regelmæssige opsamlingsmøder mellem ledere og medarbejdere. De finder normalt sted hver uge, hver 14. dag, hver måned eller endda hver 6. uge.

Min anbefaling er at gøre det afhængigt af teamets størrelse. Kadencen afhænger også af dine teammedlemmers anciennitet: seniormedarbejdere har naturligvis en tendens til at have brug for mindre mentorering end yngre eller endda nye medarbejdere. Et eksempel: Hvis du har omkring 10 teammedlemmer, er det passende med opsamlingsmøder hver 14. dag, der varer omkring 30 minutter.

Uanset om det er et face-to-face, remote, digitalt eller virtuelt catch-up call, giver 1-til-1 møder plads til feedback og dermed til personlig udvikling, hvilket er vigtigt i dagens arbejdsliv. Og i denne artikel giver jeg dig nogle gode spørgsmål, som du kan bruge i dine ugentlige, 14-dages, månedlige eller 6-ugers opsamlingsmøder til at få gode samtaler.

Først og fremmest: Hvis du stadig er i tvivl om, hvordan gode opsamlingsmøder eller en-til-en-møder mellem ledere og medarbejdere ser ud, så tag et kig på vores generelle guide: Guiden med 6 tips til vellykkede en-til-en-samtaler.

Det skulle også hjælpe dig til at undgå en situation som den, der er vist på billedet.

Dernæst vil jeg gerne give dig nogle vigtige tips til, hvordan du organiserer et regelmæssigt opsamlingsmøde på en effektiv måde. 

Jeg har forsøgt at give dig nogle tips til din ugentlige opsamling, som måske ikke er helt intuitive ved første øjekast, men som er så meget desto mere effektive. Med disse tips kan du brillere i din rolle som chef.

1. Catch-ups behøver ikke altid at finde sted ved et skrivebord

Gåture, cafébesøg eller fjernsamtaler med en bevidst afslappet atmosfære ændrer samtalen.

• 🔹 Fordel: Nye omgivelser = nye ideer. Nogle emner er lettere at diskutere i bevægelse end på et sterilt kontor.

2. “Fremtidens check-in” – 5% gennemgang, 95% udsigter

Undgå at gøre opsamlingsmødet til en retrospektiv rapport hver gang. I stedet kan du prøve følgende logik med et par møders mellemrum:

• ✅ “Hvilken udfordring ser du komme?” (fremadskuende, produktiv)
• 🔹 Fordel: Din direkte medarbejder opfordres til at tænke proaktivt i stedet for reaktivt.

3. Ingen “statusopdatering” –, men “Hvad kan jeg gøre for dig?”

Hold aldrig en opsamling på en sådan måde, at din direkte medarbejder føler, at han skal “rapportere”.

• 🔹 I stedet: “Hvad kan jeg gøre for at gøre dit arbejde lettere?”
• 🔹 Fordel: Det bliver tydeligt, at aftalen ikke er et kontrolinstrument, men et støtteværktøj.

4. Metoden med “omvendt dagsorden” – Den direkte rapportør bestemmer emnerne

I stedet for at styre mødet som leder, skal du overlade kontrollen til din direkte underordnede:

• 💡 “Hvad har DU lyst til at tale om i dag?”
• 🔹 Fordel: Din medarbejder bliver mere aktivt involveret i stedet for bare at svare på spørgsmål.
• 🔹 Ekstra tip: Hvis personen er usikker, kan du tilbyde en “temamenu” med 2–3-muligheder.

5. “Ikke-arbejde”-samtaler: at tale sammen uden at tale om arbejde

Gør hvert fjerde eller femte møde til en ikke-arbejdsrelateret samtale.
🚀 Mulige spørgsmål:

• ✅ “Hvad har du været begejstret for på det seneste – professionelt eller personligt?”
• ✅ “Hvad ville du gøre, hvis du havde fri i seks måneder?”
• 🔹 Fordel: Opbygger ægte tillid og fremmer langsigtede relationer.

Du kan finde flere ideer til dette nedenfor.

6. “Én ting”-metoden til målrettet feedback

Spørg i slutningen af mødet:

• 📝 “Hvad er en ting, jeg kunne gøre bedre som leder?”
• 🔹 Fordel: Du får direkte, brugbar feedback.

7. Undgå “opsamlingsmødets hængedynd”

Lad være med at falde ind i rutinen med altid bare at tale uden at skabe forandring.

• Løsning: Definer en specifik handling sammen ved afslutningen af hver opsamling.
• 🔹 Eksempel: “Det, jeg har lært, er, at vi skal kommunikere projektmålene mere tydeligt – Det vil jeg tage op på det næste teammøde.”

8. Gør det asynkront – Catch-ups behøver ikke altid at være live

Ikke alle opsamlinger behøver at være et møde. Nogle gange er det nok med en kort skriftlig udveksling via chat eller talebesked.

• 🔹 Fordel: Sparer tid og sikrer, at møderne virkelig bruges til dybtgående diskussioner.

9. “Fremtidens mig”-spørgsmålet for langsigtet udvikling

Stil dette spørgsmål en gang i kvartalet:

• ⏳ “Hvis dit fremtidige jeg ser tilbage på i dag om et år –, hvad ville du så være stolt af, hvis du havde opnået det?”
• 🔹 Fordel: Hjælper den direkte rapport med at formulere langsigtede mål mere klart.

Her finder du på forhånd en eksempel-dagsorden for en-til-en møder, som jeg forklarer i en kort video med 5 bonustips, der burde hjælpe dig med det samme:

Play

Så disse tips burde give dig gode retningslinjer for dine ugentlige eller regelmæssige opsamlingsmøder som chef.

Jeg vil nu give dig en dagsorden-skabelon og spørgsmål, der er af mere generel karakter. Derefter kommer der også lidt mere kreative og dermed meget effektive andre dagsordenforslag til din ugentlige catch-up – bliv hængende.

Det faktum, at du har klikket dig ind på denne artikel, fortæller mig, at du er interesseret i en dagsordenskabelon til regelmæssige opsamlingsmøder.

Derfor finder du her en dokumentskabelon, som kan være et godt supplement til en klassisk ugentlig medarbejdersamtale.

Dagsordenskabelon: Ugentligt opsamlingsmøde

Du kan også gemme skabelonen som et Doc under selve skabelonen, men alternativt også som PDF- eller Word-dokument. Bare klik på “Plus”-toggle.

Hvis du ikke har set den: Du kan også åbne, redigere, downloade og udskrive denne dagsordenskabelon i andre formater (f.eks. PDF eller Word) i knapperne ovenfor. De skabeloner, der kan downloades, er i øvrigt på engelsk, som du måske allerede har set. Du kan kopiere teksten ovenfor eller bruge Deepl-værktøjet som oversætter, hvis du vil have Catch Up-dagsordenskabelonen på et andet sprog (f.eks. spansk, hollandsk, portugisisk, fransk, finsk, italiensk eller svensk).

Før vi kommer til skabelonen til 14-dages en-til-en-møder: I den følgende video forklarer jeg skabelonen (i dette tilfælde i Word-format), herunder nogle alternative spørgsmål, som ikke er nævnt i denne tekst:

Play

Dagsordenskabelon: opsamlingsmøde hver 14. dag

Som en gratis dagsordensskabelon til dit ugentlige medarbejder-catch-up-møde er følgende formular velegnet. Som sagt kan den i princippet også printes ud. Det skal siges, at du selvfølgelig kan og bør berige skabelonen med dine egne ideer, aktiviteter og formater, afhængigt af om du afholder mødet remote eller virtuelt eller på stedet. En-til-en eksemplerne eller den gratis dagsorden er forhåbentlig et godt eksempel for dig som leder til samtalen med dine medarbejdere.

Hvis du ikke har set den: Du kan også åbne, redigere, downloade og printe denne dagsordensskabelon i andre formater (f.eks. PDF eller Word) ved at klikke på knapperne ovenfor. I øvrigt er de skabeloner, der kan downloades, på engelsk, som du måske allerede har set. Du kan kopiere teksten ovenfor eller bruge Deepl-værktøjet som oversætter, hvis du vil have Catch Up Agenda-skabelonen på et andet sprog (f.eks. spansk, hollandsk, portugisisk, fransk, finsk, italiensk eller svensk).

Dagsordenskabelon: Månedligt opsamlingsmøde

Følgende formular er velegnet som en gratis skabelon til dit månedlige opsamlingsmøde om medarbejderstatus.

Som du kan se, er formålet med sådanne regelmæssige en-til-en-opfølgningsmøder med medarbejderne først og fremmest at zoome ud. Det er ofte meget svært i hverdagen, og derfor er det nødvendigt med en dedikeret blok af tid.

I øvrigt skal du ikke lade dig narre af eksemplet på en dagsordensskabelon: I bund og grund bør dit mål være, at din indre motiverede direkte rapport selv dækker så mange emner som muligt.

Lad os nu gå videre til nogle spørgsmål, som også vil hjælpe dig med dine ugentlige, 14-dages, månedlige og 6-ugentlige Catch Up-møder.

De følgende spørgsmål kan bruges fleksibelt i forhold til ovenstående dagsordensmønster, og derfor anbefaler jeg, at du tager et par interessante spørgsmål med til dit en-til-en-møde.

Jeg har delt dem op i generelle og lidt mere kreative spørgsmål.

Som sagt er spørgsmålene ovenfor af mere generel karakter, og derfor vil jeg gerne give dig nogle flere eksempler her. De fokuserer primært på catch-up-samtaler, hvor du gerne vil zoome yderligere ud.

Ud over dagsordensskabelonerne og spørgsmålene er der selvfølgelig også andre emner, som du som leder kan reflektere over i din medarbejdersamtale.

Efter at have talt med omkring 100 ledere i løbet af de sidste par måneder har jeg lagt mærke til et mønster. 

Mange supervisorer inkorporerer af og til små undersøgelser i deres opsamlingsmøder. Det betyder, at de blot gennemgår et par spørgsmål på en afslappet måde og spørger medarbejderen a) om han eller hun er enig i et udsagn (f.eks. fra 1 til 7) og derefter b) hvorfor han eller hun svarede på denne måde.

De forventer følgende af disse mikroundersøgelser i catch-ups:

• Mere variation og engagement i Catch Up-dialogen
• At indtage nye perspektiver
• Målbarhed af (bløde) KPI’er som f.eks. tilfredshed over tid

Og selvfølgelig kan du også bruge denne idé til dit opsamlingsmøde med din direkte underordnede. Jeg har samlet fem udsagn til dig her, som fokuserer på at reflektere over vigtige forudsætninger for enhver succesfuld medarbejder.

Du kan også downloade denne agenda-skabelon som et dokument, men det, der er endnu bedre, er følgende: I vores Catch Up Meeting-software har vi et integreret værktøj, der gør resultaterne synlige over tid som en metrik og giver dig tip med en KI-assistent - tag et kig uden at logge ind via knappen nedenfor.

Som du kan se, omhandler udsagnene vigtige aspekter af en tilfreds medarbejder. 

En anden forudsætning for sunde, produktive medarbejdere er selvfølgelig en god leder. Ja, jeg taler om dig her. 

Og selvfølgelig er der også udsagn, som du kan bruge i dit opsamlingsmøde. Helt konkret er her 4 adfærdsankre.

Som supervisor eller teamleder bør du nu have et godt grundlag for opsamlingssamtalen med din direkte underordnede.

Og kan du næsten ikke vente med at stille disse spørgsmål? Meget godt, det gør mig glad. 

Hvis du gerne vil have flere kreative input, kan jeg anbefale vores tilsvarende artikel: 129 Geniale spørgsmål til en-til-en-møder (fra en psykolog) .

Du har sikkert allerede gættet det. Der er selvfølgelig mange flere dagsordensskabeloner til regelmæssige opsamlingsmøder, som du får brug for før eller siden. 

Jeg taler f.eks. om skabeloner til dit en-til-en møde om løn, din samtale med en vanskelig medarbejder eller med en helt ny medarbejder.

Vi har flere skabeloner til alle disse brugssituationer, som du kan finde i denne artikel: 1:1-møder: 15 gennemtestede skabeloner til redigering (gratis)

Uanset om dine catch up-møder finder sted ugentligt eller sjældnere, må du ikke glemme én ting: Der er utallige spørgsmål, man kan stille - men det vigtigste er, at du skræddersyr samtalen individuelt til din medarbejder. 

Vores AI Meeting Assistant til en-til-en-møder kan også hjælpe dig med dette. Hvis du vil vide mere om det, kan du kigge på vores hjemmeside: Den bedste software til 1-til-1-møder .

Kort resumé: FAQ

Hvad er definitionen på et opsamlingsmøde?

Et opsamlingsmøde er en regelmæssig, uformel samtale mellem en leder og en medarbejder. Det bruges til at diskutere aktuelle emner, udfordringer og udviklinger – uden en streng dagsorden eller formelt pres.

Hvor ofte skal der være opsamlingsmøder? (kadence)

Kadencen afhænger af rollen og teamet:

• Ugentlig – til hurtige eller projektintensive teams
• Hver 14. dag – for en god balance mellem struktur og fleksibilitet
• ✅ Månedlig – til langsigtet planlægning og strategisk udveksling

Eksempel: En teamleder i et agilt softwareteam kan organisere ugentlige catch-ups, mens en leder i det strategiske område bruger månedlige møder.

Hvad er forskellen på et opsamlingsmøde og en statusopdatering?

En statusopdatering drejer sig om fremskridtsrapporter og nøgletal, mens et opsamlingsmøde er mere personligt og dækker emner som motivation, udfordringer og feedback. Det handler om at forstå medarbejderen som en helhed, ikke kun deres opgaver.

Hvilke spørgsmål bør en leder stille i et opsamlingsmøde?

Der er mange eksempler ovenfor, her er den korte form:

• “Hvad går rigtig godt lige nu?”
• “Hvilke forhindringer står i vejen for dig?”
• “Er der noget, der frustrerer dig lige nu?”
• “Hvad kan jeg gøre for at støtte dig bedre?”

Er opsamlingsmøder virkelig nyttige?

Ja, regelmæssige opsamlinger fremmer tillid, gennemsigtighed og produktivitet. Undersøgelser viser, at medarbejdere, der føler sig hørt, er mere engagerede og tilfredse.

Hvad skal jeg sige som medarbejder til et opsamlingsmøde?

Benyt lejligheden til at tale om succeser, udfordringer og udviklingsmuligheder. Vær ærlig, men løsningsorienteret.

Et eksempel:

• ❌ “Jeg er overvældet.” (Problem uden kontekst)
• ✅ “Jeg er klar over, at jeg har mange parallelle opgaver. Kan vi skærpe prioriteringerne?” (Konstruktivt)

Hvordan kan du gøre opsamlingsmøder mere interessante?

• Start med et uventet spørgsmål (f.eks. “Hvad har overrasket dig for nylig?”).
• Varier omgivelserne (gåtur, kaffe, check-in på afstand)
• Hold møderne korte (15–30 minutter for at bevare fokus)

Hvad gør man, når opsamlingsmøder bliver tidsrøvere?

• Sæt klare tidsgrænser (f.eks. maks. 25 minutter)
• Definer ét mål pr. møde (i stedet for at diskutere alt)
• Sluk: Nogle opdateringer kan også foretages asynkront via chat eller e-mail.

Regelmæssige opsamlingsmøder er ikke et mål i sig selv –, de er et værktøj til bedre samarbejde og ledelse. Brug dem smart!