Den bedste skabelon til en-til-en-møder (Word & Doc)

I dagens arbejdsliv er effektiv kommunikation mellem ledere og deres direkte underordnede afgørende. One on One-møder er blevet et uundværligt værktøj til at fremme denne kommunikation og øge medarbejdernes engagement. I denne artikel giver vi dig en omfattende guide, der tager dig gennem det grundlæggende i at gennemføre vellykkede one on one-møder. Du får alt fra forståelse af emnet til implementering af effektive strategier ved hjælp af skræddersyede mødeskabeloner i Word og Doc.

Før vi ser på specifikke skabeloner til en-til-en-møder med direkte underordnede, er det vigtigt at forstå, hvad formålet med en-til-en-møder er.
For kun med den rette hensigt kan disse samtaler udfolde deres fulde effekt.

Hvad er en one-on-one?

Et en-til-en-møde er normalt en regelmæssig samtale mellem en leder eller teamleder og deres medarbejder.

Mødet skal skabe tid til at diskutere medarbejderens udfordringer, mål og professionelle udvikling. Mange virksomheder bruger en standardiseret en-til-en-skabelon (tilgængelig i Word- og Doc-format) for at sikre konsistens og effektivitet i disse møder.

Betydning og formål med en-til-en samtaler

En-til-en-møder tjener flere formål. Disse er:

• Opbygning af tillid og fremme af relationer mellem ledere og medarbejdere
• Regelmæssig feedback
• At give udtryk for bekymringer
• Tilpas individuelle mål til virksomhedens mål
• Fremme af medarbejdernes vækst og udvikling
• Effektiv fastholdelse af medarbejdere

En virkelig velstruktureret skabelon til medarbejdersamtaler indeholder alle disse punkter i én skabelon.

Forholdet mellem leder og medarbejder

Som nævnt i det første punkt spiller en-til-en-møder en afgørende rolle for at styrke forholdet mellem ledere og medarbejdere. De skaber et sikkert rum for åben dialog og hjælper med at nedbryde hierarkiske barrierer og fremme en åbenhedskultur.

Jeg vil gerne understrege dette punkt igen, fordi forholdet mellem leder og medarbejder udgør grundlaget for vellykkede en-til-en-møder. Hvis forholdet mellem medarbejderen og deres leder er usikkert, kan en-til-en-møder miste deres virkning.

Netop derfor har vi hos Echometer talt med mange chefer og teamledere og indset, at der er tilbagevendende problemer, når det gælder medarbejderrelationer.

Et af disse problemer er, at medarbejderne ikke åbner sig over for deres overordnede i en-til-en-møder. Vi har udkrystalliseret i alt 6 af disse problemer. Dem vil vi tage fat på senere i denne artikel, så en-til-en-møderne virkelig kan udfolde deres fulde effekt.

I denne video præsenterer vi dig for en enkel og effektiv skabelon til et spørgeskema til en medarbejdersamtale:

Play

Et effektivt en-til-en-møde følger normalt denne struktur. Alle spørgsmålsskabeloner kan nemt integreres i denne struktur:

1. Check-in (icebreaker) for at etablere et flow i samtalen (5 minutter)
2. Diskussionsemner, som medarbejderen medbringer (10-20 minutter)
3. Feedback og diskussionsemner fra vejlederen (10-15 minutter)
4. Definer mål og udled konkrete handlinger (5-10 minutter)
5. Opsummering af mødet (5 minutter)

Mange ledere synes, det er nyttigt at bruge en gratis skabelon til en-til-en-møder i Word- eller Doc-format for at sikre, at de får dækket alle de nødvendige punkter til et effektivt en-til-en-møde.

Før vi kommer til det, vil jeg gerne henlede opmærksomheden på vores gratis skabeloner til medarbejderudviklingssamtaler i Echometer-værktøjet. De fokuserer på de psykologiske forudsætninger for vellykket teamwork, hjælper med at opnå større målbarhed i udviklingsprocessen og kan udfyldes interaktivt. Du er velkommen til at tage et kig:

Det første personlige møde med en medarbejder

Der er altid en første gang, og sådan er det også med en-til-en-møder. Det er vigtigt at bemærke, at det første one-on-one-møde er struktureret lidt anderledes end de regelmæssige møder, der følger.

Sæt de rigtige forventninger

Udnyt det første en-til-en-møde med din medarbejder:

• Afklar roller og ansvarsområder
• Diskuter kommunikationspræferencer
• Sæt tonen for fremtidige en-til-en-møder
• Sæt mål og nøglepræstationsindikatorer

De bedste spørgsmål til et første møde på tomandshånd

• Hvad er dine kort- og langsigtede karrieremål?
• Hvordan foretrækker du at modtage feedback? (En personlighedstest kan hjælpe her: Er medarbejderen abstrakt vs. konkret / strategisk vs. taktisk?)
• Hvad motiverer dig på arbejdet?
• Hvilke udfordringer står du over for i øjeblikket?
• Hvordan kan jeg bedst støtte dig i din rolle?

Inkluder disse spørgsmål i din Word/Doc-skabelon til medarbejdersamtaler, så du nemt kan henvise til dem. Alternativt kan du downloade vores skabelon gratis senere i denne artikel.

Når du har holdt et indledende en-til-en-møde med en direkte medarbejder og etableret en ramme, er det nu tid til at planlægge regelmæssige en-til-en-møder. 

Hvor ofte skal der være en-til-en-møder?

Hyppigheden af en-til-en-samtaler kan variere. Det vigtige er, at de finder sted regelmæssigt. Undersøgelser blandt ledere har vist, at 94% af alle ledere holder one-on-ones, hvoraf omkring 49% gør det på ugentlig basis. To ugentlige one-on-ones er også en klassisk rytme. For at finde ud af, om ugentlige eller 14-dages one-on-ones er ideelle i dit tilfælde, kan du stille dig selv følgende spørgsmål:

• Hvor stort er dit team?
• Hvor komplekst er det aktuelle projekt?
• Hvad passer til dine medarbejderes personlige behov?

I princippet gælder følgende: 

Ugentlige en-til-en-samtaler: Ideel til miljøer med højt tempo eller til arbejde med centraliserede projekter.

Én til én hver 14. dag: Velegnet til mere etablerede teams, eller når der er behov for mere dybtgående diskussioner.

Hvilke emner bør dækkes i en en-til-en samtale (eksempler)?

Fremskridt med mål og projekter

• “Hvordan går det med kundeprojekt XY? Hvor er du i forhold til tidsplanen lige nu?”
• “Hvilke milepæle har du nået siden vores sidste samtale?”

Udfordringer og forhindringer

• “Er der tekniske problemer, der i øjeblikket hindrer dig i at implementere den nye software?”
• “Hvilke ressourcer eller støtte har du brug for for at forberede den kommende præsentation optimalt?”

Feedback (i begge retninger)

• “Hvordan oplevede du feedbacken på din seneste projektrapport? Var den nyttig og konstruktiv?”
• “Er der noget i min ledelsesstil, som jeg kan forbedre for at støtte dig bedre?”

Karriereudvikling

• “Hvilke færdigheder vil du gerne udvikle i de næste seks måneder for at nå dine karrieremål?”
• “Er du interesseret i det kommende efteruddannelsesprogram? Hvordan kan det fremme din faglige udvikling?”

Balance mellem arbejde og privatliv

• “Hvor tilfreds er du med din nuværende balance mellem arbejde og privatliv? Er der områder, der kan forbedres?”
• “Føler du dig støttet af de fleksible arbejdstider? Hvordan påvirker det dit privatliv?”

Dynamik i teamet

• “Hvordan oplever du samarbejdet i teamet siden omstruktureringen? Er der positive eller negative ændringer?”
• “Hvilke ideer har du til at forbedre kommunikationen mellem afdelingerne?”

Gratis en-til-en-skabelon til Word og Docs

For at hjælpe dig har vi lavet en gratis skabelon til et en-til-en-møde, som er kompatibel med Word og Docs. 

Bemærk: Skabelonen til Docs og Word er på engelsk og skal muligvis oversættes til dit formål. Du kan f.eks. bruge Brug DeepL.

Under skabelonen nedenfor finder du et link til at downloade den i forskellige formater, herunder Word, Google Sheets, PDF og Excel. Du kan bruge Word- og Doc-skabelonen på følgende måde:

1. Åbn dokumentet i Google Docs ved at gå til det respektive skifte nedenfor og derefter klikke på billedet (se dette symbol nedenfor: ⏩).
2. Afhængigt af formatet skal du klikke på “Fil” -> “Download” -> “Microsoft Word (.docx)” øverst til venstre
3. Du kan nu importere det downloadede dokument til Word og redigere det, som du ønsker.

Alternativt, som du kan se her, kan du selvfølgelig også åbne formatet direkte i vores 1-til-1-mødeværktøj Echometer for at få endnu mere interaktivitet:

For at give dig en fornemmelse af, hvilke andre skabeloner til en-til-en-møder vores værktøj har at tilbyde, kan jeg anbefale at tage et kig på følgende Health Check-undersøgelse.

Kreative formater til 1-til-1-møder: En Health Check-skabelon

Den grundlæggende idé er at bruge spørgeskemaer (svar fra 1 til 7 i vores værktøj) til at reflektere over nuværende arbejde og vækst. Selvfølgelig gentager du dette 1-til-1 regelmæssigt med vores software for at visualisere udviklingen. Tag et kig på vores værktøj, eller download det i Word, se nedenfor:

Som allerede nævnt er der seks almindelige problemer i personaleledelse, som især kan observeres i en-til-en-møder. Det tager som regel et par møder at finde ud af, hvilken medarbejder der kæmper med hvilke problemer.

Disse seks problemer omfatter:

1. Kundens empati: “Mine medarbejdere har svært ved at forstå kundens og virksomhedens perspektiv.”
2. Opbygning af relationer: “Mine medarbejdere åbner sig ikke for mig på 1:1-møder.”
3. Personlig udvikling: “Mine medarbejdere har ingen egentlige udviklingsmål.”
4. Individuel præstation: “Mine medarbejdere optimerer ikke deres feedback-loops og arbejdsprocesser.”
5. Bløde færdigheder: “Mine medarbejdere har svært ved at udtrykke deres tvivl på en respektfuld og produktiv måde” eller “De føler sig let angrebet, når de bliver kritiseret”.
6. Ansvar og deltagelse i teamet: “Mine medarbejdere tager ikke ansvar for vores teammål.”

Strategier til at overvinde udfordringerne

Det kan være en udfordring for teamledere at håndtere disse problemer. Årsagerne kan være komplekse, f.eks. hvis en medarbejder tidligere har haft negative oplevelser med åbenhed (måske endda i sit privatliv eller i sin barndom).

For at løse disse problemer effektivt kan det være nødvendigt at ændre din tilgang til, hvordan du gennemfører en-til-en-møder med den pågældende medarbejder. Da dette er en stor udfordring, og normale skabeloner til disse en-til-en-møder måske ikke er tilstrækkelige, har vi hos Echometer udviklet særlige skabeloner sammen med psykologer og eksperter i agile møder.

Echometer-skabeloner og andre ressourcer

Da vi allerede har oprettet mere end 25 skabeloner, der løser de ovennævnte problemer, vil jeg gerne præsentere to eksempler her:

Problemeksempel nr. 1: Manglende udviklingsmål

Mine medarbejdere har ingen iboende udviklingsmål.

Selv om folk måske ikke har specifikke udviklingsmål, er der helt sikkert aspekter af deres arbejde, som interesserer dem mere end andre. Hvis man ser på problemet på denne måde, kan man udlede udviklingsmål ud fra de interesser, som også motiverer medarbejderen. Dette er også kendt som “job crafting”.

Skabelon til en-til-en-møde: Job Crafting

Vi har alle visse aspekter af vores arbejde, som vi holder mere af end andre. Der er normalt et vist spillerum til at forme vores roller i overensstemmelse med vores præferencer. Det er godt at være opmærksom på disse præferencer og kommunikere dem for at være forberedt, når der opstår muligheder for job crafting. Spørgsmål til en “job crafting” 1:1-skabelon:

Problemeksempel nr. 2: Medarbejdere, der siger ja til alt

Mine medarbejdere har svært ved at udtrykke deres tvivl.

eller

Mine medarbejdere føler sig let angrebet, når de bliver kritiseret.

Der opstår ofte mange andre problemer som følge af dette grundlæggende problem. Et eksempel er, at disse mennesker ofte har sværere ved at sætte klare grænser, hvilket igen giver et dårligt indtryk af medarbejderne.

Til dette specifikke eksempel har vi lavet en skabelon, der hedder “At sige nej”, som du kan bruge i en personlig samtale med din medarbejder:

Skabelon til en-til-en-møde: At sige ‘nej’

Hvis nogen har svært ved at sige nej, får de måske flere og flere opgaver, indtil de er i fare for at brænde ud. Dette format hjælper folk med at tænke over, hvordan de kan sætte passende forventninger og sige nej, når de har brug for det.

En-til-en-samtaler er et stærkt værktøj til at forbedre kommunikationen, øge medarbejdernes engagement og styrke deres præstationer. Ved at implementere strategierne i denne vejledning og bruge veldesignede skabeloner til en-til-en-møder kan du gøre disse samtaler til dynamiske, produktive møder, der er til gavn for både din medarbejder og organisationen.

Husk, at nøglen til succes er konsekvens, forberedelse og et ægte engagement i medarbejdernes udvikling. Begynd at implementere disse metoder i dag ved at bruge vores gratis skabelon til medarbejdermøder, og se dit teams produktivitet og tilfredshed skyde i vejret.

Her kan du også prøve vores værktøj til 1-til-1-møder gratis og uden at logge ind:

I denne video præsenterer vi dig for den sandsynligvis enkleste og mest effektive skabelon til en typisk 14-dages medarbejdersamtale:

Play