1:1-møde med en vanskelig medarbejder? 7 tips og en skabelon

Et enrumsmøde med en - subjektivt opfattet - vanskelig medarbejder kan føles som en skakmatch: Hvert træk skal være gennemtænkt, ellers kommer du i defensiven. 

Ingen ser frem til et så udfordrende en-til-en-møde. Men disse samtaler har potentiale til at skabe reelle gennembrud. I stedet for at undgå konflikter bør ledere se dem som en mulighed: for klarhed, vækst og bedre samarbejde – selv med de mest vanskelige medarbejdere. 

Med den rigtige strategi – empati, smarte spørgsmål og klare forventninger – kan du føre samtalen på en sådan måde, at begge parter vinder i sidste ende.

Uanset om det er et digitalt eller virtuelt en-til-en-møde, giver en-til-en-møder plads til feedback og dermed personlig udvikling, hvilket er vigtigt i dagens arbejdsverden. Og i denne artikel giver jeg dig nogle gode spørgsmål, som du kan bruge i dit en-til-en-møde for at få en så produktiv samtale som muligt.

Først og fremmest: Hvis du stadig er i tvivl om, hvordan et godt en-til-en-møde ser ud, så læs vores guide: Guiden med 6 tips til vellykkede en-til-en-samtaler.

Lad os starte med syv nyttige og praktiske tips til din medarbejdersamtale.

En-til-en-møder med vanskelige medarbejdere - skabelon, spørgsmål og tips

💡 Tip: Skift siddeplads. I stedet for at sidde ansigt til ansigt (hvilket ofte har en konfronterende effekt), så prøv en 90-graders position eller en samtale, mens du går (“walk & talk”). Det løsner op for stemningen og tager presset af.

🎯 Hvorfor? Folk føler sig mindre angrebet, hvis de ikke sidder direkte “overfor” hinanden. Det gør samtalen mere afslappet.

2. “Sig mindre, spørg mere –, men på en anden måde.”

💡 Tip: Stil spørgsmål, der vækker nysgerrighed. I stedet for “Hvorfor gjorde du ikke det?”, så spørg “Hvordan ville du løse problemet, hvis du havde helt frie hænder?”

🎯 Hvorfor? Vanskelige medarbejdere blokerer ofte for ting eller går i defensiven. Ved at stille åbne, fremadrettede spørgsmål giver du dem mulighed for selv aktivt at udvikle løsninger.

3. “Gør forventninger til et co-design-projekt.”

💡 Tip: I stedet for bare at stille forventninger, så bed medarbejderen om at formulere sine egne forventninger til samarbejdet. “Hvordan ville du ideelt set organisere vores samarbejde?”

🎯 Hvorfor? Når folk formulerer deres egne forventninger, påtager de sig automatisk mere ansvar – og har sværere ved at sige helt nej.

4. “Skift fra problemtilstand til mulighedstilstand.”

💡 Tip: Vend negative situationer til en udfordring: “Hvis du var din egen rådgiver –, hvilke råd ville du så give dig selv?”

🎯 Hvorfor? Vanskelige medarbejdere modstår ofte forslag fra andre. Ved at give dem et nyt perspektiv vender du samtalen fra problemer til løsninger.

5 “Tal mindre, lad folk skrive mere.”

💡 Tip: Hvis samtalen er følelsesladet, så bed medarbejderen om at opsummere sit synspunkt på skrift – enten før eller efter mødet.

🎯 Hvorfor? Det hjælper med at undgå impulsive reaktioner og tvinger dig til at strukturere dig selv mere tydeligt. Det, du har skrevet, kan også fungere som en fælles reference senere.

6. “Lyt til nuancerne –, ikke kun til ordene.”

💡 Tip: Vær opmærksom på kropssprog, tonefald og små reaktioner. Nogle gange ligger der mere information i et træk på skuldrene eller en kort pause end i de faktiske ord. I stedet for at tolke direkte, så spørg: “Jeg har på fornemmelsen, at der er mere –, har jeg ret?”

🎯 Hvorfor? Vanskelige medarbejdere siger ikke altid direkte, hvad de tænker. Men når de opdager, at du er opmærksom på deres nonverbale signaler, åbner det ofte op for nye niveauer i samtalen.

7. “Sig, hvad du IKKE vil gøre.”

💡 Tip: Nogle medarbejdere er bange for kritik eller negative konsekvenser. Fjern aktivt denne frygt fra rummet: “Bare rolig, det handler ikke om at få dig til at se dårlig ud. Jeg vil gerne forstå, hvad der bekymrer dig.”

🎯 Hvorfor? Det skaber psykologisk tryghed og sænker forsvaret.

I bund og grund gælder det både dig og medarbejderen: Hav realistiske forventninger til samtalen og et realistisk mål. Du kan også opstille dette mål i begyndelsen af samtalen. Det kan f.eks. være ganske enkelt:

• Gennemsigtigt mål i begyndelsen af samtalenDesværre kan vi ikke opfylde din anmodning eller løse konflikten på én gang. Mit mål med denne samtale er først og fremmest at forstå situationen fra dit perspektiv.

Dette burde give dig nogle vigtige grundprincipper for dit personlige møde med din vanskelige medarbejder. Lad os gå videre til næste trin.

Det faktum, at du har klikket dig ind på denne artikel, fortæller mig, at du gerne vil have en slags guide til din personlige samtale med en vanskelig medarbejder.

Derfor finder du her en skabelon, der burde ledsage sådan en samtale godt. Samtidig afhænger den nøjagtige udformning naturligvis meget af dit mål - så tag hensyn til ovenstående tips, når du udformer din samtale med din direkte underordnede.

Du kan i øvrigt gemme skabelonen som et Word-dokument under selve skabelonen, men alternativt også som en PDF eller et Word-dokument. Bare klik på “Plus”-toggle.

Lad dig i øvrigt ikke narre af dagsordenen: Hvis din vanskelige kollega har en ordstrøm, bør du have en tendens til at lade ham eller hende tale færdig og selvfølgelig være parat til at kaste dine forberedte spørgsmål over bord.

Det følgende billede gælder ganske vist for sunde teams - men det gælder ikke for din en-til-en-samtale. Her bør dit mål snarere være, at du stiller spørgsmål, og din vanskelige medarbejder overtager størstedelen af taletiden.

Hvis du som vejleder er midt i en kamp på ord, kan det være svært at stille gode spørgsmål.

Men der er selvfølgelig også spørgsmål, og nogle af dem vil jeg gerne nævne her.

Som du måske bemærker, har mange af dem et mål: At forstå medarbejderens perspektiv - og samtidig udvide det.

En 1-til-1-skabelon til forebyggende arbejde

Ud over disse spørgsmål kan en anden type skabelon også være en hjælp til at opbygge et langsigtet tillidsforhold til din medarbejder. Den er ikke egnet til selve samtalen, men så meget desto mere som en forebyggende foranstaltning. Jeg vil gerne præsentere dig for en særlig teknik til dette.

Efter at have talt med omkring 100 ledere i løbet af de sidste par måneder har jeg lagt mærke til et mønster. 

Mange chefer inddrager af og til små spørgeskemaundersøgelser i deres en-til-en-møder. Det betyder, at de blot gennemgår et par spørgsmål på en afslappet måde og spørger medarbejderen a) om han eller hun er enig i et udsagn (f.eks. fra 1 til 7) og derefter b) hvorfor han eller hun svarede på denne måde.

De forventer følgende af disse mikroundersøgelser i 1:1’er:

• Mere variation og engagement i 1-til-1-dialog
• At indtage nye perspektiver
• Målbarhed af (bløde) KPI’er som f.eks. tilfredshed over tid

Og selvfølgelig kan du også bruge denne idé til dine en-til-en-møder med vanskelige medarbejdere. Jeg har sammensat fire udsagn, som fokuserer på dig: Din ledelseskvalitet. For det har naturligvis stor indflydelse på, hvordan dine medarbejdere opfører sig.

Du kan også downloade denne skabelon som et dokument, men endnu bedre er følgende: I vores en-til-en mødesoftware har vi et integreret værktøj, der gør resultaterne synlige over tid som en metrik, og som giver dig tips med en KI-assistent - tag et kig uden login via knappen nedenfor.

Og kan du næsten ikke vente med at stille disse spørgsmål i dit en-til-en-møde? Meget godt, det er jeg glad for. 

Hvis du gerne vil have flere kreative input, kan jeg anbefale vores tilsvarende artikel: 129 Geniale spørgsmål til en-til-en-møder (fra en psykolog) .

Du har sikkert næsten gættet det. Der er selvfølgelig mange flere skabeloner til en-til-en-møder, som du får brug for før eller siden. 

Jeg taler f.eks. om skabeloner til dit en-til-en møde om løn, din samtale med en vanskelig medarbejder eller med en helt ny medarbejder.

Vi har flere skabeloner til alle disse brugssituationer, som du kan finde i denne artikel: 1:1-møder: 15 gennemprøvede skabeloner til redigering (gratis).

Når du har haft dit vanskelige møde, er det meget sandsynligt, at du bliver lettet. Og hvis din samtale er vellykket, kan du måske endda udvikle noget, der ligner håb. Spørgsmålene her kan hjælpe dig. Jeg ønsker dig al mulig succes!

Men du må ikke glemme én ting: Der er utallige spørgsmål, man kan stille - men det vigtigste er, at du tilpasser samtalen individuelt til din medarbejder. 

Vores AI-mødeassistent til en-til-en-møder kan også hjælpe dig, hvis du regelmæssigt holder en-til-en-møder med dine teammedlemmer. Hvis du gerne vil vide mere, kan du kigge på vores hjemmeside: Den bedste software til 1-til-1-møder .