Kommunikation: 50 sætninger og eksempler fra medarbejdersamtaler

I medarbejdersamtaler, især når det drejer sig om performance reviews, er der et evigt tilbagevendende emne: medarbejdernes kommunikationsadfærd. Og det er ikke overraskende.

Mens menneskets oprindelse er 5 millioner år gammel, er vores sprog kun ca. 30.000 til 50.000 år gammelt. Derfor er det ikke usædvanligt, at mange mennesker har svært ved at kommunikere konstruktivt, proaktivt og effektivt - især i en social kontekst, hvor der sandsynligvis også er et vist pres.

Uanset om det skyldes manglende empati eller endda manglende kommunikation, er det vigtigt selv at være en rollemodel, når det handler om præstationssamtaler: Hvordan giver du feedback på medarbejderens kommunikation på en måde, så der er størst sandsynlighed for, at den bliver modtaget konstruktivt og i bedste fald endda implementeret?

Det rigtige ordvalg er vigtigt her. Jeg giver dig konkrete eksempler, formuleringer og sætninger til medarbejder- og udviklingssamtaler om emnet kommunikation. 

Men før jeg går i dybden, vil jeg gerne se på metaniveauet: Hvordan giver man konstruktiv feedback, så den bliver implementeret? Begrebet ikke-voldelig kommunikation ifølge Dr. Marshall Rosenberg er meget nyttigt her (se også: Ikke-voldelig kommunikation fra Dr. Marshall Rosenberg).

Dette koncept for en-til-en feedback-samtaler kan selvfølgelig bruges til kommunikation, men også til feedback på andre områder. Jeg vil gerne give dig et eksempel med nogle få sætninger og formuleringer, så du kan visualisere konceptet.

Lad os analysere forskellen mere detaljeret. Hvis man ser nærmere på det, består den meget mere konstruktive feedback til højre af fire til fem dele, som kan anvendes i næsten alle feedbacksituationer og også bør tages i betragtning i kommunikationssamtaler:

Trin	Eksempel på sætning
1. Observation	”Jeg lagde mærke til, at du ikke har indsendt en opgavestatus i chatten i dag.”
2. Følelse af selvværd	”Derfor blev jeg lidt overrasket og ked af det …“
3. egoets behov	”fordi pålidelighed er meget vigtigt for mig.”
4. Vær så venlig	”Jeg beder dig om at give dig selv en daglig påmindelse.”
5. Deltagende spørgsmål	”Eller hvad er din opfattelse af dette, og hvad kunne være mulige løsninger?”

Magien i ikke-voldelig kommunikation ligger i, at man kun fokuserer på sig selv. Man bevæger sig ikke ind på den andens territorium, hvilket betyder, at vedkommende ikke føler sig angrebet. Teoretisk set kan AI-værktøjer også hjælpe med den rigtige formulering (se: AI-værktøjer til mere menneskelig tekst). 

Jeg vil give dig et andet eksempel, som ikke kommer fra forretningsverdenen, men fra hjemmet. Når du læser eksemplerne, så tænk over det: Hvordan vil du helst modtages, når du kommer hjem? Hvor føler du dig mest krænket? Hvilken af de to formuleringer er mindst tilbøjelig til at starte et skænderi? 

Forestil dig, at din livspartner siger til dig:

Jeg håber, at du kan se, hvordan fokus på dine egne opfattelser, følelser og behov hjælper dig til at gå konstruktivt ind i samtalen.

Play

Så nu har du forhåbentlig en lille værktøjskasse til at gøre dine egne sætninger lidt bedre. Men nu vil jeg gerne give dig mange flere eksempler, sætninger og formuleringer til medarbejdersamtaler og performance reviews inden for forskellige områder, hvor kommunikation er involveret. Lad os komme i gang.

I vores blog er der i øvrigt en anden artikel, hvis du er interesseret i konkrete skabeloner til forskellige en-til-en-møder (f.eks. ugentlige, årlige, 1-1 med vanskelige medarbejdere…): 15 gennemprøvede 1-1-mødeskabeloner til redigering (gratis) .

Generel kommunikationsadfærd

Positive sætninger, eksempler og formuleringer til medarbejdersamtaler i almenområdet:

• “Jeg sætter pris på din evne til at formidle information klart og forståeligt. Det gør teamarbejdet meget mere effektivt.”
• “Din kommunikationsstil er altid respektfuld og professionel, hvilket har en positiv effekt på arbejdsklimaet.”
• “Du formår at forklare selv komplekse emner på en sådan måde, at alle nemt kan forstå dem.”

Negative eller konstruktive sætninger, eksempler og formuleringer til medarbejdersamtaler, baseret på konceptet ikke-voldelig kommunikation, inden for det generelle område:

• “Jeg har bemærket, at jeres e-mails ofte indeholder en masse information, men at kernebudskabet er svært at genkende. Derfor er jeg nogle gange usikker på, hvad der egentlig forventes. Jeg kunne godt tænke mig en klarere struktur i dine beskeder. Vil du være venlig at understrege dine hovedpunkter mere i fremtiden?”
• “På møder præsenterer du nogle gange dine pointer så hurtigt, at det er svært at følge med. Det synes jeg er ærgerligt, for dine ideer er værdifulde. Kan vi arbejde på at strukturere dine bidrag bedre?”

At give og modtage feedback

Positive sætninger, eksempler og formuleringer til medarbejderudviklingssamtaler inden for feedback:

• “Jeg synes, det er fantastisk, hvor konstruktiv og anerkendende jeres feedback er. Det motiverer dine kolleger og hjælper os alle med at udvikle os yderligere.”
• “Du er altid åben for feedback og implementerer den på en målrettet måde. Det er virkelig en af dine styrker.”
• “Din evne til at give objektiv og løsningsorienteret feedback, selv i vanskelige situationer, er bemærkelsesværdig.”

Negative eller konstruktive sætninger, eksempler og formuleringer til medarbejdersamtaler, baseret på konceptet ikke-voldelig kommunikation, inden for feedback:

• “Jeg har bemærket, at du på det seneste ikke har givet meget feedback til dine kolleger. Det kan føre til, at forbedringsmuligheder ikke bliver identificeret. Det er vigtigt for mig, at vi regelmæssigt giver hinanden feedback. Vil du være mere engageret i fremtiden?”
• “Jeg har indtryk af, at du nogle gange føler dig i defensiven, når du får feedback. Det kan forhindre dig i at se nye perspektiver. Hvordan kan vi arbejde på at gøre feedbacksessionerne mere behagelige for dig?”

Forresten: Hvis du er leder af softwareudviklere, kan følgende artikel være af interesse for dig: 6 Eksempler på feedback til softwareudviklere .

Kommunikation i teamet

Positive sætninger, eksempler og formuleringer til medarbejdersamtaler inden for teamkommunikation:

• “Din måde at moderere diskussioner på og inddrage alle meninger er et stort aktiv for vores team.”
• “Du har en god fornemmelse for, hvornår et teammedlem har brug for støtte i kommunikationen, og tilbyder altid dette proaktivt.”
• “Jeg sætter pris på, hvor godt du sørger for, at alle stemmer bliver hørt i teamet.”

Negative og konstruktive sætninger, eksempler og formuleringer til medarbejdersamtaler, baseret på konceptet ikke-voldelig kommunikation, inden for teamkommunikation:

• “Jeg har lagt mærke til, at du ofte giver udtryk for dine synspunkter på møder uden at lade andre komme til orde. Det gør det svært for andre at bidrage med deres ideer. Jeg vil gerne have, at vi alle kan tale på lige fod. Kan du sørge for også at give andre plads?”
• “På det seneste har jeg lagt mærke til, at du holder dig tilbage i gruppediskussionerne. Det virker, som om du ikke er aktivt involveret, selv om dine bidrag ville være værdifulde. Kunne du involvere dig oftere?”

Konflikthåndtering

Positive sætninger, eksempler og formuleringer til medarbejdersamtaler på konfliktområdet:

• “Din evne til at genkende konflikter på et tidligt tidspunkt og tackle dem roligt har ofte hjulpet os med at løse vanskelige situationer.”
• “Du bevarer roen i stressede situationer og er dygtig til at mægle mellem forskellige synspunkter –, hvilket er et værdifuldt bidrag til teamet.”
• “Dine diplomatiske evner i følsomme diskussioner hjælper med at løse konflikter på en bæredygtig måde.”

Negative og konstruktive sætninger, eksempler og formuleringer til medarbejdersamtaler, baseret på konceptet om ikke-voldelig kommunikation på konfliktområdet:

• “Jeg har lagt mærke til, at du har en tendens til at undgå konflikter og nogle gange lade områder være usagte. Det kan føre til, at der stadig er spændinger i teamet. Det ville være nyttigt, hvis du kunne tage fat på sådanne situationer direkte. Hvordan kan vi støtte dig i det?”
• “Jeg har lagt mærke til, at du nogle gange reagerer i diskussioner på en måde, der virker følelsesladet og måske afskrækker andre. Det er vigtigt for mig, at vi forbliver rolige og objektive i konflikter. Kan vi sammen arbejde på en strategi for, hvordan du kan strukturere sådanne samtaler?”

Virtuel kommunikation

Positive sætninger, eksempler og formuleringer til medarbejdersamtaler inden for virtuel kommunikation:

• “På virtuelle møder fremfører man altid sine pointer på en kortfattet og struktureret måde, hvilket gør diskussionerne meget effektive.”
• “Jeg synes, det er bemærkelsesværdigt, hvordan du skaber en personlig og venlig atmosfære i onlineformater.”
• “Du gør fremragende brug af digitale værktøjer til at formidle information klart og undgå misforståelser.”

Negative eller konstruktive sætninger, eksempler og formuleringer til medarbejdersamtaler, baseret på konceptet ikke-voldelig kommunikation, inden for virtuel kommunikation:

• “På vores virtuelle møder har jeg lagt mærke til, at du ofte virker fraværende eller på anden måde optaget af diskussionerne. Det kan give indtryk af, at diskussionen ikke er vigtig for dig. Det ville være rart, hvis du kunne koncentrere dig fuldt ud om diskussionerne. Kan vi sammen tænke over, hvordan det kan fungere bedre?”
• “Dine beskeder i chatten virker nogle gange korte og kan let misforstås. For eksempel: ‘Gør det hurtigt. Det kan lyde uhøfligt, selv om det ikke er din hensigt. Kunne du inkludere lidt mere kontekst eller høflige sætninger?”

Forresten, hvis du er ny leder, vil jeg gerne anbefale dig min video med 7 typiske fejl, ledere begår, som du helt sikkert bør undgå (engelsk) - tag et kig:

Play

Kommunikation med kunder eller eksterne parter

Positive sætninger, eksempler og formuleringer til medarbejdersamtaler inden for kundekommunikation:

• “Din venlige og klare kommunikation med vores kunder skaber tillid og styrker vores samarbejde på lang sigt.”
• “Du repræsenterer vores virksomhed udadtil med en professionalisme, som virkelig kendetegner vores brand på en positiv måde.”
• “Tilbagemeldingerne fra vores kunder viser, at dine kommunikationsevner er en afgørende faktor for vores gode kundeloyalitet.”

Negative og konstruktive sætninger, eksempler og formuleringer til medarbejdersamtaler, baseret på konceptet om ikke-voldelig kommunikation inden for kundekommunikation:

• “Jeg har lagt mærke til, at nogle af jeres e-mails til kunderne er formuleret relativt direkte. Det kan opfattes som om, at vi er mindre anerkendende. Det er vigtigt for mig, at vores kommunikation med kunderne altid forbliver venlig og professionel. Kunne du læse sådanne beskeder igennem igen, før du sender dem?”
• “Jeg hørte fra en kunde, at han ikke følte sig fuldt informeret om status på sit projekt. Jeg forstår, at det kan ske på grund af den store arbejdsbyrde. Hvordan kan vi sikre, at vores kunder får mere regelmæssige opdateringer?”

Personlig kommunikation

Positive sætninger, eksempler og formuleringer til medarbejdersamtaler på det personlige område:

• “Din empatiske og respektfulde behandling af andre gør dig til en rollemodel for hele teamet.”
• “Du formår at tage selv kritiske emner op på en måde, der får din modpart til at føle sig værdsat.”
• “Din åbenhed og autenticitet i kommunikationen skaber tillid og fremmer en åben virksomhedskultur.”

Negative eller konstruktive sætninger, eksempler og formuleringer til medarbejdersamtaler, baseret på konceptet om ikke-voldelig kommunikation i den personlige sfære:

• “Jeg har lagt mærke til, at du nogle gange ikke har særlig meget øjenkontakt i samtaler eller ikke lytter aktivt. Det kan give indtryk af, at den anden persons bekymringer ikke er vigtige for dig. Jeg vil gerne se mere opmærksomhed i øjeblikke som dette. Kan vi være opmærksomme på det?”
• “Jeg har lagt mærke til, at din feedback i personlige samtaler nogle gange er meget kortfattet, som “Jeg har det fint”. Det kan give indtryk af, at du ikke rigtig beskæftiger dig med emnet. Det ville være rart, hvis du kunne gå mere i dybden med sådanne samtaler.”

Som allerede nævnt kan skabeloner til medarbejdersamtaler selvfølgelig hjælpe med at kommunikere feedback på en konstruktiv måde. Følgende blogindlæg kan hjælpe dig, hvis du er mere interesseret i emnet: 7 skabeloner til regelmæssige medarbejder-check-ins .

Skabelon til 1-til-1 samtale for at reflektere over kommunikation: Ledelse gennem spørgsmål

Helt efter princippet “lede gennem spørgsmål” kan man naturligvis også reflektere over kommunikation sammen med medarbejderne.

Passende en-til-en-samtaler kan være et godt grundlag for at skrive en officiel rapport bagefter. 

For at give dig et eksempel på en passende samtale har jeg udarbejdet en skabelon til dig her. Du er velkommen til at afprøve den i Echometer-værktøjet.

Forhåbentlig er du nu blevet inspireret til, hvordan du kan give dit teammedlem feedback om emnet kommunikation. Lad os fortsætte med nogle eksempler, der er specifikt rettet mod softwareudviklere og softwareingeniører. Hvordan kan du give god feedback til softwareudviklere i performance reviews og appraisals, når det handler om kommunikation? Her er nogle formuleringer, eksempler og sætninger:

Feedback på området: Behovsanalyse med interessenter

• Det er positivt: “Jeg synes, det var fantastisk, hvor klart og forståeligt du omsatte kundens krav til tekniske trin. Det hjalp os virkelig med at udarbejde en præcis plan.”
• Negativ: “Jeg bemærkede, at nogle krav forblev uklare på det sidste møde med kunden. Jeg vil gerne have, at du stiller flere spørgsmål under sådanne møder, hvis der mangler detaljer, så vi kan undgå misforståelser. Hvad skal du bruge for at sikre dette?”

Feedback på området: Kodeanmeldelser

• Det er positivt: “Din feedback i den sidste kodegennemgang var detaljeret og hjælpsom. Den hjalp med at forbedre kodens kvalitet uden at demotivere nogen.”
• Negativ: “Jeg har bemærket, at din feedback i kodegennemgangene ofte er meget kortfattet. Det ville være nyttigt, hvis du kunne komme med mere specifikke forslag, så dine kolleger bedre kan forstå, hvordan de kan forbedre koden.”

Feedback på området: Dokumentation

• Det er positivt: “Den dokumentation, du har udarbejdet til API-modulet, var klart struktureret og meget nyttig. Det gør det lettere for teamet at arbejde effektivt med det.”
• Negativ: “Jeg har set, at dokumentationen for den sidste funktion mangler nogle vigtige detaljer, f.eks. om brugen af API’en. Kan du sørge for, at dokumentationen er komplet, så alle nemt kan få adgang til den?”

Feedback på området: Teammøder og stand-ups

• Det er positivt: “Dine bidrag i stand-up’erne er altid præcise og lige til. Resultatet er, at vi alle ved præcis, hvor vi står, og kan planlægge bedre.”
• Negativ: “Det var svært at forstå din status i den sidste stand-up, fordi der manglede nogle detaljer. Det ville være godt, hvis du kunne give klare opdateringer, så teamet er bedre informeret.”

Feedback på området: Samarbejde med ikke-teknikere

• Det er positivt: “Jeg sætter pris på, hvor tålmodigt og tydeligt du forklarede de tekniske processer til marketingkollegerne. Det gjorde virkelig samarbejdet nemmere.”
• Negativ: “Under den sidste udveksling med designteamet virkede dine forklaringer ret tekniske og svære at forstå. Det ville være nyttigt, hvis du forsøgte at udtrykke dig mere enkelt i sådanne samtaler for at undgå misforståelser.”

Område: Fejlfinding og problemløsning i et team

• Det er positivt: “Jeg så, hvordan du ledte teamet i fejlsøgningen af det sidste problem. Din tilgang var struktureret og løste problemet effektivt.”
• Negativ: “Under den sidste fejlsøgning så det ud til, at du primært arbejdede på problemet alene uden at involvere dine kolleger. Jeg vil gerne have, at du inddrager teamet mere, så alle kan arbejde sammen om en løsning.”

Område: Præsentation af resultater

• Det er positivt: “Præsentationen af din prototype var klar og overbevisende. Du understregede alle de vigtige punkter og inspirerede teamet.”
• Negativ: “Da du præsenterede dit indslag, var det svært at genkende de vigtigste punkter. Det ville være godt, hvis du kunne strukturere dine resultater mere tydeligt i fremtiden, så alle kan forstå dem bedre.”

Område: Overdragelse og onboarding af nye kolleger

• Det er positivt: “Din videnoverførsel under Max’ onboarding var fremragende. Din klare forklaring gjorde det lettere for ham at komme i gang og gav ham øjeblikkelig selvtillid.”
• Negativ: “Der var nogle ubesvarede spørgsmål ved den sidste onboarding, fordi ikke alle de relevante oplysninger blev udleveret. Det ville være nyttigt, hvis du forberedte overdragelsen mere grundigt i fremtiden.”

Forresten, endnu et tip på dette tidspunkt: Hvis dit første personlige møde med en ny medarbejder er lige om hjørnet, kan jeg anbefale vores artikel om emnet: 5 tips til en-til-en-møder med nye medarbejdere .

Hvis din medarbejdersamtale eller individuelle præstationssamtale handler om softwareudviklere, bør du nu have nogle eksempler på emnet kommunikation. Jeg vil gerne slutte af med et par sætninger mere, som kan hjælpe dig med at pege konstruktivt mod en positiv fremtid for at øge motivationen:

• Anerkendelse af forbedringer: “Jeg har lagt mærke til, at I har arbejdet med dette punkt, og det har haft en virkelig positiv effekt på samarbejdet. Det viser, hvor åben du er over for udvikling.”

• Feedback om videreudvikling: “Din præstation var allerede stærk, og jeg ser stadig en masse potentiale. Hvis du går mere målrettet til værks på dette område, kan du virkelig opnå store ting.”

• Værdsættelse af holdånd: “Jeg vil gerne understrege, hvor meget jeres holdånd beriger vores samarbejde. Du sørger for, at alle føler sig inkluderet, og det styrker sammenholdet.”

• Opmuntring efter fejltagelser: “Selv om det ikke gik perfekt denne gang, vil jeg gerne understrege, hvor meget vi kunne lære af det. Dit engagement var vigtigt, og vi fandt en løsning sammen.”

• Støtte til udfordringer: “Jeg kan se, hvor hårdt du prøver at løse dette problem, og jeg ved, at det ikke er let. Lad os sammen se på, hvordan vi kan støtte dig.”

• Fremhæver innovativ styrke: “Dine ideer er kreative og giver et frisk pust til vores processer. Jeg sætter stor pris på, at du har modet til at introducere nye tilgange.”

• Taknemmelighed for pålidelighed: “Der er altid øjeblikke, hvor jeg kan stole på dig –, og det sætter jeg virkelig pris på. Din pålidelighed giver teamet tryghed.”

God kommunikation er rygraden i ethvert vellykket samarbejde, især i komplekse arbejdsmiljøer som f.eks. softwareudvikling eller funktionærteams. Uanset om det handler om klart at forstå krav, give konstruktiv feedback eller løse konflikter –, er evnen til at formidle tanker og ideer præcist og respektfuldt afgørende.

Min tekst har vist, hvor forskellige kommunikationsudfordringerne er i arbejdslivet, og hvor vigtigt det er at formulere både positiv og kritisk feedback med omhu og klarhed. Det er især nyttigt at anvende principper som ikke-voldelig kommunikation for at fremme et klima af tillid og åbenhed.

Hvis du stadig ikke er helt sikker på, hvordan du bedst coacher din medarbejder, har jeg et sidste tip til dig: Har du nogensinde overvejet at prøve software til en-til-en-møder? 

Det er netop her, vores Echometer-værktøj kan hjælpe dig. Hvis det lyder interessant, kan du finde mere information på vores hjemmeside (Vores hjemmeside: Echometer) eller registrer dig direkte ved at bruge en af vores en-til-en-skabeloner - for eksempel den herunder: