Зустріч 1:1 зі складним працівником? 7 порад та шаблон

Зустріч віч-на-віч зі співробітником, якого – суб’єктивно – важко сприймати, може бути схожа на шахову партію: кожен хід має бути добре продуманий, інакше ви опинитеся в обороні. 

Ніхто не очікує такої складної зустрічі віч-на-віч. Але ці розмови мають потенціал для створення справжніх проривів. Замість того, щоб уникати конфліктів, керівники повинні розглядати їх як можливість: для прояснення ситуації, зростання та кращої співпраці – навіть з найскладнішими співробітниками. 

За допомогою правильної стратегії – емпатії, розумних запитань і чітких очікувань – ви зможете вести розмову таким чином, що в результаті виграють обидві сторони.

Незалежно від того, чи проводяться вони в цифровому або віртуальному форматі, зустрічі 1 на 1 пропонують простір для зворотного зв’язку, а отже, і для особистого розвитку, що є надзвичайно важливим у сучасному робочому світі. У цій статті я дам вам кілька хороших запитань, які ви можете використати під час особистої зустрічі, щоб провести максимально продуктивну розмову.

Перш за все: якщо ви все ще не знаєте, як виглядають хороші індивідуальні зустрічі, перегляньте наш посібник: Посібник з 6 порадами для успішних індивідуальних розмов.

Почнемо з семи корисних і практичних порад для вашої оціночної співбесіди.

Індивідуальні зустрічі зі складними працівниками - шаблон, запитання та поради

Порада: Змініть розташування місць для сидіння. Замість того, щоб сидіти обличчям до обличчя (що часто має конфронтаційний ефект), спробуйте розташуватися під кутом 90 градусів або розмовляти під час ходьби (“walk & talk”). Це розслабляє атмосферу і знімає напругу.

Чому? Люди відчувають себе менш атакованими, якщо вони не сидять прямо “навпроти” один одного. Це робить розмову більш невимушеною.

2. “Менше кажи, більше питай –, але по-іншому”.

Порада: Ставте питання, які викликають цікавість. Замість “Чому ви цього не зробили?”, запитайте “Як би ви вирішили проблему, якби у вас була повністю вільна рука?”.

Чому? Складні працівники часто блокують інформацію або переходять в оборону. Ставлячи відкриті, націлені на перспективу питання, ви даєте їм можливість самим активно розробляти рішення.

3. “Перетворити очікування на проект спільного дизайну”.

Порада: Замість того, щоб просто формулювати очікування, попросіть працівника сформулювати свої власні очікування від співпраці. “Як би ви в ідеалі організували нашу співпрацю?”

Чому? Коли люди формулюють власні очікування, вони автоматично беруть на себе більше відповідальності – і їм важче повністю відмовитися.

4. “Перейдіть від режиму проблеми до режиму можливості”.

Порада: Перетворіть негативні ситуації на виклик: “Уявіть, що ви були власним консультантом –, яку пораду ви б дали собі?”

Чому? Складні працівники часто чинять опір пропозиціям інших. Даючи їм нову перспективу, ви переводите розмову від проблем до рішень.

5 “Менше говоріть, дайте людям більше писати”.

Порада: Якщо розмова емоційно забарвлена, попросіть працівника викласти свою точку зору в письмовій формі – до або після зустрічі.

Навіщо? Це допомагає уникнути імпульсивних реакцій і змушує вас структурувати себе більш чітко. Те, що ви написали, також може слугувати загальним орієнтиром у подальшому.

6. “Слухайте нюанси –, а не тільки слова”.

Порада: Звертайте увагу на мову тіла, тон голосу та дрібні реакції. Іноді в знизуванні плечима або короткій паузі міститься більше інформації, ніж у самих словах. Замість того, щоб перекладати прямо, запитайте: “У мене таке відчуття, що є ще –, я правий?”

Чому? Складні працівники не завжди говорять те, що думають, прямо. Але коли вони розуміють, що ви знаєте про їхні невербальні сигнали, це часто відкриває нові рівні розмови.

7. “Скажи, що ти НЕ будеш робити”.

Порада: Деякі працівники бояться критики або негативних наслідків. Активно усувайте цей страх: “Не хвилюйтеся, я не хочу виставляти вас у поганому світлі. Я хочу зрозуміти, що вас турбує”.

Чому? Це створює психологічну безпеку та знижує рівень захисту.

В принципі, це стосується як вас, так і працівника: Майте реалістичні очікування від співбесіди та реалістичну мету. Ви також можете поставити цю мету на початку співбесіди. Наприклад, вона може бути досить простою:

• Прозора мета на початку розмовиНа жаль, ми не зможемо виконати ваше прохання або вирішити конфлікт за один крок. Моя мета цієї розмови - насамперед зрозуміти ситуацію з вашої точки зору.

Це дасть вам деякі важливі основи для вашої індивідуальної зустрічі з проблемним працівником. Перейдемо до наступного кроку.

Той факт, що ви натиснули на цю статтю, говорить мені про те, що ви хочете отримати щось на кшталт посібника для індивідуальної бесіди зі складним працівником.

Тому тут ви знайдете шаблон, який має добре супроводжувати таку розмову. Водночас, точний дизайн, звичайно, багато в чому залежить від вашої мети – тому, будь ласка, враховуйте поради вище, коли будете структурувати свою розмову зі своїм прямим підлеглим.

До речі, ви можете зберегти шаблон як документ у форматі Doc під фактичним шаблоном, але як альтернативу – у форматі PDF або Word. Просто натисніть на перемикач “Плюс”.

До речі, нехай вас не вводить в оману порядок денний: Якщо ваш складний колега виливає потік слів, дайте йому закінчити і, звісно, будьте готові викинути за борт свої заздалегідь підготовлені запитання.

Наступне зображення стосується здорових команд, але воно не стосується вашої розмови віч-на-віч. Тут ваша мета має полягати в тому, щоб ви ставили запитання, а ваш складний співробітник брав на себе більшу частину часу розмови.

Якщо ви керівник, який перебуває в епіцентрі словесної баталії, вам може бути важко ставити правильні запитання.

Але, звичайно, є й питання, на деякі з яких я хотів би відповісти тут.

Як ви могли помітити, багато з них мають одну мету: зрозуміти точку зору співробітника – і водночас розширити її.

Шаблон 1 до 1 для превентивної роботи

На додаток до цих запитань, інший тип шаблону також може бути корисним для побудови довгострокових довірчих відносин з вашим співробітником. Він не підходить для самої співбесіди, але тим більше як превентивний захід. Я хотів би познайомити вас зі спеціальною технікою для цього.

Поспілкувавшись із близько 100 менеджерами за останні кілька місяців, я помітив одну закономірність. 

Багато керівників час від часу проводять невеликі опитування під час індивідуальних зустрічей. Це означає, що вони просто ставлять кілька запитань у невимушеній формі і запитують працівника: а) чи згоден він або вона з твердженням (наприклад, від 1 до 7), а потім б) чому він або вона відповів або відповіла саме так.

Вони очікують від цих мікродосліджень у 1:1 наступне:

• Більше різноманітності та участі в діалозі 1 на 1
• Прийняття нових перспектив
• Вимірюваність (м’яких) KPI, таких як задоволеність з плином часу

І, звісно, ви також можете використовувати цю ідею під час індивідуальних зустрічей зі складними працівниками. Я зібрав чотири твердження, які зосереджені на вас: Ваші лідерські якості. Зрештою, це, очевидно, має великий вплив на те, як поводяться ваші співробітники.

Ви також можете завантажити цей шаблон як документ, але ще краще: у нашому програмному забезпеченні для зустрічей один на один ми маємо вбудований інструмент, який робить результати видимими з часом як показник і дає вам поради за допомогою асистента зі штучним інтелектом - подивіться без логіну за допомогою кнопки внизу.

І ви не можете дочекатися, щоб поставити ці питання під час особистої зустрічі? Дуже добре, я радий. 

Якщо ви хочете отримати більше творчих ідей, я можу порекомендувати вам нашу відповідну статтю: 129 Винахідливі запитання на особистих зустрічах (від психолога) .

Ви, мабуть, майже здогадалися. Звісно, є ще багато шаблонів для особистих зустрічей, які рано чи пізно вам знадобляться. 

Наприклад, я розповідаю про шаблони для вашої індивідуальної зустрічі щодо зарплати, вашої розмови зі складним працівником або з абсолютно новим співробітником.

У нас є додаткові шаблони для всіх цих випадків використання, які ви можете знайти в цій статті: Зустрічі 1:1: 15 перевірених шаблонів для редагування (безкоштовно).

Після важкої зустрічі ви, швидше за все, відчуєте полегшення. А якщо ваша розмова буде успішною, у вас може навіть з’явитися щось на кшталт надії. Наведені тут запитання повинні вам допомогти. Бажаю вам успіху!

Але ви не повинні забувати одну мудрість: Існує незліченна кількість питань, які можна поставити, але найважливіше - це те, що ви індивідуально адаптуєте розмову до свого співробітника. 

Наш асистент для особистих зустрічей зі штучним інтелектом також може допомогти вам, якщо ви регулярно проводите особисті зустрічі з членами вашої команди. Якщо ви хочете дізнатися більше, відвідайте наш веб-сайт: Найкраще програмне забезпечення для зустрічей 1 на 1 .