Щотижневі зустрічі 1:1: ідеальний порядок денний з шаблонами

Сила порядку денного зустрічей один на один

На сучасному робочому місці безперервна комунікація між керівниками та членами їхньої команди є більш важливою, ніж будь-коли. Щотижневі або двотижневі зустрічі один на один довели свою ефективність як ефективний спосіб підтримання узгодженості дій та сприяння зростанню і продуктивності. Не дивно, що 94% менеджерів проводять індивідуальні зустрічі і приблизно 48% з них - щотижня.

У цій статті ви дізнаєтеся, як створити ефективний порядок денний для індивідуальних зустрічей і які шаблони найкраще підходять для різних ситуацій.

Порядок денний щотижневих індивідуальних зустрічей

Чому варто проводити (дво)щотижневі індивідуальні зустрічі 💡.

Частота ваших особистих зустрічей може мати значний вплив на їхню ефективність. Регулярні зустрічі зазвичай дають можливість залишатися ближче до команди.

Але між щотижневими та двотижневими зустрічами є й певні відмінності. Щотижневі зустрічі один на один дозволяють швидко вносити корективи та отримувати своєчасний зворотній зв’язок, тоді як двотижневі зустрічі один на один дають більше часу для прогресу та змін між зустрічами.
Тому важливо, щоб ви чітко усвідомлювали точну мету, плануючи індивідуальні зустрічі. Звичайно, ви також повинні брати до уваги думки членів команди.

При визначенні періодичності враховуйте робочі процеси вашої команди, проектні цикли та індивідуальні вподобання. В принципі, незалежно від обраного вами інтервалу, послідовність - це ключ до успіху!

Баланс між якістю та кількістю

• Щотижневі індивідуальні зустрічі: Ідеально підходить для швидкозмінних середовищ або для роботи над критично важливими проектами
• Зустрічі один на один раз на два тижні: Підходить для більш сформованих команд або коли потрібні більш поглиблені обговорення.

До речі, якщо вам не терпиться скласти порядок денний: у моєму наступному відео ви знайдете чудовий шаблон порядку денного для індивідуальних зустрічей, що включає 7 розумних запитань, подивіться.

Play

Порядок денний щотижневих індивідуальних зустрічей

Ідеальний порядок денний для (дво)щотижневих зустрічей один на один💡.

Ефективний порядок денний індивідуальних зустрічей гарантує, що ці зустрічі будуть продуктивними і цінними для обох сторін. Наведемо конкретний приклад: Наведений нижче порядок денний містить найважливіші питання. 

До речі, ви можете запустити шаблон в інтерактивному режимі за допомогою Echometer, нашого психологічно обґрунтованого програмного забезпечення для зустрічей 1 до 1. Воно пропонує набагато більше шаблонів запитань і навіть поради щодо дій:

Тепер ви вже повинні мати уявлення про типовий порядок денний зустрічі 1 на 1. Щоб піти далі, давайте подивимось, як ми структуруємо зустріч один на один на окремі етапи.

Етап 1: Ідеальна підготовка – Як організувати продуктивні індивідуальні зустрічі

На першому етапі (можливо, перед зустріччю) і керівник, і працівник готують тези для обговорення:

• Використовуйте спільний документ або інструмент, де обидві сторони можуть отримувати нагадування та додавати теми, які ви хочете обговорити (див., наприклад, приклад Echometer ).
• Заохочуйте членів вашої команди брати на себе відповідальність, додаючи свої пункти до порядку денного 1:1 перед зустріччю 1:1.
• Потім ви можете додати додаткові бали, якщо це необхідно.

Цей процес гарантує, що індивідуальні зустрічі розробляються спільно з працівником, що підвищує залученість, оскільки в центрі уваги перебуває працівник.
Після цього вам слід переглянути нотатки з останньої індивідуальної зустрічі:

• Перед поточною зустріччю обидві сторони повинні переглянути дії та обговорення, що відбулися під час останньої зустрічі. Це допомагає відстежувати зобов’язання і контролювати прогрес у часі.

Перед тим, як заглибитися в розмову тет-а-тет, варто все організувати та визначити найважливіші теми для обговорення:

• Визначте пріоритетність найважливіших або критично важливих тем.
  • Приклад: Поточні блокування або майбутні дедлайни
• Забезпечити поєднання короткострокових тактичних питань і довгострокових стратегічних дискусій.
  • Приклад: Процеси в поточному проекті (тактичні) та розширення власних сильних сторін (стратегічні)

Етап 2: Ефективні розмови – Як отримати максимум користі від зустрічі

Перш ніж приступити до серйозних справ на самій зустрічі, ви можете почати з короткого особистого знайомства, також відомого як “криголам”:

• Почніть з короткої неформальної розмови, щоб створити гарну атмосферу.

  • Приклади:

    • Як пройшов ваш день?
    • Що стало вашим найбільшим досягненням цього тижня?
    • Над чим ви найбільше працювали протягом останнього тижня?

• Обмежтеся 2-3 хвилинами, щоб створити позитивний настрій і не затягувати зустріч без потреби.

Після криголама настав час зайнятися важливими питаннями. Розумна розстановка пріоритетів гарантує, що критичні теми отримають необхідну увагу, навіть якщо часу обмаль:

• Розглядайте найбільш пріоритетні теми спочатку, коли обидва учасники ще зосереджені.

  • Приклади:

    • Що наразі гальмує вас на роботі?
    • Як просувається проект, який має бути завершений наступного тижня?

Оскільки індивідуальні зустрічі стосуються не лише повсякденних завдань, але й довгострокової задоволеності та розвитку співробітника, важливо збалансувати тактичні та стратегічні дискусії:

• Тактичний: Нагальні завдання, поточні проекти та короткострокові цілі.
• Стратегічний: Довгостроковий кар’єрний розвиток, масштабне мислення та планування майбутнього.
• Прагніть до співвідношення 70/30 між тактичними та стратегічними темами під час більшості індивідуальних зустрічей.

Етап 3: Забезпечення стабільності – як реалізувати результати зустрічі

Тепер настав час завершити зустріч. Спочатку підсумуйте заходи та рішення:

• Чітко перерахуйте всі дії, які були зроблені під час зустрічі.
• Вкажіть, хто відповідає за який захід і до якого терміну він має бути виконаний.

Нарешті, ви повинні поділитися нотатками та наступними кроками зі своїм співробітником.

• Надішліть співробітнику короткий підсумок зустрічі (наприклад, електронною поштою).
• Додайте найважливіші моменти обговорення, прийняті рішення та вжиті заходи.

Це створює спільний протокол, який гарантує, що всі учасники згодні з тим, що обговорювалося.

Дотримуючись цього порядку денного, ви створюєте послідовну структуру для індивідуальних зустрічей, зберігаючи при цьому гнучкість для обговорення найактуальніших тем щотижня.

Порядок денний щотижневих індивідуальних зустрічей

Вимірювання впливу (дво)щотижневих індивідуальних зустрічей💡.

Щоб переконатися, що ваші особисті зустрічі справді ефективні, важливо вимірювати їхній вплив. Це не лише допоможе покращити процес, але й продемонструє цінність цих зустрічей для працівника та керівництва.

Відповідні KPI (ключові показники ефективності) для індивідуальних зустрічей

• Зобов’язання працівників: Регулярні індивідуальні бесіди мають призвести до підвищення рівня задоволеності та залученості працівників. Використовуйте періодичні опитування, наприклад, опитування щодо стану здоров’я, щоб відстежувати це.
• Рівень досягнення цілей: Відстежуйте, наскільки ефективно співробітники досягають цілей, обговорених під час особистих зустрічей.
• Утримання працівників: З часом ефективні індивідуальні бесіди повинні сприяти підвищенню рівня утримання співробітників і, таким чином, зменшенню плинності кадрів.

Прямий зворотній зв’язок один на один:

• ROTI (Return On Time Invested): Після кожної індивідуальної зустрічі просіть про короткий зворотній зв’язок щодо ефективності зустрічі. Наш особистий фаворит - просити оцінити ROTI за шкалою від 1 до 10 (наскільки корисним був час, витрачений на цю індивідуальну зустріч?). Тут ви навіть можете порівняти оцінки ROTI між різними зустрічами з плином часу.
• Щоквартальні огляди: Проводьте більш поглиблені огляди індивідуального процесу кожні кілька місяців.

За допомогою цих KPI ви маєте найкращу можливість продемонструвати ефективність особистих зустрічей собі, своїм співробітникам і керівництву.

Порядок денний щотижневих індивідуальних зустрічей

Поширені помилки під час спілкування один на один та як їх уникнути💡.

Навіть маючи найкращі наміри, ви можете потрапити в певні пастки при виконанні тет-а-тет. Ось кілька поширених пасток і стратегій, як їх уникнути:

Перетворіть індивідуальні бесіди на звіти про стан справ:

• Пастка: Зустріч перетворюється на простий перелік виконаних завдань.
• Рішення: Зосередьтеся на перспективних дискусіях. Запитуйте про виклики, необхідні ресурси та майбутні пріоритети, а не просто обговорюйте те, що вже зроблено.

Нехтування довгостроковими цілями на користь короткострокових питань:

• Пастка: Кожна зустріч фокусується виключно на нагальних завданнях і проблемах.
• Рішення: Регулярно обговорюйте довгострокові кар’єрні цілі та плани розвитку. На кожній зустрічі виділяйте час для короткострокових і довгострокових тем.
  Пам’ятай про це: Хорошим балансом між тактичними і стратегічними дискусіями є співвідношення 70/30.

Невиконання заходів:

• Пастка: Зобов’язання, взяті один на один, забуваються або ігноруються.
• Рішення: Закінчуйте кожну зустріч, чітко називаючи і фіксуючи заходи. Починайте наступну зустріч з огляду цих заходів. Використовуйте спільний документ або інструмент (наприклад Echometer), щоб відстежувати зобов’язання в часі.

Порядок денний щотижневих індивідуальних зустрічей

Шаблони для різних типів тет-а-тет

Хоча послідовна структура є важливою, ви можете адаптуватися до різних ситуацій, використовуючи різні формати запитань у межах основної структури. Ось кілька шаблонів, які ви можете використовувати або адаптувати:

Приклади типових запитань під час індивідуальної бесіди

Загальні питання:

• Про що ви думаєте цього тижня?
• Які ваші пріоритети на цьому тижні?
• Наскільки впевнено ви відчуваєте себе в напрямку розвитку компанії?

Стратегія та прогрес:

• У вас є запитання щодо стратегії?
• Вам потрібна моя участь?
• Як ви просуваєтеся до своїх цілей?
• Що ви дізналися з часу нашої останньої розмови?
• Що стало для вас викликом з часу нашої останньої розмови?
• Що змінилося з часу нашої останньої розмови?

Зворотний зв’язок:

• Що ви можете сказати про мене?
• Чи є якісь взаємодії, які ви хотіли б обговорити?

•  

Найпоширеніші проблеми

Незважаючи на те, що наведені вище питання є хорошими загальними питаннями, ми виявили в ході дискусій з багатьма менеджерами та лідерами команд, що існують проблеми, в яких “звичайні” питання не працюють так добре.

Коротше кажучи, ми визначили шість поширених проблем в управлінні персоналом, з якими допоможуть впоратися чудові програми зустрічей тет-а-тет:

Ці проблеми є:

1. Емпатія до клієнта: “Моїм співробітникам важко зрозуміти перспективу клієнта і компанії”.
2. Побудова стосунків: “Мої співробітники не відкриваються мені під час зустрічей 1:1”.
3. Особистий розвиток: “Мої співробітники не мають внутрішніх цілей розвитку”.
4. Індивідуальний виступ: “Мої співробітники не оптимізують свої канали зворотного зв’язку та робочі процеси”.
5. М’які навички: “Моїм співробітникам важко висловлювати свої сумніви з повагою і продуктивно” або “Вони відчувають себе легко атакованими, коли їх критикують”.
6. Відповідальність та участь у команді: “Мої співробітники не беруть на себе відповідальність за досягнення командної мети”.

Як людина, яка проводить зустрічі один на один з членами своєї команди, ви, напевно, самі стикалися з деякими з цих проблем. Ось чому ми в Echometer розробили спеціальні шаблони з психологами та експертами з проведення (гнучких) мітингів, щоб вирішити їх.

Приклади шаблонів для вирішення цих проблем

Оскільки ми вже створили понад 25 шаблонів, які вирішують вищезгадані проблеми, я хотів би представити тут два приклади:

Приклад проблеми #1:

“Мої співробітники не мають внутрішніх цілей розвитку”.

Навіть якщо люди не мають конкретних цілей розвитку, безумовно, є аспекти їхньої роботи, які цікавлять їх більше, ніж інші. Якщо ви подивитеся на проблему таким чином, ви зможете вивести цілі розвитку з інтересів, які також мотивують працівника. Це також відомо як “створення роботи”.

Шаблон індивідуальної зустрічі: розробка завдання

У кожного з нас є певні аспекти роботи, які нам подобаються більше, ніж інші. Зазвичай є певна свобода дій, щоб формувати наші ролі відповідно до наших уподобань. Корисно знати про ці вподобання і розповідати про них, щоб бути готовим, коли з’являться можливості для створення роботи. Запитання для шаблону “створення роботи” 1:1:

Приклад проблеми #2:

“Моїм співробітникам важко висловлювати свої сумніви”.

або

“Вони відчувають себе легко атакованими, коли їх критикують”.

З цієї фундаментальної проблеми часто випливає багато інших проблем. Одним із прикладів цього є те, що таким людям часто складніше встановити чіткі межі, що, в свою чергу, погано відображається на таких працівниках.

Для цього конкретного прикладу ми створили шаблон під назвою “Відмова”, який ви можете використати в індивідуальній бесіді зі своїм співробітником:

Шаблон зустрічі один на один: як сказати “ні

Якщо людині важко сказати “ні”, їй можуть давати все більше і більше завдань, поки вона не опиниться під загрозою вигорання. Цей формат допомагає людям подумати про те, як встановити правильні очікування і сказати “ні”, коли це необхідно.

Порядок денний щотижневих індивідуальних зустрічей

Висновок - Порядок денний щотижневої зустрічі тет-а-тет⚡

Регулярні зустрічі один на один, щотижня або раз на два тижні, є чудовим способом налагодити комунікацію, підвищити продуктивність і підтримати співробітників. Створивши структурований, але гнучкий порядок денний, ретельно підготувавшись і послідовно дотримуючись його, ви зможете максимізувати вплив цих важливих зустрічей.

Ключові фактори для успішних індивідуальних зустрічей:

1. Закономірність: Дотримуйтеся узгодженого графіка, будь то щотижневого або двотижневого.
2. Якість розмов: Зосередьтеся на відкритому та чесному спілкуванні для обговорення як короткострокових, так і довгострокових питань.
3. Послідовне відстеження: Переконайтеся, що обговорені завдання та цілі послідовно виконуються та реалізуються.

Короткий чек-лист для ефективних (дво)щотижневих зустрічей один на один:

• Підготовка:

  • Використовуйте спільні документи порядку денного
  • Заохочуйте співробітників створювати порядок денний
  • Перевірте попередні нотатки та пункти дій

• Під час зустрічі:

  • Особиста реєстрація на старті
  • Спочатку розберіться з найважливішими темами
  • Баланс між тактичними та стратегічними дискусіями (70/30)

• Продовження:

  • Підсумуйте пункти дій та рішення
  • Поділіться нотатками та наступними кроками

Використовуйте шаблони та стратегії, представлені в цій статті, як відправну точку та адаптуйте їх до потреб і культури вашої команди. Крім того, використовуйте значущі KPI для вимірювання успіху індивідуальних зустрічей:

Значущі KPI:

• Прихильність співробітників
• Рівень досягнення цілей
• Утримання працівників
• ROTI (Return On Time Invested - повернення інвестованого часу) 
• Щоквартальний зворотній зв’язок

Якщо приділити час і увагу особистим зустрічам, вони стануть наріжним каменем вашого управлінського підходу і сприятимуть успіху всієї команди.

Якщо ви шукаєте інструмент, який допоможе вам підготувати зустрічі 1:1 і вибрати відповідні шаблони, ви можете спробувати Echometer безкоштовно: Echometer Створити робочий простір.