4 поради для ретроспективи в гібридних командах

Під час пандемії коронавірусу багато команд працювали повністю віддалено або в домашніх офісах. Деякі компанії повільно повертаються “назад в офіс” або переходять на гібридну модель роботи: одні працюють на місці, інші - в домашньому офісі. Оскільки час і “як” часто незрозумілі, ретро-формати в гібридних командах також важко планувати. Тож як тренери Agile та Scrum-майстри можуть найкраще спланувати ретроспективи в гібридних, очних або віддалених умовах?

Тут ми підсумовуємо найважливіші відмінності та поради щодо ретро-методів і форматів.

🔮 Цифри та перспективи гібридної роботи в гнучких командах

Але спочатку коротко про питання: чи є розподілена робота в Agile-командах моделлю майбутнього? Особливо у сфері «роботи зі знаннями» працюють За даними Gartner, половина з 1 мільярда працівників у світі вже працюють віддалено.. Звичайно, виникає питання, як розвиватиметься цей «віддалений сетап» після Corona, чи команди знову працюватимуть повністю «на місці», чи скоріше за гібридною моделлю. Згідно з опитуваннями серед гнучких команд Дослідження “Стан 1ТП8Т” Чисто:

• Лише 3 % заявили, що планують повернутися в офіс на повний робочий день
• 25 % респондентів стверджують, що продовжуватимуть працювати повністю віддалено у світі після пандемії COVID-19
• 56 % надають перевагу гібридному підходу, повертаючись до офісу регулярно, але не щодня

Оскільки ми маємо сильний ринок праці для працівників, особливо у сфері роботи зі знаннями, компанії можуть бути змушені задовольняти ці побажання працівників, щоб залишатися конкурентоспроможними на ринку праці та не втрачати таланти. Тому варто мати справу з розподіленими та гібридними моделями роботи. Ось наші поради щодо гібридних ретроспектив:

Дізнайтеся більше

☝️ Порада 1: Заздалегідь з’ясуйте, як налаштувати Retro

Те, про що багато людей не знають, але що було неодноразово доведено традиційно гібридними віддаленими організаціями, такими як Gitlab: Найкраще налаштування для “гібридної роботи це налаштувати всю комунікацію “спочатку віддалено”.

Тож якщо у вас є команда, члени якої працюють з дому або в польових умовах, варто одразу ж почати з комунікації та документації. “спочатку віддалений” які потрібно викласти. Це може здатися дорогим у короткостроковій перспективі, але це окупається в довгостроковій перспективі.

Тож якщо ваша команда вирішила використовувати гібридну модель, ви маєте взяти на себе зобов’язання зробити це правильно. Для гнучкої команди це означає, що ретроспективи також повинні відповідати цій вимозі “спочатку віддалені”.

Але що відбувається, коли одні колеги присутні на ретро, а інші віддалені?

☝️ Порада 2: Рівноправна взаємодія для віддалених та очних учасників

Ретроспектива завжди має на меті створити однакові, якнайнижчі бар’єри для всіх учасників, щоб вони могли долучитися до розмови. У гібридних ретроспективах, як показує досвід, цього можна досягти двома різними способами:

Ретро-метод 1: Всі учасники телефонують окремо.

У цьому ретро-методі всі члени команди просто окремо беруть участь в онлайн-зустрічі - навіть ті члени команди, які знаходяться в офісі на місці та які теоретично могли б зустрітися разом в одній кімнаті. Таким чином, для всіх учасників/учасниць створено однакові умови. Навіщо збирати всіх колег в офісі в конференц-залі? Тому що це створює динаміку двох класів, де віддалені колеги виключаються з багатьох взаємодій у кімнаті. Той, хто випробував налаштування «Частково в кімнаті, частково через відеоконференцію», знає, про що ми тут говоримо.

Ретро-метод 2: Цифровий канал також у ретро-форматі на місці

Навіть якщо спосіб 1 є кращим варіантом за логікою “спочатку віддалений”, ми не хочемо позбавляти вас принаймні способу 2: Якщо ви збираєте частину команди в одній кімнаті, взаємодія має бути принаймні максимально рівноправною для всіх. Фізична дошка для цього не підходить. Кращими альтернативами є онлайн-дошки (наприклад, Miro), інструменти для взаємодії в реальному часі (наприклад, Mentimeter) або просто Echometer - що поєднує функціональні можливості Whiteboard та Live Engagement. В принципі, слід також звернути увагу на те, щоб формат ретроспективи («Keep, Stop, Start» тощо) був прийнятним для розподіленої команди. Тут ви можете знайти більше відповідних, творчі ретроспективні методи такі як Skribbl або вікно Johari.

☝️ Порада 3 для ретроспективи в гібридних командах: залучайте команду до проектування

Ця порада очевидна, але нею часто нехтують: просто відкрито запитайте команду, як вони бачать гібридні ретроспективи. Як Scrum Master або Agile коуч, ви несете відповідальність за ретро-метод не одноосібно, а за команду в цілому.

Це добре працює в дистанційних, гібридних та виїзних ретроспективах: На виході з ретроспективи попросіть оцінити “рентабельність витраченого часу” (ROTI) за шкалою від 0 (дуже погано витрачений час) до 10 (дуже добре витрачений час) і запитайте про причину такої оцінки. Таким чином, ви створюєте основу для запису свіжих вражень команди безпосередньо наприкінці ретроспективи.

☝️ Порада 4: Одна платформа для всіх ретро-інсталяцій (віддалених, гібридних та на місці)

У дусі “спочатку віддалений, а потім віддалений” має існувати цифровий ретро-архів, доступ до якого матимуть усі колеги.

Це має бути задокументоване як місцеве ретро, так і гібридне ретро та повне віддалене ретро.

Ця документація буде дуже корисною для візуалізації розвитку команди з плином часу. Часто, переглядаючи старі ретро-версії, ми чули такі речі, як “Ого, це справді був наш найбільший виклик рік тому?”

Відповідні моменти успіху мають великий вплив на те, щоб зробити додану вартість гнучких методів відчутною і, таким чином, збільшити прихильність до ретро-технологій.

Echometer - це платформа, яка підтримує всі гібридні ретро-формати від підготовки, впровадження до подальших дій.

З Echometer ви можете:

• Зберіть відгуки заздалегідь і асинхронно до ретроспективи за допомогою опитування 💬
• Збирайте відгуки в прямому ефірі під час ретроспективи та запускайте голосування - НОВИНКА: тепер це навіть дуже зручно для учасників за допомогою їхнього смартфона 📲
• Ви автоматично отримуєте ROTI на кожній ретроспективі і бачите, як сприймається якість різних форматів 📊
• І, нарешті, одним натисканням кнопки ви отримуєте єдину документацію всіх ваших ретроспектив, включно з 😮‍💨

Завдяки уніфікованій платформі розвиток команди стає більш прозорим для всіх учасників, і замість різних інструментів команда має лише одне цілісне рішення для безперервного розвитку команди. 🚀

До речі, ви можете провести ретроспективу за допомогою нашого інструменту, не входячи в систему зі свого боку або з боку вашої команди, і просто спробувати його. За допомогою цієї кнопки ви можете, наприклад, провести ретроспективу щодо 5 гнучких цінностей Scrum:

Примітка: Цей формат вимагає узгодження з пунктами Health Check за шкалою.

• Сміливість: Ми цінуємо, коли хтось проявляє сміливість.
• Повага: ми цінуємо ідеї один одного, навіть якщо ми не погоджуємося.
• Зобов’язання: кожен член команди прагне виконувати обіцянки.
• Фокус: ми не дозволяємо собі відволікатися від досягнення мети спринту.
• Відкритість: ми відкриті до конструктивного зворотного зв’язку і можемо розвиватися на його основі.

Якщо вам потрібні більш різноманітні запитання для ретроспективи, перегляньте нашу публікацію про це: 32 свіжі ретроспективні методи для початківців та професіоналів (зокрема, з Mario Kart Retro, Marathon Retro та Elon Musk Retro).

До речі, одним з найкращих методів сталого розвитку agile-мислення членів команди є впровадження agile Health Check. Наш безкоштовний конструктор Team-Health Check може допомогти вам поставити правильні запитання - просто натисніть, щоб переглянути.