Посібник з 6 порадами для успішних індивідуальних розмов

Успішні індивідуальні бесіди є важливим інструментом для керівників у побудові міцних стосунків зі своїми підлеглими, а також для їхнього просування та розвитку. У цій статті ви отримаєте вичерпний посібник, який пояснює, що таке індивідуальні бесіди, яка їхня мета, як їх проводити та які поради варто мати на увазі.

Що таке індивідуальні зустрічі зі співробітниками? Зустріч 1 на 1 - це регулярне обговорення віч-на-віч між менеджером або керівником команди та окремим працівником. Такі зустрічі створюють простір, в якому можна обговорити проблеми, обмінятися думками та визначити спільні цілі.

Основна увага приділяється індивідуальному розвитку працівника, а також з’ясуванню перешкод і визначенню пріоритетів. На відміну від загальних зборів команди, (принаймні, успішні) індивідуальні зустрічі або оцінювання працівників є індивідуальними та пристосованими до потреб конкретної людини.

Важливо: Зустріч один на один - це все ж таки ділова зустріч. Звичайно, іноді вона може бути більш неформальною, але завжди має бути зрозуміло, яку додаткову цінність ви досягаєте за допомогою формату тет-а-тет. 

Тепер ви маєте чітко уявляти, що таке зустріч один на один. Перейдемо до наступного кроку нашого посібника з проведення успішних зустрічей один на один: мета та призначення зустрічей один на один.

Мета індивідуальних зустрічей

Мета успішних зустрічей один на один - створити приватний і довірливий формат діалогу між працівником і менеджером або лідером команди. Коли є довіра, працівники набагато частіше відкрито діляться своїми ідеями та перешкодами. 

Завдяки регулярності зустрічей 1-на-1 також значно прискорюється комунікація щодо поточних завдань у команді, і своєчасно виявляються можливі невірні ініціативи співробітників. Тому частиною успішних зустрічей один на один є також регулярна каденція – докладніше про це нижче.

До речі, я також зробив відео на Youtube, де представляю результати мого невеликого дослідження: Я запитав 100 менеджерів у якісних інтерв’ю, чому вони взагалі проводять зустрічі один на один - перегляньте, будь ласка.

Play

Мета індивідуальних бесід

Окрім загальної мети, мета індивідуальної зустрічі залежить від конкретної ситуації. Типовими цілями успішної індивідуальної або регулярної зустрічі з оцінювання є

• Введення в посаду нового працівника
• Прив’язка працівника до компанії (або команди)
• Вирішення проблем з продуктивністю (див. “План покращення продуктивності”)
• Сприяння розвитку співробітників всередині компанії
• Зворотній зв’язок та загальне покращення співпраці

Успішні індивідуальні зустрічі повинні зосереджуватися як на індивідуальних потребах співробітника, так і сприяти досягненню цілей компанії, якщо вони проводяться за всіма правилами мистецтва.

До речі: Якщо ви менеджер розробників програмного забезпечення, то наступна стаття може бути для вас цікавою: 6 Приклади зворотного зв’язку для розробників програмного забезпечення .

Додаткова цінність індивідуальних розмов

Незалежно від конкретної мети ваших індивідуальних зустрічей або оціночних співбесід, є багато додаткових переваг, якими ви можете скористатися:

• Побудова стосунків: Тісний зв’язок між менеджером або керівником команди та працівником створює довіру та значно покращує комунікацію.
• Підвищення мотивації: Регулярна увага сигналізує про вдячність і зміцнює прихильність.
• Знати задоволеність і намір скасувати: У часи “війни за таланти” дуже важливо знати рівень задоволеності працівників, щоб мати змогу протидіяти будь-яким намірам звільнення на ранній стадії.
• Можливість для коучингу: Менеджери та керівники команд можуть використовувати оцінювання співробітників для коучингу та надавати співробітникам поштовх для розвитку.

Гаразд, переходимо до наступного кроку в нашому посібнику 1 до 1: як проводити успішні індивідуальні бесіди? Почнемо з простого запитання: Яка насправді хороша каденція розмов один на один, як часто вони повинні відбуватися?

Ви віддаєте перевагу порадам щодо бесід зі співробітниками у форматі відео? Немає проблем. Ось поради щодо бесід зі співробітниками для перегляду:

Play

Почнемо з відповіді на питання, як проводити індивідуальні бесіди, з того, як часто вони повинні відбуватися. 

Частота проведення регулярного оцінювання або індивідуальних зустрічей залежить від різних факторів, таких як розмір команди та потреба в координації з точки зору змісту. Чіткого правила для цього не існує. Ось типові рекомендації для успішних індивідуальних зустрічей, які виконують свою мету:

• Щотижня: Ідеально підходить для швидкоплинного робочого середовища або для нових співробітників.
• Раз на два тижні: Часто збалансований інтервал для більшості команд. Гарна відправна точка для індивідуальних обговорень.
• Щомісяця: Для досвідчених співробітників з чіткими цілями та стабільною роботою.

До речі, в опитуванні запитували, як часто працівники хотіли б зустрічатися зі своїми керівниками 1 на 1. Відповідь - щотижня! Джерело: Опитування щодо частоти зустрічей 1:1

Отже, наступна порада очевидна: частіші зустрічі 1 на 1 можуть мати експоненціальний позитивний вплив на розвиток співробітників, як показано на цьому графіку:

Керівники повинні постійно визначати фіксовану каденцію для регулярних зустрічей зі співробітниками або індивідуальних зустрічей, а потім постійно адаптувати цю каденцію до ситуації в діалозі зі співробітником, щоб мета індивідуальних зустрічей могла бути оптимально досягнута. 

Як керівник, ви тепер знаєте, як часто слід проводити індивідуальні бесіди. Наступний крок нашого посібника “Як проводити успішні індивідуальні бесіди” присвячений правильній тривалості такої бесіди.

Знову ж таки, не існує чіткого правила для успішних зустрічей 1-1. Типова тривалість успішної зустрічі один на один становить від 15 до 60 хвилин:

• 15 хвилин: Достатньо часу для регулярної реєстрації у звичному форматі з фіксованим порядком денним. У разі необхідності, окремі дати повинні бути призначені для спеціальних тем, що не входять до фіксованого порядку денного.
• 60 хвилин: Залишає місце для більш глибоких дискусій, таких як розвиток або кар’єрні теми, на додаток до фіксованого порядку денного.

Чіткий порядок денний та ефективні нотатки для підготовки допомагають найкраще використати час. Наша порада - заплануйте трохи більше часу на перші регулярні оціночні співбесіди, а потім, за необхідності, скоротіть їхню тривалість.

Існує великий попит на шаблони індивідуальних розмов. Ось чому на наступному кроці нашого посібника я надам вам короткий шаблон, який допоможе оптимально досягти мети вашої індивідуальної бесіди. Це також наблизить нас до суті питання про те, як проводити успішні індивідуальні бесіди.

Щодо шаблону, то ви маєте повну свободу дій, але є кілька правил для успішних зустрічей 1-1. Щоб допомогти вам почати, ось перевірений шаблон для успішних зустрічей один на один та їхній порядок денний:

1. Реєстрація: Як у вас справи? Неформальне спілкування на особисті теми.
2. Рецензія: Над чим ви працювали останнім часом? Над якими темами зараз працюєте?
3. Блокатори та виклики: З якими блокуваннями чи викликами ви боретеся? Як я можу вас підтримати?
4. Голи: Які цілі ви поставили перед собою на наступний тиждень?
5. Подальші пункти працівника або прямого звіту (наприклад, відгуки чи ідеї)
6. Подальші зауваження менеджера або керівника команди (наприклад, зворотній зв’язок або особистий обмін інформацією про оновлення від компанії)
7. Опитування громадської думки (за бажанням): Регулярне опитування членів команди щодо різних аспектів (наприклад, загальна задоволеність, культура зворотного зв’язку, лідерство) у цифрах і можливість їх вимірювання підвищує професіоналізм вашого лідерства.

Використання порядку денного створює структуру і забезпечує безпеку для обох сторін при підготовці до індивідуальної або оціночної зустрічі. Це значно підвищує ймовірність успішного обговорення, яке відповідає дійсній меті зустрічі.

До речі, в нашому блозі є відповідна стаття, якщо вас цікавлять більш детальні шаблони: 15 перевірених шаблонів зустрічей 1-1 для редагування (безкоштовно) .

До речі, інструмент для зустрічей 1-на-1 Echometer пропонує різні шаблони для вашої рутини зустрічей. Ось лише один приклад з багатьох - зазирніть у наш інструмент:

Ще дві конкретні поради щодо порядку денного індивідуальних зустрічей, якщо ви розглядаєте можливість адаптації шаблону індивідуальних зустрічей:

• Якщо ви хочете досягти успіху, будь ласка, не пропускайте реєстрацію під час індивідуальної бесіди. Ймовірно, ви обидва щойно повернулися з інших зустрічей або ситуацій, і вам потрібно кілька хвилин, щоб психологічно налаштуватися на індивідуальну бесіду. Реєстрація також є гарною можливістю зміцнити стосунки зі співробітником і продемонструвати взаємну особисту зацікавленість та вдячність.
• Пункт порядку денного “Інші питання від працівника” на індивідуальній зустрічі призначений для того, щоб ваш працівник міг підняти тут будь-які теми, які він не знає, куди віднести. Тому я раджу не вилучати його з порядку денного і завжди проактивно запитувати, чи є якісь теми з цього приводу. Якщо ні, ви завжди можете пропустити це питання під час ділової зустрічі, і, принаймні, воно не стане на заваді успіху вашої зустрічі 1 на 1.

Хороший гід також працює з фреймворками. Ось чому я не хочу позбавляти вас нашого короткого фреймворку для індивідуальних зустрічей. Він допоможе вам оптимально реалізувати мету вашої нової рутини зустрічей.

Якщо ваші індивідуальні зустрічі або зустрічі з персоналом здаються вам марною тратою часу і не приносять жодного результату, наступний розділ для вас.

Багато індивідуальних зустрічей або оцінок співробітників закінчуються одностороннім інформуванням про стан справ від співробітників до їхніх керівників або лідерів команд. Такі зустрічі один на один зі звітним характером часто мають мало доданої вартості для працівника, вони не виконують своєї мети і, перш за все, означають додаткову роботу. На нашу думку, такі “зустрічі 1-1 для звіту про стан справ” є марною тратою часу і не відповідають вимогам сучасного менеджера як “лідера-слуги”.

Дивіться також: Лідерство служіння в умовах гнучкого робочого контексту

Тому ми наполегливо рекомендуємо, щоб успішні індивідуальні зустрічі завжди були орієнтовані на розвиток, щоб повністю виконати свою мету.

Орієнтовані на розвиток індивідуальні бесіди або оцінювання співробітників дотримуються чітких рамок для досягнення максимального успіху:

1. Безперервні роздуми: Спільно обмірковувати минулі успіхи та виклики. Виявляйте закономірності разом зі співробітниками.
2. Цілі розвитку: Розробка привабливих індивідуальних цілей розвитку, які відповідають кар’єрним цілям працівника, підвищує його лояльність та мотивацію.
3. Заходи з розвитку: Визначте та активно підтримуйте конкретні кроки для розвитку навичок працівника, щоб він міг досягти своїх цілей.

Така структура для успішних зустрічей один на один дає орієнтири та сприяє подальшому розвитку. Першим кроком є визначення мети розвитку - що є наступною частиною нашої інструкції щодо розмови один на один.

Цілі розвитку можуть бути ще одним інструментом для надання структури та спрямування ваших індивідуальних зустрічей або оціночних зустрічей і, таким чином, максимізації їхнього успіху. Цілі розвитку завжди повинні відповідати контексту, щоб виконати своє призначення:

• Наскільки мета розвитку працівника відповідає цілям команди або компанії? Якщо цей аспект взаємозв’язку цілей актуальний для вас, я можу порекомендувати структуру “Цілі та ключові результати” як підказку.
• Як мета розвитку співвідноситься з особистими інтересами та мотивацією працівника?

Дослідження показують, що чіткі цілі розвитку – можуть підвищити продуктивність працівників на 12% до 15% без будь-якої фінансової компенсації –. Див: Вплив цілей на ефективність роботи.

Основа успішних індивідуальних зустрічей: визначення мети розвитку для співробітників

Тому перед тим, як визначати цілі розвитку під час ваших зустрічей 1 на 1, ви також повинні відволіктися від повсякденного життя, щоб поговорити про довгострокове бачення співробітника та роль, яку він бачить для себе в середньостроковій або довгостроковій перспективі. Намагайтеся добре зрозуміти мотивацію працівника, перш ніж приступити до спільного визначення цілей розвитку.

Наші шаблони для реєстрації можуть допомогти вам у цьому: 5 шаблонів для регулярних перевірок співробітників .

Цілі розвитку мають бути чіткими, вимірюваними та досяжними, щоб вони відповідали своєму призначенню. Для перевірки формулювань можна використовувати метод SMART:

• Конкретно: Чи є мета розвитку достатньо чіткою та конкретною? Якщо вона здається занадто далекою в майбутньому, чи можна визначити більш ранню проміжну мету?
• Вимірюваний: Повинні бути вимірювані показники для оцінки прогресу. Як ви будете інтегрувати ці вимірювання у ваші індивідуальні зустрічі або регулярні оцінки співробітників?
• Приваблива: Мета повинна бути значущою та мотивуючою для працівника.
• Реалістично: Мета розвитку має бути досяжною для працівника. Чи реально її досягти з урахуванням робочого навантаження, чи не доведеться змінювати зони відповідальності?
• Припинено: Повинні бути чіткі часові рамки і, в ідеалі, проміжні результати, щоб можна було досягти прогресу вже під час наступних індивідуальних зустрічей або зустрічей з працівниками.

Теоретично, ви, звичайно, можете використовувати регулярні звіти співробітників для перевірки статусу цілей. Ви можете дізнатися більше про звіти співробітників у цьому блозі з 5 шаблонами .

Відстежуйте цілі розвитку під час індивідуальних зустрічей

Тримайте мету розвитку якомога помітнішою у ваших особистих нотатках, щоб ви регулярно про неї нагадували. 

Мета розвитку регулярно перевіряється під час успішних індивідуальних зустрічей або оцінювання працівників і, за необхідності, коригується. Крім того, з мети розвитку повинні випливати заходи, які можна реалізувати якнайшвидше, щоб можна було постійно відчувати прогрес і досягати мети індивідуальних зустрічей.

В ідеалі, у вас завжди має бути один-два активних заходи для досягнення мети розвитку, які ви можете обговорити під час індивідуальних зустрічей або оцінювання співробітників.

Play

Ви все ще відчуваєте себе невпевнено як менеджер або керівник команди і не знаєте, як проводити успішні індивідуальні бесіди? Вище я вже зазначав, що, звичайно, існує програмне забезпечення для проведення індивідуальних зустрічей. Принадність онлайн-інструментів для індивідуальних зустрічей полягає в тому, що вони природним чином враховують основи цього посібника.

Якщо вас цікавлять існуючі інструменти в деталях, я можу порекомендувати нашу статтю як додаткову підказку: 3 найкращі інструменти для зустрічей 1 на 1 у порівнянні . Якщо у вас одразу виникне бажання спробувати, на нашу думку, найкращий інструмент для успішних зустрічей 1-на-1, ви можете почати безпосередньо з наступного шаблону. Інструмент може набагато більше, ніж просто фіксувати нотатки про розмову - він має багато шаблонів, автоматизацій, пропозицій щодо заходів і допомагає вам мати KPI для розвитку співробітників:

Отже, давайте підсумуємо те, що, я сподіваюся, ви, як менеджер, дізналися про успішні індивідуальні бесіди та їхню мету (окрім того, що ви знаєте, що таке бесіда 1 на 1):

1. Забезпечте регулярність: Важливою є постійна каденція, наприклад, щотижнева або двотижнева.
2. Підготовка та чиста документація: Чіткий порядок денний і структуровані нотатки роблять індивідуальні зустрічі більш ефективними.
3. Слухаю: Дайте працівникові можливість висловити свої проблеми.
4. Сприяти розвитку: Використовуйте індивідуальні та регулярні оцінки співробітників для визначення довгострокових цілей розвитку співробітників та активно підтримуйте їх досягнення.
5. Відстежую: Зафіксуйте результати і завдання в письмовому вигляді та створіть спільне зобов’язання щодо виконання подальших дій.

Завдяки цим порадам і рекомендаціям ваші індивідуальні зустрічі та регулярні оцінки співробітників стануть цінним інструментом для лідерства та розвитку.

Тут також ще раз поради щодо бесід зі співробітниками у форматі відео:

Play