Простий у використанні шаблон ретроспективного порядку денного Sprint

Якщо ви шукали в Google “Шаблон порядку денного зустрічі спринт-ретроспективи” або “Що відбувається на зустрічах спринт-ретроспективи”, то ви потрапили в потрібне місце.

У цій статті я хочу взяти вас з собою і показати, як виглядають наші ретроспективні порядки денні для спринтерських нарад. Я покажу вам усі важливі аспекти, які ми винесли з понад 30 000 гнучких ретроспективних зустрічей, включно зі скріншотами та безкоштовним прямим доступом, якщо ви захочете створити ретроспективний порядок денний самостійно.

Перш за все, я хотів би представити вам різні “будівельні блоки”, які ви можете використовувати для створення власного порядку денного скрам-ретроспективи. У цьому випадку я обрав порядок, який вже складає чудовий порядок денний для гнучкої ретроспективи. Але, будь ласка, майте на увазі, що ви можете реструктурувати ці будівельні блоки, як вам заманеться, або навіть опустити деякі з них, щоб все одно створити чудовий порядок денний для спринт-ретроспективи.
Просто подумайте, скільки часу у вас є на ретроспективну зустріч і чи відчуваєте ви та ваша команда бажання виконувати всі ці кроки.

Підготуйте ретроспективу:

Перш ніж провести успішну ретроспективу, ви повинні її підготувати. На цьому першому кроці потрібно розмежувати вас як організатора сесії та людей, які будуть присутні на ній лише як учасники.

 

1. виберіть відповідний ретро-формат

Можливо, ви вже чули про “Ретроспективу того, що пройшло добре” або “Ретроспективу вітрильника”. В обох випадках це набір питань, які ставляться під час ретроспективи. Ці питання часто розглядаються як серце ретроспективи. Тому найкраще підготувати кілька цікавих питань, за допомогою яких ваша команда зможе поміркувати над тим, що відбулося під час останнього спринт-циклу. Для цього існує безліч шаблонів ретроспектив. Наприклад, ми написали статтю про понад 50+ шаблонів ретроспектив, а також у нашому інструменті Echometer ви можете обирати між усіма цими різними шаблонами як пресети.

У цьому випадку ви бачите невеликий вибір шаблонів ретроспектив зліва, а справа ви можете побачити, що якщо ви, наприклад, оберете “Ретроспективу “Зберегти, Зупинити, Почати”, ви все одно зможете адаптувати питання до потреб вашої команди.

2. збирати інформацію

Після вибору правильного шаблону для вас і вашої команди, я люблю надсилати ретроспективне опитування членам команди, щоб вони могли заздалегідь відповісти на питання, які будуть задані в ретроспективі. Це скорочує тривалість ретроспективи і, як було доведено, робить її більш успішною. Однак завчасна відповідь на це опитування не є обов’язковою, а скоріше опцією, якщо ви і ваша команда хочете це зробити. Якщо ви вирішите надіслати опитування членам своєї команди, ви можете зробити це в інструменті Echometer простим клацанням миші.

Хочете самостійно підготувати ретроспективу в найкоротші терміни? Тоді вам варто скористатися нашим безкоштовним інструментом:

Хід ретроспективи:

Після того, як ви зробили всі приготування до ретроспективи, ви та ваша команда можете розпочати її. Це процес ретроспективи, який я зазвичай використовую:

Тут важливо зазначити, що ви не зобов’язані слідувати цьому порядку, або навіть можете пропустити частини, якщо хочете. Ви можете просто вирішити, чи відповідають вони потребам вашої команди, чи ні.

 

3. ретроспективна реєстрація / криголам

Щоб запустити ретроспективу і налаштувати всіх на правильний лад, ми використовуємо так звані “криголами”. Криголам - це просте питання на початку ретроспективи, щоб залучити всіх членів команди і дати їм можливість розповісти коротку історію, наприклад, про їхні останні робочі дні. Важливо, щоб цей крок не тривав занадто довго. Зазвичай ми ставимо невелике смішне питання і даємо всім членам команди 20 секунд на роздуми, а потім від 30 секунд до хвилини на обговорення. Один з моїх особистих улюблених криголамів - це “Яка тварина - криголам”.

Як бачите, цей перший крок покликаний створити гарний настрій і першу залученість до сесії для всіх членів команди. Ці криголами не обов’язково повинні містити смішні зображення тварин, а можуть бути простим питанням на кшталт “Як пройшов ваш день до цього часу?”.

Але якщо у вас є можливість зробити його веселішим, чому б і ні?

В інструменті Echometer ви можете обирати з різних шаблонів криголамів, таких як “Яка тварина - криголам”, або ви навіть можете почати ретро з випадково обраного криголама, щоб додати більше різноманітності.

4. огляд дій (пункт дій)

Після короткої реєстрації наступним кроком на моїх зустрічах спринт-ретроспективи є так званий “Перегляд пунктів дій”. Простіше кажучи, усі пункти дій або заходи, які були вирішені під час останнього спринту, коротко обговорюються.
Якщо це ваша перша ретроспектива з командою і ви ще не сформулювали жодних пунктів дій, ви можете пропустити цей крок. Я повернуся до нього пізніше, коли прийде час формулювати нові пункти дій.
Якщо у вас вже є пункти дій, ви повинні перевірити кожен з них:

- Чи реалізували ми пункт дій, як планували? (“Перевірка”)
- Чи потрібно нам більше часу на це? (“Повторити”)
- Чи відкидаємо ми пункт дій через нову інформацію? (“Скасувати”)

У нашому інструменті це виглядає приблизно так:

Після того, як ви перевірили всі пункти дій, ви переходите до наступного кроку порядку денного зустрічі спринт-ретроспективи…

 

5. збір даних 2.0

Якщо ви ще не зробили цього перед ретроспективою за допомогою опитування, ваша команда може відповісти на всі запитання в обраному вами шаблоні ретроспективи.

Зазвичай ми не лише відповідаємо на питання ретроспективи, але й випадковим чином додаємо два так званих питання “Перевірки стану здоров’я”, щоб виміряти настрій команди щодо різних тем:

Це дає вам можливість вимірювати стан здоров’я вашої команди не лише точково, але й у часі. В інструменті Echometer створюється автоматична статистика, яка вимірює, наскільки “здорова” ваша команда в даний момент у порівнянні з іншими періодами часу. Це дозволяє виявляти ранні попереджувальні сигнали та вживати контрзаходів до того, як продуктивність команди впаде.

Коли ви закінчите збирати інформацію, я зазвичай даю кожному члену команди можливість коротко представити свої відповіді. Це робиться лише для того, щоб швидко отримати перше невелике враження, а не для того, щоб поглиблювати відповіді. Це станеться лише на наступному кроці…

6. інсайт та розробка дій

На цьому етапі ретроспективної зустрічі ми хочемо заглибитися у відповіді членів команди. Щоб підійти до цього стратегічно, ми спочатку даємо членам команди можливість проголосувати за те, які моменти вони хочуть висвітлити більш детально в ретроспективі. В Echometer ми робимо це, надаючи членам команди бали, які вони можуть індивідуально призначити для відповідей. Наш інструмент автоматично розраховує, скільки балів голосування ми виділяємо кожному учаснику, щоб зустріч була ефективною (у прикладі 2 голоси на користувача виділено синім кольором).

Після цього ми обговорюємо відповіді, за які ми проголосували. Під час обговорення окремих пунктів ми розробляємо заходи для покращення роботи в команді. Це так звані “Action Items”, які ми хочемо реалізувати в Sprint Cycle і перевірити знову на наступній ретроспективі. Як ви можете бачити на малюнку, в нашому інструменті Action Items можна прикріпити безпосередньо до пунктів обговорення.

Тепер, коли ми створили нові Action Items для наступного Sprint Cycle, залишилося зробити лише один маленький, але важливий крок…

7. ретроспективний зворотній зв’язок

Незважаючи на те, що ретроспектива закінчилася, ми хочемо скористатися можливістю, щоб винести з неї уроки. Для вас, як фасилітатора ретроспективи, це не лише ваша робота - провести ретроспективу, але й переконатися, що вона щоразу буде кращою та адаптованою до вашої команди. Для цього в Echometer ми просто запитуємо так званий показник ROTI. Оцінка ROTI (return on time invested) - це суб’єктивна метрика, де учасники можуть оцінити ретроспективу за шкалою від 1 до 10. Тут ви отримуєте швидкий відгук про те, наскільки якісною була ретроспектива, а також можете порівняти, як змінюється оцінка ROTI з часом, щоб зрозуміти, чи загальний настрій рухається в правильному напрямку.

Сподіваюся, мені вдалося дати вам гарний огляд того, як я планую і проводжу свої ретроспективні зустрічі в найкоротші терміни. Якщо ви зацікавлені у професійному плануванні власних спринт-ретроспектив, ви можете зробити це безкоштовно за допомогою нашого інструменту Echometer.
Майте на увазі, що представлені тут інструменти - це лише вибірка з усього спектру всесвіту Echometer. Дошки, статистика та радар перевірки стану здоров’я - це лише кілька прикладів.
Тож не зволікайте, просто натисніть на кнопку і спробуйте наш інструмент без реєстрації: