Найкращий шаблон для індивідуальних зустрічей (Word & Doc)

У сучасному робочому світі ефективна комунікація між керівниками та їхніми безпосередніми підлеглими має вирішальне значення. Зустрічі один на один стали незамінним інструментом для налагодження такої комунікації та підвищення залученості співробітників. У цій статті ми надаємо вичерпний посібник, який ознайомить вас з основами проведення успішних зустрічей один на один. Ви отримаєте все - від розуміння теми до впровадження ефективних стратегій за допомогою спеціальних шаблонів зустрічей у Word і Doc.

Перш ніж ми розглянемо конкретні шаблони для зустрічей один на один з безпосередніми підлеглими, важливо зрозуміти, яка мета таких зустрічей.
Тому що тільки з правильним наміром ці розмови можуть розкрити весь свій ефект.

Що таке один на один?

Зустріч тет-а-тет - це, як правило, звичайна розмова між менеджером або керівником команди та їхнім співробітником.

Під час зустрічі слід передбачити час для обговорення викликів, цілей і професійного розвитку працівника. Багато компаній використовують стандартизований шаблон індивідуальної зустрічі (доступний у форматах Word і Doc), щоб забезпечити послідовність і ефективність таких зустрічей.

Значення та мета індивідуальних зустрічей

Індивідуальні зустрічі мають кілька цілей. Ось деякі з них:

• Побудова довіри та зміцнення відносин між керівниками та працівниками
• Регулярний зворотній зв’язок
• Висловлення занепокоєння та тривоги
• Узгоджуйте індивідуальні цілі з корпоративними
• Сприяння зростанню та розвитку співробітників
• Ефективне утримання працівників

Дійсно добре структурований шаблон для оцінювання співробітників включає всі ці пункти в одному шаблоні.

Відносини між керівником і працівником

Як уже згадувалося в першому пункті, зустрічі віч-на-віч відіграють вирішальну роль у зміцненні відносин між керівниками та працівниками. Вони створюють безпечний простір для відкритого діалогу, допомагають зруйнувати ієрархічні бар’єри та сприяють розвитку культури прозорості.

Я хотів би ще раз підкреслити цей момент, тому що стосунки між керівником і працівником є основою для успішних індивідуальних зустрічей. Якщо стосунки між працівником та його керівником нестабільні, індивідуальні зустрічі можуть втратити свій вплив.

Саме тому ми в Echometer поспілкувалися з багатьма менеджерами та лідерами команд і зрозуміли, що існують постійні проблеми, коли йдеться про стосунки з працівниками.

Однією з таких проблем є те, що працівники не відкриваються своїм безпосереднім керівникам під час особистих зустрічей. Ми викристалізували загалом 6 таких проблем. Ми розглянемо їх далі в цій статті, щоб зустрічі один на один дійсно могли розкрити свій повний ефект.

У цьому відео ми представляємо вам простий та ефективний шаблон анкети для співбесіди з працівником:

Play

Ефективна зустріч один на один зазвичай проходить за такою структурою. Будь-які шаблони запитань можуть бути легко інтегровані в цю структуру:

1. Реєстрація (криголам) для налагодження потоку розмови (5 хвилин)
2. Теми для обговорення, які працівник приносить з собою (10-20 хвилин)
3. Зворотній зв’язок та теми для обговорення від наукового керівника (10-15 хвилин)
4. Визначте цілі та розробіть конкретні дії (5-10 хвилин)
5. Підсумки зустрічі (5 хвилин)

Багато керівників вважають корисним використовувати безкоштовний шаблон індивідуальної зустрічі у форматі Word або Doc, щоб переконатися, що вони охоплюють всі необхідні моменти для ефективної індивідуальної зустрічі.

Перш ніж ми перейдемо до цього, я хотів би звернути вашу увагу на наші безкоштовні шаблони оціночних інтерв’ю в інструменті Echometer. Вони зосереджені на психологічних передумовах успішної командної роботи, допомагають досягти більшої вимірюваності в процесі розвитку і можуть бути заповнені в інтерактивному режимі. Не соромтеся поглянути:

Перша індивідуальна зустріч зі співробітником

Все колись буває вперше, і це також стосується зустрічей тет-а-тет. Важливо зазначити, що перша зустріч один на один має дещо іншу структуру, ніж наступні регулярні зустрічі.

Встановлення правильних очікувань

Скористайтеся першою зустріччю тет-а-тет зі своїм співробітником:

• Прояснити ролі та обов’язки
• Обговоріть комунікаційні вподобання
• Задати тон майбутнім індивідуальним зустрічам
• Встановіть цілі та ключові показники ефективності

Найкращі питання для першої індивідуальної зустрічі

• Які ваші короткострокові та довгострокові кар’єрні цілі?
• Як ви віддаєте перевагу отримувати зворотній зв’язок? (Тут може допомогти особистісний тест: Працівник абстрактний чи конкретний / стратегічний чи тактичний?)
• Що мотивує вас на роботі?
• З якими викликами ви зараз стикаєтесь?
• Як я можу найкраще підтримати вас у вашій ролі?

Включіть ці запитання до шаблону оціночної співбесіди у форматі Word / Doc для зручності. Крім того, ви можете завантажити наш шаблон безкоштовно далі в цій статті.

Після того, як ви провели першу індивідуальну зустріч з безпосереднім співробітником і встановили рамки, настав час планувати регулярні індивідуальні зустрічі. 

Як часто повинні відбуватися індивідуальні зустрічі?

Частота індивідуальних зустрічей може бути різною. Важливо, щоб вони відбувалися регулярно. Опитування менеджерів показало, що 94% з усіх менеджерів проводять індивідуальні зустрічі, з яких близько 49% роблять це щотижня. Двічі на тиждень індивідуальні зустрічі також є класичним ритмом. Щоб з’ясувати, чи є щотижневі або двотижневі індивідуальні зустрічі ідеальними для вашого випадку, ви можете задати собі наступні питання:

• Наскільки велика ваша команда?
• Наскільки складним є поточний проект?
• Що відповідає особистим потребам ваших співробітників?

В принципі, це стосується наступного: 

Щотижня один на один: Ідеально підходить для швидкозмінних середовищ або для роботи над централізованими проектами.

Раз на два тижні один на один: Підходить для більш сформованих команд або коли потрібні більш поглиблені обговорення.

Які теми варто обговорювати під час індивідуальних зустрічей (приклади)?

Прогрес у досягненні цілей та реалізації проектів

• «Як просувається клієнтський проєкт XY? На якому етапі ви зараз перебуваєте порівняно з графіком?»
• «Яких віх ви досягли з моменту нашої останньої розмови?»

Виклики та перешкоди

• «Чи є якісь технічні проблеми, які зараз заважають вам впроваджувати нове програмне забезпечення?»
• «Які ресурси чи підтримка вам потрібні, щоб оптимально підготуватися до майбутньої презентації?»

Зворотній зв’язок (в обох напрямках)

• «Як ви сприйняли відгук про ваш останній звіт за проєктом? Чи був він корисним і конструктивним?»
• «Чи є щось у моєму стилі керівництва, що я міг би покращити, щоб краще підтримувати вас?»

Розвиток кар’єри

• «Які навички ви хотіли б розвинути протягом наступних шести місяців, щоб досягти своїх кар’єрних цілей?»
• «Чи цікавить вас майбутня програма підвищення кваліфікації? Як вона може сприяти вашому професійному розвитку?»

Баланс між роботою та особистим життям

• «Наскільки ви задоволені своїм поточним балансом між роботою та особистим життям? Чи є сфери, які можна було б покращити?»
• «Чи відчуваєте ви підтримку завдяки гнучкому графіку роботи? Як це впливає на ваше особисте життя?»

Командна динаміка

• «Як ви відчуваєте співпрацю в команді після реструктуризації? Чи є позитивні чи негативні зміни?»
• «Які у вас є ідеї щодо покращення комунікації між відділами?»

Безкоштовний шаблон для Word і Docs

Щоб допомогти вам, ми створили безкоштовний шаблон індивідуальної зустрічі, сумісний з Word і Docs. 

Зверніть увагу: шаблон для Docs і Word є англійською мовою і може потребувати перекладу для ваших цілей. Ви можете, наприклад, використовувати Використовуйте DeepL.

Під шаблоном нижче ви знайдете посилання для його завантаження в різних форматах, включаючи Word, Google Sheets, PDF та Excel. Ви можете використовувати шаблон Word & Doc наступним чином:

1. Відкрийте документ у Документах Google, перейшовши до відповідного перемикача нижче, а потім натиснувши на зображення (див. цей символ нижче: ⏩)
2. Залежно від формату, натисніть у верхньому лівому куті «Файл» -> «Завантажити» -> «Microsoft Word (.docx)»
3. Тепер ви можете імпортувати завантажений документ у Word і редагувати його на свій розсуд.

Крім того, як ви можете бачити тут, ви, звичайно, можете відкрити формат безпосередньо в нашому інструменті для зустрічей 1 до 1 Echometer для ще більшої інтерактивності:

Щоб дати вам уявлення про те, які ще шаблони для індивідуальних зустрічей може запропонувати наш інструмент, я можу порекомендувати вам ознайомитися з наступним опитуванням Health Check.

Креативні формати для зустрічей 1 на 1: шаблон Health Check

Основна ідея полягає в тому, щоб використовувати опитування (відповіді від 1 до 7 в нашому інструменті) для роздумів про поточну роботу і зростання. Звісно, потім ви регулярно повторюєте це опитування 1 до 1 за допомогою нашого програмного забезпечення для візуалізації змін. Погляньте на наш інструмент або завантажте його у форматі Word, див. нижче:

Як уже згадувалося, існує шість поширених проблем в управлінні персоналом, які можна спостерігати, зокрема, під час особистих зустрічей. Зазвичай потрібно кілька зустрічей, щоб визначити, хто з працівників бореться з якими проблемами.

Ці шість проблем включають в себе:

1. Емпатія до клієнта: “Моїм співробітникам важко зрозуміти перспективу клієнта і компанії”.
2. Побудова стосунків: “Мої співробітники не відкриваються мені під час зустрічей 1:1”.
3. Особистий розвиток: “Мої співробітники не мають внутрішніх цілей розвитку”.
4. Індивідуальний виступ: “Мої співробітники не оптимізують свої канали зворотного зв’язку та робочі процеси”.
5. М’які навички: “Моїм співробітникам важко висловлювати свої сумніви з повагою і продуктивно” або “Вони відчувають себе легко атакованими, коли їх критикують”.
6. Відповідальність та участь у команді: “Мої співробітники не беруть на себе відповідальність за досягнення командної мети”.

Стратегії подолання викликів

Вирішення цих проблем може бути складним завданням для керівників команд. Причини можуть бути складними, наприклад, якщо працівник мав негативний досвід відкритості в минулому (можливо, навіть в особистому житті або в дитинстві).

Щоб ефективно вирішити ці проблеми, можливо, вам доведеться змінити свій підхід до проведення індивідуальних зустрічей з відповідним співробітником. Оскільки це серйозний виклик, і звичайних шаблонів для таких зустрічей може бути недостатньо, ми в Echometer розробили спеціальні шаблони разом з психологами та експертами з проведення гнучких зустрічей.

Шаблони Echometer та інші ресурси

Оскільки ми вже створили понад 25 шаблонів, які вирішують вищезгадані проблеми, я хотів би представити тут два приклади:

Проблема, приклад №1: Відсутні цілі розвитку

У моїх співробітників відсутні внутрішні цілі розвитку.

Навіть якщо люди не мають конкретних цілей розвитку, безумовно, є аспекти їхньої роботи, які цікавлять їх більше, ніж інші. Якщо ви подивитеся на проблему таким чином, ви зможете вивести цілі розвитку з інтересів, які також мотивують працівника. Це також відомо як “створення роботи”.

Шаблон індивідуальної зустрічі: розробка завдання

У кожного з нас є певні аспекти роботи, які нам подобаються більше, ніж інші. Зазвичай є певна свобода дій, щоб формувати наші ролі відповідно до наших уподобань. Корисно знати про ці вподобання і розповідати про них, щоб бути готовим, коли з’являться можливості для створення роботи. Запитання для шаблону “створення роботи” 1:1:

Проблема, приклад №2: Співробітники, які завжди погоджуються

Моїм співробітникам важко висловлювати свої сумніви.

або

Мої співробітники легко ображаються, коли їх критикують.

З цієї фундаментальної проблеми часто випливає багато інших проблем. Одним із прикладів цього є те, що таким людям часто складніше встановити чіткі межі, що, в свою чергу, погано відображається на таких працівниках.

Для цього конкретного прикладу ми створили шаблон під назвою “Відмова”, який ви можете використати в індивідуальній бесіді зі своїм співробітником:

Шаблон зустрічі один на один: як сказати “ні

Якщо людині важко сказати “ні”, їй можуть давати все більше і більше завдань, поки вона не опиниться під загрозою вигорання. Цей формат допомагає людям подумати про те, як встановити правильні очікування і сказати “ні”, коли це необхідно.

Зустрічі один на один - це потужний інструмент для покращення комунікації, підвищення залученості співробітників і підвищення продуктивності. Впроваджуючи стратегії, викладені в цьому посібнику, і використовуючи добре розроблені шаблони зустрічей один на один, ви можете перетворити ці розмови на динамічні, продуктивні зустрічі, які принесуть користь як вашому співробітнику, так і організації.

Пам’ятайте, що ключ до успіху - це послідовність, підготовка та справжня прихильність до розвитку співробітників. Почніть впроваджувати ці практики вже сьогодні, скориставшись нашим безкоштовним шаблоном індивідуальних зустрічей зі співробітниками, і побачите, як продуктивність і задоволеність вашої команди стрімко зростуть.

Тут ви також можете спробувати наш інструмент для зустрічей 1 на 1 безкоштовно і без входу:

У цьому відео ми представляємо вам, імовірно, найпростіший і найефективніший шаблон для типової двотижневої співбесіди з працівником:

Play