Перевірений шаблон документу: Щомісячні індивідуальні зустрічі

Ліза працює в гнучкій команді вже рік. Їй подобається її робота, але іноді вона відчуває себе невпевнено. Чи помітив її бос її успіхи? Чи є речі, які вона може робити краще?

Так, ви вгадали: Якщо за останній рік Ліза не мала жодної розмови тет-а-тет зі своїм керівником, значить, щось не так. 

Що підводить нас до теми: Щомісячні зустрічі 1 на 1 між керівниками та працівниками є ключовими для ефективного управління командою.

До речі, не так вже й важливо, чи відбуваються вони щомісяця, чи з іншою частотою – ми до цього ще повернемось.

Незалежно від того, чи проводяться вони в цифровому або віртуальному форматі, зустрічі 1 на 1 пропонують простір для зворотного зв’язку, а отже, для особистого розвитку, що є важливим у сучасному робочому світі.

Перш за все: якщо ви все ще не знаєте, як виглядають хороші індивідуальні зустрічі, перегляньте наш посібник: Посібник з 6 порадами для успішних індивідуальних розмов.

Гарне питання… Частота зустрічей 1-на-1 залежить від розміру команди та індивідуальних потреб. Наприклад, якщо у вас команда з десяти прямих підлеглих, то щомісячна зустріч один на один – це хороший ритм. Менші команди або більш інтенсивні проєкти можуть також вимагати щотижневих або двотижневих зустрічей.

Очевидно, що це також залежить від того, наскільки добре ви вже знаєте свою команду. На етапі ознайомлення доречно проводити щотижневі індивідуальні зустрічі.

У командах Agile або Scrum, в яких регулярна комунікація відіграє центральну роль, зустрічі повинні бути адаптовані до існуючого обміну інформацією. Можливо, немає потреби в рефлексії на індивідуальному рівні, якщо ви обговорюєте, як з’явилися певні помилки під час ретроспективи.

Регулярні, наприклад, щомісячні, індивідуальні зустрічі необхідні лише для індивідуального розвитку співробітників. Звичайно, це також може бути корисно в цифровому або віртуальному форматі, якщо команда працює віддалено.

До речі, зображення нижче підкреслює важливий момент: частіші роздуми про статус-кво також, як правило, означають швидший темп змін і вдосконалення. 🙂

Той факт, що ви натиснули на цю статтю, говорить мені про те, що ви шукаєте шаблон документу для щомісячних індивідуальних зустрічей. Звичайно, відповідні шаблони можуть мати різну спрямованість. 

Ось чому я зберегла для вас шаблон документа, який має стати гарним доповненням до класичної щомісячної оціночної співбесіди. Далі я дам вам кілька ідей щодо того, як ви можете збагатити рутину зустрічей іншими питаннями. 

Почнемо з шаблону для щомісячних зустрічей 1-на-1. До речі, ви можете зберегти його як документ під самим шаблоном, а також як PDF, Google Sheets, Excel або Word документ. Просто натисніть на перемикач «Плюс».

Як бачите, основна мета щомісячних індивідуальних зустрічей - зменшити масштаб. У повсякденному житті це часто буває дуже складно, саме тому необхідний спеціальний блок часу.

До речі, нехай вас не вводить в оману порядок денний: По суті, ваша мета має полягати в тому, щоб ваш внутрішньо мотивований співробітник сам підняв якомога більше тем для обговорення.

Тепер перейдемо до шаблону, який використовує трохи більш творчий підхід до діалогу один на один.

Поспілкувавшись за останні кілька місяців із близько 100 менеджерами, я помітив одну закономірність. 

Багато керівників час від часу проводять невеликі опитування під час індивідуальних зустрічей. Це означає, що вони просто ставлять кілька запитань у невимушеній формі і запитують працівника: а) чи згоден він або вона з твердженням (наприклад, від 1 до 7), а потім б) чому він або вона відповів або відповіла саме так.

Вони очікують від цих мікродосліджень у 1:1 наступне:

• Більше різноманітності та участі в діалозі 1 на 1
• Прийняття нових перспектив
• Вимірюваність (м’яких) KPI, таких як задоволеність з плином часу

І, звісно, ви також можете використовувати цю ідею під час щомісячних індивідуальних зустрічей. Я підготував для вас п’ять тверджень, які допоможуть вам замислитися над важливими передумовами для успішного працівника.

Ви також можете завантажити цей шаблон як документ, але набагато краще ось що: у нашому програмному забезпеченні для зустрічей один на один є вбудований інструмент, який робить результати видимими з часом як показник і дає вам поради за допомогою AI-асистента – не соромтеся переглянути його без входу в систему за допомогою кнопки внизу.

Як бачите, твердження стосуються ключових аспектів задоволеного працівника. 

Ще однією передумовою здорових, продуктивних працівників є, звичайно ж, хороший менеджер. Так, я говорю про вас. 

І, звичайно, є також твердження, які ви можете взяти з собою на індивідуальну зустріч. Зокрема, ось 4 поведінкових якоря, над якими ви можете поміркувати під час щомісячних індивідуальних зустрічей зі своїм співробітником.

Отже, тепер у вас є хороша основа для щомісячної індивідуальної бесіди.

І все ж у мене є ще кілька порад для тебе. Адже одне діло - твій порядок денний, а інше - креативні запитання, які ти ставиш у розпал словесної перепалки. Особливо в щомісячних індивідуальних розмовах варто поглянути на ситуацію з висоти пташиного польоту - і в цьому тобі допоможе наступний список запитань.

І ви не можете дочекатися, щоб поставити ці питання під час особистої зустрічі? Дуже добре, я радий. 

Якщо ви хочете отримати більше творчих ідей, я можу порекомендувати вам нашу відповідну статтю: 129 Винахідливі запитання на особистих зустрічах (від психолога) .

Ви, мабуть, майже здогадалися. Звісно, є ще багато шаблонів для особистих зустрічей, які рано чи пізно вам знадобляться. 

Наприклад, я розповідаю про шаблони для вашої індивідуальної зустрічі щодо зарплати, вашої розмови зі складним працівником або з абсолютно новим співробітником.

У нас є додаткові шаблони для всіх цих випадків використання, які ви можете знайти в цій статті: Зустрічі 1:1: 15 перевірених шаблонів для редагування (безкоштовно)

Перш за все, вітаємо: якщо ви сумлінно проводите щомісячні індивідуальні зустрічі зі своїми співробітниками, ви ставитеся до своєї лідерської ролі серйозніше, ніж в середньому.

Текст, який ви тут бачите, не повинен змусити вас забути одну мудрість: існує безліч питань, які можна поставити, але найважливіше - це адаптувати розмову індивідуально до свого співробітника. 

Наш асистент для особистих зустрічей зі штучним інтелектом також може допомогти вам у вашому діалозі. Якщо ви хочете дізнатися більше, відвідайте наш веб-сайт: Найкраще програмне забезпечення для зустрічей 1 на 1 .