Найкращий шаблон для щоквартальних індивідуальних зустрічей

Кожна успішна команда потребує регулярних піт-стопів – не для заміни шин, а для зворотного зв’язку, особистого розвитку та коригування цілей. Зустрічі тет-а-тет між керівниками та працівниками - це саме те, що потрібно: короткі, але надзвичайно важливі зупинки, які гарантують, що ніхто не залишиться поза увагою.

В кращому випадку, звичайно, мова йде навіть про щось більше, ніж просто «не відставати»: хороші зустрічі віч-на-віч можуть дати вашій команді поштовх.

Що підводить нас до теми: Шаблон для щоквартальних зустрічей 1 на 1 між керівниками та працівниками.

До речі, велику роль може відігравати те, чи відбуваються вони саме щоквартально, чи з іншою періодичністю - про це ми поговоримо трохи згодом.

Незалежно від того, чи проводяться вони в цифровому або віртуальному форматі, зустрічі 1 на 1 пропонують простір для зворотного зв’язку, а отже, для особистого розвитку, що є важливим у сучасному робочому світі.

Перш за все: якщо ви все ще не знаєте, як виглядають хороші індивідуальні зустрічі, перегляньте наш посібник: Посібник з 6 порадами для успішних індивідуальних розмов.

Також, якщо ви віддаєте перевагу відео, ви можете знайти шаблон для квартального звіту 1:1, який пояснюється в моєму відео. Він навіть містить 7 бонусних порад 🙂

Play

Гарне питання… Частота зустрічей 1-на-1 залежить від розміру команди та індивідуальних потреб. Якщо у вас, наприклад, команда з десяти прямих підлеглих, то щомісячна зустріч один-на-один - це хороший ритм. Менші команди або більш інтенсивні проєкти можуть потребувати щотижневих або двотижневих зустрічей.

У той же час, я також спілкувався з деякими керівниками, які мають від 20 до 30, а іноді й більше, прямих підлеглих. У цьому випадку досить поширеною практикою є особиста розмова з працівниками лише раз на квартал.

Очевидно, що це також залежить від того, наскільки добре ви вже знаєте свою команду. На етапі ознайомлення доречно проводити щотижневі індивідуальні зустрічі.

У командах Agile або Scrum, в яких регулярна комунікація відіграє центральну роль, зустрічі повинні бути адаптовані до існуючого обміну інформацією. Можливо, немає потреби в рефлексії на індивідуальному рівні, якщо ви обговорюєте, як з’явилися певні помилки під час ретроспективи.

Регулярні, наприклад, щоквартальні, індивідуальні зустрічі необхідні лише для індивідуального розвитку співробітників. Звичайно, це також може бути корисно в цифровому або віртуальному форматі, якщо команда працює віддалено.

До речі, зображення нижче підкреслює важливий момент: частіші роздуми про статус-кво також, як правило, означають швидший темп змін і вдосконалення. 🙂

Той факт, що ви натиснули на цю статтю, говорить мені про те, що ви шукаєте шаблон документу для щоквартальних індивідуальних зустрічей. Звичайно, відповідні шаблони можуть мати різну спрямованість. 

Ось чому я зберіг для вас шаблон документа, який має стати гарним доповненням до класичної щоквартальної оціночної співбесіди. Далі я дам вам кілька ідей, як можна урізноманітнити рутину зустрічей іншими питаннями. 

Почнемо з шаблону для щоквартальних зустрічей 1-на-1. До речі, ви можете зберегти його як документ під самим шаблоном, але також як PDF, Google Sheets або документ Word. Просто натисніть на перемикач «Плюс».

Як бачите, головна мета щоквартальної індивідуальної зустрічі - зменшити масштаб. У повсякденному житті це часто буває дуже складно, саме тому необхідний спеціальний блок часу.

До речі, нехай вас не вводить в оману порядок денний: По суті, ваша мета має полягати в тому, щоб ваші внутрішньо вмотивовані співробітники самі піднімали більшість тем на обговорення.

Тепер перейдемо до шаблону, який використовує дещо більш творчий підхід до щоквартального діалогу один на один.

Поспілкувавшись за останні кілька місяців із близько 100 менеджерами, я помітив одну закономірність. 

Багато керівників час від часу проводять невеликі опитування під час індивідуальних зустрічей. Це означає, що вони просто ставлять кілька запитань у невимушеній формі і запитують працівника: а) чи згоден він або вона з твердженням (наприклад, від 1 до 7), а потім б) чому він або вона відповів або відповіла саме так.

Вони очікують від цих мікродосліджень у 1:1 наступне:

• Більше різноманітності та участі в діалозі 1 на 1
• Прийняття нових перспектив
• Вимірюваність (м’яких) KPI, таких як задоволеність з плином часу

І, звісно, ви також можете використовувати цю ідею під час щоквартальних індивідуальних зустрічей. Я підготував для вас п’ять тверджень, які допоможуть вам замислитися над важливими передумовами для успішного працівника.

Ви також можете завантажити цей шаблон як документ, але ще краще: у нашому програмному забезпеченні для зустрічей віч-на-віч у нас є вбудований інструмент, який робить результати видимими як показник з часом і дає вам поради за допомогою AI-помічника - подивіться без входу в систему, натиснувши кнопку внизу.

Як бачите, твердження стосуються ключових аспектів задоволеного працівника. 

Ще однією передумовою здорових, продуктивних працівників є, звичайно ж, хороший менеджер. Так, я говорю про вас. 

І, звичайно, є також твердження, які ви можете взяти з собою на індивідуальну зустріч. Зокрема, ось 4 поведінкових якоря, над якими ви можете поміркувати під час щоквартальної індивідуальної зустрічі зі своїм співробітником.

Тепер у вас буде хороша основа для щоквартальної індивідуальної зустрічі.

І все ж у мене є для тебе ще кілька порад. Адже одне діло - твій порядок денний, а інше - креативні питання, які ти ставиш у розпал словесної перепалки. Особливо в щоквартальних особистих розмовах варто поглянути на речі з висоти пташиного польоту - і в цьому тобі допоможе наступний список питань.

І ви не можете дочекатися, щоб поставити ці питання під час особистої зустрічі? Дуже добре, я радий. 

Якщо ви хочете отримати більше творчих ідей, я можу порекомендувати вам нашу відповідну статтю: 129 Винахідливі запитання на особистих зустрічах (від психолога) .

Ви, мабуть, майже здогадалися. Звісно, є ще багато шаблонів для особистих зустрічей, які рано чи пізно вам знадобляться. 

Наприклад, я розповідаю про шаблони для вашої індивідуальної зустрічі щодо зарплати, вашої розмови зі складним працівником або з абсолютно новим співробітником.

У нас є додаткові шаблони для всіх цих випадків використання, які ви можете знайти в цій статті: Зустрічі 1:1: 15 перевірених шаблонів для редагування (безкоштовно)

По-перше, вітаємо: якщо ви сумлінно проводите щоквартальні індивідуальні зустрічі зі своїми співробітниками, ви ставитеся до своєї лідерської ролі серйозніше, ніж у середньому.

Однак цей текст не повинен змусити тебе забути одну мудрість: існує незліченна кількість питань, які можна поставити, але найважливіше - щоб ти адаптував розмову індивідуально до свого співробітника. 

Наш асистент для особистих зустрічей зі штучним інтелектом також може допомогти вам у вашому діалозі. Якщо ви хочете дізнатися більше, відвідайте наш веб-сайт: Найкраще програмне забезпечення для зустрічей 1 на 1 .