5 шаблонів та інструкція: Щотижневий звіт про працівників

Мені не потрібно було вивчати психологію, щоб знати це: Успішне лідерство в команді можливе лише завдяки здоровій та регулярній комунікації. 

Поширеним інструментом, який менеджери використовують для цього, є щотижневі звіти про стан працівників. Вони надають огляд статусу працівника, його продуктивності, певних KPI та метрик або, за бажанням, його настрою.

У цій статті я зроблю огляд щотижневих звітів співробітників, надам кілька шаблонів і файлів у різних форматах (PDF, Excel / XLSX, Word, Google Sheets, PPT) і допоможу вам, як керівнику, використовувати цей інструмент комунікації. 

Почнемо з самого початку: Як керівник, ви не впевнені, як виглядає систематичне та успішне управління людьми? Тоді у мене є дещо для вас: наш безкоштовний онлайн-курс з управління персоналом.

Заходьте та дізнайтеся, наприклад, як відносно просто підвищити продуктивність команди на 10-20% - ви можете почати прямо зараз 🙂 Але повернемося до теми.

Чи вписуються звіти працівників у сучасну культуру управління? Гарне запитання. Регулярні цифрові або віртуальні звіти про роботу також можна і потрібно розглядати критично. Я також буду дотримуватися цієї точки зору. Але давайте почнемо з питання про те, що насправді являє собою щотижневий звіт працівника.

Якщо коротко: Основна ідея щотижневого звіту про стан співробітників полягає в тому, щоб надати менеджерам ефективний за часом огляд поточного стану всіх завдань і активностей в команді. 

Тож чому щотижневий звіт про стан справ від Direct Reports є актуальним? Ваша мета як керівника - досягти командної мети та підтримувати високу мотивацію співробітників. Одне з ваших завдань як керівника - спрямувати команду на досягнення мети, тобто організувати різні індивідуальні дії, щоб в кінцевому підсумку досягти конструктивних суперечностей і гармонії одночасно. Саме тут може допомогти звіт про співробітників. Залежно від галузі, чи то в ІТ, чи то в продажах, тут, звичайно, важливі різні координаційні центри, тому вам слід використовувати різні шаблони та формати, якщо це можливо.

Щотижневий звіт про статус працівника - це, як правило, односторінковий документ, який надсилається менеджеру працівника електронною поштою. Цей односторінковий документ зазвичай являє собою стандартний шаблон, який працівник заповнює протягом декількох хвилин щотижня. 

Як уже зазначалося, основна увага приділяється діяльності безпосереднього підлеглого, його цілям і, можливо, показникам, які були досягнуті або не досягнуті.

Вони також можуть бути способом обійти регулярні, синхронні зустрічі тет-а-тет зі співробітниками, у яких також є свої проблеми - як видно на малюнку нижче 😄 Але до цього ми ще повернемося, а поки що заглибимося трохи.

Отже, що ви, як керівник, маєте включати у щотижневий звіт про стан співробітників? З висоти пташиного польоту йдеться про три речі:

Це має дати вам гарне перше відчуття того, що може міститися у щотижневому звіті про стан співробітників. Крім того, має стати зрозумілішим, наскільки важливий відповідний звіт - синхронно на зустрічі, асинхронно як просте оновлення електронною поштою або через програмне забезпечення для оновлення «тет-а-тет», як Echometer - для керівництва командою.

До речі, Ілон Маск також попросив своїх співробітників в X надсилати йому звіт щотижня. Ідею довго обговорювали. Ви можете знайти більше інформації на цьому веб-сайті тут. Я не хочу приховувати від вас, як виглядає шаблон звіту Ілона Маска. Ось найважливіша частина з електронного листа, що анонсує ініціативу (вільний переклад на всі неанглійські мови):

Приклад: електронний лист від Ілона Маска (Twitter) щодо щотижневих звітів

Перш ніж ми перейдемо до шаблонів і форматів, я хотів би розглянути одну мета-перспективу: чи взагалі корисні щотижневі звіти про стан співробітників?

Чесно кажучи: Часто ні.

Щотижневі цифрові звіти, безсумнівно, мають свою мету в багатьох організаціях, але особливо в командах, які виконують роботу, пов’язану зі знаннями, і працюють у складних умовах відповідно до системи Cynefin, існують деякі фундаментальні недоліки, які слід поставити під сумнів.

1. особистий контакт має важливе значення

У складному та динамічному робочому середовищі прямий діалог між членами команди та керівниками має вирішальне значення. Особисті зустрічі тет-а-тет або продуктивні командні наради, на яких рішення розробляються спільно, не тільки більш ефективні, але й більш результативні:

• Більш шанобливе ставлення до працівників: Діалог створює простір для індивідуальних проблем і дає можливість напряму звертатися до проблем чи ідей.
• Побудова відносин: Регулярна особиста взаємодія зміцнює довіру та лояльність всередині команди, а також між працівниками та керівниками. Хороші стосунки часто мають вирішальне значення для успіху в складних ситуаціях.

З іншого боку, щотижневі цифрові звіти не замінюють цього прямого контакту і часто мають механічний або односторонній ефект.

2. Непрозорість інформації

Найбільшим недоліком щотижневих звітів є централізована, непрозора обробка інформації:

• Як правило, вся інформація потрапляє до однієї людини, як правило, до лінійного керівника.
• Однак ця людина часто не в змозі вирішити всі проблеми або обробити всю необхідну інформацію.
• Залишається незрозумілим, чи дійсно працівники отримують необхідну підтримку, оскільки це не обговорюється.

Звіт сам по собі не може замінити колективний інтелект і креативність команди, які так важливі для подолання складних викликів.

До речі, якщо вам не терпиться отримати шаблон, ви також можете переглянути наше відео на цьому етапі: Тут я представляю простий шаблон для друку на основі Excel.

Play

Альтернатива щотижневим звітам: особисті зустрічі та командні обговорення

Кращим підходом є проведення регулярних особистих зустрічей один на один з безпосередніми підлеглими (віртуально або віддалено, якщо це необхідно), а також організація продуктивних командних зустрічей, таких як гнучкі ретроспективи.

• Окремі проблеми чи занепокоєння можна вирішувати безпосередньо під час індивідуальних зустрічей, а рішення можна розробляти разом.
• Командні зустрічі сприяють обміну досвідом та навчанню один в одного, що дозволяє використовувати знання всієї команди.
• Особливо в складних умовах такі зустрічі допомагають посилити спільне вирішення проблем і розподілити відповідальність замість того, щоб зосереджувати її на одній людині.

Тому щотижневі звіти можуть бути корисними в деяких сценаріях, але вони не можуть замінити ваш особистий контакт та інтерактивну співпрацю під час особистих зустрічей з вами як керівником.

Якщо вас цікавить загальне уявлення про регулярні індивідуальні зустрічі, перегляньте нашу статтю на цю тему: Посібник: 6 порад для успішних розмов 1 на 1.

Немає часу на зустрічі 1 на 1?

Ви маєте на увазі, що у вас немає часу на регулярні зустрічі тет-а-тет або ви не уявляєте, як регулярно успішно та продуктивно їх модерувати? Але це відносно просто і потребує лише кілька хвилин на підготовку та подальшу обробку: за допомогою нашого програмного забезпечення Echometer для зустрічей 1-на-1.

У нашому програмному забезпеченні ваш співробітник може асинхронно, без вас, віддалено робити нотатки для вашої спільної зустрічі. На спільній зустрічі ви можете продуктивно обговорювати пункти і керуватися шаблонами питань. Крім того, настрій і розвиток співробітників з часом стають вимірюваними.

Заходьте і спробуйте наступний шаблон або формат:

Якщо ви хочете краще зрозуміти, які ще шаблони доступні в нашому програмному забезпеченні, ця стаття в блозі може вам допомогти: 5 шаблонів для регулярних перевірок співробітників.

Отже, досить критики. Ви цікавилися шаблонами… Щоб ви ще краще відчули тему індивідуальних зустрічей та щотижневого інформування про стан справ з вашими співробітниками, нижче я наведу кілька шаблонів і форматів для різних сценаріїв.

Не хвилюйтеся, я готую їх у найпоширеніших форматах, щоб ви могли їх редагувати, друкувати та завантажувати: PDF, Excel / XLSX, Word, Google Sheets, PPT.

Нижче ви знайдете шаблони, зразки та приклади щотижневих звітів про стан співробітників. Вони мають різну спрямованість і тому повинні підходити для різних випадків використання.

Наступна форма підходить як безкоштовний шаблон для щотижневої перевірки статусу співробітника.

Якщо ви його ще не бачили: Ви також можете відкрити, редагувати, завантажити і роздрукувати цей шаблон звіту в інших форматах (наприклад, PDF або Word) за допомогою перемикачів вище. До речі, як ви вже могли помітити, шаблони, які можна завантажити, англомовні. Ви можете скопіювати текст вище або скористатися інструментом Deepl як перекладачем, якщо вам потрібен шаблон звіту про співробітників іншою мовою (наприклад, іспанською, голландською, португальською, французькою, фінською, італійською або шведською).

Наступна форма підходить як безкоштовний шаблон для щотижневої перевірки статусу співробітника, в якому ви запитуєте кожен окремий день, як у форматі Word, так і в форматі Excel.

🚸 Увага: Щоб скопіювати (і, отже, редагувати) шаблон у верхньому лівому куті меню, ви повинні бути ввійшли в Google.

До речі, це я у відео на YouTube нижче. Якщо ви хочете дізнатися більше про шаблон щомісячних індивідуальних зустрічей, перегляньте це відео.

Якщо ви хочете підійти до розмови тет-а-тет якомога розумніше, у цьому відео ви дізнаєтесь кілька “ага” моментів:

Play

Наступна форма - це безкоштовний шаблон для щотижневої перевірки статусу співробітника, яка не повинна бути надто нудною.

Якщо ви його ще не бачили: Ви також можете відкрити, редагувати, завантажити і роздрукувати цей шаблон звіту в інших форматах (наприклад, PDF або Word) за допомогою перемикачів вище. До речі, як ви вже могли помітити, шаблони, які можна завантажити, англомовні. Ви можете скопіювати текст вище або скористатися інструментом Deepl як перекладачем, якщо вам потрібен шаблон звіту про співробітників іншою мовою (наприклад, іспанською, голландською, португальською, французькою, фінською, італійською або шведською).

Як безкоштовний шаблон для щотижневої перевірки статусу співробітника, в якому ви хочете отримати зворотній зв’язок за певними метриками та KPI, наведена нижче форма підходить як для Word, так і для Excel.

Якщо ви його ще не бачили: Ви також можете відкрити, редагувати, завантажити і роздрукувати цей шаблон звіту в інших форматах (наприклад, PDF або Word) за допомогою перемикачів вище. До речі, як ви вже могли помітити, шаблони, які можна завантажити, англомовні. Ви можете скопіювати текст вище або скористатися інструментом Deepl як перекладачем, якщо вам потрібен шаблон звіту про співробітників іншою мовою (наприклад, іспанською, голландською, португальською, французькою, фінською, італійською або шведською).

Наступна форма підходить як безкоштовний шаблон для щотижневої перевірки статусу співробітника, в якій ви хочете, щоб ваші співробітники відображали свій статус.

Якщо ви його ще не бачили: Ви також можете відкрити, редагувати, завантажити і роздрукувати цей шаблон звіту в інших форматах (наприклад, PDF або Word) за допомогою перемикачів вище. До речі, як ви вже могли помітити, шаблони, які можна завантажити, англомовні. Ви можете скопіювати текст вище або скористатися інструментом Deepl як перекладачем, якщо вам потрібен шаблон звіту про співробітників іншою мовою (наприклад, іспанською, голландською, португальською, французькою, фінською, італійською або шведською).

Тепер, коли ви побачили кілька прикладів щотижневих звітів, вам може бути цікаво, як їх оптимально заповнювати. Тому я хотів би дати вам приклад того, як виглядає заповнений зразок щотижневого звіту для розробника програмного забезпечення. Як я вже казав, я підійду до питання, чи є щотижневі звіти адекватним інструментом для команд розробників програмного забезпечення і взагалі.

Завершений приклад: Щотижневий звіт про стан

Якщо ви хочете отримати більш конкретні інструкції щодо підготовки та заповнення щотижневого звіту, наступні поради можуть вас зацікавити. Це більш-менш навчальний посібник про те, як в ідеалі повинні виглядати щотижневі звіти.

Якщо ви будете дотримуватися інструкцій, ви не зробите типових помилок, які часто зустрічаються в щотижневих звітах.

• Переглядайте щоденні журнали: Переглядайте свої щоденні нотатки або такі інструменти, як Jira, Trello, Asana або GitHub, щоб зафіксувати всі важливі події та прогрес за тиждень.
• Координація з командою: якщо ваш звіт стосується командного проекту, отримуйте оновлення від колег по команді.
• Перевірте цілі проекту або спринту: Порівняйте свій прогрес із запланованими цілями на тиждень.

1.2 Розставити пріоритети

• Визначте релевантність: Зосередьтеся на результатах і темах, які важливі для вашої команди або зацікавлених сторін.
• Визначте основні моменти: Виберіть найважливіші досягнення, виклики та плани. Не варто згадувати кожну дрібницю.

1.3 Розглянемо цільову групу

• Подумайте, хто буде читати звіт. Технічні деталі важливі, наприклад, для вашої команди розробників, але менш важливі для керівництва, яке більше зацікавлене в результатах і KPI.

2. визначити структуру

Використовуйте чітку структуру, щоб чітко представити інформацію. Нижче наведено перевірений формат (ви можете знайти більше шаблонів вище):

1. Резюме: Найважливіші події тижня в двох словах.
2. Досягнення: Що було досягнуто?
3. Виклики: Які були проблеми?
4. Плани на наступний тиждень: конкретні кроки для забезпечення прогресу.
5. Інше (за бажанням): Відкриті питання, пропозиції, відгуки.

До речі: Якщо ви менеджер розробників програмного забезпечення, то наступна стаття може бути для вас цікавою: 6 Приклади зворотного зв’язку для розробників програмного забезпечення .

• Короткі речення: Зберігайте інформацію компактною.
• Використовуйте маркери: Вони роблять звіт зрозумілішим.
• Використовуйте технічні терміни економно: Тільки якщо цільова група знайома з ними.

3.2 Наголошуйте на результатах, а не на процесах

• Не просто пишіть “Я працював над XYZ”, а, наприклад, “XYZ було реалізовано і протестовано, що покращило безпеку навколо X%”.
• Зосередьтеся на результатах.

3.3 Балансування позитивів і негативів

• Підкреслюйте свої досягнення, але не приховуйте проблеми.
• Якщо можливо, згадайте рішення або підходи до вирішення проблем.

4. Огляд

• Правопис і граматика: ретельно перевіряйте все, щоб звіт виглядав професійно.
• Ясність: прочитайте звіт вголос або попросіть колегу переглянути його.
• Повнота: Переконайтеся, що нічого важливого не пропущено.

5. приклад покрокової процедури

1. З понеділка по п’ятницю: щодня записуйте свій прогрес і проблеми.
2. Четвер/п’ятниця: Зберіть усі нотатки та відфільтруйте найважливіші моменти.
3. Обід у п’ятницю: Напишіть звіт на основі вищезазначених розділів.
4. Вечір п’ятниці: Поділіться звітом зі своєю командою або зацікавленими сторонами.

Гаразд, ви зробили це. Тепер ви знаєте про статус співробітників і щотижневі звіти 🙂

Якщо ви хочете всебічно розвивати своїх співробітників, я рекомендую вам спробувати програмне забезпечення для коучингу співробітників. У цьому відео ви отримаєте короткий огляд програми для коучингу співробітників Echometer:

Play

Стаття мала б добре пояснити, що таке щотижневі звіти про стан працівників, яка їхня мета та призначення, а також що вони зазвичай включають. Я також надав вам кілька шаблонів і зразків, які допоможуть вам у створенні щотижневих звітів.

Водночас слід зазначити, що такі звіти мають свої обмеження в складних і динамічних робочих середовищах, як описано в системі Cynefin. 

Особисті зустрічі віч-на-віч та продуктивні командні зустрічі, такі як гнучкі ретроспективи, не лише ефективніші, але й більш вдячні для працівників. Вони сприяють діалогу, зміцнюють міжособистісні стосунки та використовують колективні знання команди. 

Справжня сила команди полягає у спільному обговоренні та активній співпраці, яка значно посилюється завдяки особистим контактам та регулярним зустрічам. Ось чому компаніям у складних умовах слід більше зосереджуватися на прямому спілкуванні та використовувати щотижневі звіти як додатковий інструмент, а не основний засіб комунікації.

Якщо вам потрібна допомога у впровадженні ефективних індивідуальних зустрічей та гнучких ретроспектив, наш інструмент Echometer допоможе вам. Погляньте, натиснувши на шаблон нижче: