5 şablon ve bir rehber: Haftalık çalışan raporu

Bunu bilmek için psikoloji okumama gerek yoktu: Başarılı bir ekip liderliği ancak sağlıklı ve düzenli bir iletişimle mümkündür. 

Yöneticilerin bunun için kullandığı yaygın bir araç da haftalık çalışan durum raporlarıdır. Bunlar, çalışanın durumu, performansı, belirli KPI’lar ve metrikler veya isteğe bağlı olarak ruh hali hakkında genel bir bakış sağlar.

Bu makalede, haftalık çalışan raporlarına genel bir bakış sunacak, farklı formatlarda (PDF, Excel / XLSX, Word, Google E-Tablolar, PPT) bazı şablonlar ve dosyalar sunacak ve bir patron olarak bu iletişim aracını kullanmanızda size rehberlik edeceğim. 

Her şeyden önce: Bir yönetici olarak, sistematik ve başarılı insan yönetiminin neye benzediği konusunda emin değil misiniz? O zaman sizin için bir şeyim var: Bizim ücretsiz çevrimiçi insan yönetimi eğitim kursu.

Göz atmaktan ve örneğin ekip performansını nispeten kolay bir şekilde %10-20 artırmanın bir yolunu öğrenmekten çekinmeyin - hemen başlayabilirsiniz 🙂 Ama konuya geri dönelim.

Çalışan raporları hala modern yönetim kültürüne uygun mu? Güzel soru. Düzenli dijital veya sanal çalışma raporlarına da eleştirel bir gözle bakılabilir ve bakılmalıdır. Ben de bu bakış açısını ele alacağım. Ancak haftalık çalışan raporunun gerçekte ne olduğu sorusuyla başlayalım.

Uzun lafın kısası: Haftalık çalışan durum raporunun temel fikri, yöneticilere ekipteki tüm görev ve faaliyetlerin mevcut durumuna ilişkin zaman açısından verimli bir genel bakış sağlamaktır. 

Peki Direkt Raporlardan alınan haftalık durum raporu neden önemlidir? Bir yönetici olarak amacınız ekip hedefine ulaşmak ve çalışan motivasyonunu yüksek tutmaktır. Bir yönetici olarak görevlerinizden biri, ekibi bir hedefe doğru hizalamak, yani aynı anda yapıcı sürtüşme ve uyum elde etmek için çeşitli bireysel faaliyetleri düzenlemektir. Çalışan raporu tam da bu noktada yardımcı olabilir. Sektöre bağlı olarak, ister BT ister satış olsun, burada elbette farklı odak noktaları önemlidir ve bu nedenle mümkünse farklı şablonlar ve formatlar kullanmalısınız.

Haftalık çalışan durum raporu genellikle çalışanın yöneticisine e-posta ile gönderilen tek sayfalık bir belgedir. Bu tek sayfalık belge genellikle çalışan tarafından her hafta birkaç dakika içinde doldurulan standartlaştırılmış bir şablondur. 

Daha önce de belirtildiği gibi, odak noktası öncelikle doğrudan raporun faaliyetleri, hedefleri ve muhtemelen ulaşılan veya ulaşılamayan ölçütlerdir.

Ayrıca, çalışanlarınızla düzenli, senkron bire bir toplantıları atlatmanın bir yolu da olabilirler, onların da sorunları var - resimde aşağıda gördüğünüz gibi 😄 Ama buna sonra geleceğiz, önce biraz daha derine inelim.

Peki, bir patron olarak haftalık çalışan durum raporuna neleri dahil etmelisiniz? Kuş bakışı bakıldığında, üç şeyle ilgilidir:

Bu, haftalık bir çalışan durum raporunda nelerin yer alabileceğine dair size iyi bir ilk izlenim vermelidir. Ayrıca, ilgili bir raporun -ister bir toplantıda senkron, ister e-posta yoluyla basit bir güncelleme olarak, isterse Echometer gibi bire bir güncelleme yazılımı aracılığıyla asenkron olsun- ekibin yönetimi için ne kadar önemli olduğu da anlaşılabilecektir.

Bu arada Elon Musk da X’teki çalışanlarından kendisine her hafta bir rapor göndermelerini istedi. Bu fikir çok tartışıldı. Bu web sitesinde daha fazla bilgiye buradan ulaşabilirsiniz. Elon Musk’ın durum raporu şablonunun neye benzediğini sizden saklamak istemiyorum. İşte girişimi duyuran e-postadan en önemli kısım (İngilizce dışındaki tüm dillerde ücretsiz çeviri):

Örnek: Elon Musk’tan (Twitter) haftalık raporlarla ilgili e-posta

Hemen şablonlara ve formatlara geçmeden önce, bir meta perspektif almak istiyorum: Haftalık çalışan durum raporları gerçekten mantıklı mı?

Dürüst olmak gerekirse: Genellikle değil.

Haftalık dijital raporlar şüphesiz pek çok kurumda amacına ulaşıyor ancak özellikle bilgi işi yapan ve Cynefin çerçevesine göre karmaşık ortamlarda faaliyet gösteren ekiplerde sorgulanması gereken bazı temel zayıflıklar var.

1. kişisel temas esastır

Karmaşık ve dinamik çalışma ortamlarında, ekip üyeleri ve üstler arasında doğrudan diyalog çok önemlidir. Kişisel birebir görüşmeler veya çözümlerin birlikte çalışıldığı verimli ekip toplantıları sadece daha etkili değil, aynı zamanda daha verimlidir:

• Çalışanlara karşı daha saygılı: Diyalog, bireysel kaygılar için alan yaratır ve sorunların veya fikirlerin doğrudan ele alınmasını mümkün kılar.
• İlişki kurma: Düzenli kişisel etkileşim, ekip içinde ve çalışanlar ile yöneticiler arasında güven ve bağlılığı güçlendirir. İyi bir ilişki, karmaşık durumlarda başarı için genellikle çok önemlidir.

Öte yandan, haftalık dijital raporlar bu doğrudan temasın yerini tutmaz ve genellikle mekanik veya tek taraflı bir etkiye sahiptir.

2. Bilgilerin Şeffaf Olmaması

Haftalık raporlarla ilgili en büyük eleştiri, merkezi, şeffaf olmayan bilgi işleme yöntemidir:

• Tipik olarak, tüm bilgiler tek bir kişide, genellikle de bölüm müdüründe toplanır.
• Ancak, bu kişi genellikle tüm sorunları çözemez veya ilgili tüm bilgileri işleyemez.
• Herhangi bir tartışma olmadığı için çalışanların gerçekten ihtiyaç duydukları desteği alıp almadıkları belirsizliğini korumaktadır.

Tek başına bir rapor, karmaşık zorlukların üstesinden gelmek için çok önemli olan bir ekibin kolektif zekasının ve yaratıcılığının yerini alamaz.

Bu arada, sabırsızlanıyor ve bir şablon istiyorsanız, bu noktada videomuzu da izleyebilirsiniz: Burada Excel’e dayalı basit, yazdırılabilir bir şablon sunuyorum.

Play

Haftalık raporlara alternatif: Kişisel toplantılar ve ekip tartışmaları

Daha iyi bir yaklaşım, doğrudan rapor verenlerle düzenli olarak kişisel bire bir toplantılar yapmak (gerekirse sanal olarak veya uzaktan) ve ayrıca çevik retrospektifler gibi verimli ekip toplantıları düzenlemektir.

• Bireysel zorluklar veya endişeler bire bir toplantılarda doğrudan ele alınabilir ve birlikte çözümler geliştirilebilir.
• Ekip toplantıları, tüm ekibin uzmanlığından yararlanarak bilgi alışverişini ve birbirlerinden öğrenmeyi teşvik eder.
• Özellikle karmaşık ortamlarda, bu tür toplantılar ortak sorun çözmeyi güçlendirmeye ve sorumluluğu tek bir kişi üzerinde yoğunlaştırmak yerine dağıtmaya yardımcı olur.

Bu nedenle haftalık raporlar bazı senaryolarda yardımcı olabilir, ancak patron olarak sizinle yüz yüze toplantılarda kişisel temasınızın ve interaktif işbirliğinizin yerini alamaz.

Düzenli bire bir toplantılara genel bir giriş yapmak istiyorsanız, konuyla ilgili yazımıza bir göz atın: Bir rehber: Başarılı bire bir görüşmeler için 6 ipucu.

Bire bir toplantılar için zamanınız yok mu?

Düzenli bire bir toplantılara vaktiniz olmadığını mı düşünüyorsunuz veya bunları düzenli olarak başarılı ve verimli bir şekilde yönetemeyeceğinizi mi düşünüyorsunuz? Ama bu nispeten kolay ve hazırlık ve takip için sadece birkaç dakika gerekiyor: Echometer 1’e 1 toplantı yazılımımızla.

Yazılımımızda çalışanınız sizin olmadan, uzaktan ortak toplantınız için notlar alabilir. Ortak toplantıda daha sonra noktaları verimli bir şekilde tartışabilir ve soru şablonları tarafından desteklenebilirsiniz. Ayrıca zaman içindeki ruh hali ve çalışan gelişimi de ölçülebilir hale gelecektir.

Aşağıdaki şablonu veya aşağıdaki formatı deneyerek göz atmaktan çekinmeyin:

Yazılımımızda mevcut olan diğer şablonlar hakkında daha iyi bir fikir edinmek istiyorsanız, bu blog makalesi size yardımcı olabilir: Düzenli çalışan kontrolleri için 5 şablon.

Bu kadar eleştiri yeter. Şablonlarla ilgileniyordunuz… Çalışanlarınızla bire bir toplantılar ve haftalık durum güncellemeleri konusunu daha iyi hissetmeniz için aşağıda farklı senaryolar için bazı şablonlar ve formatlar vereceğim.

Merak etmeyin, bunları en yaygın formatlarda hazırlıyorum, böylece bunları düzenleyebilir, yazdırabilir ve indirebilirsiniz: PDF, Excel / XLSX, Word, Google E-Tablolar, PPT.

Aşağıda haftalık çalışan durum raporlarının şablonlarını, örneklerini ve örneklerini bulacaksınız. Farklı odak noktalarına sahiptirler ve bu nedenle farklı kullanım durumları için uygun olmalıdırlar.

Aşağıdaki form, haftalık çalışan durumu kontrolünüz için ücretsiz bir şablon olarak uygundur.

Görmediyseniz diye söylüyorum: Bu rapor şablonunu yukarıdaki geçişlerden diğer formatlarda da (PDF veya Word gibi) açabilir, düzenleyebilir, indirebilir ve yazdırabilirsiniz. Bu arada, daha önce görmüş olabileceğiniz gibi, indirilebilir şablonlar İngilizce’dir. Çalışan raporu şablonunu başka bir dilde (örneğin İspanyolca, Hollandaca, Portekizce, Fransızca, Fince, İtalyanca veya İsveççe) istiyorsanız yukarıdaki metni kopyalayabilir veya Deepl aracını çevirmen olarak kullanabilirsiniz.

Aşağıdaki form, hem Word hem de Excel belgesi olarak her bir günü sorguladığınız haftalık çalışan durumu kontrolünüz için ücretsiz bir şablon olarak uygundur.

🚸 Dikkat: Şablonu sol üst menüden kopyalamak (ve böylece düzenlemek) için Google’da oturum açmış olmanız gerekir.

Bu arada, aşağıdaki YouTube videosunda ben varım. Aylık bire bir toplantılar için şablon hakkında biraz daha fazla bilgi edinmek isterseniz, videoya bir göz atın.

Bire bir görüşmenize mümkün olduğunca akıllıca yaklaşmak istiyorsanız, videoda birkaç aha anı yaşayacaksınız:

Play

Aşağıdaki form, çok sıkıcı olmaması gereken haftalık çalışan durumu kontrolünüz için ücretsiz bir şablondur.

Görmediyseniz diye söylüyorum: Bu rapor şablonunu yukarıdaki geçişlerden diğer formatlarda da (PDF veya Word gibi) açabilir, düzenleyebilir, indirebilir ve yazdırabilirsiniz. Bu arada, daha önce görmüş olabileceğiniz gibi, indirilebilir şablonlar İngilizce’dir. Çalışan raporu şablonunu başka bir dilde (örneğin İspanyolca, Hollandaca, Portekizce, Fransızca, Fince, İtalyanca veya İsveççe) istiyorsanız yukarıdaki metni kopyalayabilir veya Deepl aracını çevirmen olarak kullanabilirsiniz.

Belirli metrikler ve KPI’lar hakkında geri bildirim almak istediğiniz haftalık çalışan durum kontrolünüz için ücretsiz bir şablon olarak aşağıdaki form hem Word hem de Excel belgesi olarak uygundur.

Görmediyseniz diye söylüyorum: Bu rapor şablonunu yukarıdaki geçişlerden diğer formatlarda da (PDF veya Word gibi) açabilir, düzenleyebilir, indirebilir ve yazdırabilirsiniz. Bu arada, daha önce görmüş olabileceğiniz gibi, indirilebilir şablonlar İngilizce’dir. Çalışan raporu şablonunu başka bir dilde (örneğin İspanyolca, Hollandaca, Portekizce, Fransızca, Fince, İtalyanca veya İsveççe) istiyorsanız yukarıdaki metni kopyalayabilir veya Deepl aracını çevirmen olarak kullanabilirsiniz.

Aşağıdaki form, çalışanlarınızın yansıtmasını istediğiniz haftalık çalışan durum kontrolünüz için ücretsiz bir şablon olarak uygundur.

Görmediyseniz diye söylüyorum: Bu rapor şablonunu yukarıdaki geçişlerden diğer formatlarda da (PDF veya Word gibi) açabilir, düzenleyebilir, indirebilir ve yazdırabilirsiniz. Bu arada, daha önce görmüş olabileceğiniz gibi, indirilebilir şablonlar İngilizce’dir. Çalışan raporu şablonunu başka bir dilde (örneğin İspanyolca, Hollandaca, Portekizce, Fransızca, Fince, İtalyanca veya İsveççe) istiyorsanız yukarıdaki metni kopyalayabilir veya Deepl aracını çevirmen olarak kullanabilirsiniz.

Artık bazı haftalık rapor örnekleri gördüğünüze göre, bunları en iyi şekilde nasıl dolduracağınızı merak ediyor olabilirsiniz. Bu nedenle size bir yazılım geliştiricisi için tamamlanmış örnek bir haftalık raporun nasıl göründüğüne dair bir örnek vermek istiyorum. Dediğim gibi, haftalık raporların yazılım ekipleri için ve genel olarak yeterli bir araç olup olmadığı sorusuna geleceğim.

Tamamlanmış örnek: Haftalık durum raporu

Haftalık bir raporun nasıl hazırlanacağı ve tamamlanacağı konusunda daha spesifik talimatlar istiyorsanız, aşağıdaki ipuçları ilginizi çekebilir. Haftalık raporların ideal olarak nasıl görünmesi gerektiğine dair aşağı yukarı bir öğreticidir.

Talimatları izlerseniz, haftalık raporlarda sıklıkla rastlanan tipik hataları yapmazsınız.

• Günlük kayıtları gözden geçirin: Haftanın tüm önemli olaylarını ve ilerlemelerini yakalamak için günlük notlarınıza veya Jira, Trello, Asana veya GitHub gibi araçlara bakın.
• Ekip ile koordinasyon: Raporunuz bir ekip projesini ilgilendiriyorsa, ekip arkadaşlarınızdan güncellemeler alın.
• Proje veya sprint hedeflerini kontrol edin: İlerlemenizi hafta için planlanan hedeflerle karşılaştırın.

1.2 Önceliklendirme

• Alaka düzeyini belirleyin: Ekibiniz veya paydaşlarınız için önemli olan sonuçlara ve konulara odaklanın.
• Öne çıkan noktaları belirleyin: En önemli başarıları, zorlukları ve planları seçin. Her küçük şeyden bahsedilmesi gerekmez.

1.3 Hedef kitleyi göz önünde bulundurun

• Raporu kimin okuyacağını düşünün. Örneğin teknik ayrıntılar geliştirme ekibiniz için önemlidir, ancak sonuçlar ve KPI’larla daha çok ilgilenen yönetim için daha az önemlidir.

2. Yapıyı tanımlayın

Bilgileri net bir şekilde sunmak için açık bir yapı kullanın. Aşağıda denenmiş ve test edilmiş bir format yer almaktadır (yukarıda daha fazla şablon bulabilirsiniz):

1. Özet: Özetle haftanın önemli olayları.
2. Başarılar: Neler başarıldı?
3. Zorluklar: Sorunlar nelerdi?
4. Gelecek hafta için planlar: ilerleme sağlamak için somut adımlar.
5. Diğer (isteğe bağlı): Açık sorular, öneriler, geri bildirimler.

Bu arada: Eğer yazılım geliştiricilerin yöneticisiyseniz, aşağıdaki makale ilginizi çekebilir: 6 Yazılım geliştiriciler için geri bildirim örnekleri .

• Kısa cümleler: Bilgileri derli toplu tutun.
• Madde işaretleri kullanın: Raporu daha net hale getirirler.
• Teknik terimleri idareli kullanın: Sadece hedef grup bunlara aşina ise.

3.2 Süreçler yerine sonuçları vurgulayın

• Sadece “XYZ üzerinde çalıştım” değil, örneğin “XYZ uygulandı ve test edildi, bu da X% çevresindeki güvenliği geliştirdi” yazın.
• Odak noktası sonuçlar olmalıdır.

3.3 Olumlu ve olumsuz yönlerin dengelenmesi

• Başarılarınızı vurgulayın, ancak zorlukları gizlemeyin.
• Mümkünse, sorunlara yönelik çözümlerden veya yaklaşımlardan bahsedin.

4. İnceleme

• Yazım ve dilbilgisi: Raporun profesyonel görünmesi için her şeyi dikkatlice kontrol edin.
• Netlik: Raporu yüksek sesle okuyun veya bir meslektaşınızın rapora göz atmasını sağlayın.
• Bütünlük: Önemli hiçbir şeyin eksik olmadığından emin olun.

5. Adım adım prosedür örneği

1. Pazartesiden Cumaya: İlerlemenizi ve karşılaştığınız zorlukları günlük olarak not edin.
2. Perşembe/Cuma: Tüm notları toplayın ve en önemli noktaları filtreleyin.
3. Cuma öğle vakti: Yukarıdaki bölümleri temel alarak raporu yazın.
4. Cuma akşamı: Raporu ekibinizle veya paydaşlarınızla paylaşın.

Pekala, başardınız. Artık çalışan durumunu ve haftalık raporları biliyorsunuz 🙂

Çalışanlarınızı bütünsel olarak geliştirmek istiyorsanız, çalışan koçluğu yazılımını denemenizi tavsiye ederim. Buradaki video size çalışan koçluğu yazılımı Echometer hakkında kısa bir genel bakış sunuyor:

Play

Makale, haftalık çalışan durum raporlarının ne olduğunu, amaçlarının ne olduğunu ve tipik olarak neleri içerdiğini iyi açıklamış olmalıdır. Ayrıca haftalık raporlar konusunda size yardımcı olacak bazı şablonlar ve örnekler de verdim.

Aynı zamanda, bu tür raporların Cynefin çerçevesi tarafından tanımlanan karmaşık ve dinamik çalışma ortamlarında sınırlamaları olduğu da unutulmamalıdır. 

Kişisel bire bir toplantılar ve çevik retrospektifler gibi üretken ekip toplantıları sadece daha etkili olmakla kalmaz, aynı zamanda çalışanlara daha fazla değer verir. Diyaloğu teşvik eder, kişiler arası ilişkileri güçlendirir ve ekibin kolektif bilgisinden yararlanırlar. 

Bir ekibin gerçek gücü, kişisel temas ve düzenli toplantılarla önemli ölçüde güçlendirilen ortak tartışma ve aktif işbirliğinde yatar. Bu nedenle karmaşık ortamlardaki şirketler doğrudan iletişime daha fazla odaklanmalı ve haftalık raporları birincil iletişim aracı yerine tamamlayıcı bir araç olarak kullanmalıdır.

Etkili bire bir toplantılar ve çevik retrospektifler sunma konusunda yardım almak isterseniz, Echometer aracımız size yardımcı olacaktır. Aşağıdaki şablona tıklayarak bir göz atın: