5 aşamalı bir retrospektif tek başına yeterli değildir: Çift Elmas modeli

Birçok ekip, çeşitlilik sağlamak ve ekip üyelerinin yaratıcılığını teşvik etmek için retrospektiflerinin aşamalarının formatını ve tasarımını sık sık değiştirir. Ancak sonuçta başarılı bir retrospektif için belirleyici faktör nedir? Bir retrospektifin aşamaları hakkında kazanan bir bakış açısı “Çift Elmas” modeli tarafından sunulmaktadır.

Özellikle ekibiniz retrospektiflerden memnun değilse, bu model retrospektiflerinizin yapısını, zaman verimliliğini ve en önemlisi sonuçlarını iyileştirmek için heyecan verici bir yaklaşım olabilir.

Binlerce var yaratıcı fikir Retrospektiflerin hangi metaforlarla yapılabileceğine dair: Şuradan Starfish- şuraya kadar Sailboat-Metodu. Bu “temalar” retrospektife çeşitlilik katmak için harika bir ilham kaynağı olsa ve ekip üyelerinin yeni fikirler bulmasına ve bakış açılarını değiştirmesine yardımcı olsa da, bu tek başına yeterli değildir.

Etkinlikleri büyük ölçüde tüm başarılı retrospektiflerin ortak bir yönüne bağlıdır. Bu da bizi “Çifte Elmas “a geri götürür.

Modelin kökeni 1996 yılında yayınlanmış olan Iraksama-Yakınsama ModeliUC Berkeley ve San Jose State Üniversitesi’nde profesör olan Béla H. Bánáthy tarafından geliştirilmiştir. Model temel olarak “ıraksak düşünme” ve “birleşik düşünme” arasında ayrım yapar ve özellikle tasarım odaklı düşünme topluluğunda Kullanıcı odaklı tasarım süreci kuruldu.

Diyagramda, ıraksama-yakınsama modeli iki elmasa benzemektedir (bu nedenle “çift elmas” adı verilmiştir):

Tam olarak bu “ıraksama” ve “yakınsama” perspektifi, retrospektiflere harika bir şekilde aktarılabilir. Burada da amaç, “veri toplama” aşamasında ıraksak düşünme (ıraksama) yoluyla mümkün olduğunca çok perspektif toplamak ve bunları “içgörü üretme” aşamasında (yakınsama) tekrar bir araya getirmektir. Bu iki adımın birbirinden ayrılması özellikle önemlidir: 

• Farklı düşünmeye yeterince yer verilmediğinden emin olunmazsa, önemli perspektifler kaybolabilir. Ya da başlangıçta dile getirilmeyen sorunlar dikkate alınmaz.
• Eğer birleştirme ve önceliklendirme ihmal edilirse, geriye çok sayıda münferit sorun kalır. O zaman her şey için önlemler türetme eğilimi ortaya çıkar ki bu da Retroda zaman yönetimi uyulamaz.

Bu nedenle, 4 fazlı Çift Elmas modelinin ilk yarısı klasik Bir Retro’nun 5 Aşaması dikkate alındığında, ikinci elmas (yani ikinci yarı) hem faz modelinde hem de uygulamada genellikle ihmal edilir.

Retrospektifin dördüncü aşaması “Ne yapılabileceğinin keşfedilmesi” değil, “Ne yapılacağına karar verilmesi” olarak adlandırılır (Çift Elmas Modeli açısından bu daha iyi olurdu). “Ne yapılacağına karar vermek” ile ilgili sorun, “çözüm alanının” yeterince keşfedilmemesi ve kişinin zaman kutusunun ek baskısı nedeniyle ilk çözüme bağlı kalma eğiliminde olmasıdır. Bu nedenle, zaman elveriyorsa, “Ne yapılabileceğini keşfet” (ıraksama) ile “Ne yapılacağına karar ver” (yakınsama) arasında bilinçli bir ayrım yapılmalıdır.

Teori için çok fazla. Pratik için bundan ne çıkarabilirsiniz? İşte bir sonraki retrospektifinizin ilgili aşamalarında “Çift Elmas” modelini uygulamanıza yönelik ipuçlarım:

1. İlk yarıda hareket yok

Bazı ekipler için, “veri toplama” aşamasında doğrudan odaya atılan her türlü önlemi yakalamak istemek çekici olmayan bir alışkanlık haline gelmiştir.

Sonuç: Iraksak düşünme için gerekli olan dinamik bozulur ve yeni bakış açıları elde etmek zorlaşır. Bunun yerine, eylemler için fikirleri bilinçli olarak fikir olarak not etmeye çalışın - retro’nun nihai eylemi olarak değil.

2. sorunların derinine inmek (ilk elması açmak)

Post-It’lerdeki geri bildirimler genellikle kısadır ve bu nedenle yorum gerektirir. Geri bildirimler tam olarak net değilse veya alışılmadık görünüyorsa, aktif olarak anlayış soruları sorun - çok az soru sormaktansa bir soru daha sorun. Zaman zaman, bir geri bildirime ilişkin ilk anlayışınızın değiştiğini fark edeceksiniz.

Bir başka avantaj: Sorularınız muhtemelen diğer ekip üyelerinin de anlayışlarını keskinleştirmelerine yardımcı olacaktır.

3. Neyin gerçekten önemli olduğuna karar verin (ilk elması kapatın)

Ekibin büyüklüğüne bağlı olarak, geri bildirimlerin sayısı çok fazla olabilir. Bu nedenle, tedbirleri türetmeden önce, hangi konuların tedbirlerin türetilmesi için ayrı bir zaman dilimine değer olduğuna karar verilmelidir.

Sadece hangi konuların tüm ekiple tartışılmasının daha iyi olacağı netleştiğinde ikinci elmas açılmalıdır.

4. çözüm odasını keşfedin (ikinci elması açın)

Sizi ilk gördüğünüz çözümü zorlamaya sevk etmeyin. Bunun için bir kural: Her odak teması için en azından 1 ila 2 alternatif çözüm yolunu düşünmek için zaman ayırın. Genellikle sonunda alternatif çözüm yollarından birinin tercih edildiği durumlar olacaktır - o zaman Echometer’i düşünebilirsiniz :-)

5. sadece büyük önem taşıyan önlemler

Bir retrospektiften 10 ölçüyü basitçe kaydetmek zor değildir. Zor olan 1-3 doğru ölçüyü kaydetmektir. Hiç kimse 10 önlemi hatırlayamaz ve hiç kimse bu kadar çok önlemi takip edecek motivasyona sahip değildir. Eğer 10 önlem türetirseniz, bunlardan 5’i muhtemelen tamamen gözden düşecek, 3’ünün çok az etkisi olacak veya hiç etkisi olmayacak ve sadece 2’si hatırlanacak ve ekibi ileriye taşıyacaktır.

Dolayısıyla işin püf noktası, mümkün olduğunca çok sayıda ekip üyesi için gerçekten somut bir etkisi olan şeylere odaklanmaktır.

Bu arada, gerçekten değer yaratan retrospektifler yürütmek için özel olarak geliştirilen Echometer aracı da yardımcı olabilir. Bununla ilgili daha fazla bilgiyi aşağıdaki kutuda bulabilirsiniz.

Benim için bu model, başarılı bir retro’yu neyin oluşturduğunu anlamamda çok yardımcı oldu. Bu nedenle, “Çift Elmas “ın, retrospektiflerinizdeki tüm çeşitliliğe rağmen, her retro’yu başarılı kılmak için size ortak bir konu sağlayacağını umuyorum.