1:1 Toplantı: Basit bir gündem şablonu (örnek PDF dahil)

Hiç kimse spor salonuna gitmez ve gelişigüzel bir şekilde orada burada antrenman yapmaz – en azından ilerleme görmek istiyorlarsa. Bire bir toplantılarda neden farklı olsun ki?

Model bir gündem, tüm önemli alanların eğitilmesini sağlar, böylece hem profesyonel hem de kişisel konular için yer vardır. Bu şekilde, bire bir toplantılarınız zaman içinde yapılandırılmış bir fitness eğitim planına dönüşür.

İster yüz yüze ister dijital ya da sanal bire bir toplantı olsun, bire bir toplantılar geri bildirim ve dolayısıyla kişisel gelişim için alan sunar ve bu da günümüzün çalışma dünyasında çok önemlidir. Bu makalede, haftalık, iki haftalık veya aylık bire bir toplantılarınızda doğrudan raporlarınızla iyi konuşmalar yapmak için kullanabileceğiniz yararlı sorular içeren somut bir örnek gündem vereceğim.

Öncelikle: Çalışanlarla yapılan birebir toplantıların nasıl olması gerektiği konusunda hala emin değilseniz, rehberimize bir göz atın: Başarılı bire bir görüşmeler için 6 ipucu içeren rehber.

Bu arada, küçük araştırmamın sonuçlarını sunduğum bir YouTube videosu da hazırladım: Niteliksel görüşmelerde 100 yöneticiye neden bire bir toplantılar düzenlediklerini sordum. Bire bir toplantıların amaçlarıyla ilgileniyorsanız, bir göz atın:

Play

Doğrudan örnek gündeme geçmeden önce, bir patron veya amir olarak bire bir toplantı nasıl yapılır sorusuna cevap vermek istiyorum. 

Bunun bazı yönleri nispeten açıktır, bu yüzden daha az sezgisel olabilecek, ancak daha etkili olan yedi ipucuna odaklanacağım.

İpucu 1: Bilmek istediğiniz şeyin tam tersini sorun

💡 Neden? “Neyi geliştirebiliriz?” diye sorarsanız, standart cevaplar alırsınız. Ancak tersini sorarsanız, yeni düşünce kalıplarını harekete geçirirsiniz.

🛠 Nasıl uygulanır?

• “Proje nasıl gidiyor?” yerine → “Eğer aniden ortadan kalkarsa, neyi özlersin?”
• “Bir yönetici olarak neyi daha iyi yapabilirim?” yerine → “İyi çalıştığı için neyi kesinlikle tutmalıyım?”
• “En büyük engeliniz nedir?” yerine → “Şu anda senin için en sorunsuz olan şey nedir?”

Bu tersine dönüş genellikle daha derin, daha düşünceli cevaplar getirir.

İpucu 2: Önemli sorular için bekleyin – Önce sessizlik çalışsın

💡 Neden? Birçok kişi 1:1’e büyük sorunlarla başlar. Ancak doğrudan “Nasıl gidiyor?” veya “Herhangi bir zorluğunuz var mı?” ile girerseniz, cevaplar genellikle geneldir (“Her şey yolunda”). Bunun yerine: rahat başlayın, bekleyin ve sessizliğe izin verin. Genellikle gerçekten ilgili noktalar kendiliğinden gelecektir.

🛠 Nasıl uygulanır?

• İlk başta büyük sorular sormayın. Sıradan bir şekilde başlayın (“Sabahınız nasıldı?”) ve onları rahat bırakın.
• Sessizliğe bilinçli olarak tahammül edin. İnsanlar boşlukları – genellikle kendilerini gerçekten rahatsız eden şeylerle doldurma eğilimindedir.

İpucu 3: Ortamı değiştirin – oda konuşmayı etkiler

💡 Neden? Atmosfer insanların ne ve nasıl konuştuğunu etkiler. Ofisteki bir sohbet, bir yürüyüşten veya bir kafe toplantısından farklı hissettirir.

🛠 Nasıl uygulanır?

• Başka yerleri deneyin: yürüyüşe çıkmak daha rahat konuşmanıza yardımcı olur. Bir kafe daha gayri resmi görünebilir.
• Sanal toplantılar mı? Farklı ayarları test edin, örneğin konuya ve kişiye bağlı olarak bazen sadece ses, bazen video –.

İpucu 4: “Neden?” sorularından kaçının – bunun yerine “Nasıl?” veya “Ne?” sorularını kullanın

“Neden?” savunmacı gelebilir (“Neden böyle yaptın?” → eleştiri gibi hissettirir). “Nasıl?” veya “Ne?” daha fazla düşünmeye olanak sağlar.

🛠 Nasıl uygulanır?

• “Hedefe neden ulaşamadın?” yerine → “Bunu yapmanı ne engelledi?”
• “Bunu neden yapıyorsun?” yerine → “Bu karara nasıl vardın?”

Ses fark yaratır.

İpucu 5: Bunu bir ankete dönüştürmeyin – ama kendiniz bir şeyler ortaya koyun

💡 Neden? Birçok 1:1 görüşme gibi görünüyor: “Nasıl gidiyor? Neye ihtiyacınız var? Karşılaştığınız zorluklar neler?” Ancak insanlar bunun bir değişim olduğunu fark ettiklerinde açılma olasılıkları daha yüksektir.

🛠 Nasıl uygulanır?

• “Bunu sen de biliyor musun?” diye sormadan önce kendi yaşadığınız küçük bir zorluğu ya da farkındalığı paylaşın.
• Örnek: “Son zamanlarda ayrıntılarda çok fazla kaybolduğumu fark ettim. Sen de bazen böyle yapıyor musun?”
• Bu, güven yaratır ve dürüst diyaloğa kapı açar.

İpucu 6: Sadece geçmişe bakmayın, aynı zamanda “gelecekteki sorunlara” da bakın

Neden? 1:1’ler genellikle geçmiş sorunlar etrafında döner (“Ne iyi gitti? Ne zordu?”). Ancak gelecekteki engeller ortaya çıkmadan önce bunlar hakkında yapılan konuşmalar daha da değerlidir.

🛠 Nasıl uygulanır?

• Soru: “Bir sonraki çeyreğin mükemmel geçtiğini varsayarsak –, bunun anahtarı neydi?”
• Ya da: “Önümüzdeki birkaç hafta içinde üretken olmanızı ne engelleyebilir?”

Bu da geçmişteki sorunlara tepki vermek yerine proaktif çözümler üretilmesini sağlar.

7. İpucu: Doğrudan çözüm sunmayı bırakın – Bunun yerine şunu sorun: “Daha önce ne denediniz?”

💡 Neden? Doğrudan ipucu vermek cazip gelebilir. Ancak, çalışanların genellikle zaten fikirleri vardır – sadece düşünmeye ihtiyaçları vardır.

🛠 Nasıl uygulanır?

• “X’i deneyebilirsin!” yerine → “Sorunu çözmek için daha önce ne denedin?”

Sonuç olarak, çalışanlar ciddiye alındıklarını hisseder ve kendi çözümlerini geliştirirler.

Eğer 5 ipucu daha ve mükemmel bir ajanda indirmek isterseniz: En son YouTube videom tamamen bununla ilgili ve 7 yaratıcı 1:1 toplantı sorusu içeriyor. Bir göz atmaktan çekinmeyin.

Play

Bu ipuçlarını yukarıda dikkate alırsanız, bire bir görüşmenizi yürütmek büyük olasılıkla çok daha kolay ve verimli olacaktır. Çünkü bire bir toplantı örnek gündeminizdeki tek amacınız çalışanınızın istifa etmemesi ise, yanlış bir tutum sergiliyorsunuz ve toplantınız başarısızlığa mahkumdur - çizgi romana bakın.

Bu makaleye tıklamış olmanız, bana çalışanlarınızla yapacağınız bire bir toplantılar için basit bir ajanda örneği aradığınızı söylüyor.

Bu nedenle burada ilk olarak, örneğin iki haftada bir yapılan klasik bir değerlendirme görüşmesine iyi bir şekilde eşlik edecek basit, denenmiş ve test edilmiş bir belge şablonu bulacaksınız.

Önemli: Bu basit bir standart gündemdir - ancak “en iyi” 1’e 1 toplantı gündemi, bir yönetici olarak çalışanınıza özel olarak uyarladığınız gündemdir. Yukarıdaki 7 ipucum bu konuda size yardımcı olacaktır. 

Bu arada, şablonu asıl şablonun altına Doc olarak kaydedebilirsiniz, ancak alternatif olarak PDF, Excel, Google Sheet veya Word belgesi olarak da kaydedebilirsiniz. Sadece “Artı” geçişine tıklayın.

Gördüğünüz gibi, bu bire bir örnek ajandanın ana amacı uzaklaştırmaktır. Günlük yaşamda bu genellikle çok zordur, bu nedenle özel bir zaman bloğu gereklidir.

Bu arada, gündem sizi yanıltmasın: Temel olarak amacınız, içsel motivasyona sahip çalışanınızın masaya mümkün olduğunca çok konuyu kendisinin getirmesi olmalıdır.

Bu gündeme ek olarak, elbette değerlendirme görüşmenizde üzerinde düşünebileceğiniz başka hususlar da vardır.

Bu nedenle, yeni bakış açılarını harekete geçiren bireysel sorular bire bir görüşmelerde çok faydalıdır. Burada size bu tür sorulardan birkaç örnek vermek istiyorum.

Bire bir toplantıların en önemli amaçlarından biri, belirtildiği gibi, düzenli olarak uzaklaşmaktır. Bu nedenle, günlük işleri daha geniş bir bağlama yerleştiren sorular yardımcı olur.

Ayrıca bir yönetici olarak sizin için birebir diyaloğunuzu zenginleştirecek 17 soru getirdim.

Son birkaç ay içinde yaklaşık 100 yöneticiyle konuştuktan sonra bir model fark ettim.

Birçok amir zaman zaman bire bir toplantılarına küçük anketler dahil eder. Bu, rahat bir şekilde birkaç sorunun üzerinden geçmeleri ve çalışana a) bir ifadeye katılıp katılmadığını (örneğin 1’den 7’ye kadar) ve ardından b) neden bu şekilde cevap verdiğini sormaları anlamına gelir.

Bu mikro anketlerden 1:1’lerde aşağıdakileri bekliyorlar:

• Bire bir diyalogda daha fazla çeşitlilik ve katılım
• Yeni bakış açılarının benimsenmesi
• Zaman içinde memnuniyet gibi (yumuşak) KPI’ların ölçülebilirliği

Ve elbette bu fikir bire bir model gündeminizin de bir parçası olabilir. Burada sizin için her başarılı çalışan için önemli ön koşulları yansıtmaya odaklanan beş ifadeyi bir araya getirdim.

Bu gündemi bir Doc olarak da indirebilirsiniz, ancak bundan çok daha iyisi şudur: Bire bir toplantı yazılımımızda, sonuçları zaman içinde bir metrik olarak görünür kılan ve bir yapay zeka asistanıyla size ipuçları veren entegre bir aracımız var - aşağıdaki düğme aracılığıyla giriş yapmadan bir göz atın.

Gördüğünüz gibi, ifadeler memnun bir çalışanın kilit yönlerini ele alıyor. 

Sağlıklı, üretken çalışanlar için bir diğer ön koşul da elbette iyi bir yöneticidir. Evet, burada sizden bahsediyorum. 

Ve elbette, bunun için bire bir görüşme örnek gündeminizin bir parçası haline getirebileceğiniz ifadeler de var. Özellikle, Echometer bire bir yazılımında interaktif olarak ücretsiz yanıtlayabileceğiniz ve ölçülebilir hale getirebileceğiniz, üzerinde düşünebileceğiniz 4 davranışsal çapa.

Ve bu soruları bire bir görüşmenizde sormak için sabırsızlanıyor musunuz? Çok iyi, sevindim. 

Daha fazla yaratıcı girdi isterseniz, ilgili makalemizi tavsiye edebilirim: 129 Dahiyane birebir görüşme soruları (bir psikologdan) .

Muhtemelen neredeyse tahmin etmişsinizdir. Elbette, bire bir toplantılar için er ya da geç kullanabileceğiniz daha birçok örnek gündem var. 

Örneğin, maaşla ilgili bire bir toplantınız, zor bir çalışanla veya tamamen yeni bir çalışanla konuşmanız için gündemlerden bahsediyorum.

Tüm bu kullanım durumları için bu makalede bulabileceğiniz ek şablonlarımız var: 1:1 toplantılar: Düzenlemek için denenmiş ve test edilmiş 15 şablon (ücretsiz)

Yukarıda da belirtildiği gibi, “en iyi” bire bir toplantı gündemi her zaman çalışanınıza özel olarak uyarlanmıştır.

Ancak, bu makalede yer alan bilgiler tam da bunu yapmanıza yardımcı olacaktır.

Bire bir toplantılar için yapay zeka toplantı asistanımız da size bu konuda yardımcı olabilir. Daha fazla bilgi edinmek isterseniz web sitemize bir göz atın: En iyi bire bir toplantı yazılımı .