Haftalık 1:1 toplantılar: şablonlarla mükemmel ajanda

Bire bir toplantı gündeminin gücü

Günümüz işyerlerinde, yöneticiler ve ekip üyeleri arasındaki sürekli iletişim her zamankinden daha önemlidir. Haftalık veya iki haftada bir yapılan bire bir toplantıların uyumu sürdürmenin, büyümeyi ve üretkenliği teşvik etmenin etkili bir yolu olduğu kanıtlanmıştır. Yöneticilerin 94%‘sinin bire bir toplantı yapması ve bunların yaklaşık 48%‘sinin haftalık bazda olması şaşırtıcı değildir.

Bu makalede, etkili bir bire bir ajandanın nasıl oluşturulacağını ve farklı durumlar için hangi şablonların en uygun olduğunu öğreneceksiniz.

Haftalık Bire Bir Toplantı Gündemi

Neden (iki) haftalık bire bir toplantılar yapmalısınız 💡

Bire bir toplantılarınızın sıklığı, bunların etkinliği üzerinde önemli bir etkiye sahip olabilir. Düzenli toplantılar genellikle ekibe yakın kalmayı mümkün kılar.

Ancak haftalık ve iki haftada bir yapılan toplantılar arasında da bazı farklar vardır. Haftalık bire bir toplantılar hızlı ayarlamalara ve zamanında geri bildirime olanak sağlarken, iki haftada bir yapılan bire bir toplantılar toplantılar arasında ilerleme ve değişiklikler için daha fazla zaman tanır.
Bu nedenle, bire bir toplantıları planlarken kesin hedef konusunda net olmanız önemlidir. Elbette ekip üyelerinin görüşlerini de dikkate almalısınız.

Sıklığı belirlerken ekibinizin iş akışlarını, proje döngülerini ve bireysel tercihlerini göz önünde bulundurun. Temel olarak, seçtiğiniz aralık ne olursa olsun, tutarlılık başarının anahtarıdır!

Nitelik ve nicelik arasındaki denge

• Haftalık bire bir toplantılar: Hızlı tempolu ortamlar veya kritik projeler üzerinde çalışmak için ideal
• İki haftada bir bire bir toplantılar: Daha yerleşik ekipler için veya daha derinlemesine tartışmalar gerektiğinde uygundur.

Bu arada, gündem konusunda sabırsızlanıyorsanız: Aşağıdaki videom size 7 akıllıca soru içeren harika bir bire bir toplantı gündemi şablonu sunuyor, bir göz atın.

Play

Haftalık Bire Bir Toplantı Gündemi

Haftalık bire bir toplantılar için ideal gündem💡

Etkili bir bire bir toplantı gündemi, bu toplantıların her iki taraf için de verimli ve değerli olmasını sağlar. Size somut bir örnek vermek gerekirse: Aşağıdaki ajanda en önemli soruları sorar. 

Bu arada, şablonu psikolojik açıdan sağlam 1’e 1 toplantı yazılımımız olan Echometer ile etkileşimli olarak çalıştırabilirsiniz. Size daha birçok soru şablonu ve hatta harekete geçmeniz için ipuçları sunar:

Artık tipik, iyi bir bire bir toplantı gündemi için iyi bir hisse sahip olmalısınız. Daha derine inmek için, bire bir görüşmeleri ayrı aşamalar halinde nasıl yapılandırdığımıza bir göz atalım.

Aşama 1: Mükemmel hazırlık – Verimli bire bir toplantılar nasıl organize edilir?

İlk aşamada (muhtemelen toplantıdan önce), hem yönetici hem de çalışan konuşma noktalarına katkıda bulunur:

• Her iki tarafın da hatırlatıcı alabileceği ve tartışmak istediğiniz konuları ekleyebileceği ortak bir belge veya araç kullanın (bkz. Echometer ).
• Ekip üyelerinizi, 1:1 toplantısından önce 1:1 gündemine kendi noktalarını ekleyerek sorumluluk almaya teşvik edin.
• Daha sonra gerekirse ek puanlar ekleyebilirsiniz.

Bu süreç, bire bir toplantıların çalışan tarafından birlikte tasarlanmasını sağlar, bu da odak noktası çalışan olduğu için katılımı artırır.
Daha sonra son bire bir görüşmenin notlarını gözden geçirmelisiniz:

• Mevcut toplantıdan önce, her iki taraf da son toplantıdaki eylemleri ve tartışmaları gözden geçirmelidir. Bu, taahhütlerin takip edilmesine ve zaman içindeki ilerlemenin izlenmesine yardımcı olur.

Bire bir görüşmenin derinliklerine dalmadan önce, işleri organize etmenin ve tartışılacak en önemli konuları belirlemenin zamanı geldi:

• En önemli veya zaman açısından kritik konulara öncelik verin.
  • Örnek: Mevcut engelleyiciler veya yaklaşan son tarihler
• Kısa vadeli taktiksel konular ile uzun vadeli stratejik tartışmaların bir karışımını sağlayın.
  • Örnek: Mevcut projedeki süreçler (taktiksel) ve kendi güçlü yönlerinin genişletilmesi (stratejik)

Aşama 2: Etkili konuşmalar – Toplantıdan en iyi şekilde nasıl yararlanılır

Asıl toplantıda ciddi işlere girişmeden önce, buz kırıcı olarak da bilinen kısa bir kişisel check-in ile başlayabilirsiniz:

• İyi bir atmosfer yaratmak için kısa, gayri resmi bir sohbetle başlayın.

  • Örnekler:

    • Gününüz nasıl geçti?
    • Bu hafta en büyük başarı hissiniz neydi?
    • Geçtiğimiz hafta boyunca en çok ne üzerinde çalıştınız?

• Toplantıyı gereksiz yere uzatmadan olumlu bir hava yaratmak için bunu 2-3 dakika ile sınırlayın.

Buzları erittikten sonra, artık önemli konularla ilgilenme zamanı gelmiştir. Mantıklı bir önceliklendirme, zaman kısa olsa bile kritik konuların gerekli ilgiyi görmesini sağlar:

• Her iki katılımcı da hala odaklanmışken ilk olarak en yüksek öncelikli konuları ele alın.

  • Örnekler:

    • Şu anda sizi işinizde yavaşlatan şey nedir?
    • Önümüzdeki hafta bitmesi beklenen proje nasıl gidiyor?

Bire bir toplantılar sadece günlük görevlerle değil, aynı zamanda çalışanın uzun vadeli memnuniyeti ve gelişimiyle de ilgili olduğundan, taktiksel ve stratejik tartışmaları dengelemek önemlidir:

• Taktiksel: Acil görevler, mevcut projeler ve kısa vadeli hedefler.
• Stratejik: Uzun vadeli kariyer gelişimi, büyük düşünme ve gelecek planlaması.
• Bire bir toplantıların çoğunda taktik ve stratejik konular arasında 70/30 oranında bir dağılım hedefleyin.

Aşama 3: Sürdürülebilirliği sağlama - Toplantı sonuçlarını uygulama şekliniz

Şimdi toplantıyı sonuçlandırma zamanı. Önce önlemleri ve kararları özetleyin:

• Toplantı sırasında alınan tüm aksiyonları açıkça listeleyin.
• Hangi önlemden kimin sorumlu olduğunu ve ne zamana kadar tamamlanması gerektiğini belirtin.

Son olarak, notları ve sonraki adımları çalışanınızla paylaşmalısınız.

• Toplantının kısa bir özetini çalışana gönderin (örneğin e-posta yoluyla).
• En önemli tartışma noktalarını, alınan kararları ve önlemleri ekleyin.

Bu, tüm tarafların görüşülenler konusunda hemfikir olmasını sağlayan ortak bir kayıt oluşturur.

Bu ajandaya bağlı kalarak, bire bir toplantılar için tutarlı bir çerçeve oluştururken, her hafta en alakalı konuları ele alma esnekliğini korursunuz.

Haftalık Bire Bir Toplantı Gündemi

(İki)haftalık bire bir görüşmelerin etkisinin ölçülmesi💡

Bire bir görüşmelerinizin gerçekten etkili olduğundan emin olmak için etkilerini ölçmek önemlidir. Bu sadece süreci iyileştirmeye yardımcı olmakla kalmaz, aynı zamanda bu toplantıların çalışan ve yönetim için değerini de gösterir.

Bire bir görüşmeler için uygun KPI’lar (temel performans göstergeleri)

• Çalışan bağlılığı: Düzenli bire bir görüşmeler daha yüksek çalışan memnuniyeti ve bağlılığına yol açmalıdır. Bunu takip etmek için sağlık kontrolü anketleri gibi periyodik anketler kullanın.
• Hedef başarı oranı: Çalışanların bire bir görüşmelerde tartışılan hedeflere ne kadar etkili bir şekilde ulaştığını izleyin.
• Çalışanları elde tutma: Zaman içinde, etkili birebir görüşmeler çalışanların elde tutulma oranlarının artmasına katkıda bulunmalı ve böylece ekipteki iş gücü devrini azaltmalıdır.

Doğrudan bire bir geri bildirim:

• ROTI (Return On Time Invested): Her bire bir görüşmeden sonra, toplantının etkinliği hakkında kısa bir geri bildirim isteyin. Bizim kişisel favorimiz 1-10 arası bir ölçekte ROTI puanı istemektir (Bu bire bir toplantıya harcanan zaman ne kadar iyiydi?). Burada zaman içinde farklı toplantılar arasındaki ROTI puanlarını bile karşılaştırabilirsiniz.
• Üç aylık değerlendirmeler: Birkaç ayda bir bire bir sürecin daha derinlemesine gözden geçirilmesini sağlayın.

Bu KPI’lar sayesinde, bire bir toplantıların etkinliğini kendinize, çalışanlarınıza ve yönetime göstermek için en iyi konumda olursunuz.

Haftalık Bire Bir Toplantı Gündemi

Bire bir görüşmelerde sık karşılaşılan tuzaklar ve bunlardan nasıl kaçınılacağı💡

En iyi niyetle bile olsa, bire bir görüşme yaparken belirli tuzaklara düşebilirsiniz. İşte bazı yaygın tuzaklar ve bunlardan kaçınmak için stratejiler:

Bire bir görüşmeleri durum raporlarına dönüştürün:

• Tuzak: Toplantı, tamamlanan görevlerin basit bir listesi haline gelir.
• Çözüm: İleriye dönük tartışmalara odaklanın. Sadece neler yapıldığını tartışmak yerine zorluklar, ihtiyaç duyulan kaynaklar ve gelecekteki öncelikler hakkında sorular sorun.

Kısa vadeli meseleler uğruna uzun vadeli hedefleri ihmal etmek:

• Tuzak: Her toplantı sadece acil görevlere ve sorunlara odaklanır.
• Çözüm: Uzun vadeli kariyer hedeflerini ve gelişim planlarını düzenli olarak tartışın. Her toplantıda kısa ve uzun vadeli konular için zaman ayırın.
  Bunu unutma: Taktiksel ve stratejik tartışmalar arasında iyi bir denge 70/30’luk bir bölünmedir.

Tedbirlerin takip edilmemesi:

• Tuzak: Bire bir görüşmelerde verilen taahhütler unutulur veya göz ardı edilir.
• Çözüm: Her toplantıyı önlemleri açıkça adlandırarak ve not ederek sonlandırın. Bir sonraki toplantıya bu eylemleri gözden geçirerek başlayın. Paylaşılan bir belge veya araç kullanın (örneğin Echometer) zaman içinde taahhütleri izlemek için.

Haftalık Bire Bir Toplantı Gündemi

Farklı bire bir türleri için şablonlar

Tutarlı bir yapı önemli olmakla birlikte, ana yapı içinde farklı soru formatları kullanarak farklı durumlara uyum sağlayabilirsiniz. İşte kullanabileceğiniz veya uyarlayabileceğiniz bazı şablonlar:

Tipik bire bir soru örnekleri

Genel sorular:

• Bu hafta aklınızda ne var?
• Bu hafta için öncelikleriniz nelerdir?
• Şirketin gidişatı konusunda kendinize ne kadar güveniyorsunuz?

Strateji ve ilerleme:

• Strateji hakkında herhangi bir sorunuz var mı?
• Benim katkıma ihtiyacınız var mı?
• Hedeflerinizde nasıl ilerliyorsunuz?
• Son konuşmamızdan bu yana neler öğrendiniz?
• Son konuşmamızdan bu yana sizi zorlayan ne oldu?
• Son konuşmamızdan bu yana neler iyi gitti?

Geri bildirim:

• Benim için ne gibi geri bildirimleriniz var?
• Tartışmak istediğiniz herhangi bir etkileşim var mı?

•  

Sık karşılaşılan sorunlar

Yukarıdaki sorular iyi genel sorular olsa da, çok sayıda yönetici ve ekip lideriyle yaptığımız görüşmelerde “normal” soruların pek işe yaramadığı zorluklar olduğunu gördük.

Kısacası, insan yönetiminde harika bire bir toplantı gündemlerinin yardımcı olması gereken altı yaygın sorun belirledik:

Bu sorunlar şunlardır:

1. Müşteri empatisi: “Çalışanlarım müşterinin ve şirketin bakış açısını anlamakta zorluk çekiyor.”
2. İlişki kurma: “Çalışanlarım 1:1 toplantılarda bana açılmıyor.”
3. Kişisel gelişim: “Çalışanlarımın içsel gelişim hedefleri yok.”
4. Bireysel performans: “Çalışanlarım geri bildirim döngülerini ve iş süreçlerini optimize etmiyor.”
5. Yumuşak beceriler: “Çalışanlarım şüphelerini saygılı ve üretken bir şekilde ifade etmekte zorlanıyor” veya “Eleştirildiklerinde kendilerini kolayca saldırıya uğramış hissediyorlar.”
6. Sorumluluk ve ekibe katılım: “Çalışanlarım takım hedefimiz için sorumluluk almıyor.”

Ekip üyeleriyle bire bir toplantılar düzenleyen biri olarak, muhtemelen bu sorunlardan bazılarını siz de yaşamışsınızdır. Bu nedenle Echometer’de psikologlar ve (çevik) toplantı uzmanlarıyla birlikte bu sorunları ele almak için özel şablonlar geliştirdik.

Bu sorunların çözümü için örnek şablonlar

Yukarıda belirtilen sorunları ele alan 25’ten fazla şablon oluşturduğumuz için burada iki örnek sunmak istiyorum:

Problem Örneği #1:

“Çalışanlarımın içsel gelişim hedefleri yok.”

İnsanların belirli gelişim hedefleri olmasa da, işlerinin onları diğerlerinden daha fazla ilgilendiren yönleri mutlaka vardır. Soruna bu şekilde bakarsanız, çalışanı da motive eden ilgi alanlarından gelişim hedefleri türetebilirsiniz. Bu aynı zamanda “iş oluşturma” olarak da bilinir.

Bire Bir Toplantı Şablonu: İş Hazırlama

Hepimizin işimizin diğerlerinden daha çok sevdiğimiz belirli yönleri vardır. Rollerimizi tercihlerimize göre şekillendirmek için genellikle biraz hareket alanı vardır. Bu tercihlerin farkında olmak ve iş yaratma fırsatları ortaya çıktığında hazırlıklı olmak için bunları iletmek iyidir. “İş hazırlama” 1:1 şablonu için sorular:

Problem Örneği #2:

“Çalışanlarım şüphelerini ifade etmekte zorlanıyor.”

veya

“Eleştirildiklerinde kendilerini kolayca saldırıya uğramış hissediyorlar.”

Bu temel sorundan genellikle başka birçok sorun ortaya çıkar. Bunun bir örneği, bu kişilerin genellikle net sınırlar koymakta zorlanmaları ve bunun da çalışanlara kötü yansımasıdır.

Bu özel örnek için, çalışanınızla bire bir görüşmede kullanabileceğiniz “Hayır Demek” adlı bir şablon oluşturduk:

Bire Bir Toplantı Şablonu: ‘Hayır’ Demek

Eğer bir kişi “hayır” demekte zorlanıyorsa, tükenme tehlikesiyle karşı karşıya kalana kadar giderek daha fazla görev verilebilir. Bu format, bireylerin uygun beklentileri nasıl belirleyeceklerini ve ihtiyaç duyduklarında nasıl “hayır” diyeceklerini düşünmelerine yardımcı olur.

Haftalık Bire Bir Toplantı Gündemi

Sonuç - Haftalık Bire Bir Toplantı Gündemi⚡

İster haftalık ister iki haftada bir olsun, düzenli bire bir toplantılar iletişimi teşvik etmek, performansı artırmak ve çalışanları desteklemek için mükemmel bir yoldur. Yapılandırılmış ancak esnek bir gündem oluşturarak, kapsamlı bir hazırlık yaparak ve tutarlı bir şekilde takip ederek bu önemli toplantıların etkisini en üst düzeye çıkarabilirsiniz.

Başarılı bire bir toplantılar için temel faktörler:

1. Düzenlilik: İster haftalık ister iki haftada bir olsun, kararlaştırılan programa sadık kalın.
2. Konuşmaların kalitesi: Hem kısa vadeli hem de uzun vadeli sorunları tartışmak için açık ve dürüst iletişime odaklanın.
3. Tutarlı izleme: Tartışılan görev ve hedeflerin tutarlı bir şekilde takip edilmesini ve uygulanmasını sağlamak.

Etkili (iki) haftalık bire bir toplantılar için kısa kontrol listesi:

• Hazırlık:

  • Paylaşılan gündem belgelerini kullanın
  • Çalışanları gündem oluşturmaya teşvik edin
  • Önceki notları ve eylem maddelerini kontrol edin

• Toplantı sırasında:

  • Başlangıçta kişisel check-in
  • Önce en önemli konuları ele alın
  • Taktiksel ve stratejik tartışmalar arasında denge (70/30)

• Takip edin:

  • Eylem maddelerini ve kararları özetleyin
  • Notları ve sonraki adımları paylaşın

Bu makalede sunulan şablonları ve stratejileri bir başlangıç noktası olarak kullanın ve bunları ekibinizin ihtiyaçlarına ve kültürüne göre uyarlayın. Ayrıca, bire bir toplantıların başarısını ölçmek için anlamlı KPI’lar kullanın:

Anlamlı KPI’lar:

• Çalışan bağlılığı
• Hedef başarı oranı
• Çalışanları elde tutma
• ROTI (Yatırılan Zamanın Geri Dönüşü) 
• Üç aylık geri bildirim

Zaman ve dikkatle, bire bir toplantılar yönetim yaklaşımınızın temel taşı haline gelir ve tüm ekibiniz için başarı sağlar.

Eğer 1:1 toplantıları hazırlamanıza ve uygun şablonları seçmenize yardımcı olacak bir araç arıyorsanız, şimdi Echometer’yi ücretsiz olarak deneyebilirsiniz: Echometer Çalışma alanı oluşturun.