Kendi kendini organize eden ekipleri nasıl geliştirebilirim?

Kendi kendini organize eden ekiplerin geliştirilmesi, modern yönetim felsefelerinin temel hedeflerinden biridir.

Peki pratikte kendi kendine örgütlenen ekipler nasıl geliştirilir? - İşte kendi kendini yöneten ekipler oluşturmak için yöneticilere yönelik ön koşullar ve pratik ipuçları.

Ekiplerin kendi kendilerini yönetebilmeleri için bir dizi ön koşulun yerine getirilmesi gerekir. Tüm ipuçları ve püf noktaları bu ön koşullar olmadan hiçbir işe yaramayacaktır:

#1 Kendi kendini organize eden ekipler için ön koşul: Psikolojik güvenlik

Yöneticinin önemli bir rolü de çatışmaları yönetmektir. Kendi kendini organize eden bir ekip, sorunları kendi başına ele alabilmeli ve tartışabilmelidir. Bu da psikolojik güvenlik gerektirir (bkz. Psikolojik güvenlik ).

Dikkat: Lütfen birçok kişi için çatışmaları doğrudan ele almanın ne kadar zor olduğunu hafife almayın. Uzun vadede bu, bir ekibin dağılmasına yol açar.

#2 Kendi kendini organize eden ekipler için ön koşul: güven ve karar verme kapsamı

Kendi kendini organize eden ekiplerde bile, genellikle ekipten nihai olarak sorumlu olan bir kişi vardır (en azından yönetime karşı). Ekibin kendi kararlarını alabilmesi için yöneticinin ekibe güvenmesi ve ekibe manevra alanı tanıması gerekir.

#3 Kendi kendini organize eden ekipler için ön koşul: Kendi kendini organize etme rutinleri

Ekipler kendilerini organize etmek için çok fazla iletişime ihtiyaç duyarlar. İletişim tesadüf değildir. Ekibin ekip çalışmasını tartışacak alana sahip olmasını sağlamak için ekip rutinlerine ihtiyaç vardır. İdeal olarak, böyle bir ekip rutini en az iki haftada bir gerçekleştirilmelidir. 

İdeal olarak, ekipler kendiliğinden değişim yoluyla engelleri ortadan kaldırmayı başarırlar, ancak öz-örgütlenmeyi yansıtmak ve daha da geliştirmek için ayrı bir rutin, uygulamada büyük ve genellikle belirleyici bir fark yaratabilir.

Şimdi yukarıda belirtilen gereklilikleri yerine getirmek için uygulamaya koyabileceğiniz 4 ipucuna bir göz atalım.

Pratik ipucu #1 - Ekiplerde psikolojik güvenliğin oluşturulması:

Psikolojik güvenliğiniz, kendinizi iyi hissetmenizden kaynaklanır…

• ceza almadan hata yapabilir.
• Ayrıca “aptal” olarak etiketlenmeden bir şeyi bilmeme hakkım da var.
• Hesaplanmış riskler alabiliyorum ve ekip arkamda duruyor.

Bir yönetici olarak bu davranışların tümünü aktif bir şekilde örnekleyebilirsiniz. Her şeyden önce, ekibinize birisinin bir hatayı kabul etmesini veya bir soru sormasını takdir ettiğinizi gösterdiğinizden emin olmalısınız. Ekip üyelerini hesaplanmış riskler almaları konusunda destekleyin.

Hatalarınızı kabul ederek, bol bol soru sorarak ve risklerden kaçınmayarak başlamak en iyisidir.

Pratik ipucu #2 - Ekiplere manevra alanı tanıyın:

Öz-örgütlenmeye henüz aşina olmayan ekipler başlangıçta karar alma kapsamını kabul etmekten ve kullanmaktan çekinebilirler. Ancak, bir yönetici olarak yeterli psikolojik güvenceyi sağlamışsanız, bu durum değişecektir.

Ekipte kararların benimsenmesi sürecini hızlandırmak için, ekibin bundan sonra aktif olarak benimsemesi gereken belirli kararları tanımlayabilirsiniz.

Ayrıca uzun vadeli hedeflerinizin neler olduğunu ve gelecekte hangi kararların ekibin kendisi tarafından alınması gerektiğini de iletebilirsiniz. Bu, daha fazla öz-örgütlenmeye yönelik beklentileri açıkça formüle eder.

Karar almada daha fazla öz-örgütlenme için bir başka eğlenceli yaklaşım da “delegasyon pokeri “dir (bkz. Management 3.0’dan Delegasyon Pokeri).
Kısa versiyonu:

• Bugün düzenli olarak aldığınız veya yolunuza çıkabilecek tüm ilgili kararları listeleyin.

• Şimdi bu kararları aşağıdaki kategorilere ayırın:

• Yönetici karar verir

• Ekip önerir, yönetici karar verir

• Ekip ve yönetici birlikte karar verir

• Yönetici tavsiyede bulunur, ekip karar verir

• Ekip kendisi için karar verir

• Her şeyi birlikte yapabilirsiniz ya da her ekip üyesi sıralamayı kendisi yapabilir ve ardından kararları tek tek gözden geçirebilir.

Oyunu öz-örgütlenmenin mevcut durumunu kaydetmek için kullanırsınız. Daha sonra gelecekte bugünkünden farklı bir şekilde almak istediğiniz belirli kararları seçebilirsiniz.

Pratik ipucu #3 - Kendi kendini organize eden ekip çalışması:

İlk iki ipucundan sonra, artık öz-örgütlenmenizde süreklilik yaratmanız gereken noktadasınız. Bu önemlidir, çünkü öz-örgütlenmeniz ilk coşkudan sonra bocalarsa, eski kalıplara geri dönme riskiyle karşı karşıya kalırsınız.

Kendi kendini yöneten ekiplere giden yolda büyük sıçramalar beklememelisiniz. Bu gerçekçi değildir. Kendi kendine organizasyona geçiş küçük adımlarla gerçekleşir.

Her değişiklikten sonra en önemli şey, bunun başarılı olup olmadığını ve bir sonraki değişikliğin ne olacağını düşünmektir. İşte tam da bu nedenle retrospektiflere ihtiyaç duyulmaktadır. Retrospektiflerde ekip, işbirliği ve uygulanan önlemlerin etkinliği üzerine birlikte düşünür ve yeni sorunları ele alır.

Bir yönetici olarak, ekibinizin sürekli olarak iyileştirmeler yapmasını ve hareketsiz kalmamasını sağlamak için retrospektifleri kullanırsınız. 

Retrospektif, ekibin liderlik sorumluluğunu ortaklaşa üstlendiği ve gelişmeye devam ettiği toplantıdır.

Pratik ipucu #4 - Kendi kendini yöneten ekipler için Retro aracı:

Ekibinizin retrospektifler konusunda fazla deneyimi yoksa, Echometer gibi bir retro aracı denemenizi tavsiye ederim. Retro araçlarıyla, ekibinizi retroya bağlılıkla katılmaya motive etmek ve kendi geliştirdiğiniz önlemleri basitçe takip etmek çok daha kolay olacaktır.

Echometer, retrospektif boyunca size o kadar sezgisel bir şekilde rehberlik eder ki artık retrospektif için bir Scrum Master’a veya Agile Koçuna bile ihtiyacınız kalmaz. 

Burada ekibinizi kendiniz organize etmek için Echometer’yi deneyebilirsiniz:

Retro NOW - Psikolojik Güvenlik Retro’yu deneyin:

Nasıl

Psikolojik güvenlik Health Check: Retro nasıl işler?

1. Rastgele Buzkıran (2-5 dakika)

   Echometer size rastgele kontrol soruları için bir oluşturucu sunar.

2. Açık önlemlerin gözden geçirilmesi (2-5 dakika)

   Yeni konulara başlamadan önce, geçmiş retrospektiflerden alınan önlemlerin ne olduğuna dair etkinlik kontrolü hakkında konuşulmalıdır. Echometer, geçmiş retrolardan alınan tüm açık aksiyon öğelerini otomatik olarak listeler.

3. Sağlık Kontrolü

   Tüm ekip üyeleri, sağlık kontrollerini anonim olarak bir ölçekte yanıtlayabilir. Ardından, sağlık kontrollerinin sonuçlarını birlikte gözden geçirin ve gerekirse ek yorumlar kaydedin. Aynı sağlık kontrollerini birden fazla retrospektifte kullanıyorsanız, Echometer'de zaman içindeki eğilimleri de takip edebilirsiniz.

   • Ne kadar iyi performans gösterdiğim ve kendimi nasıl geliştirebileceğim konusunda düzenli olarak faydalı geri bildirimler alıyorum.
   • Ekibimizden biri hata yaparsa, bunun için yargılanmaz.
   • Ekibimizde bazen bir şeyi bilmemeye izin verilir.
   • Çatışmalarda, kimsenin kişisel olarak saldırıya uğramış veya yargılanmış hissetmemesi için elimizdeki konu hakkında konuşuruz.

4. Retro konularını tartışın

   En önemli bilgilerinizi toplamak için aşağıdaki açık uçlu soruları kullanın. Öncelikle herkes kendine saklar. Echometer, geri bildirimi sunmak ve gruplandırmak için retro panelinin her sütununu ayrı ayrı ortaya çıkarmanıza olanak tanır.

   • Başka ne hakkında konuşmak istiyoruz?

5. Genel soru (Önerilir)

   Diğer konuların da ele alınabilmesi için:

   • Retro'da başka neler hakkında konuşmak istersin?

6. Önceliklendirme / Oylama (5 dakika)

   Echometer'deki retro panosunda, geri bildirimi oylama ile kolayca önceliklendirebilirsiniz. Oylama elbette anonimdir.

7. Önlemleri tanımlayın (10-20 dakika)

   Bir geri bildirime eklenen artı sembolü, bağlantılı bir önlem oluşturmanıza olanak tanır. Hangi önlemin doğru olduğundan emin değil misiniz? Ardından, temel nedenleri ve olası önlemleri beyin fırtınası yapmak için artı sembolü aracılığıyla konuyla ilgili bir beyaz tahta açın.

8. Ödeme / Kapanış (5 dakika)

   Echometer, ekibin retrospektifin ne kadar yararlı olduğuna dair anonim geri bildirim toplamasına olanak tanır. Bu, zaman içinde izleyebileceğiniz ROTI puanını ("Yatırılan Zamandan Geri Dönüş") oluşturur.

Psikolojik güvenlik Health Check

Sağlık Kontrolü Soruları (Ölçek)

Ne kadar iyi performans gösterdiğim ve kendimi nasıl geliştirebileceğim konusunda düzenli olarak faydalı geri bildirimler alıyorum.

Hiç katılmıyorum Tamamen katılıyorum.

Ekibimizden biri hata yaparsa, bunun için yargılanmaz.

Hiç katılmıyorum Tamamen katılıyorum.

Ekibimizde bazen bir şeyi bilmemeye izin verilir.

Hiç katılmıyorum Tamamen katılıyorum.

Çatışmalarda, kimsenin kişisel olarak saldırıya uğramış veya yargılanmış hissetmemesi için elimizdeki konu hakkında konuşuruz.

Hiç katılmıyorum Tamamen katılıyorum.

Açık sorular

Başka ne hakkında konuşmak istiyoruz?

Bu retro'yu şimdi açın