Sabit 1:1 Telafi Toplantıları: 1 Kılavuz, 3 Şablon ve 30 Soru

Aracınızın “Motoru Kontrol Et” uyarı sinyalini verdiğini düşünün. Bunu görmezden gelir ve yolunuza devam eder miydiniz? Muhtemelen hayır. Ancak pek çok yönetici, çalışanlarıyla düzenli olarak görüşmeyi ihmal ettiğinde tam da bunu yapıyor. Bu konuşmalar olmadan, keşfedilmemiş potansiyel gizli kalır, küçük sorunlar büyüyerek büyük krizlere dönüşür – ve bir noktada “araba” durur.

Birçok yönetici daha çok yangın alarmı gibi davranır: Sadece yangın çıktığında tepki verirler. Ancak başarılı liderlik daha çok bir termostat gibidir – ekip içinde doğru sıcaklığı proaktif olarak sağlar. 

“Gerçekten kahve içmek istediğiniz” son iş arkadaşınızı hatırlıyor musunuz? Ve? Böyle bir şey oldu mu? Muhtemelen olmadı. Spontane sohbetler güzeldir – ancak sürdürülebilir liderlik bağlılık gerektirir.

Bu da bizi konuya getiriyor: Yöneticiler ve çalışanlar arasında düzenli olarak yapılan telafi toplantıları. Bu toplantılar genellikle haftalık, iki haftalık, aylık ve hatta 6 haftalık olarak gerçekleştirilir.

Benim tavsiyem bunu ekibinizin büyüklüğüne bağlı olarak yapmanızdır. Tempo aynı zamanda ekip üyelerinizin kıdemine de bağlıdır: kıdemli çalışanlar doğal olarak genç ve hatta yeni çalışanlara göre daha az mentorluğa ihtiyaç duyma eğilimindedir. Örnek: Yaklaşık 10 ekip üyeniz varsa, iki haftada bir yaklaşık 30 dakikalık telafi toplantıları uygun olacaktır.

İster yüz yüze, ister uzaktan, ister dijital veya sanal bir görüşme olsun, bire bir toplantılar geri bildirim ve dolayısıyla kişisel gelişim için alan sunar ve bu da günümüzün çalışma dünyasında çok önemlidir. Bu makalede, haftalık, iki haftalık, aylık veya 6 haftalık görüşmelerinizde iyi sohbetler yapmak için kullanabileceğiniz bazı iyi sorular vereceğim.

Öncelikle: Amirler ve çalışanlar arasında iyi bir telafi veya bire bir toplantıların neye benzediği konusunda hala emin değilseniz, genel kılavuzumuza bir göz atın: Başarılı bire bir görüşmeler için 6 ipucu içeren rehber.

Bu, resimde gösterildiği gibi bir durumdan kaçınmanıza da yardımcı olacaktır.

Şimdi size düzenli bir sohbet toplantısını nasıl etkili bir şekilde organize edebileceğinize dair bazı önemli ipuçları vermek istiyorum. 

Haftalık görüşmeniz için size ilk bakışta pek de sezgisel olmayan, ancak bunun için çok daha etkili olan bazı ipuçları vermeye çalıştım. Bu ipuçlarıyla patron rolünüzde parlayabilirsiniz.

1. görüşmeleri̇n her zaman masa başinda yapilmasi gerekmez

Yürüyüşler, kafe ziyaretleri veya kasıtlı olarak rahat bir atmosferde yapılan uzaktan görüşmeler sohbeti değiştirir.

• 🔹 Avantaj: Yeni çevre = yeni fikirler. Bazı konuları hareket halinde tartışmak steril bir ofiste tartışmaktan daha kolaydır.

2. “gelecekteki check-in” – 5% inceleme, 95% görünüm

Telafi toplantısını her seferinde geriye dönük bir rapora dönüştürmekten kaçının. Bunun yerine, her birkaç toplantıda bir aşağıdaki mantığı deneyebilirsiniz:

• ✅ “Hangi zorluğun yaklaştığını görüyorsunuz?” (ileriye dönük, üretken)
• 🔹 Avantaj: Doğrudan raporladığınız kişi tepkisel değil proaktif düşünmeye teşvik edilir.

3. “Durum güncellemesi” yok – ama “Sizin için ne yapabilirim?”

Asla doğrudan raporlayıcınızın “raporlamak” zorunda olduğunu hissedeceği şekilde bir görüşme yapmayın.

• 🔹 Bunun yerine: “İşinizi kolaylaştırmak için ne yapabilirim?”
• 🔹 Avantaj: Randevunun bir kontrol aracı değil, bir destek aracı olduğu anlaşılır.

4. “ters gündem” yöntemi – Doğrudan raporlama konuları belirler

Bir yönetici olarak toplantıyı kontrol etmek yerine, kontrolü Direkt Raporunuza devredin:

• 💡 “Bugün ne hakkında konuşmak istiyorsun?”
• 🔹 Avantaj: Çalışanınız sadece soruları yanıtlamak yerine daha aktif bir şekilde dahil olacaktır.
• 🔹 Ekstra ipucu: Kişi emin değilse, 2–3 seçenekli bir “tema menüsü” sunun.

5. “İşsiz” buluşmalar: iş hakkında konuşmadan konuşmak

Her dördüncü veya beşinci görüşme seansını işle ilgili olmayan bir sohbet haline getirin.
🚀 Olası sorular:

• ✅ “Son zamanlarda profesyonel veya kişisel olarak nelerden heyecan duydunuz?”
• “Altı ay izinli olsaydınız ne yapardınız?”
• 🔹 Avantaj: Gerçek bir güven oluşturur ve uzun vadeli ilişkileri teşvik eder.

Bunun için aşağıda daha fazla fikir bulabilirsiniz.

6. Hedefe yönelik geri bildirim için “tek şey” yöntemi

Toplantının sonunda sorun:

• 📝 “Bir yönetici olarak daha iyi yapabileceğim tek şey nedir?”
• 🔹 Avantajı: Doğrudan, eyleme geçirilebilir geri bildirim alırsınız.

7. “yetişme toplantısı bataklığından” kaçının

Değişim yaratmadan her zaman sadece konuşma rutinine düşmeyin.

• Çözüm: Her yakalamanın sonunda birlikte belirli bir eylem tanımlayın.
• 🔹 Örnek: “Benim çıkarımım, proje hedeflerini daha açık bir şekilde iletmemiz gerektiğidir – Bunu bir sonraki ekip toplantısında ele alacağım.”

8. Asenkron hale getirin – Yakalamaların her zaman canlı olması gerekmez

Her buluşma bir toplantı olmak zorunda değildir. Bazen sohbet veya sesli mesaj yoluyla kısa bir yazılı alışveriş yeterlidir.

• 🔹 Avantajı: Zamandan tasarruf sağlar ve toplantıların gerçekten derinlemesine tartışmalar için kullanılmasını sağlar.

9. Uzun vadeli gelişim için “gelecekteki ben” sorusu

Bu soruyu üç ayda bir sorun:

• ⏳ “Gelecekteki benliğiniz bir yıl sonra bugüne dönüp bakarsa – neyi başarmış olmaktan gurur duyarsınız?”
• 🔹 Avantaj: Doğrudan raporlayanın uzun vadeli hedeflerini daha net bir şekilde formüle etmesine yardımcı olur.

İşte size kısa bir videoda açıkladığım, size hemen yardımcı olacak 5 Bonus İpucu ile birlikte Bire Bir toplantılar için bir örnek gündem:

Play

Dolayısıyla, bu ipuçları bir patron olarak haftalık veya düzenli toplantılarınız için size iyi bir kılavuz sağlayacaktır.

Şimdi size öncelikle genel nitelikte bir gündem şablonu ve sorular vereceğim. Ardından biraz daha yaratıcı ve dolayısıyla çok etkili, iki haftada bir yapacağınız toplantı için başka gündem önerileri de gelecek - takipte kalın.

Bu makaleye tıklamış olmanız, bana düzenli telafi toplantıları için bir gündem şablonuyla ilgilendiğinizi söylüyor.

Bu nedenle burada klasik bir haftalık değerlendirme görüşmesine iyi bir şekilde eşlik edecek bir doküman şablonu bulacaksınız.

Gündem şablonu: Haftalık Telafi Toplantısı

Bu arada, şablonu asıl şablonun altına Doc olarak kaydedebilirsiniz, ancak alternatif olarak PDF veya Word belgesi olarak da kaydedebilirsiniz. Sadece “Artı” geçişine tıklayın.

Görmediyseniz diye söylüyorum: Bu ajanda şablonunu yukarıdaki geçişlerden diğer formatlarda da (PDF veya Word gibi) açabilir, düzenleyebilir, indirebilir ve yazdırabilirsiniz. Bu arada, daha önce görmüş olabileceğiniz gibi, indirilebilir şablonlar İngilizce’dir. Catch Up ajanda şablonunu başka bir dilde (örneğin İspanyolca, Hollandaca, Portekizce, Fransızca, Fince, İtalyanca veya İsveççe) istiyorsanız yukarıdaki metni kopyalayabilir veya Deepl aracını çevirmen olarak kullanabilirsiniz.

İki haftada bir yapılacak bire bir toplantılar için şablona geçmeden önce: Aşağıdaki videoda, bu metinde bahsedilmeyen bazı alternatif sorular da dahil olmak üzere şablonu (bu durumda Word formatında) açıklıyorum:

Play

Gündem şablonu: iki haftada bir yapılan telafi toplantısı

İki haftada bir yapacağınız çalışan toplantısı için ücretsiz bir gündem şablonu olarak aşağıdaki form uygundur. Dediğim gibi, temel olarak yazdırılabilir de. Şunu da belirtmek gerekir ki, toplantıyı uzaktan veya sanal olarak mı yoksa yerinde mi yaptığınıza bağlı olarak şablonu kendi fikirleriniz, etkinlikleriniz ve formatlarınızla zenginleştirebilir ve zenginleştirmelisiniz. Bire bir örneklerin veya ücretsiz gündemin, yöneticiler olarak çalışanlarınızla yapacağınız görüşme için iyi bir örnek olmasını umuyorum.

Görmediyseniz diye söylüyorum: Bu ajanda şablonunu yukarıdaki geçişlerden diğer formatlarda da (PDF veya Word gibi) açabilir, düzenleyebilir, indirebilir ve yazdırabilirsiniz. Bu arada, daha önce görmüş olabileceğiniz gibi, indirilebilir şablonlar İngilizce’dir. Catch Up Agenda şablonunu başka bir dilde (örneğin İspanyolca, Hollandaca, Portekizce, Fransızca, Fince, İtalyanca veya İsveççe) istiyorsanız yukarıdaki metni kopyalayabilir veya Deepl aracını çevirmen olarak kullanabilirsiniz.

Gündem şablonu: Aylık Telafi Toplantısı

Aşağıdaki form, aylık çalışan durumu yakalama toplantınız için ücretsiz bir şablon olarak uygundur.

Gördüğünüz gibi, çalışanlarla yapılan bu tür düzenli bire bir görüşmelerin amacı her şeyden önce yakınlaşmaktır. Günlük yaşamda bu genellikle çok zordur, bu nedenle özel bir zaman bloğu gereklidir.

Bu arada, örnek ajanda şablonu sizi yanıltmasın: Temel olarak hedefiniz, içsel motivasyona sahip Doğrudan Raporunuzun mümkün olduğunca çok konuyu kendi başına ele alması olmalıdır.

Şimdi haftalık, iki haftalık, aylık ve 6 haftalık Yakından Tanışma toplantılarınızda da size yardımcı olacak bazı sorulara geçelim.

Aşağıdaki sorular yukarıdaki gündem şablonuna kıyasla esnek bir şekilde kullanılabilir, bu nedenle birebir görüşmeniz için yanınıza birkaç ilginç soru almanızı tavsiye ederim.

Bunları genel ve daha yaratıcı sorular olarak ikiye ayırdım.

Dediğim gibi, yukarıdaki sorular daha genel niteliktedir, bu nedenle burada size birkaç örnek daha vermek istiyorum. Bunlar öncelikle daha fazla yakınlaştırmak istediğiniz sohbetlere odaklanıyor.

Gündem şablonlarına ve sorulara ek olarak, elbette bir amir olarak değerlendirme görüşmenizde üzerinde düşünebileceğiniz başka konular da vardır.

Son birkaç ay içinde yaklaşık 100 yöneticiyle konuştuktan sonra bir model fark ettim. 

Pek çok amir zaman zaman telafi toplantılarına küçük anketler dahil eder. Bu, rahat bir şekilde birkaç sorunun üzerinden geçmeleri ve çalışana a) bir ifadeye katılıp katılmadığını (örneğin 1’den 7’ye kadar) ve ardından b) neden bu şekilde cevap verdiğini sormaları anlamına gelir.

Yakalama çalışmalarında bu mikro anketlerden şunları bekliyorlar:

• Catch Up diyaloğunda daha fazla çeşitlilik ve katılım
• Yeni bakış açılarının benimsenmesi
• Zaman içinde memnuniyet gibi (yumuşak) KPI’ların ölçülebilirliği

Ve tabii ki bu fikri doğrudan raporunuzla yapacağınız telafi toplantısı için de kullanabilirsiniz. Burada sizin için her başarılı çalışan için önemli ön koşulları yansıtmaya odaklanan beş ifadeyi bir araya getirdim.

Bu gündem şablonunu bir Doc olarak da indirebilirsiniz, ama bundan çok daha iyisi şudur: Toplantı Yazılımımızı Yakalamak’ta, sonuçları zaman içinde bir metrik olarak görünür kılan ve size bir KI Asistanı ile ipuçları veren entegre bir aracımız var - aşağıdaki düğme aracılığıyla giriş yapmadan bir göz atın.

Gördüğünüz gibi, ifadeler memnun bir çalışanın kilit yönlerini ele alıyor. 

Sağlıklı, üretken çalışanlar için bir diğer ön koşul da elbette iyi bir yöneticidir. Evet, burada sizden bahsediyorum. 

Ve tabii ki telafi toplantınızda kullanabileceğiniz ifadeler de var. Spesifik olarak, işte 4 davranışsal çapa.

Bir amir veya ekip lideri olarak, artık doğrudan raporunuzla yapacağınız telafi görüşmesi için iyi bir temele sahip olmalısınız.

Ve bu soruları sormak için sabırsızlanıyor musunuz? Çok güzel, bu beni mutlu etti. 

Daha fazla yaratıcı girdi isterseniz, ilgili makalemizi tavsiye edebilirim: 129 Dahiyane birebir görüşme soruları (bir psikologdan) .

Muhtemelen zaten tahmin etmişsinizdir. Elbette, er ya da geç ihtiyaç duyacağınız düzenli telafi toplantıları için daha birçok ajanda şablonu vardır. 

Örneğin, maaşla ilgili bire bir görüşmeniz, zor bir çalışanla veya tamamen yeni bir çalışanla konuşmanız için şablonlardan bahsediyorum.

Tüm bu kullanım durumları için bu makalede bulabileceğiniz ek şablonlarımız var: 1:1 toplantılar: Düzenlemek için denenmiş ve test edilmiş 15 şablon (ücretsiz)

Catch Up toplantılarınız haftalık olsun ya da daha seyrek, şunu unutmamalısınız: Sorulabilecek sayısız soru var - ancak en önemlisi, görüşmeyi çalışanınıza göre bireysel olarak uyarlamanızdır. 

Bire bir toplantılar için Yapay Zeka Toplantı Asistanımız da size bu konuda yardımcı olabilir. Daha fazla bilgi edinmek isterseniz web sitemize bir göz atın: En iyi bire bir toplantı yazılımı .

Kısa özet: SSS

Telafi toplantısının tanımı nedir?

Arayı kapatma toplantısı, bir yönetici ile bir çalışan arasında yapılan düzenli ve gayri resmi bir görüşmedir. Sıkı bir gündem veya resmi bir baskı olmadan güncel konuları, zorlukları ve gelişmeleri – tartışmak için kullanılır.

Telafi toplantıları ne sıklıkta yapılmalıdır? (kadans)

Tempo, role ve ekibe göre değişir:

• Hızlı hareket eden veya proje yoğun ekipler için haftalık –
• İyi bir yapı ve esneklik dengesi için dört haftada bir –
• ✅ Uzun vadeli planlama ve stratejik değişim için aylık –

Örnek: Çevik bir yazılım ekibindeki bir ekip lideri haftalık toplantılar düzenlerken, stratejik alandaki bir yönetici aylık toplantıları kullanabilir.

Arayı kapatma toplantısı ile durum güncellemesi arasındaki fark nedir?

Bir durum güncellemesi, ilerleme raporları ve önemli rakamlar etrafında dönerken, bir yetişme toplantısı daha kişiseldir ve motivasyon, zorluklar ve geri bildirim gibi konuları kapsar. Bu, çalışanı sadece yapılacak işleriyle değil, bir bütün olarak anlamakla ilgilidir.

Bir yönetici telafi toplantısında hangi soruları sormalıdır?

Yukarıda birçok örnek var, işte kısa şekli:

• “Şu anda gerçekten iyi giden ne var?”
• “Önünüzde ne gibi engeller var?”
• “Şu anda sizi hayal kırıklığına uğratan bir şey var mı?”
• “Sizi daha iyi desteklemek için ne yapabilirim?”

Telafi toplantıları gerçekten faydalı mı?

Evet, düzenli görüşmeler güven, şeffaflık ve üretkenliği teşvik eder. Araştırmalar, dinlendiğini hisseden çalışanların daha bağlı ve memnun olduğunu göstermektedir.

Bir telafi toplantısında bir çalışan olarak ne söylemeliyim?

Başarılar, zorluklar ve gelişim fırsatları hakkında konuşma fırsatını değerlendirin. Dürüst ama çözüm odaklı olun.

Örnek:

• ❌ “Bunaldım.” (Bağlam olmadan sorun)
• ✅ “Çok fazla paralel görevim olduğunun farkındayım. Öncelikleri netleştirebilir miyiz?” (Yapıcı)

Arayı kapatma toplantılarını nasıl daha ilginç hale getirebilirsiniz?

• Beklenmedik bir soruyla başlayın (örneğin “Son zamanlarda sizi şaşırtan ne oldu?”)
• Ortamı değiştirin (yürüyüş, kahve, uzaktan check-in)
• Toplantıları kısa tutun (odağı korumak için 15–30 dakika)

Arayı kapatma toplantıları zaman kaybına neden olduğunda ne yapmalı?

• Net zaman sınırları belirleyin (örn. maks. 25 dakika)
• Toplantı başına bir hedef belirleyin (her şeyi tartışmak yerine)
• Kapatın: Bazı güncellemeler sohbet veya e-posta yoluyla eşzamansız olarak da yapılabilir

Düzenli toplantılar kendi başlarına bir amaç değildir – daha iyi işbirliği ve liderlik için bir araçtır. Akıllıca kullanın!