Başarılı bire bir görüşmeler için 6 ipucu içeren rehber

Başarılı bire bir görüşmeler, yöneticilerin çalışanlarıyla güçlü bir ilişki kurması ve çalışanlarını terfi ettirip geliştirmesi için önemli bir araçtır. Bu makalede, bire bir görüşmelerin ne olduğunu, amacını, nasıl yapılacağını ve hangi ipuçlarını aklınızda tutmanız gerektiğini açıklayan kapsamlı bir rehber bulacaksınız.

Çalışanlarla bire bir toplantı nedir? Bire bir toplantı, bir yönetici veya ekip lideri ile bireysel bir çalışan arasında yapılan düzenli, yüz yüze bir görüşmedir. Bu toplantılar, endişelerin tartışılabileceği, geri bildirim alışverişinde bulunulabileceği ve ortak hedeflerin tanımlanabileceği bir alan sağlar.

Odak noktası, çalışanın bireysel gelişiminin yanı sıra engellerin netleştirilmesi ve önceliklerin belirlenmesidir. Genel ekip toplantılarının aksine, (en azından başarılı) bire bir toplantılar veya çalışan değerlendirmeleri bireyselleştirilir ve söz konusu kişinin ihtiyaçlarına göre uyarlanır.

Önemli: Bire bir toplantı hala bir iş toplantısıdır. Elbette, zaman zaman daha gayri resmi olabilir, ancak bire bir formatla hangi katma değeri elde ettiğiniz her zaman açık olmalıdır. 

Artık bire bir toplantının ne olduğu konusunda net olmalısınız. Başarılı 1’e 1’ler için rehberimizdeki bir sonraki adıma geçelim: bire bir toplantıların amacı ve hedefi.

Bire bir toplantıların amacı

Başarılı bir bire bir toplantının amacı, çalışan ile yönetici veya ekip lideri arasında özel ve güvene dayalı bir diyalog biçimi oluşturmaktır. Güven olduğunda, çalışanların fikirlerini ve engellerini açıkça iletme olasılığı çok daha yüksektir. 

1’e 1 görüşmelerin düzenliliği sayesinde, ekipteki mevcut görevlerle ilgili iletişim önemli ölçüde hızlandırılır ve çalışanların yanlış yönlendirilmiş olabilecek girişimleri erken fark edilir. Başarılı bire bir görüşmelerin bir parçası da düzenli bir sıklıktır - aşağıda daha fazlası var.

Bu arada, küçük araştırmamın sonuçlarını sunduğum bir Youtube videosu da yaptım: Kalitatif görüşmelerde 100 yöneticiye bire bir görüşmeleri neden yaptıklarını sordum - bir göz atın.

Play

Bire bir görüşmelerin amacı

Genel amaca ek olarak, bire bir toplantının amacı bireysel duruma bağlıdır. Başarılı bir bire bir veya düzenli değerlendirme toplantısının tipik hedefleri şunlardır

• Yeni bir çalışanın işe başlatılması
• Bir çalışanı şirkete (veya ekibe) bağlamak
• Performans sorunlarının çözülmesi (bkz. “Performans İyileştirme Planı”)
• Şirket içinde çalışanların gelişiminin desteklenmesi
• Geri bildirim ve işbirliğinin genel olarak iyileştirilmesi

Başarılı bire bir toplantılar, sanatın tüm kurallarına uyacaksa, hem çalışanın bireysel ihtiyaçlarına odaklanmalı hem de şirketin hedeflerine ulaşmasına katkıda bulunmalıdır.

Bu arada: Eğer yazılım geliştiricilerin yöneticisiyseniz, aşağıdaki makale ilginizi çekebilir: 6 Yazılım geliştiriciler için geri bildirim örnekleri .

Bire bir görüşmelerin katma değeri

Bire bir toplantılarınızın veya değerlendirme görüşmelerinizin özel amacı ne olursa olsun, yararlanabileceğiniz birçok katma değer vardır:

• İlişki kurma: Yönetici veya ekip lideri ile çalışan arasında yakın bir bağ olması güven yaratır ve iletişimi önemli ölçüde geliştirir.
• Motivasyonu artırın: Düzenli ilgi takdir edildiğini gösterir ve bağlılığı güçlendirir.
• Memnuniyeti ve iptal etme niyetini bilin: “Yetenek savaşı” zamanlarında, işten çıkarma niyetlerine erken bir aşamada karşı koyabilmek için çalışanların memnuniyetini bilmek çok değerlidir.
• Koçluk için fırsat: Yöneticiler ve ekip liderleri, çalışan değerlendirmelerini koçluk için kullanabilir ve çalışanlara gelişimleri için ivme kazandırabilir.

Pekala, şimdi sıra bire bir görüşme rehberimizin bir sonraki adımında: Başarılı bire bir görüşmeleri nasıl yaparsınız? Basit bir soruyla başlayalım: Aslında iyi bir bire bir görüşme temposu nedir, ne sıklıkla yapılmalıdır?

Çalışan görüşmeleri için ipuçlarını video olarak mı tercih edersiniz? Sorun değil. Çalışan görüşmeleri için izleyebileceğiniz ipuçları:

Play

Bire bir görüşmelerin nasıl yapılacağı sorusunu yanıtlamaya, bu görüşmelerin ne sıklıkta yapılması gerektiğini sorarak başlayalım. 

Düzenli bir değerlendirme veya bire bir toplantının ne sıklıkta yapılması gerektiği, ekibin büyüklüğü ve içerik açısından koordinasyon ihtiyacı gibi çeşitli faktörlere bağlıdır. Bunun için net bir kural yoktur. Burada, amacına ulaşan başarılı bire bir toplantılar için tipik bir öneri yer almaktadır:

• Haftalık: Hızlı tempolu çalışma ortamları veya yeni çalışanlar için idealdir.
• Dört haftada bir: Çoğu ekip için genellikle dengeli bir aralık. Bire bir tartışmalar için iyi bir başlangıç noktası.
• Aylık: Net hedefleri ve istikrarlı performansı olan deneyimli çalışanlar için.

Bu arada, bir ankette çalışanların yöneticileriyle ne sıklıkla bire bir toplantı yapmak istedikleri soruldu. Cevap haftalık! Kaynak: 1:1 toplantı sıklığına ilişkin anket

Yani temelde şu ipucu çok açık: Bu grafikte de görüldüğü gibi, daha sık yapılan bire bir toplantılar çalışanların gelişimi üzerinde katlanarak artan olumlu bir etkiye sahip olabilir:

Yöneticiler, düzenli çalışan veya bire bir toplantılar için her zaman sabit bir tempo belirlemeli ve daha sonra bu tempoyu çalışanla diyalog halinde sürekli olarak duruma uyarlamalıdır, böylece bire bir toplantıların amacı en iyi şekilde yerine getirilebilir. 

Bir yönetici olarak artık bire bir görüşmelerin ne sıklıkta yapılması gerektiğini biliyorsunuz. “Başarılı bire bir görüşmeler nasıl yapılır” başlıklı rehberimizin bir sonraki adımı bu görüşmenin doğru süresiyle ilgilidir.

Yine, başarılı 1-1’ler için net bir kural yoktur. Başarılı bir bire bir görüşmenin tipik süresi 15 ila 60 dakika arasındadır:

• 15 dakika: Sabit bir gündemle alışılmış bir formatta düzenli bir check-in için yeterli zaman. Gerekirse, sabit gündemin dışındaki özel konular için ayrı tarihler belirlenmelidir.
• 60 dakika: Sabit gündeme ek olarak gelişim veya kariyer konuları gibi daha derinlemesine tartışmalar için alan bırakır.

Net bir gündem ve hazırlık için etkili notlar zamanın en iyi şekilde kullanılmasına yardımcı olur. Tavsiyemiz, ilk düzenli değerlendirme görüşmeleri için biraz daha fazla zaman ayırmanız ve ardından gerekirse süreyi azaltmanızdır.

Bire bir görüşme şablonlarına büyük bir talep var. Bu nedenle, rehberimizin bir sonraki adımında, bire bir görüşmenizin amacını en iyi şekilde yerine getirebilmeniz için size kısa bir şablon vereceğim. Bu da bizi başarılı bire bir görüşmelerin nasıl yapılacağı sorusunun özüne yaklaştırıyor.

Şablon konusunda esnek olabilirsiniz, ancak başarılı birebir toplantılar için birkaç kural vardır. Başlamanıza yardımcı olması için, başarılı bire bir toplantılar ve gündemleri için denenmiş ve test edilmiş bir şablonu burada bulabilirsiniz:

1. Check-in: Nasılsınız? Kişisel konularda da gayri resmi görüş alışverişi.
2. İncele: Son zamanlarda ne üzerinde çalışıyorsunuz? Şu anda hangi konular üzerinde çalışıyorsunuz?
3. Engelleyiciler ve zorluklar: Hangi engellerle veya zorluklarla mücadele ediyorsunuz? Size nasıl destek olabilirim?
4. Hedefler: Önümüzdeki hafta(lar) için kendinize hangi hedefleri belirlediniz?
5. Çalışanın diğer noktaları veya Doğrudan Rapor (örn. geri bildirim veya fikirler)
6. Yöneticinin diğer noktaları veya ekip lideri (örn. şirketten gelen güncellemeler hakkında geri bildirim veya kişisel alışveriş)
7. Anket duyarlılık anketi (isteğe bağlı): Ekip üyelerinin çeşitli konulardaki (örneğin genel memnuniyet, geri bildirim kültürü, liderlik) memnuniyetini düzenli olarak rakamlarla ölçmek ve bunu ölçülebilir hale getirmek liderliğinizi profesyonelleştirir.

Gündem kullanımı bir yapı oluşturur ve bire bir veya değerlendirme toplantısının hazırlanmasında her iki taraf için de güvenlik sağlar. Bu, toplantının asıl amacını yerine getiren başarılı bir tartışma olasılığını büyük ölçüde artırır.

Bu arada, daha ayrıntılı şablonlarla ilgileniyorsanız blogumuzda uygun bir makale var: Düzenlemek için 15 kanıtlanmış 1-1 toplantı şablonu (ücretsiz) .

Bu arada, 1’e 1 toplantı aracı Echometer, toplantı rutininiz için çeşitli şablonlar sunuyor. İşte birçok örnekten sadece biri - aracımıza bir göz atın:

Bire bir şablonu uyarlamayı düşünüyorsanız, bire bir gündemle ilgili iki özel ipucu daha:

• Başarılı olmak istiyorsanız, lütfen bire bir görüşmeniz sırasında check-in yapmayı atlamayın. Muhtemelen ikiniz de başka randevulardan veya bağlamlardan yeni geldiniz ve bire bir görüşmeye zihinsel olarak uyum sağlamak için birkaç dakikaya ihtiyacınız var. Check-in aynı zamanda çalışanla ilişkiyi güçlendirmek ve karşılıklı kişisel ilgi ve takdiri iletmek için iyi bir fırsattır.
• Bire bir görüşmedeki “Çalışandan gelen diğer hususlar” gündem maddesi, çalışanınızın nereye koyacağından emin olmadığı konuları burada gündeme getirebilmesi için her şeyi yakalamak üzere tasarlanmıştır. Bu nedenle benim tavsiyem, bunu gündemden çıkarmamak ve her zaman proaktif olarak bu konuda herhangi bir konu olup olmadığını sormaktır. Eğer yoksa, iş toplantısında bu noktayı her zaman atlayabilirsiniz ve en azından bu nokta bire bir toplantınızın başarısına engel olmaz.

İyi bir rehber çerçevelerle de çalışır. Bu nedenle sizi bire bir toplantılar için hazırladığımız kısa çerçeveden mahrum bırakmak istemiyorum. Yeni toplantı rutininizin amacını en iyi şekilde yerine getirmenize yardımcı olacaktır.

Bire bir veya personel toplantılarınız zaman kaybı gibi geliyorsa ve başarılı olamıyorsa, aşağıdaki bölüm tam size göre.

Birçok birebir veya çalışan değerlendirmesi, çalışanların yöneticilerine veya ekip liderlerine yaptıkları tek taraflı durum güncellemeleriyle sonuçlanır. Raporlama niteliği taşıyan bu tür bire bir toplantıların genellikle çalışan için çok az katma değeri vardır, amaçlarını yerine getirmezler ve her şeyden önce ek iş anlamına gelirler. Bize göre, bu “1-1 durum raporu toplantıları” bu nedenle zaman kaybıdır ve “hizmetkâr lider” olarak modern bir yöneticinin gerekliliklerini yerine getirmez.

Ayrıca bakınız: Çevik çalışma bağlamında hizmetkâr liderlik

Bu nedenle, başarılı bire bir toplantıların amacına tam olarak ulaşabilmesi için her zaman gelişim odaklı olması gerektiğini şiddetle savunuyoruz.

Gelişim odaklı bire bir görüşmeler veya çalışan değerlendirmeleri, başarıyı en üst düzeye çıkarmak için net bir çerçeve izler:

1. Sürekli yansıma: Geçmişteki başarılar ve zorluklar üzerine birlikte düşünmek. Çalışanlarla birlikte kalıpları belirleme.
2. Kalkınma hedefleri: Çalışanın kariyer hedefleriyle eşleşen cazip, bireysel gelişim hedefleri geliştirmek, çalışan bağlılığını ve motivasyonunu artırır.
3. Geliştirme önlemleri: Hedeflerine ulaşabilmeleri için çalışanın becerilerini geliştirmeye yönelik somut adımları tanımlayın ve aktif olarak destekleyin.

Başarılı bire bir görüşmeler için böyle bir çerçeve, yönlendirme sağlar ve daha da geliştirilmeyi teşvik eder. Buradaki ilk adım, bir gelişim hedefinin tanımlanmasıdır - ki bu da bire bir görüşme kılavuzumuzun bir sonraki bölümüdür.

Gelişim hedefleri, bire bir veya değerlendirme toplantılarınıza yapı ve yön kazandırmak ve böylece başarılarını en üst düzeye çıkarmak için başka bir araç olabilir. Gelişim hedefleri, amaçlarını yerine getirmek için her zaman bağlama uygun olmalıdır:

• Çalışanın gelişim hedefi ekibin veya şirketin hedefleriyle ne ölçüde örtüşüyor? Birbirine bağlı hedeflerin bu yönü sizin için önemliyse, bir ipucu olarak “Hedefler ve Temel Sonuçlar” çerçevesini önerebilirim.
• Gelişim hedefi çalışanın kişisel ilgi alanları ve motivasyonuyla nasıl örtüşüyor?

Araştırmalar, net gelişim hedeflerinin – herhangi bir maddi tazminat – olmaksızın çalışan performansını 12% ila 15% oranında artırabileceğini göstermektedir. Bkz: Hedeflerin iş performansı üzerindeki etkisi.

Başarılı bire bir toplantıların temeli: çalışanlar için gelişim hedefinin tanımlanması

Bu nedenle, 1-1 toplantılarınızda gelişim hedeflerini tanımlamadan önce, çalışanın uzun vadeli vizyonu ve orta veya uzun vadede kendisini gördüğü rol hakkında konuşmak için günlük yaşamdan uzaklaşmalısınız. Gelişim hedeflerini birlikte tanımlamaya başlamadan önce çalışanın motivasyon kaynaklarını iyi anlamaya çalışın.

Kontrol şablonlarımız bu konuda size yardımcı olabilir: Düzenli çalışan kontrolleri için 5 şablon .

Gelişim hedefleri, amaçlarına ulaşabilmeleri için açık, ölçülebilir ve ulaşılabilir olmalıdır. İfadeleri kontrol etmek için SMART yöntemini kullanabilirsiniz:

• Belirli: Kalkınma hedefi yeterince açık ve spesifik mi? Gelecekte çok uzak görünüyorsa, daha erken bir ara hedef tanımlanabilir mi?
• Ölçülebilir: İlerlemeyi değerlendirmek için ölçülebilir göstergeler olmalıdır. Bu ölçümleri bire bir toplantılarınıza veya düzenli çalışan değerlendirmelerinize nasıl entegre edeceksiniz?
• Çekici: Hedef, çalışan için anlamlı ve motive edici olmalıdır.
• Gerçekçi: Gelişim hedefi çalışan için ulaşılabilir olmalıdır. İş yükü ile bu hedefe ulaşmak gerçekçi mi yoksa sorumluluk alanlarının değiştirilmesi mi gerekiyor?
• Sonlandırıldı: Net bir zaman çerçevesi ve ideal olarak kilometre taşları olmalıdır, böylece önümüzdeki bire bir veya çalışan toplantılarında ilerleme kaydedilebilir.

Teorik olarak, hedeflerin durumunu kontrol etmek için elbette düzenli çalışan raporlarını da kullanabilirsiniz. Çalışan raporları hakkında daha fazla bilgiyi 5 şablon içeren bu blog yazısında bulabilirsiniz .

Bire bir toplantılarda gelişim hedeflerini takip edin

Gelişim hedefini Bire Bir notlarınızda mümkün olduğunca görünür tutun ki düzenli olarak hatırlatılsın. 

Gelişim hedefi, başarılı bire bir görüşmelerde veya çalışan değerlendirmelerinde düzenli olarak gözden geçirilir ve gerekirse ayarlanır. Ayrıca, ilerlemenin sürekli olarak hissedilebilmesi ve bire bir toplantıların amacına ulaşabilmesi için mümkün olduğunca çabuk uygulanabilecek önlemler gelişim hedefinden türetilmelidir.

İdeal olarak, bire bir veya çalışan değerlendirmelerinizin bir parçası olarak tartışabileceğiniz gelişim hedefi için her zaman bir veya iki aktif önleminiz olmalıdır.

Play

Bir yönetici veya ekip lideri olarak hala kendinizi güvensiz hissediyor ve başarılı bire bir görüşmeleri nasıl yapacağınızı gerçekten bilmiyor musunuz? Yukarıda bire bir toplantılar yapmak için elbette yazılımlar olduğunu belirtmiştim. Bire bir çevrimiçi araçların güzelliği, doğal olarak bu kılavuzun temellerini dikkate almalarıdır.

Mevcut araçlarla ayrıntılı olarak ilgileniyorsanız, ek bir ipucu olarak makalemizi önerebilirim: Karşılaştırmalı olarak en iyi 3 bire bir toplantı aracı . Başarılı 1’e 1 görüşmeler için bizce en iyi aracı doğrudan denemek isterseniz, aşağıdaki şablonu kullanarak hemen başlayabilirsiniz. Bu araç, sadece görüşme notları almaktan çok daha fazlasını yapabilir - birçok şablona, otomasyona, eylem önerisine sahiptir ve çalışan gelişimine yönelik KPI’lara sahip olmanıza yardımcı olur:

Öyleyse, bir yönetici olarak başarılı bire bir görüşmeler ve amaçları hakkında öğrendiğinizi umduğum şeyleri özetleyelim (bire bir görüşmenin ne olduğunu bilmek dışında):

1. Düzenliliği sağlayın: Haftalık veya iki haftada bir gibi sabit bir tempo esastır.
2. Hazırlık ve temiz dokümantasyon: Net bir gündem ve yapılandırılmış notlar bire bir toplantıları daha verimli hale getirir.
3. Dinliyorum: Çalışana endişelerini ifade etmesi için alan tanıyın.
4. Gelişimi teşvik edin: Çalışanlar için uzun vadeli gelişim hedefleri belirlemek ve bunların başarılmasını aktif olarak desteklemek için bire bir görüşmeler ve düzenli çalışan değerlendirmeleri kullanın.
5. Takip: Sonuçları ve görevleri yazılı olarak kaydedin ve takiplerin uygulanması için ortak bir taahhüt oluşturun.

Bu ipuçları ve yönergelerle, bire bir toplantılarınız ve düzenli çalışan değerlendirmeleriniz liderlik ve gelişim için değerli bir araç haline gelecektir.

İşte çalışan görüşmeleri için video formatında ipuçları:

Play