Öğrenilen Dersler Çalıştayı 5 adımda

Bir ekip veya kuruluş olarak hepimiz kalite veya inovasyon liderleri olarak oyunumuzun zirvesinde olmayı arzularız. Belki de istediğimiz öğrenen kuruluş ”%E2%80%9D werden. Bu talebi karşılayabilmek için sürekli bir iyileştirme sürecini tutarlı bir şekilde uygulamak gerekir. Bu makalede, “Lessons Learned Workshop” konusuyla ilgili her şeyi sunuyor ve bu formatı sürekli olarak kendinizi geliştirmek için nasıl kullanabileceğinizi gösteriyoruz. Lessons Learned kontrol listemiz bu konuda size kesinlikle yardımcı olacaktır.

Öğrenilen Dersler Çalıştayı nedir?

İngilizce bir terim olan Lessons Learned’in (Türkçe’de “Alınan Dersler” anlamına gelir) de gösterdiği gibi, bir Lessons Learned Workshop’unda amaç deneyimlerden öğrenmeyi teşvik etmektir. 

Öğrenilen dersler çalıştayında, ekipteki geçmiş işbirliğine geriye dönük olarak bakılır. Atölye formatının çevik ekiplerde ve Scrum’da da kullanılmasının nedeni budur. Geçmişe dönük denir. Ekip bilgilendirme toplantıları” da farklı bağlamlarda yaygın olarak kullanılan bir eşanlamlıdır.

Çıkarılan Dersler Çalıştaylarının amacı ya da sadece Retrospektifler (kısaca Retros) aynı kalmaktadır: Sürekli olarak daha da gelişmek için pratik deneyimlerden sürekli bir öğrenme süreci elde etmek.

Ekibim veya projem için öğrenilen dersler atölyelerini tanıtmak

Hedefiniz projelerde veya ekiplerde sürekli bir iyileştirme süreci ise, öğrenilen dersler atölyeleri sizin için iyi bir seçenektir. 

Projenin kilometre taşlarına ulaşılması ya da projenin tamamlanması sık sık yapılan bir giriş toplantısıdır. Böyle zamanlarda ekip, ekibin büyüklüğüne bağlı olarak en az 60 ila 180 dakika ayırarak “nasıl” olduğu üzerine düşünür ve geleceğe yönelik içgörüler ve muhtemelen önlemler elde eder.

Uzun vadeli olarak birlikte çalışan çevik ekiplerde, bu tür bir format günlük çalışma rutinine daha da sıkı bir şekilde entegre edilir ve sprint ritmine bağlı olarak haftalık ila aylık bir sıklıkta gerçekleşir.

Giderek daha fazla ekibin bu sürekli formatları büyük bir başarıyla benimsediğini görüyoruz.

Çıkarılan Dersler Çalıştayları ne işe yarar?

Pek çok yönetici muhtemelen şimdi şöyle tepki verecektir: “Her 2 haftada bir 60 ila 90 dakikanızı düşünmeye mi ayıracaksınız? Bunun ne anlamı var?!”

Neyse ki çalışmaların bu soruya iyi bir cevabı var. Tannenbaum ve Cerasoli (2013) bir meta çalışmada şunu kanıtlayabilmişlerdir: Takımların etkinliği bu öz-yansıtma sayesinde ( doğru uygulandığında ) ortalama olarak %20 ile %25 arasında artmıştır olduğu görülmüştür.

Uygulamadan örnekler

Bu verimlilik artışları nasıl gerçekleşir? İşte doğru önlemlerle birlikte hangi soruların bu tür üretkenlik kazanımları yaratabileceğine dair birkaç örnek:

• Çalışma yöntemleri: Şimdiye kadar, her ilerlemeyi bir Excel’e kaydettik, farklı sürümlerle güncellenmesi her zaman çok fazla iş ve karışıklığa neden oldu. Olası eylem: Projeleri düzenlemek için Trello veya Notion gibi çevrimiçi araçları deneyin, böylece sürümlerin artık manuel olarak birleştirilmesi gerekmez.
• Öz-örgütlenme ve karar alma süreçleri: Kendi aramızda, birisinin şu anda alt projesinde ne kadar ileride olduğunu pek bilmiyoruz. Ekip içindeki koordinasyonu geliştirmek için belki de bir “günlük stand-up” formatı denemeli miyiz?
• Ekip içinde ve paydaşlarla iletişim: Yeni ürünlere yönelik tasarımlar paydaşlarla nispeten geç paylaşılmakta, geliştirme için çok fazla çaba harcanmaktadır. Paydaşlarımızdan daha erken ve daha düzenli olarak nasıl geri bildirim alabiliriz?
• Önceliklendirme: Proje süresince yeni içgörüler edinmiş olsak da, orijinal önceliklendirmemize bağlı kaldık. Gelecekte planlamamızda bu yeni içgörülerden gelen fırsatları daha iyi ele almamızı nasıl sağlayabiliriz?

Elbette bu konular Lessons Learned Workshop’ı olmadan da tespit edilebilir ve iyileştirilebilir. Ancak yapılandırılmış bir geri bildirim süreci sayesinde - günlük stres olmadan - bu tür konular genellikle ancak o zaman fark edilir hale gelir.

Bu nedenle, öğrenilen dersler çalıştayı, iyileştirme potansiyellerinin veya engelleyicilerin belirlenmesi ve uygulanması söz konusu olduğunda çok etkili bir formattır. Bir diğer olumlu yönü de bu sürecin ekipler içinde kendi kendine organize edilmesidir ki bu da ekibin bağlılığını ve memnuniyetini daha da arttırmaktadır.

Lessons Learned Workshop’ı nasıl hazırlanır ve yürütülür? - bir şablon

Bu atölye çalışmalarının uygulanması, ekip tarafından bir kez içselleştirildiğinde, o kadar da zor değildir. Prosedür, aşağıdakilerin en iyi uygulamalarını birleştirir Atölye moderasyonu Bu birçok kişiye tanıdık gelecektir. Elbette bu çalıştayları kolaylaştırmak için sayısız yöntem vardır, Öğrenilen Dersler Kontrol Listesinin 5 adımı başarılı bir çalıştayın basit bir örneğini sunar:

Adım 1: Açık bir soruyla giriş yapın

Çalıştay mümkün olduğunca interaktif olmalıdır, bu nedenle en iyi uygulama, her ekip üyesinin sırayla kısaca yanıtlayacağı açık bir soruyla başlamaktır. Bu şekilde herkes konuşmaya dahil olur. Örneğin, aşağıdakiler mümkündür:

• 0 - 10 arası bir ölçekte, proje/takım hedefimize ulaşacağımızdan ne kadar eminsin ve neden?
• Geçtiğimiz hafta (veya ay…) senin için en büyük aksilik veya en büyük başarı neydi?

Adım 2: Konuları toplayın

İlk adım herkesin öğrenilen dersler moduna geçmesini sağlamak olsa da, bir sonraki adım geri bildirimleri yapılandırılmış bir şekilde toplamaktır. için Grup Düşüncesi Bunu önlemek için, bu adım grupta konuları paylaşmadan önce bireysel çalışmada yapılmalıdır.

Yine, sohbeti canlandırmak için farklı soru formatları kullanabilirsiniz. Aşağıdaki örnekleri özellikle sıkça görüyoruz:

• İyi-Kötü (yeni başlayanlar için basit varyant): Ne iyi gitti? Ne kötü gitti?
• Keep-Stop-Start (popüler, statükodan önlemlere “Start-Stop-Continue”den daha iyi geçiş sağlar): Takım olarak şimdiye kadar olduğu gibi neye devam etmeliyiz? Takım olarak neyi bırakmalıyız? Takım olarak neye başlamalı veya en azından denemeliyiz?
• Beklenen-Beklenmeyen (değişiklik için iyi): Önceden beklediğiniz ne oldu? Önceden beklemediğiniz olumlu ne oldu? Ne beklediğinizden daha kötü gitti?

Hedefimiz Echometer Araçları bu arada bu tür Lessons Learned Workshop’larını yürütmeye yardımcı olmaktır. Workshop’ın doğru yapıda tutulmasına yardımcı olur, bir zamanlayıcı içerir ve - eğer çevrimiçi gerçekleşirse - workshop’ı önemli ölçüde daha interaktif hale getirir.

 

Siz veya ekibiniz giriş yapmadan aracımızla Öğrenilen Dersler yapabilirsiniz.

 

Bu düğme aracılığıyla aracı doğrudan açabilir, Lessons Learned yönteminizi seçebilir ve bir bağlantı aracılığıyla bir takımı davet edebilirsiniz - “Keep-Stop-Start” yöntemini öneririm:

İlgiyle izlenenler var  30’dan fazla ders çıkarıldı  yöntemler mümkün - kısmen çok yaratıcı ve eğlenceli hale geliyor.

Hala emin değilseniz, aşağıdaki kılavuzu indirebilirsiniz  Agile Koç Holger’in aracımızla ilgili deneyimi  okuyun. 

Ve bu arada önceliklendirmede de aracımız yardımcı oluyor - ama o zaman bir sonraki adımda olurduk.

Adım 3: Konuları önceliklendirin

Konular toplandıktan ve tematik olarak gruplandırıldıktan sonra önceliklendirmeye geçebilirsiniz. Burada amaç, ekibin harekete geçmek istediği en önemli konuları ve bulguları belirlemektir.

İdeal olarak, her takım üyesinin önceliklendirme için üç yapışkan noktası vb. vardır ve bunlar daha sonra kişisel tercihe bağlı olarak açık geri bildirimlere (örneğin flipchart üzerinde duran) yapıştırılır. Alternatif olarak, elbette herkes bir keçeli kalemle 3 çizgi çizebilir. En sık işaretlenen açık geri bildirimler en acil olanlar gibi görünüyor - buradan önlemler türetilir.

Adım 4: Ölçüleri türetin

Burada bir takım olarak kazanılan bilgileri pratikte nasıl uygulamak istediğinize karar verilir. Önlemler, örneğin SMART formülü gibi belirli standartlara uygun olmalıdır.

Önemli: Çok fazla önlem almamayı unutmayın. En fazla 3 en önemli konuya odaklanın. Aksi takdirde, tüm eylemleri gerçekten ele almak zor olacak ve bu da ekibin Öğrenilen Derslerin bir bütün olarak formatından şüphe duymasına neden olacaktır.

Her 2 ila 4 haftada bir üç önlem içeren kısa bir ders çıkarmak, her 6 ayda bir “büyük bir ders” çıkarmaktan daha iyidir, ancak gerçekçi olmak gerekirse 10 önlemden sadece 4’ü uygulanmaktadır.

Adım 5: Sonuç

Sonunda, neler öğrenildiğine ve hangi önlemlerin kaydedildiğine dair bir özet yapılmalıdır. Bu adım, tüm katılımcılara açık bir soru sorularak interaktif hale de getirilebilir:

• Bugünkü öğrenilen dersler çalıştayında sizin için en önemli içgörü neydi?
• Bir sonraki sefer için sizin planlarınız neler?

Lessons Learned Workshop - Sonuç

Elbette bu format zaman alır. Bu nedenle burada, öğrenilen dersler çalıştayları için erkenden yeterli zaman ayrılması gerektiğini vurgulamak bizim için önemlidir. Özellikle bir proje aşamasının sonunda stresli olabilir. Bu durum bizi bu önemli formatı atlamaya teşvik etmemelidir. 

Sonuçta, bir dahaki sefere aynı tuzaklara tekrar düşmemenizi ve böylece hamster çarkında sıkışıp kalmamanızı sağlamanın tek yolu budur. Acil bir durumda, kısa bir öğrenilen dersler atölyesi olması hiç olmamasından daha iyidir.

At sonraki gönderi doğrudan birkaç tane de İpuçları ve diğer en iyi uygulamalar Öğrenilen Dersler Atölyeleriniz için!