Verimli bir geri bildirim kültürü oluşturmak için 6 önlem

Birçok şirkette yerleşik bir geri bildirim kültürü arzulanır. Ancak bu tam olarak ne anlama geliyor? Herkes tanımları sevdiği için, terimin tanımıyla başlayalım: 

Geri bildirim kültürünün tanımı

Geri bildirim kültürünü oluşturan nedir? Karşılıklı geri bildirim ile karakterize edilir.  Güven  birlikte çalışanlar arasında, hiyerarşiler arası  İletişim  ve çalışma yöntemleri, performans ve dışarıdakiler üzerindeki etki hakkında düzenli geri bildirim. 

Kuruluşun önemi ve avantajları

Bir geri bildirim kültürünün oluşturulmasının ne gibi avantajlar sağlayacağı sorusu sıklıkla gündeme gelmektedir. Her şeyden önce, yapıcı geri bildirim vermek, kabul etmek ve uygulamak iş sürecini basitleştirebilir ve daha etkili hale getirebilir. 

Bunu açık bir geri bildirim kültürüne bağlamak aşağıdaki avantajları getirir:

• Değiştirin  öğrenen kuruluş Bir anlayış ve gelişim kaynağı olarak geri bildirim, performansın artmasına yardımcı olur (bkz. Shipper, Hoffman & Rotondo, 2017)
• Düzenli geri bildirim yoluyla stres ve çatışmaların azaltılması, daha sağlıklı ve daha memnun çalışanlara yol açar (bkz. Ansel & Lievens, 2007)
• Doğrudan iletişim ve artan memnuniyet, çalışan bağlılığının artmasına yol açar (bkz. Rosen, Leven & Hall, 2006)

Gördüğünüz gibi, geri bildirim kültürü sadece iş süreci üzerinde değil, aynı zamanda çalışma atmosferi üzerinde de olumlu bir etkiye sahiptir. 

A Amadeus Fire GmbH tarafından yapılan çalışma Ayrıca, çalışanlar geri bildirim kültüründen ne kadar memnunsa, genel olarak işten de o kadar memnun olduklarını göstermektedir.

Geri bildirim kültürünü sürdürmek için şirketler genellikle 360 derece geri bildirimi kolaylaştıran yazılım çözümlerini de entegre ederler. Örneğin İngiliz yazılım sistemi SenseHR, geri bildirim süreçlerinin sorunsuz yönetimi için kapsamlı bir platformdur (Daha fazla bilgi için: Birleşik Krallık’ta SenseHR yazılım sistemi). SenseHR gibi bu tür çözümler, şirketlerin yalnızca çeşitli kaynaklardan geri bildirim toplamasına değil, aynı zamanda performansın daha iyi bir resmini elde etmek için bunları etkili bir şekilde analiz etmesine ve yanıtlamasına da yardımcı olabilir.

Ve kim memnun, motive ve etkili çalışanlar istemez ki? 

Peki, artık geri bildirim kültürünün tanım olarak ne olduğunu ve bunu oluşturmanın faydalarını biliyoruz, ancak bunun gerçekten yaşanıp yaşanmadığını nasıl anlayabiliriz?

Durum Değerlendirmesi: Geri bildirim kültürü yaşanıyor mu?

Birçok kişi yerleşik bir geri bildirim kültürünün faydalarının farkında olsa da, ne yazık ki bu kültür birçok şirkette henüz tam anlamıyla yaşanmıyor. Bu nedenle Randstad İş Barometresi 2019 Alman şirketlerinin sadece 35%‘sinin yıllık olarak geri bildirimde bulunduğunu göstermektedir. Şirketlerin 32%‘si ise hiçbir zaman geri bildirim vermemektedir. Geri bildirim veriliyorsa da bu genellikle uygunsuz bir şekilde yapılıyor: Katılımcıların 30%‘si geri bildirime nasıl tepki vereceklerini bilmediklerini, 24%‘si olumsuz geri bildirimi kişisel olarak aldıklarını ve 21%‘si geri bildirim almaktan rahatsızlık duyduklarını söyledi. 

Geri bildirimin önemi düşünüldüğünde, bu sonuçlar oldukça yetersizdir. Volkswagen AG yönetim kurulu üyesi Hiltrud Werner, daha fazla geri bildirimin Volkswagen emisyon skandalını önleyebileceğini bile söylüyor (s. Schielke, 2018). 

“Bu hiç kimse için kolay değil. Hem geri bildirim veren hem de geri bildirim alan için. Ekibin şunu anlaması gerekiyor; birlikte düşünmeye, birlikte tartışmaya ve kendi içgüdülerime de güvenmeye değer.”
- Hiltrud Werner, Yönetim Kurulu Üyesi VW

Bu nedenle Volkswagen’in artık bir tartışma kültürünün yaşanmasını ve uygulanmasını sağlayacak dürüstlük elçileri var. Gelecekte artık skandallar yaşanmamalı ve düzenli geri bildirimlerin destekleyici bir etkisi olabilir.

Birçok şirket, işleyen ve yerleşik bir geri bildirim kültürünün önemini biliyor ve şirketlerinde böyle bir kültür oluşturmuş ya da geliştirme sürecinde. 

“Geri bildirim kültürü” konusu moda oldu

Trend geri bildirim kültürüne doğru: özellikle genç şirketler bunu kendi çıkarları için kullanıyor. Özellikle “geri bildirimci” olarak adlandırılan genç çalışanlar her zaman aynı olmadığından, birçok start-up bir geri bildirim kültürü oluşturmaya çalışıyor. Y KuşağıOptimum gelişim için geri bildirim talep ederler. Bu nedenle geri bildirim kültürleri, yeni potansiyel çalışanları çekmek ve elde tutmak için giderek daha önemli hale gelmektedir. 

Ancak düzenli geri bildirimin avantajlarının farkına varanlar sadece genç şirketler değil. SAP, DB ve Telekom gibi büyük şirketler bile klasik yıllık değerlendirme görüşmesinden uzaklaşmak istiyor (Armin Trost, s. Schielke, 2018) ve bu nedenle yeni yollar arıyorlar. 

Psikolog, geri bildirim kültürünün yıllık değerlendirme görüşmesinden daha fazlası olduğunu söylüyor Armin Trost (s. Schielke, 2018). Daha ziyade, düzenli bilgi alışverişi ve sürekli geri bildirim söz konusudur. Bu nedenle geri bildirim kültürü yaşanmalı ve her şeyden önce etkin bir şekilde uygulanmalıdır. Ama nasıl?

Nasıl yapılır? Bir geri bildirim kültürü oluşturmak

Her şeyden önce, geri bildirimin eleştiriyle aynı şey olmadığını hatırlamak önemlidir. Daha ziyade, geri bildirim, kelimenin de ima ettiği gibi, geri bildirimdir. Ve bu şekilde kullanılmalıdır. Çeşitli geri bildirimler vardır. İpuçlarıbir geri bildirim kültürünü uygulamanın doğru yolunu gösterir. 

Tavsiyelerimiz: 

1. Mache dir vorher Gedanken, was du sagen möchtest Mesajınızın ne olduğu konusunda kendiniz net değilseniz, muhatabınıza planladığınız şekilde ulaşmayacağı nispeten kesindir. Bu nedenle, geri bildiriminizin temel mesajının ne olması gerektiği konusunda önceden net olun.
2. Sage immer auch etwas Positives  Geri bildirim, iş sürecine her yönden bakmak için vardır. Bu nedenle, her zaman iyi giden şeyleri ele alın. En iyi ihtimalle Sandviç yöntemiÖvgü, eleştiri, övgü. 
3. Feedback muss nicht immer negativ sein  İyi giden şeyleri düzenli olarak övmek de iyi bir geri bildirim kültürünün parçasıdır. Eleştirilecek bir şey olmasa bile geri bildirimde bulunabilirsiniz ve bulunmalısınız: O zaman sadece olumlu geri bildirimde bulunun.
4. Sprich aus der Ich-Perspektive Geri bildirimi “Sen şunu yaptın…” gibi suçlayıcı bir şekilde değil, “Ben şöyle hissediyorum/fark ediyorum…” şeklinde ben-ifadesi olarak formüle edin. Geri bildirim her zaman subjektiftir ve bu, formülasyondan da anlaşılmalıdır. 
5. Erfrage immer auch die andere Perspektive  Neredeyse her hikayenin iki tarafı vardır. Bu yüzden her zaman diğer kişiye bu konuda ne hissettiğini sorun. Bu, ortak bir zemin bulmanıza ve karşılıklı anlayış geliştirmenize yardımcı olacaktır.
6. Initiativ nach Feedback fragen Geri bildirim için her zaman beklemek zorunda değilsiniz! Geri bildirim sadece tüm ekibe değil, aynı zamanda her bir bireye kişisel gelişiminde yardımcı olur. İstikrarlı bir şekilde büyümek için aktif olarak geri bildirim alın.

Tüm bunlar kısa aralıklarla, örneğin haftada 1 ila 2 kez yapılmalıdır. 

Bunu yapmak için bilinçli olarak zaman ayırın. Bir geri bildirim kültürü oluşturmak, hiç kimse için cezalandırıcı veya kontrol edici bir işlev değildir; herkesin hem bireysel hem de kolektif olarak gelişmesine yardımcı olmayı amaçlamaktadır. 

Bire bir toplantılar aracılığıyla geri bildirim kültürü

Birçok yönetici çalışanlarıyla düzenli bire bir toplantılar yapar, ancak bu görüşmelerden tam olarak yararlanmazlar. Oysa bu toplantı, aktif bir geri bildirim kültürünü yaşatmak için mükemmel bir fırsattır.

Bu vesileyle dikkatinizi 1:1 toplantı aracımız Echometer’ye (web sitesine bakın). Kısa Health Check anketlerini, çalışan gelişimini sizin için çok daha kolay hale getiren bir yapay zeka asistanı ile birleştirir. Bu araç, kuruluşunuzdaki liderleri düzenli olarak yapıcı geri bildirimde bulunmaları için güçlendirerek harika bir çarpan etkisi yaratabilir.

Aşağıdaki şablon, bire bir toplantılarınızda Echometer ile ne tür sorular üzerinde düşünebileceğiniz ve ölçüm yapabileceğiniz konusunda size bir fikir verecektir. Giriş yapmadan düğmeyi kullanarak deneyin:

Geri bildirim kültürünü basit bir şekilde oluşturun

Sağlıklı bir geri bildirim kültürü oluşturmanın bir başka yöntemi de düzenli retrospektiflerin uygulanmasıdır.

Retrospektif nedir? Retrospektif, bir ekibin geçmiş çalışma adımlarını analiz etmek ve gelecekteki işbirliği için iyileştirme önerileri türetmek üzere yaptığı düzenli toplantılardır. Bununla ilgili daha fazla bilgiyi SSS bölümümüzde bulabilirsiniz (bkz. SSS).

Sadece bir deneyin, çünkü aynı zamanda Henry Ford zaten biliyordum:

Her zaman zaten yapabildiklerini yapanlar, her zaman zaten oldukları gibi kalırlar.

 Kaynaklar 

Amadeus Fire GmbH (2015), Feedbackkultur im Unternehmen und Zufriedenheit von Mitarbeitern, adresinden alındı: https://www.amadeus-fire.de/fileadmin/user_upload/Auswertung_Ministudie_AmadeusFire_v1.5_web.pdf

Anseel, F., & Lievens, F. (2007). Geri bildirim ortamının iş tatmini üzerindeki uzun vadeli etkisi: Belçika bağlamında bir saha çalışması. Uygulamalı Psikoloji, 56(2), 254-266.

Benz, J. (2018), 10 tips for a better feedback culture, Retrieved from: https://raidboxes.io/blog/agencies-freelancers/feedbackkultur-verbessern/

Müller, C. (2018), Feedback Culture & New Work: How Good Communication Moves Teams Forward, Retrieved from: https://www.zielbar.de/magazin/feedbackkultur-new-work-kommunikation-19615/

Nadia (2018), Geri bildirim verme - ama doğru: Güçlü bir geri bildirim kültürü nasıl oluşturulur, erişim adresi: https://engage.kununu.com/de/blog/starke-feedbackkultur/

Randstad (2019), German bosses often give useless feedback, adresinden alındı: https://www.randstad.de/ueber-randstad/news/20190503/deutsche-chefs-geben-oft-nutzloses-feedback

Rosen, C. C., Levy, P. E., & Hall, R. J. (2006). Politika algılarının geri bildirim ortamı, çalışan tutumları ve iş performansı bağlamına yerleştirilmesi. Uygulamalı Psikoloji Dergisi, 91(1), 211–220. https://doi.org/10.1037/0021-9010.91.1.211

Schielke, M. (2018), Yeni bir geri bildirim kültürüne ihtiyacımız var! https://www.deutschlandfunkkultur.de/arbeitswelt-wir-brauchen-eine-neue-feedbackkultur.976.de.html?dram:article_id=428226

Shipper, F., Hoffman, R.C. & Rotondo, D.M. (2007), 360 Geri Bildirim Süreci Kültürler Arasında Eşit Olarak Eyleme Geçirilebilir Bilgi Yaratıyor mu?, AMLE, 6, 33–50, https://doi.org/10.5465/amle.2007.24401701

t3n - digital pioneers (2019), Birçok patronun neden Bernd Stromberg gibi davrandığı, erişim adresi: https://t3n.de/news/warum-viele-chefs-sich-wie-bernd-stromberg-verhalten-1160129/

Generation Y – Wikipedia de.wikipedia.org

Henry Ford – Wikipedia de.wikipedia.org