VUCA-arbetsvärlden - vad innebär det?
VUCA-världen här och VUCA-världen där. Begreppet är just nu på allas läppar och håller mer eller mindre på att revolutionera arbetslivet. Men vad är VUCA och var kommer begreppet ifrån?
VUCA är en akronym som står för Volatilitet, Uosäkerhet, Complexitet och Ambiguity står för. Begreppet kommer ursprungligen från tiden för det kalla kriget och användes för första gången av US Army War College i samband med Sovjetunionens kollaps i början av 1990-talet. Efter det socialistiska systemets kollaps fanns det plötsligt inte längre bara en fiende, utan många olika och oförutsägbara fiendemakter. I den amerikanska militärens argot beskriver termen omständigheterna för den nya typen av krig. Helt plötsligt behövdes nya perspektiv och strategier för att kunna hålla stånd.
Men innan du tror att vi undervisar i historia, låt oss gå tillbaka till arbetslivet: Vad har krigsteatrar att göra med vår VUCA-arbetsvärld idag?
VUCA-arbetsvärlden
VUCA är ett aktuellt och modernt begrepp. Ändå är det inte alltid helt klart vilka konsekvenser detta får för vårt arbetsliv.
Definitionen och exemplen i arbetssammanhang ser ut så här:
- Volatilitet (Volatilitet): Världen vi befinner oss i blir alltmer instabil och förändringar alltmer oförutsägbara. Exempel: Extremer blir vanligare – finanskrisen 2008 hade ju inte heller hänt på det sättet tidigare.
- Osäkerhet: Planering blir allt svårare eftersom prognoser blir mindre valida på grund av de ständiga förändringarna. Att förlita sig på erfarenhet blir därför allt svårare. Exempel: Artificiell intelligens, blockkedjor – vilka nya teknologier utvecklas som kan ersätta klassiska marknader?
- KomplexitetVår värld blir alltmer komplex och orsak-verkan-kedjorna blir alltmer svåröverskådliga. Exempel: Att Whatsapp ersätter telefonmarknaden är både oförutsägbart och komplext.
- TvetydighetEn storlek passar alla”-metoder är allt mindre tillämpliga eftersom det inte längre finns något tydligt rätt eller fel. Istället måste frågor betraktas som ett kontinuum. Exempel: Skapar artificiell intelligens arbetstillfällen eller ersätter den dem?
Lyckligtvis behöver vi inte säkra våra chanser att överleva i krig. Istället måste vi hitta och tillämpa metoder som gör det möjligt för företag att röra sig säkert i den komplexa VUCA-arbetsvärlden och därmed hävda sig.
Det är inte alltid klart vilka former av handel och arbete som är lämpliga. En sak är dock säker: komplexiteten och motsägelsefullheten i VUCA-världen kräver flexibilitet, iterativa metoder och ramverk från oss, till exempel de som är bekanta från agility, som agila metoder.
När vi behöver kunskap om VUCA
För att förstå i vilka situationer det behövs svarsstrategier i VUCA-världen är det bra att titta på Cynefin Framework av David J. Snowden (Snowden, Boone, 2007).
Cynefin Framework används för att skapa en typologi av sammanhang. Detta bidrar till att typifiera de olika situationer där beslut är nödvändiga.
Enligt Cynefin Framework finns det fem domäner enligt vilka beslutskrävande situationer kan klassificeras:
| Komplexitet | Miljö | Egenskaper |
|---|---|---|
| 0 | Enkelt / Uppenbart |
|
| 1 | Komplicerat |
|
| 2 | Komplext |
|
| 3 | Kaotisk |
|
| 4 | Oordning |
|
Naturligtvis finns det också enkla situationer i VUCA-arbetsvärlden som vi kan reagera på som vanligt med våra bästa metoder. Men det finns också fler och mer komplexa till kaotiska situationer som vi inte har tillräckligt med erfarenhet och kunskap om. Vi har alltså inte bästa praxis på plats, vilket är anledningen till att smidighet är viktigt. I vissa fall är det inte ens möjligt att förstå bakgrunden, eftersom situationerna är så komplexa att det inte finns någon enhetlig kunskap om dem.
Förstå Cynefin-ramverket genom lek
För att göra Cynefin Framework och innebörden bakom det lite mer konkret kan vi titta på de fyra dimensionerna Enkel, komplicerad, komplex och Kaotisk med hjälp av ett Lego-spel.
Först och främst upprättas ett diagram, som är till slutet av spelet bör se ut ungefär så här:
I början ritar ni bara upp diagrammet, och sedan fylls det i under spelets gång.
För att spela behöver ni bord för grupper om 3-4 personer vardera, ca 200 legoklossar i 6-10 olika färger och storlekar samt ca 10% specialklossar som blommor, hjul eller liknande.
Och så här går det till: För varje domän i Cynefin-ramverket finns det ett spel som ni förklarar i förväg tills det inte finns några fler frågor. Tiden tas, men ingen tidsram är förutbestämd. Totalt bör spelet dock inte ta mer än 60 minuter. Efter varje uppgift bör spelarna få 2 minuter på sig att reflektera över sitt beteende.
Spelets regler (för en VUCA-arbetsvärld)
- Enkelt: Sortera spelpjäserna efter färg och gör en hög för ”speciella” pjäser. Bestäm självständigt i teamet vilka pjäser som räknas som ”speciella”.
→ Gemensamma “bästa praxis” brukar växa fram i respektive grupp i denna uppgift.
- Komplicerat: Bygg en struktur så snabbt som möjligt enligt följande regler:
– Minst 20 spelpjäser hög
– Regelbundet färgmönster
– Varje nytt block som läggs till måste vara mindre än det föregående
→ I de flesta fall resulterar denna uppgift i olika tillvägagångssätt per grupp: Det finns ingen “bästa praxis”, men många “goda praxis”.
- Komplex: Bestäm dig på 30 sekunder för att bygga antingen ett djur eller ett fordon. Precis som i den andra övningen måste ett regelbundet färgmönster skapas. Varje färg på stenarna får endast beröras av en person i laget. Det är inte tillåtet att prata. Borden måste bytas varje minut och det oavslutade arbetet måste tas bort. Du får dock inte ta med dig materialet.
→ Här bör man lägga märke till iögonfallande beteenden: Även om det bara är ett spel är det många som inte engagerar sig i diskussioner på grund av kommunikationsförbudet. Istället testar man olika metoder och nya idéer växer fram med tiden.
- Kaotisk: Uppgiften liknar den föregående, men nu måste en anläggning eller byggnad byggas. Vid slumpmässiga tillfällen rör spelledaren vid axeln på en lagmedlem och pekar på ett annat bord. Personen ansluter sig då omedelbart till ett annat lag.
→ Här överges kommunikationen vanligtvis helt efter en viss tid. De föredrar att bara prova sig fram och kan bli stoppade av andra. Denna övning leder ofta till demotivation och frustration.
Ett VUCA-exempel: AI & ChatGPT 🤖
Mänskliga aktiviteter som kräver känslighet kan inte ersättas av AI, eller hur? Tja, kanske inte ersättas (än så länge). Men AI kan verkligen vara ett stöd för dessa aktiviteter.
Vi har frågat ut Open AI:s ChatPGT via Agile Coaching och svaren är… inte dåliga. Till och med en mänsklig Agile Coach skulle förmodligen inte ha kunnat svara bättre på vissa av frågorna. 🦾
På så sätt kommer AI inom många områden (autonom körning, läkemedelsutveckling etc.) att förändra många industrier under de kommande åren – utan att denna utveckling är förutsägbar. #VUCA
Att känna igen Cynefin-dimensionerna i beteendet
Den enkla övningen får oftast en snabb och enkel lösning. En spelare föreslår något och de andra följer efter.
Den komplicerade övningen kräver lite planering, vanligtvis föreslår alla något, ett snabbt beslut fattas och processen justeras efter behov under uppbyggnaden.
Den komplexa övningen blir inte bättre med mer planering. Den rätta processen växer fram och justeras kontinuerligt. Ju tidigare teamen börjar bygga, desto mer sannolikt är det att de känner sig bekväma. Det underlättar om alla teammedlemmar vet hur det djur/fordon som de ska bygga faktiskt ser ut.
Den kaotiska övningen leder till ganska överraskande och inte alltid bra lösningar. Spelarna känner sig ofta obekväma och lösningen tar längre tid än tidigare.
Kallar ni det VUCA-arbetsvärlden? Vi säger: VUCA!
I praktiken arbetar man inte med Lego-spel dagligen, men de olika kraven på spelnivåerna bidrar till förståelsen. De är också överförbara till realistiska situationer.
Hur otillfredsställande det än kan verka finns det inget hemligt recept på hur man ska gå tillväga för att uppfylla de olika kraven. I de flesta fall finns det varken en “best practice” eller en “silver bullet”.
Det låter som en besvikelse i början, eller hur?
För att se till att du inte går vilse kommer vi naturligtvis att berätta om lösningen. Du kan fortfarande arbeta framgångsrikt och säkert i VUCA-världen. Nämligen med VUCA!
Svaret på VUCA är VUCA. Överlevnadsstrategin i VUCA-arbetsvärlden härstammar också från akronymen:
- Vision → Det måste finnas en levande, övergripande vision för alla intressenter.
- UFörståelse → Varje medarbetare måste förstå visionen och sitt personliga uppdrag.
- Clarity → Förståelig och entydig kommunikation är mycket viktig. Detta för att alla samtalspartners ska kunna involveras framgångsrikt.
- Agility → Metoderna måste vara flexibla och smidiga och inte begränsande.
Att ta hänsyn till alla dessa aspekter hjälper er att röra er säkert och kompetent i det slagfält som kallas VUCA-världen. Vad agilitet exakt är och hur man kan etablera det kan ni läsa om i vår artikel om agila metoder kontra vattenfallsmetoden: Agila vs. Vattenfall
Echometer i en arbetsvärld som präglas av VUCA
För att lyckas i en sådan värld är regelbundna team-retrospektiver ett viktigt verktyg. Dessa är en del av agiliteten och tjänar till att reflektera över och optimera arbetsprocesserna. Med vår Verktyg för agilt arbete kan vi hjälpa er att utveckla ett agilt mindset. Dessutom kan ni förankra agilitet i praktiken i form av agila värderingar, så att ni utan problem kan navigera i VUCA-världen. Så om ni vill rusta er kostnadseffektivt mot VUCA-världen – ta en titt på vårt verktyg an.
Källor
Snowden, D. J., & Boone, M. E. (2007). A leader’s framework for decision making. Harvard Business Review, 85(11), 68.
https://www.agile42.com/en/training/cynefin-lego-game/
https://www.smaec.ch/2018/10/05/die-antwort-auf-vuca-ist-vuca/
