4 tips för teambuilding i distribuerade fjärrteam
En sak i förväg: Du vill ha din Teamkultur med workshops på distans till en ny nivå?
Då kan vårt verktyg vara intressant för dig. Se vad användarna säger om det:
Så kallade “remote teams”, dvs. distribuerade team som arbetar tillsammans från olika platser och kanske till och med olika tidszoner, är på modet: många företag vill dra nytta av möjligheten att locka talanger till sitt företag över hela världen eller att dra nytta av lokala arbetskraftskostnadsfördelar. Aktuellt Studier visar också att 99% av arbetstagarna åtminstone skulle vilja ha möjlighet att arbeta på distans hemifrån eller från kontorshotell.
I genomsnitt är distansarbetare tydligen 80% mindre stressad och 57% mer nöjd med sitt jobb än kollegor som alltid arbetar på plats. Detta förklarar varför arbetstagarna sätter så stort värde på denna möjlighet.
Men denna trend innebär också nya utmaningar för teamen. Så hur gör man för att samordna och leda team som är utspridda på flera olika platser?
De goda nyheterna i förväg:
Google kunde komma fram till en intern undersökning visa vad distribuerade team också kan göra i Undersökningar kan hävda: distribuerade fjärrteam kan i princip vara lika framgångsrika som team på samma plats. Samtidigt har Google publicerat sin bästa praxis i en engelskspråkig Spelbok delad.
För att kommunikation och produktivitet ska fungera i ett distansteam finns det några saker att tänka på. Intressant nog är psykologiska faktorer såsom psykologisk säkerhet , lagandan och den gemensamma Förtroende en viktig roll.
Här är våra tips på hur ditt distansteam kan utnyttja sin potential:
Tips 1: Remote-first innebär överkommunikation
Kommunikation behöver omprövas i distansteam. Chefer är förmodligen redan bekanta med begreppet överkommunikation, eftersom många managementläsare menar att man inte kan överkommunicera företagsstrategi. Detta koncept med överkommunikation är också relevant för distansteam.
Exempel: Ett team är i princip baserat på en plats och endast ett fåtal teammedlemmar arbetar på distans från någon annanstans. Detta hotar att skapa ett samhälle med två nivåer som kan undergräva teamkänslan: En stor del av kommunikationen sker ansikte mot ansikte på kontoret och som distansarbetare är du regelbundet den sista som får information. Nämligen bara när nästa videosamtal (t.ex. dagligen eller varje vecka) ska hållas eller någon registrerar denna information skriftligen (t.ex. via e-post, Slack, Confluence, Trello/ Jira-biljetter och så vidare).
Därför är rekommendationen: En stor del av såväl formell som informell kommunikation bör proaktivt lagras online för alla att se enligt tumregeln “remote-first”. Även om det ibland känns som om informationen redan är känd, bör man anstränga sig för att registrera varje beslut digitalt i detalj för att göra härledningen begriplig för tredje part.
I distansteam är det återigen sant att det inte finns något som heter överkommunikation. Och även om det finns det: Det är värt det!
Tips 2: Anpassade rutiner i vardagen
Särskilt i distansteam är det viktigt att som teammedlem, chef eller Scrum Master skapa ett ramverk för regelbundet utbyte. Detta innebär inte en månatlig uppdatering, utan ett mycket närmare utbyte som gör teamkänslan möjlig i första hand.
En bästa praxis som fungerar bra enligt vår erfarenhet: Helt enkelt kartlägga dagliga händelser online i textform. Varje dag börjar varje teammedlem med att skriva ner sina viktigaste ämnen och tidsåtgång för dagen i en chatt eller Slack-kanal. Detta gör det transparent för alla vem som för närvarande arbetar med vad. Men det ger också alla friheten att inte behöva ringa in till en videokonferens kl. 09.00 för det dagliga mötet. Denna form av dialog är särskilt fördelaktig i olika tidszoner.
Man bör till exempel komplettera den dagliga chatten med en veckovis videokonferens. På så sätt får man en runda där alla teammedlemmar också kan se varandra (åtminstone digitalt). Detta videosamtal bör medvetet inte reduceras till en formell statusuppdatering, eftersom det då skulle missa sin effekt för teambuilding. Använd kanske till och med mötet för en gemensam lunch för att understryka den informella karaktären - ja, en gemensam lunch framför skärmen är bättre än ingen gemensam lunch. Denna lunch kan sedan kombineras med öppna utbytesformat som t.ex. “Brun väska” / “Lunch och lärande” kan anslutas.
Tips 3: Planera in utrymme för informellt utbyte med check-ins & co.
Möjligheter till informellt utbyte, t.ex. i köket vid kaffemaskinen, vid fotbollsbordet etc., elimineras i distribuerade fjärrteam. För att skapa det nödvändiga förtroendet mellan teammedlemmar från olika platser måste utrymme därför aktivt tillhandahållas. På så sätt kan teammedlemmarna också lära känna varandra på en mänsklig nivå och komma varandra närmare.
I alla ansträngningar att göra möten effektiva är det därför viktigt att reservera åtminstone de första 5 minuterna för ett avslappnat samtal som en “isbrytare” innan man börjar med det egentliga ämnet för mötet.
Beroende på rundan kan en check-in, förutom ett öppet utbyte, också vara en best practice där alla i tur och ordning får säga sitt. Den sista personen som anländer till mötet startar incheckningen. Följande frågor kan vara lämpliga för incheckningsrundan:
- På en skala från 1 (=miserabelt) till 10 (=super), hur mår du just nu? Hur så?
- Vad skulle behöva hända för att du skulle vara på en 10:a ikväll?
Att besvara dessa frågor kan också beröra privata saker – det bör vara upp till var och en. Naturligtvis kan man variera incheckningsfrågorna från möte till möte. Viktigt är kanske att påpeka att frågorna inte bör bli för personliga, om det skulle vara obehagligt för enskilda teammedlemmar.
Ett trevligt exempel som understryker vikten: För några veckor sedan var vi på en kunds retro och det visade sig att en person som svarat 3 på incheckningsskalan inte hade sovit på hela natten och plågades av huvudvärk. Denna information är naturligtvis avgörande för att kunna klassificera och ta hänsyn till personens beteende.
Tips 4: Teambuilding genom retrospektiv som bästa praxis
Detta är förmodligen det viktigaste tipset för alla som Retrospektiver (eller “retros” förkortat) i sina fjärrteam. Särskilt när en stor del av kommunikationen sker i digital textform finns det en ökad risk för missförstånd som kan äventyra förtroendet och lagandan.
En sak i förväg: Du vill ha din Teamkultur med workshops på distans till en ny nivå?
Då kan vårt verktyg vara intressant för dig. Se vad användarna säger om det:
Denna risk på grund av bristen på kommunikation ansikte mot ansikte kan inte undvikas. Detta gör det ännu viktigare att skapa ett ramverk där varje teammedlem har möjlighet att lägga fram sina observationer och uppfattningar om samarbetet, att jämföra dem inom teamet och därmed avvärja potentiella konflikter. Retrospektiv har blivit en etablerad bästa praxis för detta.
Ett exempel för förtydligande
Tom har lämnat ett förslag i ett Jira-ärende för att lösa ett tekniskt problem (metod A). Erwin har läst förslaget, stämt av det med en annan kollega och kommit fram till att metod B skulle vara vettigare som en alternativ lösning och svarar kortfattat i Jira-ärendet “Vi har nu gjort det enligt metod B trots allt”. Tom har läst meddelandet och undrar om hans förslag ens diskuterades seriöst. Eftersom det korta svaret stör honom vill han ta upp sitt missnöje med det i den kommande retro.
När Erwin får höra om detta i Retro blir han förvånad och förklarar att förslaget verkligen diskuterades seriöst, förklarar kortfattat skälen till det och ber om ursäkt för att han inte hade samordnat förfarandet med Tom i förväg. Tom är nöjd och kan förstå beslutet. Lärdom: I framtiden bör vi antingen ta telefonen vid sådana beslut eller åtminstone spela in diskussionens förlopp digitalt.
Faktum är att många konflikter eller missnöjesyttringar inte är mycket mer komplexa än detta enkla exempel, och allt som krävs för att förhindra dem är en öppen feedbackkultur och utrymme att ta upp frågorna.
Fjärrkontrollen är grym!
Sammanfattningsvis kan man säga att team som arbetar på distans inte skulle vara mindre framgångsrika än team som arbetar på plats. Det är teambuilding och förtroende som måste betonas och befintliga rutiner och vanor anpassas.
Även i ett fjärrsammanhang kan man alltså vidareutveckla människor – även om man då den fantastiska sanningen bakom det agila tankesättet bör notera.
Sist men inte minst måste man ta hänsyn till den högre risken för missförstånd. Enligt vår uppfattning är det oundvikligt att införa teamretrospektiver i distribuerade fjärrteam. Ta reda på om vårt retroverktyg kan vara till hjälp. här.
Om du är intresserad av att lära dig mer om hur du leder team på distans på ett bra sätt kan du titta på den här videon: Den första videon i en utbildning i ledarskap på distans för chefer för virtuella team.
