10 tips för bra retrospektiva åtgärder inkl. exempel

I retrospektiv diskuteras det mycket – men härleder teamet också bra åtgärder från diskussionen i retrospektivet? Att härleda bra åtgärder avgör ofta om retrospektiv uppfattas av teamet som ett “prat-möte” eller värdeskapande tid i teamets sprint. De hänger därför nära samman med hur mycket de båda drar nytta av agila metoder: Det agila teamet och organisationskulturen .

Därför vill vi i den här artikeln dela med oss av 7 praktiska tips om hur du genererar riktigt meningsfulla åtgärder från dina retros som verkligen hjälper ditt team. Och vilka misstag du bör undvika. En sak i taget:

Om du vill ha några mer varierade frågor för dina retrospektiv kan du läsa vårt inlägg om 32 nya retrospektiva metoder för nybörjare och proffs (med bland annat Mario Kart Retro, Marathon Retro och Elon Musk Retro).

Tips 1 för bra åtgärder från retrospektiv: Kvalitet istället för kvantitet gäller för åtgärder

Målet med en retrospektiv är inte att varje teammedlem ska ta med sig minst en todo från den. Istället bör målet med en retrospektiv vara att utveckla en gemensam förståelse i teamet för vilka de mest centrala frågorna är för teamet. 

När antalet åtgärder ökar, ökar också risken för att åtgärderna endast är av intresse för enskilda personer men är relativt obetydliga för teamet som helhet. I sådana fall minskar sannolikheten för att teamet ska ta sig tid att övervaka genomförandet och effektiviteten tillsammans. Med tiden faller åtgärderna bort och känslan uppstår att åtgärderna från retrospektiven inte har någon bindande kraft.

Det bättre tillvägagångssättet: I din retrospektiv ska du försöka identifiera de tre viktigaste frågorna som det är värt att vidta åtgärder för och formulera dem på ett sådant sätt att deras genomförande faktiskt är relevant för teamet.

Tips 2: Prioritera först i retrospektiven, definiera sedan åtgärder

Så hur lyckas ni öka kvaliteten på åtgärderna?

En retrospektiv består av olika faser av goda skäl: De 5 faserna i en retro . Det är ingen slump att härledningen av mått kommer i slutet. Ändå frestas även vi regelbundet att tänka i termer av mått tidigt i klargörandet av återkoppling och att vilja registrera dem. 

Att registrera åtgärder för tidigt i en retro kan snabbt bli ett problem. Detta beror på att det viktiga steget att prioritera den insamlade feedbacken och ämnena inte tas. Först när du har prioriterat vet du vilka ämnen som är mest angelägna för teamet och kan skapa en lämplig topp 3-prioriteringslista.

Därför är vårt tips att notera idéer om åtgärder under den första halvan av retrofasen UTAN att definiera en slutlig åtgärd. Definitionen av åtgärder bör endast ske efter prioritering. En välkommen sidoeffekt: att konsekvent vägra att diskutera åtgärder under den första halvan av retro är också en stor fördel för timeboxing.

Tips 3: Endast konkreta åtgärder (se exempel)

Kanske har du hört samma sak: “Ja, låt oss skriva in som ett mått ‘Alla är uppmärksamma på att vara trevligare’”. Det är inte konstigt att retrospektiv upplevs som att de inte tillför något mervärde när måtten är så vaga och otrevliga.

Om en fråga verkligen är så viktig att den har hamnat bland de tre första i prioriteringen, bör man också anstränga sig för att formulera åtgärden SMART. Alla vet det vid det här laget och det borde vara standard att tillämpa det även på åtgärder från retrospektiv: SMART-kriterierna.

För vissa ämnen kan det vara svårt att formulera konkreta åtgärder. Här följer några exempel på vad man bör och inte bör göra när man formulerar åtgärder:

Inte alls:	Men så här:
Alla ser till att vara trevligare mot varandra.	Nästa vecka: En check-out efter varje möte för att uttrycka uppskattning och reflektera över diskussionen.
Mer empati vid videosamtal	Nästa vecka sätter alla på sin kamera.
Bättre arbetsbeskrivning	Nästa vecka anordnar vi en workshop för att utvidga vår “definition av redo”.
Komma till saken snabbare i Daily	Fram till nästa retro, försök med en timeboxning på 2 minuter per person i Daily

Viktigt vid formuleringen av åtgärderna: 

• Åtgärderna bör inte vara för ambitiösa. Du ser till exempel att det i exemplet bara handlar om att “ordna en workshop”. Det förblir alltså helt öppet vilket beslut som kommer att fattas i denna workshop. Tiden i retrospektivet bör tjäna till att identifiera de viktigaste ämnena, inte lösa dem omedelbart. Att samordna ett uppföljningsmöte (hos oss kallat “Breakout Session”) kan också vara en bra åtgärd – 10x bättre än “Bättre uppgiftsbeskrivning” i vilket fall som helst ;-)
• Åtgärderna kan också vara små experiment: Kanske är inte alla överens om huruvida åtgärden bär frukt. Regeln här är: “Beviset på puddingen är i ätandet”. Om det inte finns några viktiga skäl mot det, formulera åtgärden på ett sådant sätt att en förändring bara prövas under nästa vecka eller nästa månad.

Tips 4: Definiera mål och åtgärd separat (med exempel)

Ofta kommer teamet snabbt överens om vad det gemensamma målet är. Idéerna om hur detta mål ska uppnås kan naturligtvis fortfarande skilja sig mycket åt.

Därför är det ofta bra att först enas om ett gemensamt mål. Först när ett tydligt mål har definierats bör man börja utforma möjliga åtgärder.

Vid den senare granskningen av åtgärden hjälper målet som ett ankare för att bedöma effekten av en åtgärd. Om ett mål har uppnåtts kan man avsluta en åtgärd. Om åtgärden har genomförts men målet ännu inte har uppnåtts kan det vara lämpligt att definiera en uppföljningsåtgärd. Om ett mål har blivit inaktuellt på grund av nya ramvillkor kan en åtgärd förkastas – oavsett om den redan har genomförts eller inte.

I mer strukturerade termer kan schemat för action review se ut på följande sätt:

	Målet uppnått	Målet inte uppnått
Åtgärden fortfarande öppen	Avvisa åtgärd	Placera åtgärd på nytt inlämnande
Åtgärden slutförd	Fullständigt mått	Vid behov, planera en uppföljningsåtgärd

Hur kan då ett välformulerat mål för en åtgärd se ut? Här följer några lämpliga exempel på åtgärder och motsvarande mål:

Mått	Destination
Nästa vecka: En check-out efter varje möte för att uttrycka uppskattning och reflektera över diskussionen.	Skapa ett trevligare arbetsklimat i diskussioner
Nästa vecka sätter alla på sin kamera.	Bättre integration av alla deltagare i videosamtal
Nästa vecka anordnar vi en workshop för att utvidga vår “definition av redo”.	Färre förfrågningar och väntetider vid implementering av uppgifter.
Försök med tidsbegränsning på 2 minuter per person i Daily	Kortare dagstidningar med balanserade konversationsdelar.

Tips 5: Etablera åtgärdsgranskningen som en fast punkt på agendan i retrospektiv

Om du redan har gjort dig besväret att formulera konkreta åtgärder och motsvarande mål, bör du inte utelämna pricken över i:et: Inrätta en regelbunden åtgärdsgranskning i sprintcykeln.

Personligen är jag förvånad över att genomgången av åtgärder (ännu) inte är en fast punkt på dagordningen för sprint-retrospektiver i Scrum Guide. I vilket fall som helst skulle min rekommendation vara att lägga till det här: Scrum-guide.

Beroende på hur ofta ni har retrospektiv kan det också vara bra att diskutera åtgärdsgenomgången på det dagliga/veckovisa teammötet.

Tips 6: Skapa det nödvändiga utrymmet för definitionen av bra åtgärder med timeboxing i retrospektivet

Efter 60 minuters diskussioner har teamen ofta svårt att samla sig igen och få den energi som krävs för att definiera bra åtgärder.

Som moderator för en retrospektiv bör du därför hålla ett öga på tidsboxningen och ge tillräckligt med tid efter prioritering/omröstning för att härleda åtgärder. 5 minuter i slutet av en retrospektiv är inte tillräckligt för att härleda bra åtgärder. Särskilt om teammedlemmarna redan tänker på nästa möte.

Min personliga åsikt: Avstå från retro-maraton på 90 minuter eller mer. Jag kan inte klandra någon teammedlem för att inte ha tillräcklig koncentration för att komma fram till bra åtgärder efter så långa möten. Retros kan också vara mycket värdeskapande på 30, 45 eller 60 minuter. Samtidigt är det min erfarenhet att måtten blir bättre. 

Personligen skulle jag alltid föredra att investera 45 minuter i ett retro varannan vecka, än 90 minuter en gång i månaden. Det hänger naturligtvis också samman med teamets sprintcykel. Kanske känner ditt team likadant. Fråga dem – och om ni är osäkra, prova det :-)

En sak vill jag skjuta in, oberoende av retros: Regelbundna 1-mot-1-möten eller coachningar med dina kollegor kan ha en avgörande effekt på din team-prestation. Och de kan till och med genomföras datadrivet! Om du är intresserad av ämnet, kolla här: Här hittar du 129 frågor om enskilda möten (eller medarbetarsamtal) och Här är de 3 bästa verktygen för en-till-en-möten i jämförelse .

Tips 7: Skapa ingen backlog för åtgärder i retrospektiv

“Åh, vi hade så många fina idéer till åtgärder som inte kom med i topp 3 – ska jag skapa en backlog för det?” – Nej.

Retrospektiv börjar alltid med att få ny feedback från teamet av en bra anledning. Så om ett ämne är riktigt viktigt kommer det automatiskt tillbaka på agendan för ett retrospektiv via feedback i teamet. Enligt vår erfarenhet är det kontraproduktivt att ha en separat backlog. I retrospektiven vill du placera dina nya idéer och feedback i rundan. Vid en retrospektiv vill ingen titta på en lång lista med tidigare idéer om åtgärder som ofta har lite att göra med teamets nuvarande utmaningar. 

Regeln är: det som är viktigt för teamet kommer tillbaka på agendan för en retrospektiv enbart genom teamets feedback. Retrospektiv behöver inte en eftersläpning av åtgärder.

Tips 8: Reflektera över kvaliteten på åtgärdspunkterna med teamet

Du bör regelbundet, t.ex. en gång i kvartalet, medvetet reflektera över kvaliteten på åtgärdspunkterna och återkoppla tillsammans med teamet. 

Har åtgärdspunkterna och retrosystemet som helhet fört oss framåt? Om inte, varför inte? Vilka är orsakerna (5 Why-metoden kan användas för detta)? 

En Health Check-retrospektiv om detta ämne kan också vara användbar. I Health Check-retrospektiver frågar du teamet om de håller med om ett påstående på en skala från 1 till 7. Du behöver bara exakta påståenden för att få giltig feedback från teamet.

I vårt verktyg (mer om det nedan) ser det till exempel ut ungefär så här. Du kan naturligtvis också anpassa uttalandena. Titta gärna in – kanske provar du det med ditt team: Echometer - utan inloggning

Tips 9: Prova Echometer

Ett enkelt stöd för att härleda bra åtgärder är retroverktyg. De kan ta en del av arbetet från dig – inkl. åtgärdsgranskning, timeboxing, men även kvalitativ härledning av åtgärder. Retro är inte längre en monolog utan en stimulerande diskussion – och du kan briljera som moderator 🙂

Vi ger dig konkreta tips i verktyget om hur man härleder bra åtgärder – och det kan användas både online på distans och offline. Om du behöver mer information, kolla gärna in vår artikel om “ 7 Smart Retro Boards i jämförelse ”.

Förresten kan du utföra en retro med vårt verktyg utan inloggning från dig eller ditt team.

Med den här knappen kan du öppna verktyget direkt, välja din retro-metod och bjuda in ett team via länk:

Retro-metod välja & starta

Många olika metoder är möjliga om du är intresserad: Mer än 30 retrospektiva metoder .

Om du fortfarande är osäker kan du låta en av våra användare övertyga dig här: Agile Coach Holgers erfarenhet av vårt verktyg .

Slutsats: Bra åtgärder, bra retrospektiv

Om du och ditt team behärskar konsten att härleda bra åtgärder från retrospektiver kommer du att bli förvånad över hur mycket ditt team kommer att uppskatta retrospektiverna.
I Echometer frågar vi teamen om “avkastning på investerad tid” efter varje retrospektiv och kan dra slutsatsen: Välformulerade åtgärder ökar teamens nöjdhet med retrospektiverna avsevärt.

Om du följer tipsen ovan kan ingenting gå fel! Så lycka till med att ta fram åtgärder för din nästa retrospektiv!

Übrigens ist eine der besten Methoden, um das agile Mindset von Teammitgliedern nachhaltig zu entwickeln, die Implementierung eines agilen Health Checks. Unser kostenloser Team-Health-Check-Baukasten kann dir dabei helfen, die richtigen Fragen zu stellen – klick dich einfach mal durch: Team-Health Check Byggsats

Krediter

Foto von “Luis Villasmil på Unsplash”