Motivera team – Det lilla ABC:et för engagerade team (Del 1)

Någonstans i världen arbetar just nu ambitiösa och motiverade team för att förändra världen genom att koppla djurhjärnor till datachips (gör de verkligen). Andra team, förmodligen de flesta av dem, sitter i lata möten samtidigt och väntar på att tiden ska gå.

Om du känner att ditt team snarare hör hemma i den andra kategorin, har vi här några tips om hur du kan styra teamdynamiken i rätt riktning och motivera team. Vi bygger här på två klassiska fenomen: Social loafing (”social maskning”) och Risky Shift (även kallat ”riskförskjutning” eller ”ansvarsdiffusion”).

(1) Social Loafing (Social Loafing)

Varför är inte 8 dragkämpar 8 gånger så starka som en ensam dragkämpe?

Om man antar att en häst har 1 hk (kul fakta: en häst kan faktiskt uppnå en toppeffekt på till och med 20 hk), då bör en vagn med 2 hästar ha 2 hk. Exakt detta faktum undersöktes Ringelmann I slutet av 1800-talet upptäckte han att så inte var fallet: prestationen hos flera hästar, oxar och även människor var alltid mindre än summan av de uppmätta individuella prestationerna.

När Ringelmann undersökte dragkampare kom han fram till att en ensam person åstadkommer 100 % av sin prestation, men i par uppnår man bara 93 %, i en grupp om tre 85 % och med 8 personer är det slutligen bara 49 % av den ursprungliga prestationen – här nåddes dock också bottennoteringen.

Detta fenomen har observerats om och om igen av olika forskare och blev vid någon tidpunkt känt som “Social loafing” eller “social loafing” är kända.

Det finns naturligtvis också effekter som motverkar detta fenomen (se nedan) – annars vore stora koncerner där tusentals människor arbetar tillsammans knappast möjliga. Trots det är social maskning fortfarande ett centralt hinder för en bra teamdynamik.

(2) Riskfylld förändring (spridning av ansvar)

Ju större ledningsgrupp, desto mer riskobenägna beslut

En annan effekt som också hänger samman med gruppstorleken är den så kallade ”riskförskjutningen” (även ansvarsdiffusion). Om en person fattar ett beslut är den personen helt ansvarig för beslutet. Men om en grupp fattar ett beslut känner sig ingen riktigt ansvarig för beslutet – det var ju trots allt ett gruppbeslut. 

Slutsatsen av denna effekt kommer att verka kontraintuitiv för många, eftersom det numera råder en ganska motsatt allmän opinion: “Det är bäst om alla fattar beslut tillsammans. Endast gammaldags företag har hierarkiska strukturer för beslutsfattande.”

Det finns förvisso många fördelar med att fatta vissa beslut tillsammans i team. Men det finns också situationer där konsensusbaserat beslutsfattande leder till ett överdrivet risktagande på grund av ansvarsfördelningen:

Pensionsfonder i den finansiella krisen

I finanssektorn 2008 fanns det många pensionsfonder som drabbades hårt av den ekonomiska krisen. I princip agerar man dock mer försiktigt när man agerar på uppdrag av främlingar, i detta fall pensionsfondens kunder (se Reynolds, 2009). Just dessa institutioner borde därför agera mer riskavert – vad hade alltså hänt?

Många pensionskassor har investerat i så kallade obligationer som lockade med höga avkastningar. Pensionskassorna visste relativt lite om vad som dolde sig bakom dessa obligationer och investerade stora summor – ups. Det visade sig senare att obligationerna var fyllda med dåliga krediter som i allt högre grad kämpade med betalningssvårigheter. I slutändan förlorade pensionskassor och andra finansinstitut miljarder.

I pensionskassornas styrelser sitter smarta människor som mycket väl hade kunnat bedöma risken korrekt. Men om det sitter för många beslutsfattare i ett organ finns alltid risken för ansvarsdiffusion och beslut fattas som sannolikt ingen enskild person hade fattat. (Källa: “Konsten att tänka klart” Rolf Dobelli, 2011).

Motivera team – Tips

Teamwork är inte automatiskt ”dreamwork”. Om individuella prestationer i team inte syns till, hotar effekten ”social maskning”, och det där med att ”motivera team” fungerar inte riktigt lika bra. Särskilt i situationer med bristande transparens är det lätt att säkra sig personliga fördelar från denna bristande transparens och därmed långsiktigt arbeta mot det gemensamma teammålet. Dessutom är team benägna att ta höga risker när beslut fattas kollektivt som en grupp. Hur kan man förhindra dessa negativa effekter? Här är våra tips:

Tvärfunktionellt samarbete

Är ni organiserade i avdelningar som skickar paket till varandra och sedan distribuerar dem inom avdelningen? Här är risken för social loafing särskilt stor. Försök att organisera er i tvärfunktionella team så att alla har en fast kontaktperson på de angränsande avdelningarna. I sådana tvärfunktionella team kan det vara en stor fördel att alla har en tydlig roll att spela i värdeskapandet, att detta oftast är mycket synligt och att alla är ensamma ansvariga för sitt bidrag.

Arbetsrotation

Har alla i ditt team olika uppgifter, men de är mycket lika? Försök att regelbundet byta uppgiftsområden med varandra. Även här blir enskilda teammedlemmars prestationer på deras positioner tydliga eller åtminstone lättare att förstå. Dessutom har ett regelbundet byte fördelen att man delar kunskap i teamet – och det gör det lättare att motivera team.

Klargöra åtagande

Denna punkt är särskilt relevant i projekt som drivs framåt vid sidan av det egentliga jobbet. Naturligtvis kan inte alla göra samma sak om en projektdeltagare måste ta hand om en ny kund och den andra har befriats från sina dagliga uppgifter för projektet. För att inte hamna i en negativ spiral i sådana situationer bör du i förväg få ett tydligt åtagande från alla om i vilken utsträckning de kan delta i projektet. Detta åtagande kan skrivas ner tillsammans så att man kan hänvisa till det senare. Exakt denna nivå av engagemang bör sedan krävas av varje individ. Teammedlemmar och team kan till och med motivera varandra på detta sätt.

Klargöra ansvarsområden

Alla ska känna 100% ansvar för sina beslut, inte alla bara 10%. Även om alla teammedlemmar kan bidra med sitt perspektiv på problem, måste det ändå finnas beslutsfattare som väger alla argument mot varandra och tar konsekvenserna av sitt beslut.

Motivera team – Och hur är det hos er?

Har ni redan erfarenheter av social loafing och ansvarsdiffusion? Hur hanterar ni dessa frågor, eller skyddar ni er mot dem? Vi ser fram emot dina kommentarer!