Felkultur i företag - Varför misstag är dina vänner
Vinnare kännetecknas inte av hur de vinner, utan av hur de förlorar. De flesta vinnare har förmodligen misslyckats oftare än förlorarna ens skulle ha försökt.
För att betrakta misstag uteslutande som onda visar på en rigid Tankesätt vilket är raka motsatsen till ett agilt tankesätt!
Misstag är vänner som hjälper dig att växa. Du måste bara lära dig att hantera dem!
Felkultur i företag – Det största misstaget i hanteringen av misstag
Fortfarande rädd för misstag? Det behöver du inte vara! För det är först rädslan för misstag som gör misstag så allvarliga! Och misstag kan ändå inte helt undvikas. Det är också bra – för man kan lära sig av misstag.
Fel blir problematiska först när vi döljer och förtränger dem av rädsla för negativa konsekvenser istället för att kommunicera och korrigera dem omedelbart på ett transparent sätt. I praktiken bidrar företag tyvärr ofta till ett ohälsosamt sätt att hantera misstag.
Genom att dölja fel kan det som ursprungligen var ett litet misstag med tiden bli ett riktigt stort problem. Tänk dig att du gör ett misstag när du matar in data. Men du säger ingenting, du vågar helt enkelt inte. Och så utförs varje efterföljande beräkning med denna felaktiga siffra. Till slut är ingenting korrekt. Men du förblir tyst. Och det inre trycket ökar och du hittar ingen lättnad. Genom att dölja misstag berövar vi oss själva och andra chansen att lära oss av dem.
Så att stigmatisera, ignorera och dölja misstag är uppenbarligen en mycket dålig idé!
Att lära sig av misstag som en del av företagskulturen
Man lär sig av misstag. Så säger man i allmänhet. Men faktum är att man lär sig ännu bättre av misstag – bättre än av det perfekta exemplet! En studie (Joung, Hesketh & Neal, 2006) har nämligen visat att vi lär oss snabbare med hjälp av “Worst Case-scenarier”. Och hur lär man sig egentligen av misstag?
- Om du gör ett misstag bör du erkänna det så snart som möjligt.
- Sedan bör man titta på vilket beteende och vilka omständigheter som ledde till att detta fel uppstod.
- Och slutligen, se till att det kritiska beteendet och omständigheterna ändras, om möjligt, så att misstaget inte upprepas i framtiden.
Denna “permanenta oändliga sekvens av små förbättringar av alla operativa element som involverar alla anställda, chefer och ledningen” kallas i Japan för “Kaizen” och anses också vara avgörande för framgångsrik kvalitetsstyrning i väst.
Felkultur i företag – Att aktivt tillåta rätt sorts misstag
För att aktivt tillåta rätt misstag måste vi skapa en sund kultur av misstag i vårt team. För att göra detta bör vi (de agilt värde) Belöna mod istället för att bestraffa misstag. Bara så kan vi ta kalkylerade risker, utan vilka vi inte kan utvecklas vidare – som företag, som team och som person.
Felkulturen i ett företag eller en organisation består av, enligt Elke M. Schüttelkopf från följande tre pelare:
Normer och värderingar avgör hur misstag och deras konsekvenser hanteras. Men för att kunna hantera dem på rätt sätt behöver medlemmarna i organisationen också motsvarande kompetenser. Detta kräver mentala, känslomässiga, sociala och metodologiska färdigheter.
Men varken normer och värderingar eller kompetens kan ha någon effekt om motsvarande instrument saknas. Mängden och typen av metoder, tekniker och verktyg som organisationsmedlemmarna har tillgång till för att genomföra det önskade tillvägagångssättet för att hantera fel är avgörande.
En balanserad kombination av de tre pelarna är därför viktig för en sund felkultur i företag. Praktiskt tips: Om din felkultur fortfarande är bristfällig eller om du helt enkelt vill förändra något, erbjuder de tre pelarna en bra utgångspunkt.
Grundläggande förutsättning för en positiv felkultur i företag
Den grundläggande förutsättningen för en sådan kultur är psykologisk säkerhet Denna viktiga faktor för framgångsrikt teamarbete stärks ytterligare av en agil felkultur i företagen. En viss tolerans för osäkerhet är också inbäddad i detta. Detta innebär att man kan tolerera att det finns många faktorer i arbetsprocessen som inte kan förutsägas exakt.
Om den psykologiska tryggheten är tillräckligt stor, kan en “agil felkultur” i företag (se diagram) se ut på följande sätt. För att illustrera detta kan vi återknyta till exemplet med de omkastade siffrorna. Först och främst måste det finnas en felmedvetenhet. Man måste vara medveten om att misstag kan ske och känna igen dem. När du matar in mycket data finns det alltid en chans att du blandar ihop något. Med denna kunskap i åtanke kan du ägna särskild uppmärksamhet åt potentiella stickpunkter och förhoppningsvis känna igen felet. Detta följs av felacceptans. Du accepterar att du har gjort ett misstag. Det kan hända att du skriver in en siffra felaktigt. Det är viktigt att skilja faktanivån från den känslomässiga nivån: Endast den som inte förtvivlar av sorg över sitt misstag och som inte allvarligt ifrågasätter sin egen kompetens kan Gå stärkt ur ett misstag . För bara för att man förvränger en siffra betyder det naturligtvis inte att man är inkompetent på sitt område!
Rätt sätt att hantera misstag som en del av företagskulturen
Nästa steg är neutral felkommunikation. Här rapporteras felet på ett objektivt sätt. Handen på hjärtat: “Jag skrev in en siffra fel. Det är därför den efterföljande beräkningen är fel. Jag märkte det bara och ville meddela det direkt.” Alla typer av översvallande känslor och anklagelser hör inte hemma här.
Detta går hand i hand med frihet från sanktioner! Medarbetarna (och även cheferna) måste vara säkra på att de inte behöver frukta någon bestraffning om de rapporterar ett misstag. “Det är okej att du gjorde ett misstag, det är bra att du rapporterar det omedelbart!” För att bestraffa misstag leder inte till färre misstag, det leder bara till att fler misstag döljs. Och som vi alla vet kan det eskalera!
Nu när alla kort ligger på bordet tittar vi tillsammans på hur misstaget uppstod och vad som kan ändras för att undvika att göra samma misstag igen. Kan till exempel ett litet team alltid kontrollera varandras poster? Eller begränsa den tid som någon kan överföra data åt gången för att undvika slarviga misstag på grund av trötthet. Dessa förändringar i beteende och/eller omständigheter genomförs sedan på ett optimalt sätt.
Men innan förändring kan ske måste du känna till status quo. Verktyg för teamretrospektiver kan till och med hjälpa till med båda. Verktyget Echometer, till exempel, ställer följande frågor till personalen för att inleda en bottom-up reflektionsprocess:
- “Vi uppmuntrar ett öppet förhållningssätt till misstag i teamet.”
- “Även negativa händelser kan kommuniceras på ett transparent sätt i vårt team”.
- “I mitt team kan man ta risker.”
Övningar för praktisk tillämpning:
För att våra nyvunna kunskaper om felkultur i företag inte bara ska förbli grå teori, har vi två övningar för dig här:
1. fel retro
Ett litet steg kan också tas i samband med en teamretrospektiv: För att fokusera på felkulturen i en retrospektiv kan till exempel följande frågor ställas:
- Var och en för sig: Vilket misstag eller vilket “onödigt arbete” från den senaste sprinten skulle du definitivt vilja undvika i framtiden?
- Sedan en fråga till gruppen: Vad kan vi som team lära oss av alla de punkter som nämnts? Hur kan ni förutse dessa misstag eller “onödigt” arbete i förväg och vad kan göras för att förhindra dem?
2 FuckUp Talk
Få bara ur dig vad du redan har gjort och vilka vagnar du redan har kört in i väggen med full fart. Det lindrar, roar och berikar! Vid ett FuckUp Talk berättar du inte bara vad du har gjort fel, utan också vad du har lärt dig av det, kanske helt oväntat, och hur du kom på fötter igen.
Ett FuckUp Talk är dock inte ett spontant standup-evenemang utan kräver viss logistisk och innehållsmässig planering. I bästa fall bör talarna ha tänkt igenom och skrivit ner sin misslyckandehistoria i förväg.
FuckUp Talks har blivit så populära att det i många städer anordnas så kallade FuckUp Nights, där modiga personer från anställda till VD:ar presenterar sina misslyckanden på den stora scenen. Under 2016 var det förresten också så Christian Lindner med världen om sitt ungdomliga startups fall. En FuckUp Night kunde också vara ett mål för nästa företagsutflykt :)
Är du också från Münsterland-området? Om du är intresserad kan du hitta mer information här om sådana evenemang i Münster och Bielefeld.
Källor
Joung, W., Hesketh, B., & Neal, A. (2006). Att använda “krigsberättelser” för att träna för adaptiv prestanda: Är det bättre att lära sig av fel eller framgång? Tillämpad psykologi, 55(2), 282-302.
Edmondson, A. (1999). Psykologisk säkerhet och inlärningsbeteende i arbetslag. Kvartalsskrift för förvaltningsvetenskap, 44(2), 350.
Edmondson, A. & Mogelof, J.P. (2005). Att förklara psykologisk säkerhet i innovationsteam: organisationskultur, teamdynamik eller personlighet? I Thompson, L. & Choi, H.-S. (red.), Kreativitet och innovation i organisationsteam. New York: Psychology Press.
