Workshop om lärdomar i 5 steg

Som team eller organisation strävar vi alla efter att vara bäst i klassen som kvalitets- eller innovationsledare. Kanske vill vi lärande organisation ” werden. Um diesem Anspruch gerecht werden zu können, muss man konsequent einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess umsetzen. In diesem Artikel stellen wir alles zum Thema “Lessons Learned Workshop” vor und zeigen, wie ihr dieses Format nutzen könnt, um euch kontinuierlich weiterzuentwickeln. Unsere Lessons Learned Checkliste wird euch dabei sicherlich helfen.

Vad är en Lessons Learned Workshop?

Wie schon der englische Begriff Lessons Learned (auf deutsch “Gelernte Lektionen”) andeutet, geht es bei einem Lessons Learned Workshop darum, das Lernen aus Erfahrungen zu forcieren. 

I en workshop om lärdomar tittar man retrospektivt på det tidigare samarbetet i teamet. Det är därför workshopformatet också används i agila team och i Scrum. Retrospektiv kallas. Team debriefs” är också en vanlig synonym i olika sammanhang.

Syftet med Lessons Learned Workshops eller bara Retrospektiver (förkortat Retros) förblir densamma: Att härleda en kontinuerlig inlärningsprocess från praktisk erfarenhet för att ständigt vidareutvecklas.

Introducera workshops om lärdomar för mitt team eller projekt

Om ditt mål är en kontinuerlig förbättringsprocess i projekt eller team är workshops om lärdomar ett bra alternativ för dig. 

Ett vanligt tillfälle för introduktionen är när milstolpar i projektet har uppnåtts eller när projektet har avslutats. Vid sådana tillfällen tar teamet minst 60 till 180 minuter, beroende på teamets storlek, för att reflektera över “hur” och för att komma fram till insikter och eventuellt även åtgärder för framtiden.

I agila team som arbetar tillsammans på lång sikt är ett sådant format till och med fast integrerat i den dagliga arbetsrutinen och äger rum varje vecka eller månad, beroende på sprintrytmen.

Vi ser fler och fler team som anpassar dessa kontinuerliga format med stor framgång.

Vilken nytta gör Lessons Learned Workshops?

Många chefer skulle nu förmodligen reagera så här: “Investera 60 till 90 minuter i reflektion varannan vecka? Vad är det för mening med det?!”

Glücklicherweise haben Studien hierauf eine gute Antwort. Tannenbaum und Cerasoli (2013) haben in einer Meta-Studie nachweisen können, dass die Effektivität von Teams durch diese Selbstreflexion ( bei richtiger Anwendung ) durchschnittlich zwischen 20% und 25% gesteigert wurde.

Exempel från praktiken

Hur kommer dessa produktivitetsvinster till stånd? Här följer några exempel på vilka frågor som, i kombination med rätt åtgärder, kan skapa sådana produktivitetsvinster:

• Arbetsmetoder: Hittills har vi registrerat varje framsteg i en Excel-fil, vars uppdatering med olika versioner alltid har orsakat mycket arbete och förvirring. Möjlig åtgärd: Prova onlineverktyg som Trello eller Notion för att organisera projekten så att versionerna inte längre behöver sammanfogas manuellt.
• Självorganisation & processer för beslutsfattande: Vi vet knappt själva hur långt någon har kommit med sitt delprojekt just nu. Borde vi kanske prova ett “daily stand-up”-format för att förbättra samordningen inom teamet?
• Kommunikation inom teamet och med intressenter: Design för nya produkter delas med intressenter relativt sent, när mycket utvecklingsarbete redan har investerats. Hur kan vi få feedback från våra intressenter tidigare och mer regelbundet?
• Prioritering: Även om vi har fått nya insikter under projektets gång har vi hållit fast vid vår ursprungliga prioritering. Hur kan vi i framtiden se till att vi bättre tar tillvara möjligheterna från dessa nya insikter i vår planering?

Natürlich könnten diese Themen auch ohne einen Lessons Learned Workshop erkannt und verbessert werden. Aber durch einen strukturierten Feedbackprozess - ohne den Alltagsstress - werden solche Themen häufig erst bewusst gemacht.

En workshop om lärdomar är därför ett mycket effektivt format när det gäller att identifiera och genomföra förbättringspotentialer eller blockeringar. En annan positiv aspekt är att denna process är självorganiserad inom teamen, vilket ytterligare ökar teamets engagemang och tillfredsställelse.

Wie kann ich einen Lessons Learned Workshop vorbereiten und durchführen? - ein Template

Det är inte särskilt svårt att genomföra dessa workshops när de väl har internaliserats av teamet. Förfarandet kombinerar bästa praxis från Moderering av workshops vilket kommer att låta bekant för många. Det finns naturligtvis otaliga metoder för att underlätta dessa workshops, de 5 stegen i checklistan för lärdomar ger ett enkelt exempel på en framgångsrik workshop:

Steg 1: Checka in med en öppen fråga

Workshopen bör vara så interaktiv som möjligt, och därför är bästa praxis ofta att börja med en öppen fråga som varje teammedlem i sin tur besvarar kortfattat. På så sätt blir alla involverade i samtalet. Följande är till exempel möjliga:

• Auf einer Skala von 0 - 10, wie zuversichtlich bist du, dass wir unser Projekt-/Teamziel erreichen und warum?
• Was war für dich der größte Rückschlag, oder größte Erfolg in der letzten Woche (bzw. Monat…)?

Steg 2: Samla in ämnen

Medan det första steget fortfarande är att se till att alla är redo att dra lärdomar, är nästa steg att samla in feedback på ett strukturerat sätt. För att Grupptänkande För att undvika detta bör detta steg först utföras i individuellt arbete innan ämnena delas i gruppen.

Även här kan du använda olika frågeformat för att stimulera samtalet. Vi ser följande exempel särskilt ofta:

• Bra-Dåligt (enkel variant för nybörjare): Vad gick bra? Vad gick dåligt?
• Keep-Stop-Start (beliebt, leitet besser von Status Quo zu Maßnahmen über als “Start-Stop-Continue”): Womit sollten wir im Team so weitermachen wie bisher? Womit sollten wir im Team aufhören? Womit sollten wir im Team anfangen, oder es zumindest ausprobieren?
• Förväntat - oväntat (bra för omväxlings skull): Vad hände som du förväntade dig i förväg? Vad hände positivt som du inte förväntade dig i förväg? Vad gick sämre än du förväntade dig?

Målet för vår Echometer Verktyg ist übrigens dabei zu helfen, derartige Lessons Learned Workshops durchzuführen. Es hilft dabei, den Workshop in der richtigen Struktur zu halten, hat einen Timer inkludiert und macht den Workshop - falls er online stattfindet - deutlich interaktiver.

 

Du kan göra en Lessons Learned med vårt verktyg utan inloggning från dig eller ditt team.

 

Über diesen Button kannst du das Tool direkt öffnen, deine Lessons Learned Methode wählen und ein Team via Link einladen - ich empfehle die “Keep-Stop-Start” Methode:

Det finns med intresse  mer än 30 lärdomar  Methoden möglich - teilweise wird es sehr kreativ und spielerisch.

Om du fortfarande är osäker kan du ladda ner  Agile Coach Holgers erfarenhet av vårt verktyg  läsa igenom. 

Und auch beim Priorisieren hilft übrigens unser Tool - aber da wären wir schon beim nächsten Schritt.

Steg 3: Prioritera ämnen

När ämnena har samlats in och grupperats tematiskt kan du gå vidare till prioritering. Syftet här är att identifiera de viktigaste ämnena och resultaten som teamet vill vidta åtgärder för.

Im Optimalfall hat jedes Teammitglied für die Priorisierung drei Klebepunkte o.ä., die dann je nach persönlicher Präferenz an die offenen Feedbacks (die z.B. am Flipchart stehen) geklebt werden. Alternativ kann natürlich auch jeder einfach 3 Striche mit einem Edding machen. Die offenen Feedbacks, die die häufigsten Markierungen haben, scheinen am dringlichsten - hier werden Maßnahmen abgeleitet.

Steg 4: Härleda åtgärder

Hier entscheidet man sich als Team, wie man die gewonnenen Erkenntnisse in der Praxis umsetzen möchte. Die Maßnahmen sollten gewissen Standards, wie zum Beispiel der SMART-Formel entsprechen.

Viktigt: Tänk på att inte vidta för många åtgärder. Koncentrera er på högst 3 av de viktigaste ämnena. Annars blir det svårt att verkligen ta itu med alla åtgärder, vilket kommer att få teamet att tvivla på formatet på Lessons Learned som helhet.

Det är bättre att göra en kort lärdom med tre åtgärder varannan till var fjärde vecka än en “stor” var sjätte månad, men realistiskt sett genomförs bara 4 av de 10 åtgärderna.

Steg 5: Slutsats

I slutet bör man göra en sammanfattning av vad man har lärt sig och vilka åtgärder som har vidtagits. Detta steg kan också göras interaktivt genom att ställa en öppen fråga till alla deltagare:

• Vad var den viktigaste insikten för dig från dagens workshop om lärdomar?
• Vilka är dina egna planer för nästa gång?

Lessons Learned Workshop - Fazit

Naturligtvis tar detta format tid. Därför är det viktigt för oss att betona att tillräckligt med tid bör avsättas för workshops för att dra lärdomar i ett tidigt skede. Särskilt i slutet av en projektfas kan det vara stressigt. Detta får inte fresta oss att hoppa över detta viktiga format. 

Det är trots allt det enda sättet att se till att du inte faller i samma fällor nästa gång och därmed förblir fast i hamsterhjulet. I en nödsituation är det bättre att ha en kort workshop med lärdomar än ingen alls.

Vid nästa inlägg vi har direkt också några Tips och andra bästa metoder för era workshops om lärdomar!