Analys av 30k Retros: 4 tips för agila team

Ett erfaret agilt team har förmodligen upplevt ett par hundra agila projekt under sin karriär. Retrospektiver utförs. Det är tillräckligt för att en teammedlem ska utveckla en intuitiv förståelse för vad som fungerar och vad som inte gör det. Men vad kan man lära sig när man har 30 000 retrospektiv att utgå ifrån?

I den här artikeln undersöker vi denna fråga och delar med oss av några överraskande, datadrivna insikter.

Varför vi delar med oss av våra analyser och insikter kring agila retrospektiver

Vårt mål med Echometer är att göra retrospektiver och teamutveckling bättre, datadrivna. Vi gör detta främst för våra användare, naturligtvis, men också i ett bredare perspektiv genom att stimulera en dialog om retrospektiv i det agila samhället.

Genom att dela med oss av våra insikter från över 30.000 Retrospektiver vill vi skapa en konkret grund för diskussion om vad som kännetecknar bra retrospektiver och hur du kan förbättra dina egna retrospektiver.

I den här artikeln delar vi med oss av de första insikterna från vår analys. Kanske kommer det att finnas en eller två överraskningar för dig också. 

Nu kör vi:

Med ROTI (”Return on Time Invested”) frågar man vid utcheckningen av en retrospektiv hur väl tiden för retrospektiven var investerad. Varje deltagare ger här ett svar på en skala från 0 (dåligt investerad) till 10 (superbra investerad).

ROTI-poängen är genomsnittet av dessa svar.

Onsdag vinner som den mest populära dagen för retrospektiv med 24.4%, strax före tisdag med 24%. 

Endast 14,1 % av retrospektiven äger rum på måndagar. Även fredagen har med 16,5 % snarare färre retrospektiv – även om man skulle kunna tycka att en fredag som avslutning på veckan borde lämpa sig för en retrospektiv?

Vilken är den bästa veckodagen för en retrospektiv?

Intressant nog är ROTI poäng roti för retrospektiven på fredagar med 8,52/10 det högsta av alla veckodagar! 

Onsdagen stänger i sin tur något under genomsnittet med ett ROTI-resultat på 8,25. 

Måndagar är kanske faktiskt inte den bästa dagen för en retrospektiv – åtminstone tyder ROTI-resultatet på det med 8,14.

Medan den genomsnittliga retrospektiven varar 1 timme och 11 minuter, faller endast 35% inom kategorin 61-90 minuter.

Endast cirka 7% av retrospektiverna i Echometer varade längre än 2 timmar. Korta retrospektiver på mellan 10 och 45 minuter står fortfarande för 21%.*

* Anmärkning om analysen: Du kanske har märkt att vi inte har inkluderat 180 minuter i denna analys. Varför inte? De nedåtgående extremvärdena är i många fall “demo retrospektiver” för att introducera verktyget. Längre retrospektiver (>180 minuter) innehåller ofta så långa perioder av inaktivitet att det kan antas att verktyget användes på ett något annorlunda sätt än förväntat.

Hur länge varar de bästa retrospektiverna?

De bästa retrospektiven varar 30–45 minuter. Åtminstone om man tar ROTI poäng med 8,5 / 10 av deltagarna som utgångspunkt. Avståndet till kategorin ”46–60 minuter” med 8,47 / 10 är dock mycket litet. 

Å andra sidan är det tydligt att teammedlemmarnas tillfredsställelse minskar med längre retrospektiv. Men även med 8,17 / 10 för “121-180 minuter” är resultatet tillräckligt bra för att anta att retrospektiverna i genomsnitt var värdefulla. Det måste bara finnas bättre resultat som motsvarar den större tidsinvesteringen för att motivera samma ROTI.

Om du är intresserad: Vi har också några Tips för time boxing i retrospektiv .

Nästan 57% av retrospektiverna har 6 till 10 deltagare. Så många som 31% av retrospektiverna har bara 3 till 5 deltagare.

Större grupper av deltagare i retrospektiv med fler än 10 deltagare står för drygt 10% i analysen.

Anmärkning om analysen: Det bör noteras att endast de deltagare som aktivt deltog i retrospektivet i Echometer registrerades här. Det är därför möjligt att andra deltagare deltog i retrospektivet via skärmdelning. Tyvärr kan vi inte tillhandahålla några uppgifter om andra deltagare via skärmdelning.

Är en retrospektiv värdefull för 3-5 personer?

I början av vår tid på Echometer fick vi ofta frågan om vi också gjorde retrospektiv i det tre personer starka grundarteamet. Naturligtvis gjorde vi det. Vi fick ofta frågan om det ens var värt att göra retrospektiv i så små team? Vårt svar: definitivt!

Det var därför desto mer glädjande att se att analysen av Echometer-retrospektiven också tyder på att retrospektiver är särskilt värdefulla i små team.

Vilken är den bästa teamstorleken för retrospektiv?

Med en ROTI poäng på 8.64/10, retrospektiv med 3-5 deltagare har det bästa betyget.

Och trenden är tydlig: ju fler deltagare en retrospektiv har, desto svagare ROTI-resultat. Särskilt med 15 eller fler deltagare faller ROTI-poängen långt under 8/10-strecket.

Lönar det sig över huvud taget med retrospektiv i stora team? Eller är det mer meningsfullt att först skruva på teamstorleken … Kanske har Scrum-guide med sin rekommendation att eftersträva ca 7 teammedlemmar inte så fel ändå.

47,1% av teamen har en frekvens på 14 dagar eller mindre för sina retrospektiv. Detta stämmer överens med antagandet att de flesta agila team arbetar med en rytm varannan vecka. 15-28 dagar (t.ex. “var tredje vecka” eller månadsvis) är den näst största gruppen med 33,7%.

Så många som 17,6% av teamen har en retrospektiv var 29-56:e dag (t.ex. var 5:e, 6:e, 7:e eller 8:e vecka).

Hur ofta bör team göra retrospektiv?

Många team som är nya inom agile tror först att det skulle räcka med att göra en retrospektiv en gång i månaden eller kvartalet.

Naturligtvis är detta något som många Agile-coacher först inte gillar, för framgångsrikt iterativt arbete kräver trots allt mycket mer reflektion än vad många “nybörjare” tror till en början. Men är det dåligt att börja med retrospektiv varje eller varannan månad?

Enligt vår analys är team även vid längre iterationscykler på 29–56 dagar mycket nöjda med sina retrospektiv. Med en ROTI poäng på 8,31/10, presterar de till och med något bättre än team som genomför retrospektiv med en frekvens på 15-28 dagar (t.ex. “Var tredje vecka” eller månadsvis).

I topp ligger dock helt klart den grupp som genomför retrospektiver i en rytm på 14 dagar eller mindre. Med en ROTI-poäng på 8,61 är de den överlägset mest framgångsrika gruppen. Än en gång bekräftas det: övning ger färdighet.

Obs! Vi har i denna del av analysen endast inkluderat team som har genomfört minst 5 retrospektiv med Echometer.a

Viktiga lärdomar: Så här ser den perfekta retrospektiven ut 🤩

Den perfekta tillbakablicken…

1. äger rum på en fredag

2. Håller i 30-45 minuter

3. Har 3-5 deltagare

4. Har en frekvens på 7-14 dagar

Retrospektiver som passar detta mönster har ett genomsnittligt ROTI-betyg på 9,07/10. 

Detta mönster landar därmed klart över det genomsnitt på 8,33 som nämndes i början.

Bonus: Hur du förbättrar dina retrospektiv 🔥

På kort sikt kanske ni inte kan ändra variabler som teamstorlek och hur ofta ni har retrospektiv. Men det finns ytterligare en sak som vi märkte att varje team verkligen kan överväga för att förbättra sina retrospektiver:

Vi kan med hög grad av säkerhet säga att diskussion och slutförande av tidigare åtgärder leder till ett bättre ROTI-resultat för en retrospektiv.

Det är också logiskt: Genom att inte bara dela ut åtgärder, utan också genomföra dem och diskutera resultaten, ökar ni teamens känsla av självtillit.

För att kunna använda denna effekt i Echometer har vi ett särskilt steg i retroagendan: “Action Review”. På så sätt kommer ingen åtgärd från en retrospektiv någonsin att sopas under bordet igen. Kanske kommer du också att inkludera detta steg i dina nästa retrospektiv.

Förresten: OpenAI:s ChatGPT har också några tips för Agile-coacher. Ta gärna en titt på vår intervju med ChatGPT om ämnet Agile Coaching .

Metod: Vad ska man tänka på ☝️

Som med all dataanalys är resultaten naturligtvis endast i begränsad utsträckning överförbara till andra sammanhang.

När vi delade de första resultaten på LinkedIn hade Giancarlo till exempel ett bra tips. Du kan hitta ett svar från oss på Giancarlos kommentar på LinkedIn. Så mycket i förväg: hon har arbetat med Resultat av retrospektiva analyser att göra.

 

Framför allt måste man ta hänsyn till den klassiska urvalsbiasen. Urvalet är naturligtvis endast användarna av vårt Echometer-verktyg. Detta skulle till exempel kunna leda till en ökning av kvaliteten på retrospektiven i genomsnitt på grund av modereringsstöd etc. På grund av antalet retrospektiv och bredden på det globala urvalet kan vi dock anta att de tendenser som visas här är giltiga för många typiska sammanhang.

Slutsats: Den bästa analysen av retrospektiv

Med en population på över 30 000 retrospektiv är detta, såvitt vi vet, den största analysen av retrospektiv som hittills publicerats.

Som beskrivits är uppgifterna naturligtvis inte representativa för hela det agila samhället. Vår datainsamling är begränsad till det anonymiserade urvalet av våra användare på Echometer och deras retrospektiv under perioden 2020-2022.

Har du frågor om analysen eller ytterligare idéer om vilka variabler vi bör undersöka? Diskutera då med oss på LinkedIn eller Twitter.

Vi ser fram emot dina nyheter och kommentarer!