10 dicas para boas medidas retrospectivas, incluindo exemplos

Em retrospectivas, fala-se muito - mas a equipa deriva boas medidas da discussão na retrospetiva? A derivação de boas medidas decide frequentemente se as retrospetivas são percebidas pela equipa como uma “reunião de conversa fiada” ou como tempo de criação de valor no sprint da equipa. Estão, portanto, intimamente relacionadas com o quanto ambos beneficiam dos métodos ágeis: A equipe ágil e a cultura organizacional .

Portanto, neste artigo, gostaríamos de compartilhar 7 dicas práticas sobre como gerar ações realmente significativas de seus retros que realmente ajudem sua equipe. E quais erros você deve evitar. Primeiro, uma coisa:

Se você quiser perguntas mais variadas para suas retrospectivas, confira nosso post sobre isso: 32 novos métodos retrospectivos para iniciantes e profissionais (com, entre outros, o Mario Kart Retro, o Marathon Retro e o Elon Musk Retro).

Dica 1 para boas medidas de retrospetivas: Para as medidas, aplica-se qualidade em vez de quantidade

O objetivo de uma retrospectiva não é que todos os membros da equipe retirem pelo menos uma tarefa dela. Em vez disso, o objetivo de uma retrospectiva deve ser desenvolver um entendimento comum dentro da equipe sobre quais são os problemas mais importantes para a equipe. 

À medida que a quantidade de medidas aumenta, também aumenta o risco de que as medidas sejam de interesse apenas dos indivíduos, mas sejam relativamente insignificantes para a equipe como um todo. Nesses casos, a probabilidade de que a equipe dedique tempo para monitorar a implementação e a eficácia em conjunto diminui. Com o passar do tempo, as medidas caem no esquecimento e surge a sensação de que as medidas das retrospectivas não têm força vinculante.

A melhor abordagem: em sua retrospectiva, procure identificar as três questões mais importantes para as quais vale a pena agir e formule-as de modo que sua implementação seja realmente relevante para a equipe.

Dica 2: Nas retrospetivas, primeiro priorizar, depois definir medidas

Então, como você consegue aumentar a qualidade das medidas?

Uma retrospectiva consiste em diferentes fases por um bom motivo: As 5 fases de uma retrô . Não é coincidência que a derivação das medidas venha no final. No entanto, nós também somos regularmente tentados a pensar em termos de medidas no início do esclarecimento do feedback e a querer registrá-las. 

O registro de medidas muito cedo em uma retro pode rapidamente se tornar um problema. Isso ocorre porque a importante etapa de priorizar o feedback e os tópicos coletados não é realizada. Somente após a priorização você saberá quais tópicos são os mais urgentes para a equipe e poderá formar uma lista adequada das 3 principais prioridades.

Portanto, nossa dica é que você anote ideias de medidas na primeira metade da retro, SEM definir uma medida final. A definição das medidas só deve ocorrer após a priorização. Um efeito colateral bem-vindo: recusar-se consistentemente a discutir medidas na primeira metade da retroação também é um grande benefício para o timeboxing.

Dica 3: Apenas medidas concretas (ver exemplos)

Talvez você já tenha ouvido a mesma coisa: “Bem, vamos colocar como medida ‘Todos prestem atenção para serem mais gentis’”. Não é de se admirar que as retrospectivas sejam vistas como algo que não agrega valor quando a formulação das medidas é tão vaga e pouco caridosa.

Se um problema for realmente importante o suficiente para estar entre os três primeiros na priorização, você também deve se esforçar para formular a medida SMART. Todos já sabem disso e deveria ser o padrão aplicá-lo também às medidas das retrospectivas: Os critérios SMART.

Com alguns tópicos, pode parecer difícil formular medidas concretas. Aqui estão alguns exemplos do que você deve e não deve fazer ao formular medidas:

Não é bem assim:	Mas assim:
Todos se esforçam para ser mais gentis uns com os outros.	Na próxima semana: Um check-out após cada consulta para expressar gratidão e refletir sobre a discussão.
Mais empatia nas chamadas de vídeo	Na próxima semana, todos ligam suas câmeras.
Melhor descrição do cargo	Na próxima semana, organize um workshop para expandir nossa “Definição de Pronto”.
Vá direto ao ponto mais rapidamente no Daily	Até a próxima retro, tente usar um intervalo de tempo de 2 minutos por pessoa no Daily

Importante ao formular as medidas: 

• As medidas não devem ser demasiado ambiciosas. Por exemplo, veem que, no exemplo, trata-se apenas de “organizar um workshop”. Portanto, permanece completamente em aberto qual a decisão a tomar neste workshop. O tempo na retrospetiva deve servir para identificar os temas mais importantes, não para os resolver de imediato. Também coordenar uma data de seguimento (no nosso caso, chamada “Breakout Session”) pode ser uma boa medida - 10x melhor do que “Melhor descrição da tarefa” em qualquer caso ;-)
• As medidas também podem ser pequenos experimentos: talvez nem todos concordem que a medida dê frutos. A regra aqui é: “A prova do pudim está em comer”. Se não houver motivos importantes contra ela, formule a medida de modo que a mudança seja testada apenas na próxima semana ou no próximo mês.

Dica 4: Definir o objetivo e a medida separadamente (com exemplo)

Muitas vezes, a equipe concorda rapidamente sobre qual é o objetivo comum. As ideias sobre como atingir essa meta podem, é claro, divergir bastante.

Portanto, muitas vezes é útil primeiro chegar a um acordo sobre um objetivo comum. Somente após a definição de uma meta clara é que se deve começar a planejar possíveis medidas.

Na revisão posterior da medida, o objetivo ajuda como âncora para avaliar a eficácia de uma medida. Se um objetivo for alcançado, pode-se concluir uma medida. Se a medida foi implementada, mas o objetivo ainda não foi alcançado, pode ser sensato definir uma medida de seguimento. Se um objetivo se tornou obsoleto devido a novas condições de contorno, uma medida pode ser descartada - independentemente de já ter sido implementada ou não.

Em termos mais estruturados, o esquema para a revisão da ação poderia ser assim:

	Meta alcançada	Meta não atingida
Medida ainda em aberto	Rejeitar medida	Colocar a medida para reapresentação
Medida concluída	Medida completa	Se necessário, planeje uma medida de acompanhamento

Então, como pode ser um objetivo bem formulado para uma medida? Aqui estão novamente alguns exemplos adequados de medidas e objetivos correspondentes:

Medida	Destino
Na próxima semana: Um check-out após cada consulta para expressar gratidão e refletir sobre a discussão.	Criar um ambiente de trabalho mais agradável nas discussões
Na próxima semana, todos ligam suas câmeras.	Melhor integração de todos os participantes em chamadas de vídeo
Na próxima semana, organize um workshop para expandir nossa “Definição de Pronto”.	Menos consultas e tempos de espera ao implementar tarefas.
Tente usar o tempo de 2 minutos por pessoa no Daily	Diários mais curtos com partes de conversas equilibradas.

Dica 5: Estabelecer a revisão de medidas como um ponto fixo da agenda nas retrospetivas

Se você já está se dando ao trabalho de formular medidas concretas e a meta correspondente, então não deve deixar de lado a cereja do bolo: Estabeleça uma revisão regular das ações em seu ciclo de sprint.

Pessoalmente, estou surpreso com o fato de a revisão das ações não ser (ainda) um item fixo da agenda para retrospectivas de sprint no Guia do Scrum. De qualquer forma, minha recomendação seria que você o adicionasse aqui: Guia do Scrum.

Dependendo da frequência das suas retrospectivas, também pode ser útil discutir a revisão da ação na reunião diária/semanal da equipe.

Dica 6: Com o timeboxing na retrospetiva, criar o espaço necessário para a definição de boas medidas

A retrospectiva geralmente consome muita energia e, depois de discussões de 60 minutos, as equipes costumam ter dificuldade para se recompor e reunir a energia necessária para definir boas ações.

Como moderador de uma retrospectiva, você deve, portanto, ficar de olho no tempo de boxe e dar tempo suficiente após a priorização/votação para derivar ações. 5 minutos no final de uma retrospectiva não são suficientes para que você obtenha boas medidas. Especialmente se os membros da equipe já estiverem pensando na próxima reunião.

Minha opinião pessoal: Evite maratonas retroativas de 90 minutos ou mais. Não posso culpar nenhum membro da equipe por não ter concentração suficiente para obter boas medidas após compromissos tão longos. As retrospectivas também podem agregar muito valor em 30, 45 ou 60 minutos. Ao mesmo tempo, em minha experiência, as medidas são melhores. 

Pessoalmente, preferiria sempre investir 45 minutos numa retrospetiva a cada duas semanas do que 90 minutos uma vez por mês. Claro que isso também está relacionado com o ciclo de sprint da equipa. Talvez a sua equipa também se sinta assim. Pergunte-lhes - e se não tiverem a certeza, experimentem :-)

Gostaria de acrescentar uma coisa, independentemente das retrospetivas: Reuniões individuais regulares ou coachings com os seus colegas podem ter um efeito decisivo no desempenho da sua equipa. E podem até ser realizados de forma orientada por dados! Se estiver interessado no tema, veja aqui: Aqui você encontrará 129 perguntas para reuniões individuais (ou entrevistas de avaliação) e Aqui estão as 3 melhores ferramentas de reunião individual em comparação .

Dica 7: Não criar um backlog para medidas em retrospetivas

“Oh, ainda tínhamos tantas ideias boas para medidas que não chegaram ao top 3 - devo criar um backlog para isso?” - Não.

As retrospectivas sempre começam com a obtenção de novos feedbacks da equipe por um bom motivo. Portanto, se um tópico é realmente importante, ele é automaticamente trazido de volta à agenda de uma retrospectiva por meio do feedback da equipe. Em nossa experiência, manter um backlog separado é contraproducente. Na retrospectiva, você quer colocar suas novas ideias e feedbacks na rodada. Em uma retrospectiva, ninguém quer ver uma longa lista de ideias passadas para medidas que geralmente têm pouco a ver com os desafios atuais da equipe. 

A regra é: o que é importante para a equipe volta para a agenda de uma retrospectiva apenas com o feedback da equipe. As retrospectivas não precisam de uma lista de pendências de medidas.

Dica 8: Reflita sobre a qualidade dos itens de ação com a equipe

Você deve, regularmente, por exemplo, uma vez por trimestre, refletir conscientemente sobre a qualidade dos itens de ação e retrospectivas junto com a equipe. 

Os itens de ação e os retros como um todo nos fizeram avançar? Se não, por que não? Quais são as causas (o método dos 5 Porquês pode ser usado para isso)? 

Uma retrospectiva Health Check sobre esse tópico também pode ser útil. Nas retrospectivas Health Check, você pede à equipe que concorde com uma declaração em uma escala de 1 a 7. Você só precisa de declarações precisas para obter um feedback válido da equipe.

Na nossa ferramenta (mais informações abaixo), por exemplo, tem este aspeto. Claro que também pode adaptar as declarações. Dê uma olhada - talvez experimente com a sua equipa: Echometer - ohne Login

Dica 9: Experimente o Echometer

Um apoio simples para derivar boas medidas são as ferramentas Retro. Elas podem tirar-lhe algum trabalho - incluindo a revisão de medidas, o timeboxing, mas também a derivação qualitativa de medidas. A retrospetiva deixa de ser um monólogo e passa a ser uma discussão animada - e pode brilhar como moderador(a) 🙂

Damos-lhe indicações concretas na ferramenta sobre como derivar boas medidas - e pode ser utilizada tanto online remotamente como offline. Se precisar de mais informações, consulte o nosso artigo sobre “ 7 Quadros retro inteligentes em comparação ”.

A propósito, você pode realizar uma retroação com nossa ferramenta sem um login seu ou de sua equipe.

Com esse botão, você pode abrir a ferramenta diretamente, escolher seu método retro e convidar uma equipe por meio de um link:

Retro-Methode auswählen & starten

Muitos métodos diferentes são possíveis se você estiver interessado: Mais de 30 métodos retrospectivos .

Se ainda não tiver certeza, você pode deixar que um de nossos usuários o convença aqui: Experiência do treinador Holger do Agile com nossa ferramenta .

Conclusão: Boas medidas, boas retrospectivas

Se você e sua equipe dominarem a arte de extrair boas ações das retrospectivas, você ficará surpreso com o quanto sua equipe apreciará as retrospectivas.
No Echometer, perguntamos às equipes sobre o “retorno do tempo investido” após cada retrospectiva e podemos concluir: Medidas bem formuladas aumentam significativamente a satisfação da equipe com as retrospectivas.

Se você seguir as dicas acima, nada pode dar errado! Portanto, boa sorte na obtenção de medidas para sua próxima retrospectiva!

Eine der besten Methoden, die agile Denkweise von Teammitgliedern nachhaltig zu entwickeln, ist übrigens die Implementierung eines agilen Health Checks. Unser kostenloser Team-Health Check Baukasten kann dir dabei helfen, die richtigen Fragen zu stellen – klick dich einfach mal durch: Kit de construção Team-Health Check

Créditos

Foto von “Luis Villasmil em Unsplash”