Reunião 1:1 com um funcionário difícil? 7 dicas e modelo

Uma reunião individual com um funcionário - subjetivamente percebido como - difícil pode parecer uma partida de xadrez: cada movimento precisa ser bem pensado, caso contrário, você se coloca na defensiva. 

Ninguém espera ansiosamente por uma reunião individual tão desafiadora. Mas essas conversas têm o potencial de criar avanços reais. Em vez de evitar conflitos, os gerentes devem vê-los como uma oportunidade: para obter clareza, crescimento e melhor colaboração – mesmo com os funcionários mais difíceis. 

Com a estratégia certa – empatia, perguntas inteligentes e expectativas claras – você pode conduzir a conversa de forma que ambas as partes saiam ganhando no final.

Seja em uma reunião individual digital ou virtual, as reuniões individuais oferecem espaço para feedback e, portanto, para o desenvolvimento pessoal, o que é essencial no mundo do trabalho atual. E neste artigo, apresentarei algumas boas perguntas que você pode usar em sua reunião individual para ter a conversa mais produtiva possível.

Em primeiro lugar: se você ainda não tem certeza de como são as boas reuniões individuais, dê uma olhada em nosso guia: O guia com 6 dicas para conversas individuais bem-sucedidas.

Vamos começar com sete dicas úteis e práticas para sua entrevista de avaliação.

Reuniões individuais com funcionários difíceis - modelo, perguntas e dicas

Dica: mude a disposição dos assentos. Em vez de se sentar frente a frente (o que geralmente tem um efeito de confronto), tente uma posição de 90 graus ou uma conversa enquanto caminha (“walk & talk”). Isso relaxa a atmosfera e alivia a pressão.

Por quê? As pessoas se sentem menos atacadas se não estiverem sentadas diretamente “em frente” umas das outras. Isso torna a conversa mais descontraída.

2. “Fale menos, pergunte mais –, mas de forma diferente”.

Dica: faça perguntas que despertem a curiosidade. Em vez de “Por que você não fez isso?”, pergunte “Como você resolveria o problema se tivesse uma mão completamente livre?”

Por quê? Os funcionários difíceis geralmente bloqueiam as coisas ou ficam na defensiva. Ao fazer perguntas abertas e voltadas para o futuro, você dá a eles a oportunidade de desenvolver ativamente as próprias soluções.

3. “Transforme as expectativas em um projeto de co-design”.

Dica: em vez de apenas definir as expectativas, peça ao funcionário que formule suas próprias expectativas em relação à colaboração. “Como você organizaria idealmente nossa colaboração?”

Por quê? Quando as pessoas formulam suas próprias expectativas, elas automaticamente assumem mais responsabilidade – e acham mais difícil recusar completamente.

4. “Mude do modo de problema para o modo de possibilidade”.

Dica: transforme situações negativas em um desafio: “Suponha que você fosse seu próprio conselheiro – que conselho você daria a si mesmo?”

Por quê? Os funcionários difíceis geralmente resistem às sugestões de outras pessoas. Ao dar a eles uma nova perspectiva, você transforma a conversa de problemas em soluções.

5 “Fale menos, deixe as pessoas escreverem mais.”

Dica: se as conversas forem emocionalmente carregadas, peça ao funcionário para resumir seu ponto de vista por escrito antes ou depois da reunião.

Por quê? Isso ajuda a evitar reações impulsivas e o força a se estruturar com mais clareza. O que você escreveu também pode servir como uma referência comum mais tarde.

6. “Ouça as nuances – e não apenas as palavras.”

Dica: preste atenção à linguagem corporal, ao tom de voz e às pequenas reações. Às vezes, há mais informações em um encolher de ombros ou em uma pequena pausa do que nas próprias palavras. Em vez de interpretar diretamente, pergunte: “Tenho a sensação de que há mais –, estou certo?”

Por quê? Os funcionários difíceis nem sempre dizem diretamente o que pensam. Mas quando eles percebem que você está ciente dos sinais não verbais deles, isso geralmente abre novos níveis de conversa.

7. “Diga o que você NÃO fará”.

Dica: alguns funcionários têm medo de críticas ou consequências negativas. Remova ativamente esse medo da sala: “Não se preocupe, não se trata de fazer com que você pareça ruim. Quero entender o que o está incomodando.”

Por quê? Isso cria segurança psicológica e diminui as defesas.

Basicamente, isso se aplica tanto a você quanto ao funcionário: Tenha expectativas realistas para a entrevista e uma meta realista. Você também pode definir essa meta no início da entrevista. Por exemplo, ela pode ser bem simples:

• Objetivo transparente no início da conversaInfelizmente, não poderemos atender à sua solicitação ou resolver o conflito em uma única etapa. Meu objetivo nesta conversa é, antes de tudo, entender a situação do seu ponto de vista.

Isso deve lhe dar algumas noções básicas importantes para a reunião individual com seu funcionário difícil. Vamos passar para a próxima etapa.

O fato de você ter clicado neste artigo me diz que você quer algo como um guia para sua conversa individual com um funcionário difícil.

Portanto, aqui você encontrará um modelo que deve acompanhar bem essa conversa. Ao mesmo tempo, o design exato depende muito do seu objetivo - portanto, considere as dicas acima ao projetar sua conversa com seu subordinado direto.

A propósito, você pode salvar o modelo como um documento Doc abaixo do modelo real, mas também como um documento PDF ou Word. Basta clicar na alternância “Plus”.

A propósito, não se deixe enganar pela agenda: Se o seu colega de trabalho difícil estiver falando muito, você deve deixá-lo terminar e, é claro, estar preparado para lançar suas perguntas preparadas ao mar.

A imagem a seguir é verdadeira para equipes saudáveis - mas não é verdadeira para sua conversa individual. Lá, seu objetivo deve ser fazer perguntas e seu funcionário difícil deve assumir a maior parte do tempo de fala.

Se você for um supervisor no meio de uma batalha de palavras, talvez tenha dificuldade em fazer boas perguntas.

Mas é claro que também há perguntas, algumas das quais eu gostaria de mencionar aqui.

Como você deve ter notado, muitos deles têm um objetivo: entender a perspectiva do funcionário - e, ao mesmo tempo, ampliá-la.

Um modelo 1 para 1 para o trabalho preventivo

Além dessas perguntas, outro tipo de modelo também pode ser útil para criar uma relação de confiança de longo prazo com seu funcionário. Ele não é adequado para a entrevista em si, mas é ainda mais adequado como medida preventiva. Gostaria de apresentar a você uma técnica especial para isso.

Depois de conversar com cerca de 100 gerentes nos últimos meses, notei um padrão. 

Muitos chefes ocasionalmente incluem pequenas pesquisas em suas reuniões individuais. Isso significa que eles simplesmente fazem algumas perguntas de forma descontraída e perguntam ao funcionário a) se ele concorda com uma afirmação (por exemplo, de 1 a 7) e b) por que ele respondeu dessa forma.

Eles esperam o seguinte dessas micropesquisas em 1:1s:

• Mais variedade e envolvimento no diálogo individual
• Adoção de novas perspectivas
• Mensurabilidade de KPIs (flexíveis), como satisfação ao longo do tempo

E, é claro, você também pode usar essa ideia em suas reuniões individuais com funcionários difíceis. Reuni quatro declarações que se concentram em você: Sua qualidade de liderança. Afinal, isso obviamente tem uma grande influência sobre o comportamento de seus funcionários.

Também podes descarregar este modelo como um documento, mas ainda melhor é o seguinte: No nosso software de reuniões individuais, temos uma ferramenta integrada que torna os resultados visíveis ao longo do tempo como uma métrica e dá-te dicas com um assistente de IA - experimenta sem iniciar sessão através do botão abaixo.

E você mal pode esperar para fazer essas perguntas em sua reunião individual? Muito bem, fico feliz. 

Se você quiser mais informações criativas, recomendo nosso artigo correspondente: 129 Perguntas engenhosas para reuniões individuais (de um psicólogo) .

Você já deve ter adivinhado. É claro que há muitos outros modelos para reuniões individuais de que você precisará mais cedo ou mais tarde. 

Por exemplo, falo sobre modelos para sua reunião individual sobre salário, sua conversa com um funcionário difícil ou com um funcionário completamente novo.

Temos modelos adicionais para todos esses casos de uso, que você pode encontrar neste artigo: Reuniões 1:1: 15 modelos comprovados para editar (grátis).

Depois de ter tido sua reunião difícil, é muito provável que você fique aliviado. E se a conversa for bem-sucedida, você poderá até desenvolver algo como esperança. As perguntas aqui devem ajudá-lo. Desejo a você muito sucesso!

Mas não te podes esquecer de uma sabedoria: Há inúmeras perguntas que podes fazer - mas o mais importante é que adaptes a conversa individualmente ao teu colaborador. 

Nosso assistente de reuniões com IA para reuniões individuais também pode ajudá-lo se você realiza regularmente reuniões individuais com os membros da sua equipe. Se quiser saber mais, dê uma olhada em nosso site: O melhor software para reuniões individuais .