Prokrastynacja: Jak utrzymać zespół zdalny w ryzach?

Jednym z wyzwań, z którymi pracownicy zdalni nieustannie się mierzą, jest utrzymanie produktywności – nie wszyscy pracujący z domu wykonują swoje zadania i osiągają cele. Biorąc pod uwagę swobodę, jaką daje elastyczna organizacja pracy, niektórzy pracownicy mają tendencję do zwlekania, co oczywiście wpływa na ich wydajność. 

Jak możesz zachęcić zdalne zespoły do pozostania produktywnymi i zaangażowanymi?

Zrozumienie prokrastynacji

Wszyscy to znamy. Proces prokrastynacji wygląda mniej więcej tak: 

 

• • Przeglądasz listę rzeczy do zrobienia na dany dzień. 

• • Zaczynasz od pierwszego zadania.

• • Rozpraszasz się i wykonujesz inne, mniej istotne zadania. 

• • Przekonujesz się, że musisz zrobić rzeczy ze swojej listy rzeczy do zrobienia teraz lub ponieść konsekwencje, takie jak opóźnienia w realizacji projektu lub reprymenda ze strony innych. 

• • Na koniec, w ostatniej chwili, wykonujesz zadanie. 

Może obiecałeś sobie (jak my wszyscy), że następnym razem nie będziesz czekać do ostatniej sekundy. Ale potem, niestety, zawsze wpadasz w ten sam cykl. 

Dlaczego ludzie zwlekają?

Biorąc pod uwagę, że 88 % pracowników w USA zwleka, ważne jest, aby zrozumieć, dlaczego ludzie to robią (do źródła). 

Zacznijmy od wyjaśnienia kilku błędnych przekonań na temat prokrastynacji. Obecne badania sugerują jednak, że prokrastynacja ma więcej wspólnego z zarządzaniem emocjonalnym i kwestiami takimi jak stres i zmęczenie. Prokrastynacja jest definiowana przez badaczy jako forma samoregulacji, która obejmuje w szczególności irracjonalne odwlekanie zadań, nawet jeśli może to mieć negatywne konsekwencje (do źródła). 

Prokrastynacja nie jest lenistwem, ale często wiąże się z wysokim poziomem lęku i depresji (do źródła). Ludzie mają tendencję do odkładania zadań, które powodują u nich stres. 

Prokrastynują, ponieważ chcą uniknąć negatywnych uczuć związanych z odkładanym zadaniem. Mówiąc prościej, jeśli praca stresuje twoją koleżankę, jest bardziej prawdopodobne, że odłoży ją na później, aż nie będzie mogła jej uniknąć, a następnie będzie się spieszyć, aby wykonać ją pod presją czasu. 

Źródło obrazu

Prokrastynacja w pracy, czy to w biurze, czy gdziekolwiek indziej, może powodować wiele problemów dla pracowników i firm. Wpływa na wydajność pracy pracowników i ich zdolność do rozwoju zawodowego.

Konsekwencje prokrastynacji dla pracowników

Według badań opublikowanych w “Good Therapy”, zwlekanie powoduje problemy w miejscu pracy, takie jak słabe wyniki, brak odpowiedzialności finansowej i inne (do publikacji). 

Badania łączą również prokrastynację ze stresem, wyczerpaniem w pracy i niskim samopoczuciem emocjonalnym, co wpływa na poczucie zaangażowania i więzi, uruchamiając cykl zniechęcenia i słabych wyników (do źródła). Wpływa to na wydajność pracy pracownika i jego zdolność do rozwoju zawodowego, a także na motywację pracowników do nauki i rozwoju (do źródła).

Źródło obrazu

Konsekwencje zwlekania dla pracodawców

Prokrastynacja obniża produktywność i wpływa na współpracę. Gdy pracownicy zbyt późno oddają swoje zadania, wpływa to na resztę przepływu pracy. 

W środowisku pracy zdalnej prokrastynacja stanowi podwójny problem. Elastyczność może prowadzić do rozpraszania uwagi, zwlekania, a nawet całkowitego unikania nieprzyjemnych zadań. W następnej sekcji omówię kilka strategii, których możesz użyć, aby utrzymać swoich pracowników zdalnych przy wykonywaniu zadań. 

Jak zapobiegać prokrastynacji u pracowników zdalnych

Pracownicy zdalni często czują się odłączeni od firmy i mogą mieć negatywne nastawienie do zadań, które muszą wykonać. Aby wspierać zaangażowanie pracowników i budować udane zespoły, pracodawcy muszą upewnić się, że oczekiwania i cele są jasne (Czytaj więcej: Oczekiwania w retrosach ), jednocześnie wspierając pracowników w łączeniu się i osiąganiu tych celów. Oto pięć wskazówek, dzięki którym pracownicy poczują się bardziej zaangażowani i zauważeni, co doprowadzi do zmniejszenia prokrastynacji:

1. przeprowadzaj cotygodniowe odprawy lub regularne retrospektywy

Jak wspomniano wcześniej, pracownicy zdalni czasami czują się odłączeni od firmy i mają trudności z poczuciem się zauważonymi. Cotygodniowe lub codwutygodniowe krótkie spotkanie może znacznie przyczynić się do ich zaangażowania. Tutaj mogą podzielić się swoimi przemyśleniami i odczuciami z kierownictwem lub liderami. 

Przeprowadzanie regularnych odpraw lub zwinnych retrospektyw za pomocą prostego narzędzia, takiego jak Echometer, ma kilka zalet dla twoich pracowników zdalnych: 

 

• • Otwiera to kanał komunikacji i pomaga zrozumieć ich pracę z ich punktu widzenia. 

• • Zwiększa zaufanie i wzajemne wsparcie poprzez poprawę komunikacji i wzmocnienie relacji z członkami Twojego zespołu. 

• • Dajesz pracownikom głos i odwagę, by zwracali się do Ciebie z pomysłami, pytaniami i wątpliwościami. 

• • Rozbudzasz poczucie odpowiedzialności i zwiększasz produktywność.

2. podziel cele

Wyznaczaj swoim współpracownikom łatwe do osiągnięcia cele. Wszystkim łatwiej jest wykonać zadanie, jeśli jest ono podzielone na mniejsze cele. 

Ponadto cele powinny być osiągalne i jasne. SMART (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, and Timed) to powszechne ramy definiowania celów. Przydzielając zadania, upewnij się, że są one zgodne z ramami SMART (Czytaj więcej: Wyznacz dobre cele ). 

Nie przytłaczaj pracowników zbyt dużą liczbą zadań. Ogromna lista rzeczy do zrobienia zniechęca każdego. Przydzielaj tylko to, co pracownicy są w stanie wykonać w rozsądnym czasie. 

3. świętuj małe sukcesy

Jedną z przyczyn prokrastynacji jest poczucie bycia niedocenianym lub niedostrzeganym. Uznanie, nawet za mały sukces, może znacznie przyczynić się do tego, że współpracownicy poczują się docenieni. 

Krótkie podziękowanie lub “Dobra robota” może być dobrym motywatorem do wykonywania większej liczby zadań. Można to również zrobić za pomocą cyfrowych narzędzi (więcej na ten temat:  Analiza siły roboczej i zarządzanie wydajnością).

4. Pomiar dobrostanu emocjonalnego

Sprawdzanie emocjonalnego samopoczucia twojego zdalnego zespołu jest ważne dla utrzymania produktywności i uniknięcia prokrastynacji. Podczas gdy zespołom wewnętrznym łatwo jest sprawdzać się osobiście, zespoły zdalne mają mniej możliwości omawiania i rozwiązywania problemów bez poczucia bycia narażonym. 

Wprowadzenie badania nastrojów może pomóc Twojej firmie zwiększyć zaangażowanie. Badania nastrojów są zazwyczaj krótkie i obejmują pytania dotyczące odczuć pracowników związanych z ich pracą i postrzeganiem obciążenia pracą. Umożliwiają one również pracownikom dzielenie się swoimi przemyśleniami i uczuciami (opcjonalnie anonimowo) bez stresu związanego z osobistą rozmową z przełożonym. Narzędzie Echometer pomaga w przeprowadzaniu badań nastrojów – w połączeniu z krótkimi spotkaniami, aby bezpośrednio przekładać wyniki na działania i zwiększać poczucie własnej skuteczności pracowników (Więcej informacji na temat Echometer).

5. promowanie odporności lub zdolności do odporności 

Pokonywanie codziennych i mniej codziennych wyzwań jest normalną częścią pracy każdego pracownika, co sprawia, że odporność jest kluczową cechą udanego zespołu. Aby upewnić się, że twoi koledzy wytrwają, gdy sytuacja stanie się trudna, liderzy muszą zachęcać do zaradności i budować relacje między członkami zespołu. Bezpieczeństwo psychologiczne ). Odporność zaczyna się od samoświadomości, tj. pracownicy muszą najpierw rozpoznać okoliczności, które prowadzą do ich zwlekania. Jeśli istnieje obszar lub zadanie, z którym się zmagają, potrzebują środowiska, w którym mogą być szczerzy i otrzymać wsparcie bez obawy przed represjami.

Jak oprogramowanie może pomóc w przezwyciężeniu prokrastynacji?

Zapobieganie prokrastynacji w zespołach zdalnych jest ułatwione dzięki narzędziom technologicznym, które umożliwiają współpracę i zaangażowanie członków zespołu. 

Istnieje wiele narzędzi i aplikacji, które mogą pomóc pracownikom przezwyciężyć prokrastynację. Niektóre rozszerzenia, takie jak Pomodoro Timer, mogą wspierać efektywne zarządzanie czasem, ale mają swoje ograniczenia. Organizacje z mobilnymi i hybrydowymi pracownikami powinny mieć solidny, ogólnofirmowy system zarządzania czasem. System rejestracji czasu pracy Korzystaj z wbudowanych funkcji przesyłania wiadomości i współpracy, aby zaangażować wszystkich pracowników w omawianie codziennych zadań. 

Dzięki zaangażowaniu menedżerów i innych liderów, odpowiedniemu uznaniu, wykorzystaniu technologii i budowaniu odporności, możesz pomóc swoim mobilnym pracownikom uniknąć prokrastynacji. 

O autorze

Dean Mathews jest założycielem i dyrektorem generalnym OnTheClock, aplikacji dla Rejestrowanie czasu dla pracowników, która zapewnia wsparcie w zakresie śledzenia czasu dla ponad 15 000 firm na całym świecie. 

Dean Mathews ma ponad 20-letnie doświadczenie w projektowaniu i tworzeniu oprogramowania dla przedsiębiorstw. Postrzega tworzenie oprogramowania jako formę sztuki. Kiedy artysta tworzy arcydzieło, życie wielu ludzi zmienia się na lepsze. 

Kiedy nie zajmuje się perfekcyjnym odmierzaniem czasu, Dean Mathews lubi zanurzać się w swojej wierze, spędzać czas z rodziną i przyjaciółmi oraz szukać sposobów, by uczynić świat nieco lepszym.