5 szablonów i przewodnik: Tygodniowy raport pracowniczy

Nie musiałem studiować psychologii, żeby to wiedzieć: Skuteczne kierowanie zespołem jest możliwe tylko dzięki zdrowej i regularnej komunikacji. 

Powszechnym narzędziem wykorzystywanym przez menedżerów są cotygodniowe raporty o stanie pracowników. Zapewniają one przegląd statusu pracownika, jego wydajności, określonych wskaźników KPI i metryk lub, opcjonalnie, jego nastroju.

W tym artykule przedstawię przegląd cotygodniowych raportów pracowniczych, dostarczę kilka szablonów i plików w różnych formatach (PDF, Excel / XLSX, Word, Arkusze Google, PPT) i poprowadzę Cię jako szefa w korzystaniu z tego narzędzia komunikacji. 

Po pierwsze: Czy jako menedżer nie masz pewności co do tego, jak wygląda systematyczne i skuteczne zarządzanie ludźmi? W takim razie mam coś dla Ciebie: nasze Bezpłatne szkolenie online z zarządzania ludźmi.

Zapraszam do zapoznania się i nauczenia się na przykład sztuczki, jak stosunkowo łatwo zwiększyć wydajność zespołu o 10-20% - możesz zacząć od razu 🙂 Ale wracając do tematu.

Czy raporty pracownicze nadal pasują do nowoczesnej kultury zarządzania? Dobre pytanie. Regularne cyfrowe lub wirtualne raporty z pracy mogą i powinny być również postrzegane krytycznie. Przyjmę również tę perspektywę. Zacznijmy jednak od pytania, czym właściwie jest cotygodniowy raport pracowniczy.

Krótko mówiąc: Podstawową ideą cotygodniowego raportu o stanie pracowników jest zapewnienie menedżerom efektywnego czasowo przeglądu aktualnego stanu wszystkich zadań i działań w zespole. 

Dlaczego więc cotygodniowy raport statusu od bezpośrednich przełożonych jest istotny? Twoim celem jako menedżera jest osiągnięcie celu zespołu przy jednoczesnym utrzymaniu wysokiej motywacji pracowników. Jednym z twoich zadań jako menedżera jest dostosowanie zespołu do celu, tj. zaaranżowanie różnych indywidualnych działań, aby ostatecznie osiągnąć konstruktywne tarcia i harmonię w tym samym czasie. W tym właśnie może pomóc raport pracowniczy. W zależności od branży, czy to w IT, czy w sprzedaży, ważne są oczywiście różne punkty centralne, dlatego też powinieneś używać różnych szablonów i formatów, jeśli to możliwe.

Cotygodniowy raport o stanie pracownika to zazwyczaj jednostronicowy dokument wysyłany do przełożonego pracownika pocztą elektroniczną. Ten jednostronicowy dokument jest zazwyczaj ustandaryzowanym szablonem, który jest wypełniany przez pracownika w ciągu kilku minut każdego tygodnia. 

Jak już wspomniano, nacisk kładziony jest przede wszystkim na działania bezpośredniego podwładnego, jego cele i ewentualnie wskaźniki, które zostały lub nie zostały osiągnięte.

Mogą one również stanowić sposób na obejście regularnych, synchronicznych spotkań jeden na jeden z pracownikami, którzy również mają swoje problemy - jak widać na zdjęciu poniżej 😄 Ale do tego jeszcze dojdziemy, najpierw zagłębmy się trochę bardziej.

Co więc, jako szef, powinieneś zawrzeć w cotygodniowym raporcie o stanie pracownika? Z lotu ptaka chodzi o trzy rzeczy:

To powinno dać ci dobre pierwsze wrażenie na temat tego, co może zawierać cotygodniowy raport o statusie pracownika. Powinno być również jaśniejsze, jak ważny dla kierowania zespołem jest odpowiedni raport - czy to synchronicznie na spotkaniu, asynchronicznie jako prosta aktualizacja przez e-mail, czy za pośrednictwem oprogramowania do aktualizacji jeden na jeden, takiego jak Echometer.

Nawiasem mówiąc, Elon Musk poprosił również swoich pracowników w X o przesyłanie mu cotygodniowych raportów. Pomysł ten był szeroko dyskutowany. Więcej informacji znajdziesz na tej stronie. Nie chcę ukrywać przed tobą, jak wygląda szablon raportu o stanie Elona Muska. Oto kluczowa część wiadomości e-mail ogłaszającej inicjatywę (bezpłatne tłumaczenie we wszystkich językach innych niż angielski):

Przykład: E-mail od Elona Muska (Twitter) dotyczący cotygodniowych raportów

Zanim przejdziemy do szablonów i formatów, chciałbym przyjąć perspektywę meta: Czy cotygodniowe raporty o statusie pracownika mają w ogóle sens?

Szczerze mówiąc: Często nie.

Cotygodniowe raporty cyfrowe niewątpliwie mają swój cel w wielu organizacjach, ale szczególnie w zespołach, które wykonują pracę opartą na wiedzy i działają w złożonych środowiskach zgodnie z ramami Cynefin, istnieją pewne fundamentalne słabości, które należy zakwestionować.

1. kontakt osobisty jest niezbędny

W złożonych i dynamicznych środowiskach pracy bezpośredni dialog między członkami zespołu a przełożonymi ma kluczowe znaczenie. Osobiste spotkania w cztery oczy lub produktywne spotkania zespołowe, podczas których wspólnie pracuje się nad rozwiązaniami, są nie tylko skuteczniejsze, ale i bardziej efektywne:

• Większy szacunek dla pracowników: Dialog tworzy przestrzeń dla indywidualnych obaw i umożliwia bezpośrednie zajęcie się problemami lub pomysłami.
• Budowanie relacji: Regularne osobiste interakcje wzmacniają zaufanie i lojalność w zespole oraz między pracownikami i menedżerami. Dobre relacje są często kluczowe dla osiągnięcia sukcesu w złożonych sytuacjach.

Z drugiej strony cotygodniowe raporty cyfrowe nie zastępują tego bezpośredniego kontaktu i często mają mechaniczny lub jednostronny efekt.

2. Nietransparentność informacji

Największym zarzutem wobec cotygodniowych raportów jest scentralizowane, nietransparentne przetwarzanie informacji:

• Zazwyczaj wszystkie informacje trafiają do jednej osoby, zwykle kierownika liniowego.
• Osoba taka często nie jest jednak w stanie rozwiązać wszystkich problemów lub przetworzyć wszystkich istotnych informacji.
• Nie jest jasne, czy pracownicy faktycznie otrzymują wsparcie, którego potrzebują, ponieważ nie ma dyskusji na ten temat.

Sam raport nie zastąpi zbiorowej inteligencji i kreatywności zespołu, które są tak ważne w pokonywaniu złożonych wyzwań.

Przy okazji, jeśli się niecierpliwisz i chcesz szablon, możesz również obejrzeć nasz film w tym miejscu: Tutaj prezentuję prosty, możliwy do wydrukowania szablon oparty na Excelu.

Play

Alternatywa dla cotygodniowych raportów: Osobiste spotkania i dyskusje zespołowe

Lepszym podejściem jest organizowanie regularnych osobistych spotkań z bezpośrednimi podwładnymi (wirtualnie lub zdalnie, jeśli to konieczne), a także organizowanie produktywnych spotkań zespołowych, takich jak zwinne retrospektywy.

• Indywidualne wyzwania lub obawy mogą być rozwiązywane bezpośrednio podczas indywidualnych spotkań, a rozwiązania mogą być opracowywane wspólnie.
• Spotkania zespołu promują wymianę i uczenie się od siebie nawzajem, co pozwala wykorzystać wiedzę całego zespołu.
• Szczególnie w złożonych środowiskach, takie spotkania pomagają wzmocnić wspólne rozwiązywanie problemów i rozdzielać odpowiedzialność, zamiast skupiać ją na jednej osobie.

Cotygodniowe raporty mogą być zatem pomocne w niektórych scenariuszach, ale nie mogą zastąpić osobistego kontaktu i interaktywnej współpracy podczas bezpośrednich spotkań z Tobą jako szefem.

Jeśli jesteś zainteresowany ogólnym wprowadzeniem do regularnych spotkań indywidualnych, zapoznaj się z naszym postem na ten temat: Przewodnik: 6 wskazówek dotyczących udanych rozmów 1 na 1.

Nie masz czasu na spotkania 1 na 1?

Uważasz, że nie masz czasu na regularne spotkania jeden na jeden lub nie wyobrażasz sobie, że możesz je regularnie moderować w sposób skuteczny i produktywny? Ależ tak, to jest stosunkowo proste i wymaga tylko kilku minut na przygotowanie i opracowanie: Dzięki naszemu oprogramowaniu do spotkań 1 na 1 Echometer.

W naszym oprogramowaniu Twój pracownik może asynchronicznie, bez Ciebie, zdalnie zapisywać notatki na wspólne spotkanie. Na wspólnym spotkaniu możecie wtedy produktywnie porozmawiać o punktach i będziecie wspierani przez szablony pytań. Ponadto nastrój i rozwój pracownika stają się mierzalne w czasie.

Zapraszam do zapoznania się, wypróbowując następujący szablon lub format:

Jeśli chcesz dowiedzieć się, jakie inne szablony są dostępne w naszym oprogramowaniu, ten artykuł na blogu może Ci w tym pomóc: 5 szablonów do regularnych odpraw pracowników.

Dość krytyki. Interesowały cię szablony… Aby jeszcze lepiej wczuć się w temat indywidualnych spotkań i cotygodniowych aktualizacji statusu z pracownikami, poniżej przedstawię kilka szablonów i formatów dla różnych scenariuszy.

Nie martw się, przygotowuję je w najpopularniejszych formatach, abyś mógł je edytować, drukować i pobierać: PDF, Excel / XLSX, Word, Arkusze Google, PPT.

Poniżej znajdziesz szablony, próbki i przykłady cotygodniowych raportów o stanie pracowników. Mają one różne cele i dlatego powinny być odpowiednie dla różnych przypadków użycia.

Poniższy formularz nadaje się jako darmowy szablon do cotygodniowej odprawy statusu pracownika.

Na wypadek, gdybyś go nie widział: Możesz również otworzyć, edytować, pobrać i wydrukować ten szablon raportu w innych formatach (takich jak PDF lub Word) w przełącznikach powyżej. Nawiasem mówiąc, szablony do pobrania są w języku angielskim, jak być może już zauważyłeś. Możesz skopiować powyższy tekst lub użyć narzędzia Deepl jako tłumacza, jeśli chcesz szablon raportu pracowniczego w innym języku (np. hiszpańskim, holenderskim, portugalskim, francuskim, fińskim, włoskim lub szwedzkim).

Poniższy formularz nadaje się jako darmowy szablon do cotygodniowej odprawy statusu pracownika, w którym sprawdzasz każdy dzień, zarówno jako dokument Word, jak i Excel.

🚸 Uwaga: Aby skopiować (i tym samym edytować) szablon w lewym górnym rogu menu, musisz być zalogowany w Google.

Nawiasem mówiąc, to ja w poniższym filmie na YouTube. Jeśli chcesz uzyskać nieco więcej informacji na temat szablonu comiesięcznych spotkań indywidualnych, obejrzyj ten film.

Jeśli chcesz podejść do rozmowy jeden na jeden tak sprytnie, jak to tylko możliwe, doświadczysz kilku momentów aha w tym filmie:

Play

Poniższy formularz to darmowy szablon cotygodniowej odprawy statusu pracownika, która nie powinna być zbyt nudna.

Na wypadek, gdybyś go nie widział: Możesz również otworzyć, edytować, pobrać i wydrukować ten szablon raportu w innych formatach (takich jak PDF lub Word) w przełącznikach powyżej. Nawiasem mówiąc, szablony do pobrania są w języku angielskim, jak być może już zauważyłeś. Możesz skopiować powyższy tekst lub użyć narzędzia Deepl jako tłumacza, jeśli chcesz szablon raportu pracowniczego w innym języku (np. hiszpańskim, holenderskim, portugalskim, francuskim, fińskim, włoskim lub szwedzkim).

Jako darmowy szablon do cotygodniowej odprawy statusu pracownika, w której chcesz uzyskać informacje zwrotne na temat określonych wskaźników i KPI, poniższy formularz jest odpowiedni zarówno jako dokument Word, jak i Excel.

Na wypadek, gdybyś go nie widział: Możesz również otworzyć, edytować, pobrać i wydrukować ten szablon raportu w innych formatach (takich jak PDF lub Word) w przełącznikach powyżej. Nawiasem mówiąc, szablony do pobrania są w języku angielskim, jak być może już zauważyłeś. Możesz skopiować powyższy tekst lub użyć narzędzia Deepl jako tłumacza, jeśli chcesz szablon raportu pracowniczego w innym języku (np. hiszpańskim, holenderskim, portugalskim, francuskim, fińskim, włoskim lub szwedzkim).

Poniższy formularz nadaje się jako darmowy szablon do cotygodniowej odprawy statusu pracownika, w której chcesz, aby Twoi pracownicy dokonywali refleksji.

Na wypadek, gdybyś go nie widział: Możesz również otworzyć, edytować, pobrać i wydrukować ten szablon raportu w innych formatach (takich jak PDF lub Word) w przełącznikach powyżej. Nawiasem mówiąc, szablony do pobrania są w języku angielskim, jak być może już zauważyłeś. Możesz skopiować powyższy tekst lub użyć narzędzia Deepl jako tłumacza, jeśli chcesz szablon raportu pracowniczego w innym języku (np. hiszpańskim, holenderskim, portugalskim, francuskim, fińskim, włoskim lub szwedzkim).

Teraz, gdy widziałeś już kilka przykładów raportów tygodniowych, możesz zastanawiać się, jak je optymalnie wypełnić. Dlatego chciałbym dać ci próbkę tego, jak wygląda wypełniony przykładowy raport tygodniowy dla programisty. Jak już wspomniałem, przejdę do pytania, czy raporty tygodniowe są odpowiednim narzędziem dla zespołów programistycznych i ogólnie.

Ukończony przykład: Tygodniowy raport o stanie

Jeśli chcesz uzyskać bardziej szczegółowe instrukcje dotyczące przygotowywania i wypełniania raportów tygodniowych, poniższe wskazówki mogą Cię zainteresować. Jest to mniej więcej samouczek na temat tego, jak powinny wyglądać raporty tygodniowe.

Jeśli będziesz postępować zgodnie z instrukcjami, nie popełnisz typowych błędów, które często pojawiają się w raportach tygodniowych.

• Przeglądaj codzienne dzienniki: Przejrzyj swoje codzienne notatki lub narzędzia takie jak Jira, Trello, Asana lub GitHub, aby uchwycić wszystkie ważne wydarzenia i postępy w danym tygodniu.
• Koordynacja z zespołem: Jeśli raport dotyczy projektu zespołowego, uzyskaj aktualizacje od kolegów z zespołu.
• Sprawdź cele projektu lub sprintu: Porównaj swoje postępy z zaplanowanymi celami na dany tydzień.

1.2 Ustal priorytety

• Określ istotność: Skoncentruj się na wynikach i tematach, które są ważne dla Twojego zespołu lub interesariuszy.
• Zidentyfikuj najważniejsze wydarzenia: Wybierz najważniejsze osiągnięcia, wyzwania i plany. Nie każdy drobiazg musi być wspomniany.

1.3 Rozważ grupę docelową

• Zastanów się, kto będzie czytał raport. Szczegóły techniczne są istotne na przykład dla twojego zespołu programistów, ale mniej dla kierownictwa, które jest bardziej zainteresowane wynikami i wskaźnikami KPI.

2. zdefiniuj strukturę

Użyj przejrzystej struktury, aby jasno przedstawić informacje. Poniżej znajduje się wypróbowany i przetestowany format (więcej szablonów znajdziesz powyżej):

1. Podsumowanie: Najważniejsze wydarzenia tygodnia w pigułce.
2. Osiągnięcia: Co zostało osiągnięte?
3. Wyzwania: Jakie były problemy?
4. Plany na następny tydzień: konkretne kroki w celu zapewnienia postępów.
5. Inne (opcjonalnie): Otwarte pytania, sugestie, opinie.

Przy okazji: Jeśli jesteś menedżerem programistów, poniższy artykuł może Cię zainteresować: 6 Przykłady informacji zwrotnych dla programistów .

• Krótkie zdania: Zadbaj o zwięzłość informacji.
• Używaj punktorów: Sprawiają, że raport jest bardziej przejrzysty.
• Oszczędnie używaj terminów technicznych: Używaj ich tylko wtedy, gdy grupa docelowa jest z nimi zaznajomiona.

3.2 Kładź nacisk na wyniki zamiast na procesy

• Nie pisz po prostu “Pracowałem nad XYZ”, ale np. “XYZ zostało zaimplementowane i przetestowane, co poprawiło bezpieczeństwo wokół X%”.
• Skoncentruj się na wynikach.

3.3 Równoważenie pozytywów i negatywów

• Podkreślaj swoje osiągnięcia, ale nie ukrywaj wyzwań.
• Jeśli to możliwe, wspomnij o rozwiązaniach lub podejściach do problemów.

4. Recenzja

• Pisownia i gramatyka: Sprawdź wszystko dokładnie, aby raport wyglądał profesjonalnie.
• Przejrzystość: Przeczytaj raport na głos lub poproś kolegę o jego przejrzenie.
• Kompletność: Upewnij się, że nie brakuje niczego ważnego.

5. Przykład procedury krok po kroku

1. Od poniedziałku do piątku: codziennie notuj swoje postępy i wyzwania.
2. Czwartek/piątek: Zbierz wszystkie notatki i odfiltruj najważniejsze punkty.
3. Piątek w porze lunchu: Napisz raport na podstawie powyższych sekcji.
4. Piątek wieczorem: Udostępnij raport swojemu zespołowi lub interesariuszom.

W porządku, zrobiłeś to. Teraz wiesz o statusie pracownika i raportach tygodniowych 🙂

Jeśli chcesz rozwijać swoich pracowników holistycznie, polecam wypróbowanie oprogramowania do coachingu pracowników. Poniższy film przedstawia krótki przegląd oprogramowania do coachingu pracowników Echometer:

Play

Artykuł powinien dobrze wyjaśnić, czym są cotygodniowe raporty o stanie pracowników, jaki jest ich cel i co zazwyczaj zawierają. Dałem ci również kilka szablonów i próbek, które powinny pomóc ci w tworzeniu cotygodniowych raportów.

Jednocześnie należy zauważyć, że takie raporty mają swoje ograniczenia w złożonych i dynamicznych środowiskach pracy opisanych w ramach Cynefin. 

Osobiste spotkania indywidualne i produktywne spotkania zespołowe, takie jak zwinne retrospektywy, są nie tylko bardziej efektywne, ale także bardziej doceniają pracowników. Promują dialog, wzmacniają relacje międzyludzkie i wykorzystują zbiorową wiedzę zespołu. 

Prawdziwa siła zespołu tkwi we wspólnych dyskusjach i aktywnej współpracy, którą znacząco wzmacnia osobisty kontakt i regularne spotkania. Dlatego też firmy działające w złożonych środowiskach powinny bardziej skupić się na bezpośredniej komunikacji i wykorzystywać cotygodniowe raporty jako narzędzie uzupełniające, a nie główny środek komunikacji.

Jeśli potrzebujesz pomocy we wprowadzeniu efektywnych spotkań indywidualnych i zwinnych retrospektyw, nasze narzędzie Echometer Ci w tym pomoże. Zapoznaj się z nim, klikając poniższy szablon: