10 wskazówek dotyczących dobrych pomiarów retrospektywnych wraz z przykładami

W retrospektywach dużo się mówi - ale czy zespół wyciąga z dyskusji w retro dobre wnioski? Wyciąganie dobrych wniosków często decyduje o tym, czy retrospektywy są postrzegane przez zespół jako “spotkanie gadania”, czy też wartościowy czas w sprincie zespołu. Są one zatem ściśle związane z tym, jak bardzo obie te metody korzystają z metod zwinnych: Zwinny zespół i kultura organizacyjna .

Dlatego w tym artykule chcielibyśmy podzielić się 7 praktycznymi wskazówkami, jak generować naprawdę znaczące działania z retrosów, które naprawdę pomogą Twojemu zespołowi. I jakich błędów powinieneś unikać. Po pierwsze:

Jeśli potrzebujesz bardziej zróżnicowanych pytań do retrospektyw, zapoznaj się z naszym postem na ten temat: 54 świeże metody retrospektywne dla początkujących i profesjonalistów (między innymi Mario Kart Retro, Marathon Retro i Elon Musk Retro).

Wskazówka 1 dotycząca dobrych wniosków z retrospektyw: w przypadku wniosków liczy się jakość, a nie ilość

Celem retrospektywy nie jest to, aby każdy członek zespołu wyniósł z niej co najmniej jedno zadanie do wykonania. Zamiast tego celem retrospektywy powinno być wypracowanie wspólnego zrozumienia w zespole, jakie są najważniejsze kwestie dla zespołu. 

Wraz ze wzrostem liczby środków wzrasta ryzyko, że środki te są interesujące tylko dla poszczególnych osób, ale są stosunkowo nieistotne dla zespołu jako całości. W takich przypadkach zmniejsza się prawdopodobieństwo, że zespół poświęci czas na wspólne monitorowanie wdrożenia i skuteczności. Mierniki z czasem schodzą na dalszy plan i pojawia się poczucie, że miary z retrospektyw nie mają mocy wiążącej.

Lepsze podejście: W swojej retrospektywie staraj się zidentyfikować 3 najważniejsze kwestie, dla których warto podjąć działania i sformułuj je w taki sposób, aby ich wdrożenie było faktycznie istotne dla zespołu.

Wskazówka 2: W retrospektywach najpierw ustal priorytety, a następnie definiuj wnioski

Jak więc możesz zwiększyć jakość pomiarów?

Nie bez powodu retrospektywa składa się z różnych faz: 5 faz retro . To nie przypadek, że wyprowadzenie miar pojawia się na końcu. Niemniej jednak, my również jesteśmy regularnie kuszeni, aby myśleć w kategoriach miar na wczesnym etapie wyjaśniania informacji zwrotnych i chcieć je rejestrować. 

Zbyt wczesne rejestrowanie działań retro może szybko stać się problemem. Dzieje się tak dlatego, że nie podejmujesz ważnego kroku, jakim jest nadanie priorytetów zebranym informacjom zwrotnym i tematom. Dopiero po ustaleniu priorytetów wiesz, które tematy są najpilniejsze dla zespołu i możesz utworzyć odpowiednią listę 3 najważniejszych priorytetów.

Dlatego naszą radą jest zanotowanie pomysłów na działania w pierwszej połowie retro BEZ definiowania ostatecznego działania. Określenie działań powinno nastąpić dopiero po ustaleniu priorytetów. Mile widziany efekt uboczny: konsekwentne odmawianie omawiania środków w pierwszej połowie retro jest również wielką korzyścią dla timeboxingu.

Wskazówka 3: Tylko konkretne wnioski (patrz przykłady)

Być może słyszałeś to samo: “Cóż, zapiszmy jako miarę “Wszyscy zwracają uwagę na bycie milszymi"". Nic dziwnego, że retrospektywy są postrzegane jako nie wnoszące wartości dodanej, skoro formułowanie miar jest tak niejasne i pozbawione miłości.

Jeśli dana kwestia jest naprawdę na tyle ważna, że wylądowała w pierwszej trójce w priorytetyzacji, należy również podjąć wysiłek, aby sformułować miarę SMART. Wszyscy już to wiedzą i standardem powinno być stosowanie tego również do miar z retrospektyw: Kryteria SMART.

W przypadku niektórych tematów sformułowanie konkretnych działań może wydawać się trudne. Poniżej znajdziesz kilka przykładów dobrych i złych praktyk podczas formułowania działań:

Tak nie jest:	Ale w ten sposób:
Wszyscy starają się być dla siebie mili.	W przyszłym tygodniu: Wymeldowanie po każdym spotkaniu, aby wyrazić uznanie i zastanowić się nad dyskusją.
Więcej empatii w połączeniach wideo	W przyszłym tygodniu każdy włączy kamerę.
Lepszy opis stanowiska	W przyszłym tygodniu zorganizuj warsztaty, aby rozszerzyć naszą “Definicję gotowości”.
Przejdź do sedna szybciej w Daily	Do następnego retro, wypróbuj timeboxing 2 minut na osobę w Daily

Ważne przy formułowaniu środków: 

• Wnioski nie powinny być zbyt ambitne. Na przykład widzicie, że w przykładzie chodzi tylko o “zorganizowanie warsztatu”. Pozostaje więc całkowicie otwarte, jaka decyzja zostanie podjęta na tym warsztacie. Czas w retro powinien służyć identyfikacji najważniejszych tematów, a nie natychmiastowemu ich rozwiązywaniu. Również koordynowanie terminu spotkania kontrolnego (u nas zwanego “sesją roboczą”) może być dobrym wnioskiem - 10 razy lepszym niż “Lepszy opis zadania” w każdym przypadku ;-)
• Działania mogą być również małymi eksperymentami: być może nie wszyscy zgadzają się co do tego, czy dane działanie przynosi owoce. Zasada jest tutaj następująca: “Dowód na to, że budyń jest smaczny”. Jeśli nie ma ku temu ważnych powodów, sformułuj działanie w taki sposób, aby zmiana była wypróbowywana tylko przez następny tydzień lub miesiąc.

Wskazówka 4: Zdefiniuj cel i wniosek oddzielnie (z przykładem)

Często zespół szybko uzgadnia, jaki jest wspólny cel. Pomysły na to, jak ten cel ma zostać osiągnięty, mogą oczywiście nadal znacznie się różnić.

Dlatego często pomocne jest najpierw uzgodnienie wspólnego celu. Dopiero po zdefiniowaniu jasnego celu należy rozpocząć projektowanie możliwych działań.

Podczas późniejszego przeglądu wniosku cel pomaga jako punkt zaczepienia do oceny skuteczności wniosku. Jeśli cel został osiągnięty, można zamknąć wniosek. Jeśli wniosek został wdrożony, ale cel nie został jeszcze osiągnięty, warto zdefiniować dalszy wniosek. Jeśli cel stał się przestarzały z powodu nowych warunków ramowych, wniosek można odrzucić - niezależnie od tego, czy został już wdrożony, czy nie.

W bardziej ustrukturyzowany sposób schemat przeglądu działań mógłby wyglądać następująco:

	Cel osiągnięty	Cel nie został osiągnięty
Pomiar wciąż otwarty	Odrzuć środek	Umieść środek na liście do ponownego przedłożenia
Środek zakończony	Kompletny środek	W razie potrzeby zaplanuj działania następcze

Jak więc może wyglądać dobrze sformułowany cel działania? Poniżej znajdziesz kilka odpowiednich przykładów działań i odpowiadających im celów:

Zmierz	Miejsce docelowe
W przyszłym tygodniu: Wymeldowanie po każdym spotkaniu, aby wyrazić uznanie i zastanowić się nad dyskusją.	Tworzenie przyjemniejszej atmosfery pracy podczas dyskusji
W przyszłym tygodniu każdy włączy kamerę.	Lepsza integracja wszystkich uczestników połączeń wideo
W przyszłym tygodniu zorganizuj warsztaty, aby rozszerzyć naszą “Definicję gotowości”.	Mniej zapytań i krótszy czas oczekiwania podczas realizacji zadań.
Wypróbuj timeboxing 2 minut na osobę w Daily	Krótsze dzienniki z wyważonymi fragmentami rozmów.

Wskazówka 5: Ustanowienie przeglądu wniosków jako stałego punktu porządku obrad w retrospektywach

Jeśli już zadałeś sobie trud sformułowania konkretnych działań i odpowiadającego im celu, nie powinieneś pomijać tej wisienki na torcie: Ustanów regularny przegląd działań w swoim cyklu sprintu.

Osobiście jestem zaskoczony, że przegląd działań nie jest (jeszcze) stałym punktem agendy retrospektyw sprintu w Przewodniku po Scrumie. W każdym razie moim zaleceniem byłoby dodanie go tutaj: Przewodnik po Scrumie.

W zależności od częstotliwości retrospektyw, przydatne może być również omówienie przeglądu działań podczas codziennego/tygodniowego spotkania zespołu.

Wskazówka 6: Stworzenie niezbędnej przestrzeni do zdefiniowania dobrych wniosków dzięki timeboxingowi w retro

Retrospektywa często pochłania dużo energii, a po 60-minutowych dyskusjach zespołom często trudno jest ponownie zebrać siły i zebrać energię niezbędną do zdefiniowania dobrych działań.

Jako moderator retrospektywy powinieneś zatem zwracać uwagę na boks czasowy i pozostawić wystarczająco dużo czasu po priorytetyzacji/głosowaniu na podjęcie działań. 5 minut na koniec retrospektywy to za mało, aby wypracować dobre działania. Zwłaszcza jeśli członkowie zespołu myślą już o następnym spotkaniu.

Moja osobista opinia: powstrzymaj się od maratonów retro trwających 90 minut lub dłużej. Nie mogę winić żadnego członka zespołu za brak wystarczającej koncentracji, aby wyciągnąć dobre wnioski po tak długich spotkaniach. Retro mogą być również bardzo wartościowe w 30, 45 lub 60 minut. Jednocześnie, z mojego doświadczenia wynika, że pomiary są lepsze. 

Osobiście zawsze wolałbym zainwestować 45 minut w retro co dwa tygodnie, niż 90 minut raz w miesiącu. Oczywiście zależy to również od cyklu sprintu zespołu. Być może twój zespół też tak ma. Zapytaj ich - a jeśli nie jesteście pewni, wypróbujcie to :-)

Chciałbym wtrącić jedną rzecz, niezależnie od retrospektyw: Regularne spotkania 1 na 1 lub coachingi z twoimi kolegami mogą mieć decydujący wpływ na wydajność twojego zespołu. A nawet mogą być prowadzone w oparciu o dane! Jeśli interesuje cię ten temat, zajrzyj tutaj: Tutaj znajdziesz 129 pytań na spotkanie indywidualne (lub rozmowę oceniającą) i Oto porównanie 3 najlepszych narzędzi do spotkań jeden na jeden .

Wskazówka 7: Nie twórz backlogu dla wniosków w retrospektywach

“Och, mieliśmy jeszcze tyle wspaniałych pomysłów na wnioski, które nie trafiły do pierwszej trójki - czy powinienem stworzyć dla nas backlog?” - Nie.

Retrospektywy nie bez powodu zawsze rozpoczynają się od uzyskania nowych informacji zwrotnych od zespołu. Jeśli więc jakiś temat jest naprawdę ważny, jest on automatycznie przywracany do agendy retrospektywy dzięki informacjom zwrotnym od zespołu. Z naszego doświadczenia wynika, że prowadzenie oddzielnego backlogu przynosi efekt przeciwny do zamierzonego. W retrospektywie chcesz umieścić swoje nowe pomysły i informacje zwrotne w rundzie. Podczas retrospektywy nikt nie chce przeglądać długiej listy wcześniejszych pomysłów na działania, które często mają niewiele wspólnego z bieżącymi wyzwaniami zespołu. 

Zasada jest taka: to, co jest ważne dla zespołu, powraca do agendy retrospektywy wyłącznie dzięki informacjom zwrotnym od zespołu. Retrospektywy nie potrzebują listy działań.

Wskazówka 8: Zastanów się z zespołem nad jakością podejmowanych działań.

Powinieneś regularnie, na przykład raz na kwartał, świadomie zastanawiać się nad jakością elementów działań i wycofywać się wraz z zespołem. 

Czy elementy akcji i retrosy jako całość przyniosły nam postęp? Jeśli nie, to dlaczego? Jakie są tego przyczyny (można do tego wykorzystać metodę 5 Why)? 

Retrospektywa Health Check na ten temat może być również przydatna. W retrospektywach Health Check pytasz zespół o ich zgodę ze stwierdzeniem w skali od 1 do 7. Potrzebujesz tylko precyzyjnych stwierdzeń, aby uzyskać ważne informacje zwrotne od zespołu.

W naszym narzędziu (więcej o tym poniżej) wygląda to na przykład tak. Możesz oczywiście również dostosować stwierdzenia. Zajrzyj do niego - może wypróbujesz go ze swoim zespołem: Echometer - bez logowania

Wskazówka 9: Wypróbuj Echometer

Prostym wsparciem w wyciąganiu dobrych wniosków są narzędzia retro. Mogą one zdjąć z ciebie sporo pracy - w tym przegląd wniosków, timeboxing, ale także jakościowe wyciąganie wniosków. Retro nie jest już monologiem, ale ożywioną dyskusją - a ty możesz zabłysnąć jako moderator*ka 🙂

Dajemy ci konkretne wskazówki w narzędziu, jak wyciągać dobre wnioski - i można z niego korzystać zarówno zdalnie online, jak i offline. Jeśli potrzebujesz więcej informacji, zajrzyj do naszego artykułu o “ 7 Inteligentne tablice retro w porównaniu ”.

Nawiasem mówiąc, możesz wykonać retro za pomocą naszego narzędzia bez logowania od Ciebie lub Twojego zespołu.

Za pomocą tego przycisku możesz bezpośrednio otworzyć narzędzie, wybrać metodę retro i zaprosić zespół za pośrednictwem linku:

Wybierz metodę Retro i zacznij

Jeśli jesteś zainteresowany, możliwych jest wiele różnych metod: Ponad 30 metod retrospektywnych .

Jeśli nadal nie masz pewności, możesz pozwolić jednemu z naszych użytkowników przekonać Cię tutaj: Doświadczenia Agile Coacha Holgera z naszym narzędziem .

Wniosek: Dobre pomiary, dobre retrospektywy

Jeśli ty i twój zespół opanujecie sztukę wyciągania dobrych działań z retrospektyw, będziesz zaskoczony, jak bardzo twój zespół doceni retrospektywy.
W Echometer pytamy zespoły o “zwrot z zainwestowanego czasu” po każdej retrospektywie i możemy stwierdzić: Dobrze sformułowane miary znacznie zwiększają zadowolenie zespołu z retrospektyw.

Jeśli zastosujesz się do powyższych wskazówek, nic nie może pójść źle! Powodzenia w opracowywaniu środków do następnej retrospektywy!

Jednym z najlepszych sposobów na trwałe rozwinięcie zwinnego nastawienia członków zespołu jest wdrożenie zwinnego Health Checku. Nasz darmowy zestaw narzędzi do Team Health Check może pomóc Ci w zadawaniu właściwych pytań – po prostu kliknij i zobacz: Zestaw konstrukcyjny Team-Health Check

Kredyty

Zdjęcie autorstwa “Luis Villasmil na Unsplash”