7 szablonów i przewodnik: Regularne wizyty kontrolne pracowników
Jak myślisz, jakie jest twoje najważniejsze spotkanie jako menedżera? Gdzie możesz mieć największy, być może najbardziej trwały wpływ na wyniki swojego zespołu? Tak, podczas przerwy na kawę. Haha, dobra, to był żart. Oczywiście mówię o regularnych spotkaniach z pracownikami lub członkami zespołu. To właśnie tutaj odpowiednie szablony odpraw mogą zdziałać cuda.
Spotkania jeden na jeden mają dużą przewagę nad spotkaniami zespołowymi: jest tu znacznie mniejsza presja społeczna. Nie chodzi o to, by dobrze wyglądać w zespole. Inni nie oceniają mnie od razu, jeśli powiem coś kontrowersyjnego.
Osiągnięcie bezpieczeństwa psychologicznego jest tutaj automatycznie nieco łatwiejsze (Więcej na: Bezpieczeństwo psychologiczne w zwinnych zespołach ). Oczywiście pod warunkiem, że jako przełożony stworzysz odpowiednią atmosferę podczas odpraw 1 na 1 dla swoich bezpośrednich podwładnych.
W tym przewodniku chciałbym pomóc Ci dowiedzieć się, jak to zrobić i jak zorganizować udane spotkania odprawowe. Dam ci również kilka wskazówek i zasugeruję darmowe szablony spotkań kontrolnych (nawet w różnych formatach: PDF, Excel, XLSX, Word, Arkusze Google, PPT) oraz dobre pytania na spotkania kontrolne. Zacznijmy jednak od prostszej definicji: Czym są spotkania typu check-in?
Instrukcje i szablony spotkania odprawy
Co to jest spotkanie odprawowe?
Spotkania kontrolne należą do standardowego repertuaru szefa. Podstawowa idea jest prosta: regularnie, np. co tydzień, dwa tygodnie, miesiąc lub kwartał, prowadzę rozmowę z moimi pracownikami, aby być na bieżąco i móc kierować (czyli usuwać przeszkody, wyznaczać kierunki itp.) – niezależnie od tego, czy zdalnie, czy na miejscu.
Jeśli chodzi o konkretną definicję spotkań typu check-in, sprawa staje się trudna. Terminy “spotkania kontrolne” i “spotkania indywidualne” są często używane zamiennie w praktyce.
Teoretycznie możesz rozróżnić spotkania odprawowe, które koncentrują się wyłącznie na zadaniach operacyjnych, oraz spotkania 1 na 1, które koncentrują się na pracowniku (np. szkolenie) i mojej relacji z nim. To chyba najbliższa definicja spotkań typu check-in.
Instrukcje i szablony spotkania odprawy
Cel spotkań kontrolnych
Zarówno cel, jak i cel spotkań kontrolnych różnią się w praktyce w zależności od tego, jak często odbywają się bezpośrednie spotkania 1 na 1.
- Cel częstszych spotkań kontrolnych: Zazwyczaj bardzo regularne, np. codzienne, cotygodniowe lub dwutygodniowe spotkania kontrolne mają bardziej operacyjne cele: Omawiane są bieżące zadania. Nad czym obecnie pracuje mój pracownik, co może wymagać korekty i jak mogę pomóc jako menedżer?
- Dąż do rzadszych spotkań kontrolnych: Jeśli organizujesz indywidualne spotkania kontrolne tylko raz w miesiącu, co dwa miesiące, co kwartał lub nawet raz w roku, wówczas Twój cel będzie prawdopodobnie znacznie bardziej zróżnicowany. Będą one mniej związane z zarządzaniem zadaniami, a bardziej skoncentrowane na pracowniku: Na przykład, jak radzi sobie pracownik, jak można go dalej rozwijać?
Wyjaśnienia te mają zastosowanie zarówno do wirtualnych lub cyfrowych odpraw, jak i do odpraw, które odbywają się osobiście w biurze.
Jeśli chcesz uzyskać więcej informacji na temat spotkań indywidualnych, zapoznaj się z naszym wpisem na ten temat: Przewodnik: 6 wskazówek dotyczących udanych rozmów 1 na 1.
Poza tym nagrałem już film na Youtube, w którym prezentuję wyniki moich małych badań: zapytałem 100 menedżerów w wywiadach jakościowych, dlaczego właściwie robią spotkania jeden na jeden – zapraszam do obejrzenia.
Instrukcje i szablony spotkania odprawy
Dobre pytania na spotkanie kontrolne
Następnie chciałbym dać ci kilka dobrych darmowych szablonów pytań, które możesz wykorzystać podczas comiesięcznych spotkań kontrolnych. Niektóre z nich to klasyki, inne są kreatywne, emocjonalne lub zabawne, a na koniec mam kilka pytań na spotkanie kontrolne z nowymi pracownikami. Powinny one pomóc ci omówić najważniejsze tematy związane z odprawą, niezależnie od tego, czy planujesz długie, czy krótkie spotkanie.
Oto kilka klasyków:
✅ Ogólne pytania na spotkanie 1-1
- Jak się teraz czujesz (naprawdę)?
- Jak się teraz czujesz w skali od jeden (bardzo źle) do dziesięć (bardzo dobrze)?
- Jak bardzo jesteś teraz skoncentrowany/a w skali od 1 do 10? I dlaczego?
- Co Ci teraz chodzi po głowie?
- Co Cię teraz powstrzymuje w pracy?
- Co idzie Ci teraz dobrze?
- Co teraz nie idzie tak dobrze?
Powyższe pytania powinny stanowić dobry punkt wyjścia. Jeśli lubisz nieco bardziej zabawne i kreatywne podejście, oto kilka zabawnych pytań, które mogą być szczególnie pomocne na przykład w comiesięcznych odprawach, które koncentrują się na nastroju pracowników:
🧑🎨 Kreatywne pytania na spotkanie 1-1
- Gdybyś miał/a scharakteryzować swój nastrój jako prognozę pogody w odniesieniu do projektu, Twojej pracy ogólnie i Twoich zadań, jak by to wyglądało?
- Jak często czujesz się przeciążony/a lub zestresowany/a w pracy? W jakich sytuacjach?
- Jak wygląda dla Ciebie dobra przerwa (świeże powietrze, brak ekranów…)?
- Co robisz teraz, co tak naprawdę Cię nie rozwija?
- Dostajesz różdżkę i masz jedno życzenie związane z pracą: Czego byś sobie życzył/a (z wyłączeniem wyższej pensji)?
- Czego aktualnie potrzebujesz, aby stawać się lepszym/ą?
- Jakie było wczoraj (lub w zeszłym tygodniu itp.) Twoje największe wyzwanie?
Instrukcje i szablony spotkania odprawy
7 darmowych szablonów spotkań odprawowych
Spotkania kontrolne mają zazwyczaj podobną strukturę, niezależnie od tego, jak często się odbywają. Może to być postrzegane jako ogólny szablon dla spotkań kontrolnych w zarządzaniu projektami:
- Lodołamacz, powolne przybycie na spotkanie, ewentualnie poprzez małą rozmowę. Na przykład: Jak się masz?
- Omów zadania (jeśli na nich się koncentrujesz). Na przykład: Na jakim etapie realizacji zadań obecnie się znajdujesz?
- Omów i przejrzyj wskaźniki i KPI (jeśli na nich się koncentrujesz). Przykładowe pytanie: Na czym obecnie stoisz pod względem swoich wskaźników i KPI?
- Omów nastrój (jeśli na tym się koncentrujesz). Na przykład: Jak ogólnie jesteś zadowolony ze swojej pracy?
- Blokady i wsparcie. Przykładowe pytanie: Czy masz wszystko, czego potrzebujesz, aby osiągnąć swoje cele? Jak mogę Ci pomóc jako Twój szef?
- Następne kroki: W oparciu o naszą rozmowę, jakie działania lub przypomnienia powinniśmy uchwycić podczas następnej indywidualnej odprawy?
To powinno ci pomóc jako podstawowy szablon. Teraz chciałbym dać ci inne darmowe szablony i ćwiczenia do odprawy 1 na 1 w różnych formatach (PDF, Excel / XLSX, Word, Arkusze Google, PPT), które możesz również pobrać, edytować i wydrukować samodzielnie oraz dostosować do swojego spotkania na miejscu (lub zdalnie).
Bezpłatne szablony odprawy w różnych formatach
Szablon cotygodniowej odprawy pracowników
Poniższy formularz nadaje się jako darmowy szablon do cotygodniowej odprawy statusu pracownika.
👋 Powitanie i przełamanie lodów
- Jak się dziś masz, jaki był twój tydzień do tej pory?
📕 Tematy pracownika [Imię]
- …
👈 Tematy menedżera: Podsumowanie
- Co dobrze poszło w zeszłym tygodniu?
- Jakie były wyzwania?
👈 Tematy menedżera: Priorytety i cele
- Jakie są twoje główne priorytety na nadchodzący tydzień?
- Gdzie potrzebujesz mojego wsparcia?
🤚 Zakończenie
- Czy jest coś jeszcze, o czym chcesz porozmawiać?
⁉️ Sprawdzenie nastrojów (ankieta)
Na wypadek, gdybyś go nie widział: Możesz również otworzyć, edytować, pobrać i wydrukować ten szablon w innych formatach (takich jak PDF lub Word) w przełącznikach powyżej. Nawiasem mówiąc, szablony do pobrania są w języku angielskim, jak być może już zauważyłeś. Możesz skopiować powyższy tekst lub użyć narzędzia Deepl jako tłumacza, jeśli chcesz mieć szablon odprawy w innym języku (np. hiszpańskim, holenderskim, portugalskim, francuskim, fińskim, włoskim lub szwedzkim).
Nawiasem mówiąc, to ja w poniższym filmie na YouTube. Jeśli chcesz uzyskać nieco więcej informacji na temat szablonu comiesięcznych spotkań indywidualnych, obejrzyj ten film.
Jeśli chcesz podejść do rozmowy jeden na jeden tak sprytnie, jak to tylko możliwe, doświadczysz kilku momentów aha w tym filmie:
Bezpłatne szablony odprawy w różnych formatach
Szablon miesięcznej odprawy pracowników
Poniższy formularz nadaje się jako darmowy szablon do comiesięcznej odprawy statusu pracownika.
Rozgrzewka
- Jak minął ci ostatni miesiąc?
🗣️ Tematy bezpośredniego podwładnego (Imię)
- …
🏆 Tematy menedżera: Sukcesy i postępy
- Jakie były Twoje największe sukcesy w ostatnim miesiącu?
- Czego nauczyłeś się w ostatnim miesiącu i jakie umiejętności rozwinąłeś?
⚠️ Tematy menedżera: Wyzwania i wsparcie
- Z jakimi przeszkodami musiałeś się zmierzyć?
- Czy potrzebujesz zasobów lub wsparcia?
📈 Tematy menedżera: Rozwój i cele
- Czy są jakieś nowe umiejętności, które chcesz rozwijać?
- Jak mogę pomóc Ci zrobić mały krok w kierunku Twoich celów zawodowych?
Zakończenie
- Informacja zwrotna: Co mogę zrobić lepiej, aby przewodzić Tobie i/lub zespołowi?
⁉️ Sprawdzenie nastrojów (ankieta)
Na wypadek, gdybyś go nie widział: Możesz również otworzyć, edytować, pobrać i wydrukować ten szablon w innych formatach (takich jak PDF lub Word) w przełącznikach powyżej. Nawiasem mówiąc, szablony do pobrania są w języku angielskim, jak być może już zauważyłeś. Możesz skopiować powyższy tekst lub użyć narzędzia Deepl jako tłumacza, jeśli chcesz mieć szablon odprawy w innym języku (np. hiszpańskim, holenderskim, portugalskim, francuskim, fińskim, włoskim lub szwedzkim).
Rekomendacja wideo
Szablon kwestionariusza do rozmów pracowniczych (wideo)
W tym filmie przedstawiamy prosty i skuteczny szablon kwestionariusza do rozmowy pracowniczej:
Bezpłatne szablony odprawy w różnych formatach
Szablon odprawy nastroju - skup się na emocjach
Poniższy formularz nadaje się jako darmowy szablon do sprawdzenia nastroju pracowników z naciskiem na emocje.
👋 Powitanie i przełamanie lodów
- Jak się teraz czujesz, w skali od 1 (bardzo źle) do 10 (bardzo dobrze)?
📕 Tematy pracownika [Imię]
- …
👈 Tematy menedżera: Nastrój i zadowolenie
- Jak bardzo jesteś zadowolony ogólnie ze swojej pracy i dlaczego?
- Jak bardzo jesteś zadowolony ze swojego zespołu?
- Jak bardzo jesteś zadowolony ze swojej obecnej roli?
- Jak bardzo jesteś zadowolony ze swojej krzywej uczenia się?
👈 Tematy menedżera: Wsparcie i działania
W każdej z powyższych kategorii: Spróbujmy się poprawić.
- Kluczowe pytanie: Jakie eksperymenty moglibyśmy wypróbować w ciągu najbliższych dwóch tygodni, aby zrobić krok w kierunku lepszej sytuacji?
- Kto w Twoim zespole jest już dobry w tych obszarach? Z kim możesz porozmawiać?
- Eksperyment myślowy: Gdzie w naszej firmie byłbyś jeszcze bardziej zadowolony?
- Które spotkania mógłbyś pominąć na próbę?
🤚 Zakończenie
- Czy jest coś jeszcze, w czym mogę Ci pomóc?
- Podsumujmy: Kto jest odpowiedzialny za jakie zadania? Kiedy odbędzie się nasz następny check-in?
⁉️ Sprawdzenie nastrojów (ankieta)
Na wypadek, gdybyś go nie widział: Możesz również otworzyć, edytować, pobrać i wydrukować ten szablon w innych formatach (takich jak PDF lub Word) w przełącznikach powyżej. Nawiasem mówiąc, szablony do pobrania są w języku angielskim, jak być może już zauważyłeś. Możesz skopiować powyższy tekst lub użyć narzędzia Deepl jako tłumacza, jeśli chcesz mieć szablon odprawy w innym języku (np. hiszpańskim, holenderskim, portugalskim, francuskim, fińskim, włoskim lub szwedzkim).
Przy okazji, jeśli wolisz szablon Excel do regularnych odpraw pracowników jako menedżer, obejrzyj ten film. Wyjaśniam tam, jak możesz z niego korzystać i daję ci kolejną przydatną wskazówkę.
Bezpłatne szablony odprawy w różnych formatach
Kreatywny szablon odprawy pracowników
Poniższy formularz nadaje się jako darmowy szablon do kreatywnej odprawy statusu pracownika. Zasadniczo pytania są odpowiednie dla cotygodniowych, comiesięcznych lub nawet rzadszych odpraw.
- Zobacz obrazek powyżej: Jeśli miałbyś opisać swój stan emocjonalny jako pogodę, to jaka pogoda panuje w Twoim projekcie lub podczas wykonywania Twoich zadań?
Jaka jest pogoda w odniesieniu do Twojego pracodawcy, Ciebie osobiście i prywatnie?
📕 Tematy pracownika [imię]
- …
👈 Tematy przełożonego: Dogłębna analiza
- Co Cię ostatnio zainspirowało?
- Czego się ostatnio nauczyłeś?
- Gdybyś był dyrektorem generalnym tej firmy, co byś zrobił?
- Gdybyś mógł zmienić jedną rzecz w naszych spotkaniach i rutynach, co by to było?
- Co moglibyśmy wypróbować, aby wprowadzić świeże pomysły do naszej pracy?
🤚 Zakończenie
- Naprawdę doceniam Twoją szczerość.
- Jakie jest Twoje najważniejsze spostrzeżenie z dzisiejszego spotkania?
⁉️ Sprawdzenie nastroju (ankieta)
Na wypadek, gdybyś go nie widział: Możesz również otworzyć, edytować, pobrać i wydrukować ten szablon w innych formatach (takich jak PDF lub Word) w przełącznikach powyżej. Nawiasem mówiąc, szablony do pobrania są w języku angielskim, jak być może już zauważyłeś. Możesz skopiować powyższy tekst lub użyć narzędzia Deepl jako tłumacza, jeśli chcesz mieć szablon odprawy w innym języku (np. hiszpańskim, holenderskim, portugalskim, francuskim, fińskim, włoskim lub szwedzkim).
Bezpłatne szablony odprawy w różnych formatach
Kwartalny szablon odprawy pracowników
Poniższy formularz nadaje się jako darmowy szablon do kwartalnej odprawy statusu pracownika.
👋 Powitanie i Icebreaker
- Jak oceniasz swój ostatni kwartał, w skali od 1 (bardzo źle) do 10 (bardzo dobrze)?
👈 Tematy przełożonego: Sukcesy i postępy
- Spójrz na swoje cele: Gdzie jesteś teraz?
- Jakie były Twoje największe sukcesy w ostatnim kwartale?
- Czego się nauczyłeś w ostatnim kwartale i jakie umiejętności rozwinąłeś?
- Jak bardzo jesteś zadowolony ze swojego rozwoju osobistego w ciągu ostatnich 3 miesięcy?
- Co nie poszło zgodnie z planem i dlaczego?
📕 Tematy pracownika [imię]
- …
👈 Tematy przełożonego: Wyzwania i wsparcie
- Z jakimi przeszkodami musiałeś się zmierzyć?
- Czy potrzebujesz zasobów lub wsparcia?
👈 Tematy przełożonego: Rozwój i cele
- Czy są nowe umiejętności, które chciałbyś rozwinąć?
- Jakie są Twoje główne cele na następny kwartał?
- Jak Twoje priorytety są zgodne z zadaniami zespołu?
- Jak mogę Ci pomóc w osiągnięciu Twoich celów zawodowych?
🤚 Zakończenie
- Podsumujmy zadania, które zanotowaliśmy podczas tego spotkania.
- Informacja zwrotna: Co mogę zrobić lepiej, aby Tobą i/lub zespołem zarządzać?
- Czy jest coś jeszcze do omówienia?
⁉️ Sprawdzenie nastroju (ankieta)
Na wypadek, gdybyś go nie widział: Możesz również otworzyć, edytować, pobrać i wydrukować ten szablon w innych formatach (takich jak PDF lub Word) w przełącznikach powyżej. Nawiasem mówiąc, szablony do pobrania są w języku angielskim, jak być może już zauważyłeś. Możesz skopiować powyższy tekst lub użyć narzędzia Deepl jako tłumacza, jeśli chcesz mieć szablon odprawy w innym języku (np. hiszpańskim, holenderskim, portugalskim, francuskim, fińskim, włoskim lub szwedzkim).
W międzyczasie nagrałem również wideo na ten temat: W tym 7 wskazówek dotyczących produktywnych kwartalnych spotkań indywidualnych. Zapraszam do obejrzenia:
Bezpłatne szablony odprawy w różnych formatach
Szablon odprawy wdrożeniowej pracownika
Poniższy formularz nadaje się jako darmowy szablon do odprawy wdrożeniowej Twojego pracownika.
👋 Powitanie i lodołamacz
- Jak minął Ci dotychczas dzień?
👈 Tematy dla lidera: Pozytywne aspekty
- Jak oceniasz swój dotychczasowy start?
- Czy jest coś, co szczególnie Ci się podobało?
- Co Twoim zdaniem powinniśmy zachować?
👈 Tematy dla lidera: Ulepszenia
- Jak bardzo czułeś się dotychczas mile widziany i dlaczego?
- Jak możemy ulepszyć proces wdrażania nowych pracowników?
- W jakich obszarach miałeś najwięcej pytań w ostatnich dniach? I jak udało Ci się na nie odpowiedzieć?
👈 Tematy dla lidera: Następne kroki
- Jakie cele chcesz osiągnąć w nadchodzących tygodniach?
- Czy są obszary, w których potrzebujesz dodatkowych informacji lub zasobów?
🤚 Zakończenie
- Jeszcze raz serdecznie witamy w naszej firmie. Doceniamy Twoją gotowość do pomocy w ulepszaniu naszych procesów.
- O co jeszcze powinniśmy pytać w takich rozmowach onboardingowych?
- Czy jest jeszcze coś, co leży Ci na sercu?
⁉️ Sprawdzenie nastrojów (ankieta)
Na wypadek, gdybyś go nie widział: Możesz również otworzyć, edytować, pobrać i wydrukować ten szablon w innych formatach (takich jak PDF lub Word) w przełącznikach powyżej. Nawiasem mówiąc, szablony do pobrania są w języku angielskim, jak być może już zauważyłeś. Możesz skopiować powyższy tekst lub użyć narzędzia Deepl jako tłumacza, jeśli chcesz mieć szablon odprawy w innym języku (np. hiszpańskim, holenderskim, portugalskim, francuskim, fińskim, włoskim lub szwedzkim).
Bezpłatne szablony odprawy w różnych formatach
Szablon 90-dniowej odprawy pracowników
Poniższy formularz jest bezpłatnym szablonem do odprawy pracownika po 90 dniach w nowej pracy lub ewentualnie w nowej roli.
👋 Powitanie i lodołamacz
- Jak bardzo jesteś zadowolony ze swojej pracy w skali od 1 (wcale) do 10 (bardzo)?
👈 90-dniowy przegląd: Pozytywne aspekty
- Jak oceniasz swój dotychczasowy start w ogóle?
- Co do tej pory podobało Ci się najbardziej?
- Co Twoim zdaniem powinniśmy zachować?
👈 90-dniowy przegląd: Ulepszenia
- Jak możemy poprawić doświadczenie pierwszych 90 dni dla nowych pracowników?
- W jakich obszarach nadal czujesz się niepewnie?
👈 90-dniowy przegląd: Refleksja nad status quo
- Jak bardzo jesteś zadowolony ze swoich dotychczasowych wyników? Dlaczego?
- Jak bardzo jesteś przekonany, że osiągniesz swoje obecne cele? Dlaczego?
- Jak się czujesz w związku z integracją z zespołem?
- Jakie umiejętności lub zasoby mogłyby pomóc Ci iść dalej?
- Co mogę zrobić, aby nadal Cię wspierać?
🤚 Zakończenie
- Doceniamy Twoją gotowość do pomocy w ulepszaniu naszych procesów.
- O co jeszcze powinniśmy pytać w takich 90-dniowych rozmowach kontrolnych?
- Czy jest jeszcze coś, co leży Ci na sercu?
⁉️ Sprawdzenie nastrojów (ankieta)
Na wypadek, gdybyś go nie widział: Możesz również otworzyć, edytować, pobrać i wydrukować ten szablon w innych formatach (takich jak PDF lub Word) w przełącznikach powyżej. Nawiasem mówiąc, szablony do pobrania są w języku angielskim, jak być może już zauważyłeś. Możesz skopiować powyższy tekst lub użyć narzędzia Deepl jako tłumacza, jeśli chcesz mieć szablon odprawy w innym języku (np. hiszpańskim, holenderskim, portugalskim, francuskim, fińskim, włoskim lub szwedzkim).
Mam nadzieję, że znalazłeś szablon, którego szukałeś? Jeśli nie, możesz znaleźć wiele innych szablonów i pytań w naszym internetowym narzędziu Echometer 1:1. Kontynuujmy z pięcioma wskazówkami dotyczącymi udanych odpraw pracowników, które z pewnością pozwolą Ci osiągnąć sukces.
Instrukcje i wskazówki dotyczące spotkania odprawy
5 wskazówek: Jak przeprowadzić udane spotkanie odprawowe
Poniższa kreskówka dobrze podsumowuje to, jak mogą być postrzegane spotkania jeden na jeden, gdy idą źle.

Możesz jednak coś z tym zrobić, korzystając z poniższych wskazówek.
Wskazówka 1: Buduj relacje
W przypadku nowych pracowników i ogólnie: stwórz luźną atmosferę i dodaj trochę humoru do spotkania. Dobre relacje sprzyjają otwartości i zaufaniu.
Wskazówka 2: Nie narzucaj spotkania
Upewnij się, że rozmowa jest postrzegana jako znacząca. Nie wymuszaj uczestnictwa - powinna to być prawdziwa okazja do wymiany poglądów i refleksji. W razie wątpliwości zgódź się na rzadsze spotkania, na przykład raz w miesiącu zamiast co dwa tygodnie.
Wskazówka 3: Dostosuj się do swoich pracowników
Weź pod uwagę indywidualne cechy swoich pracowników, niezależnie od tego, czy są introwertyczni, ekstrawertyczni czy zorientowani na status. Dostosuj się do ich osobowości, aby zapewnić im jak najlepsze wsparcie.
Wskazówka 4: Bądź elastyczny podczas prowadzenia rozmowy
Jeśli występują przerwy lub cisza, powinieneś je znieść, aby dać pracownikowi wystarczająco dużo miejsca. Jeśli jednak zdarza się to zbyt często, zmień temat lub charakter swoich pytań. Dynamika sprawia, że rozmowa jest żywa i zapobiega frustracji lub znudzeniu. Znaki ostrzegawcze złej rutyny spotkań są następujące: Jeśli rozmowa jest nudna, obie strony nie mogą się jej doczekać, jeśli nie masz nic do omówienia lub jeśli spotkanie jest często przekładane.
Wskazówka 5: Używaj skutecznych narzędzi
Dobre narzędzia, takie jak nasze narzędzie do spotkań jeden na jeden Echometer, wykraczają daleko poza notatki z odprawy pod względem funkcjonalności: oferują pomocne szablony, zapewniają, że nie zapomnisz o działaniach następczych, a nawet sprawiają, że rozwój pracowników jest mierzalny – to wielka ulga dla Ciebie i Twojego zespołu. Więcej na ten temat: Porównanie 3 najlepszych narzędzi do spotkań indywidualnych .
„Lubię tego pracownika, ale nie osiąga on oczekiwanych wyników. Jak mogę to rozwiązać podczas spotkań 1:1?”
Rozwiąż to wyzwanie"Często nie wiem, czy byłem zbyt twardy –, czy zbyt miękki – w moich 1:1, aby mieć pozytywny wpływ".
Rozwiąż to wyzwanie"Nie mogę rozpoznać żadnych wzorców ani trendów w moich 1:1. Wszystko wydaje się odosobnione".
Rozwiąż to wyzwanieInstrukcje i wskazówki dotyczące spotkania odprawy: Wyzwania
Typowe wyzwania związane z odprawami pracowników
Aby dać ci kilka dodatkowych wskazówek, chciałbym przedstawić kilka typowych wyzwań związanych z weryfikacją statusu i jak możesz je rozwiązać:
Wyzwanie: Niejasny program lub cel
- Problem: Rozmowy są chaotyczne lub pozbawione skupienia.
- Rozwiązanie: Podziel się z wyprzedzeniem jasną agendą i ustal priorytety.
Wyzwanie: Jednostronna komunikacja
- Problem: Kierownik mówi więcej niż pracownik.
- Rozwiązanie: Zadawaj otwarte pytania i aktywnie słuchaj.
Wyzwanie: Zbyt powierzchowne dyskusje
- Problem: Ważne tematy nie zostały omówione wystarczająco dogłębnie.
- Rozwiązanie: Kontynuuj i stwórz przestrzeń do refleksji.
Wyzwanie: Presja czasu
- Problem: Spotkania są skracane lub przekładane.
- Rozwiązanie: Ustal priorytety i dotrzymuj regularnych, stałych terminów.
Wyzwanie: Brak przygotowania
- Problem: Obie strony wydają się nieprzygotowane.
- Rozwiązanie: Uzyskaj informacje z wyprzedzeniem i wyjaśnij oczekiwania.
Wyzwanie: Skup się tylko na problemach
- Problem: Rozmowy są czysto negatywne i demotywujące.
- Rozwiązanie: Podkreślaj sukcesy i postępy, a nie tylko wyzwania.
Wyzwanie: Niejasne działania następcze
- Problem: Omówione punkty nie zostały wdrożone.
- Rozwiązanie: Na koniec określ jasno kolejne kroki i obowiązki.
Do tej pory powinieneś być naprawdę dobrze przygotowany do spotkania one-to-one check-in. Wciąż może brakować jednego składnika: w jaki sposób faktycznie wysyłasz zaproszenie e-mail na spotkanie i jakie są odpowiednie tematy wiadomości e-mail? Istnieją oczywiście szablony do tego celu.
Instrukcje i wskazówki dotyczące spotkania odprawy: Zaproszenie e-mail
Dwa szablony zaproszeń e-mail do odprawy
Poniższy szablon wiadomości e-mail z zaproszeniem na spotkanie jest standardową formułą, która powinna być odpowiednia w większości przypadków:
Standardowe zaproszenie e-mail do odprawy pracowników
Witaj [imię i nazwisko pracownika],
Zgodnie z ustaleniami, chciałbym organizować regularne spotkania 1:1 z Tobą, aby omówić Twoje bieżące projekty, wyzwania i cele oraz zapewnić Ci wsparcie, którego potrzebujesz. Spotkania te zapewnią otwartą platformę dla wzajemnych informacji zwrotnych i współpracy.
Chciałbym zorganizować nasze pierwsze spotkanie w dniu [data i godzina]. Spotkanie trwa około [czas trwania] minut. Proszę, daj mi znać, czy Ci to odpowiada. Następnie umieszczę serię dat w kalendarzu.
Proponuję, abyśmy przechowywali tutaj nasze wspólne notatki dotyczące przygotowań do spotkań 1:1, abyśmy oboje mieli do nich dostęp: [Link].
Nie mogę się doczekać rozmowy z Tobą!
Pozdrawiam [Twoje imię]

Zanim przejdziemy do tematów, oto sytuacja, w której możesz się czasem znaleźć: pierwsza odprawa z nowymi pracownikami. Jeśli masz nowego pracownika, poniższy szablon zaproszeń e-mail na spotkanie informacyjne może Ci pomóc:
Zaproszenie e-mail na pierwszą odprawę z nowymi pracownikami
Witaj [imię i nazwisko pracownika],
Witaj w naszym zespole! Mam nadzieję, że już czujesz, że jesteś z nami w dobrych rękach i udało Ci się zdobyć pierwsze pozytywne wrażenia.
Aby zapewnić Ci jak najlepsze wsparcie podczas okresu wprowadzającego, chciałbym wprowadzić regularne spotkania 1:1 z Tobą. Spotkania te zapewnią platformę do wyjaśnienia twoich pytań, porozmawiania o twoich postępach i wszelkich wyzwaniach oraz pomogą ci dobrze się u nas zaaklimatyzować.
Chciałbym zorganizować nasze pierwsze spotkanie w dniu [data i godzina]. Spotkanie trwa około [czas trwania] minut. Proszę, daj mi znać, czy Ci to odpowiada. Następnie dodam serię dat do naszych kalendarzy.
Proponuję, abyśmy przechowywali nasze wspólne notatki dotyczące przygotowania spotkań 1:1 tutaj, abyśmy oboje mieli do nich dostęp: [link].
Nie mogę się doczekać, aby poznać Cię jeszcze lepiej i pracować z Tobą!
Pozdrawiam [Twoje imię]
Poniższe przykłady są odpowiednie jako tematy wiadomości e-mail:
- Nowość: Nasze osobiste spotkania 1:1
- Start: spotkania 1:1 rozpoczynające się w przyszłym tygodniu
- Ważne informacje z wyprzedzeniem: spotkania 1:1 rozpoczynają się w przyszłym tygodniu
Jeśli chcesz uzyskać więcej szablonów wiadomości e-mail na spotkania indywidualne, na przykład w celu oceny wyników lub omówienia konfliktu, zapoznaj się z naszym artykułem na ten temat: 5 szablonów indywidualnych zaproszeń e-mail.
Instrukcje dotyczące spotkań kontrolnych: Jak często?
Jak często powinny odbywać się spotkania kontrolne?
Ponieważ wielu początkujących menedżerów zadaje sobie pytanie, jak często powinno odbywać się spotkanie 1-1, chciałbym powiedzieć kilka słów o typowych kadencjach:
- Codzienne odprawy pracowników: Są one bardzo krótkie, wystarczy 15 minut, aby zablokować je w kalendarzu i skupić się na omówieniu bieżących zadań. Codzienne spotkania 1 na 1 są szczególnie przydatne w zespołach, w których rzadko odbywają się wspólne spotkania. Są one jednak raczej rzadkie.
- Cotygodniowe spotkania kontrolne pracowników: Trwają one zazwyczaj 10-30 minut i również koncentrują się głównie na omawianiu zadań. Można również poświęcić czas na przekazanie sobie nawzajem informacji zwrotnej (na przykład na temat nieoptymalnego zachowania). Przy okazji: Jeśli jesteś menedżerem programistów, poniższy artykuł może Cię zainteresować: 6 Przykłady informacji zwrotnych dla programistów.
- Odbywające się co dwa tygodnie spotkania kontrolne z pracownikami: Czas ich trwania również wynosi zazwyczaj 30 minut, a ich treść jest mieszana; te spotkania kontrolne dotyczące zarządzania projektami mogą odbywać się cyfrowo: Omawiane są zarówno zadania, jak i rozwój osobisty itp. i można tu na przykład wnioskować o urlop.
- Comiesięczne spotkania z pracownikami: Trwają one zazwyczaj od 30 do 60 minut. Zazwyczaj koncentrują się one bardziej na spojrzeniu z lotu ptaka: Jak sobie radzisz w danej chwili lub jaki jest Twój nastrój? Jaki jest status twoich rocznych celów? Jak mogę ci pomóc w dalszym rozwoju?
- Kwartalne spotkania kontrolne pracowników: Czas ich trwania wynosi około 60 minut. Skupiają się one na podobnych kwestiach jak comiesięczne spotkania kontrolne.
- Półroczne kontrole pracowników: Te kontrole są zazwyczaj krótsze. Trwają od 60 do 90 minut. Z jednej strony zadawane są podobne pytania jak podczas comiesięcznej odprawy. Z drugiej strony, omawiane mogą być inne tematy administracyjne, takie jak oczekiwania dotyczące wynagrodzenia. Można również odpowiedzieć lub omówić kwestionariusze wydajności określone przez dział HR. Innymi słowy, możemy również mówić o rozmowie oceniającej.
- Coroczne odprawy pracowników: Tutaj zdecydowanie możemy mówić o klasycznej rocznej lub końcoworocznej ocenie i przeglądzie pracowników. Wątpię, czy można to jeszcze nazwać odprawą zgodnie z powyższą definicją.
- Odprawa wdrożeniowa: Podczas odprawy wdrożeniowej wyjaśnia się nowym pracownikom typowe pytania związane z wdrożeniem: jak się zaaklimatyzowałeś do tej pory, jak idzie planowanie wakacji, kto jest twoim mentorem, gdzie jest stołówka itp… Poniżej znajdziesz również bezpłatny szablon odprawy wdrożeniowej.
- 90-dniowa odprawa: Podobnie jak w przypadku odprawy wdrożeniowej, 90-dniowa odprawa koncentruje się na upewnieniu się, że pracownicy dobrze zadomowili się w nowej firmie. Jeśli to możliwe, 90-dniowa odprawa powinna odbywać się osobiście, a nie cyfrowo.
Nawiasem mówiąc, z mojego doświadczenia wynika, że częstotliwość spotkań indywidualnych jest często związana z wielkością zespołu. Jeśli zespół jest dość duży (tj. liczy więcej niż osiem osób), spotkania odbywają się po prostu rzadziej, aby rozsądnie rozdzielić czas między różne obowiązki menedżera.
Czy to oznacza, że coroczne rozmowy z pracownikami mogą mieć sens? Moim zdaniem nie: Zazwyczaj częstsze sprawdzanie stanu wiedzy oznacza również szybsze cykle uczenia się. A te są wskazane w naszym złożonym i szybko zmieniającym się świecie pracy - przynajmniej w przypadku pracowników umysłowych. Poniższy wykres bardzo ładnie to ilustruje:

Przewodnik po spotkaniach odprawy: alternatywne nazwy
Alternatywne, nietypowe nazwy spotkań odprawowych
Niektórzy menedżerowie słusznie zastanawiają się, czy cyfrowym, wirtualnym lub bezpośrednim spotkaniom kontrolnym można nadać bardziej atrakcyjną, zapadającą w pamięć nazwę. Odpowiedź jest następująca: Tak, oczywiście! Podam Ci tutaj kilka przykładów:
- Cotygodniowe nadrabianie zaległości
- Cotygodniowa odprawa
- Cotygodniowe podsumowanie
- Task-Talk
Jeśli chcesz czegoś jeszcze bardziej niezwykłego i kreatywnego, przygotowałem dla Ciebie kilka innych niezapomnianych alternatyw:
- Salon zadań
- Synchronizuj i rozwiązuj
- Godzina akcji
- Warsztat przepływu pracy
- Zadanie na wtorek
- Rozwijająca się runda
- Przerwa kawowa na karierę
- Booster Talk
Jeśli to dla ciebie za mało, istnieje oczywiście wiele innych zabawnych nazw. Zapoznaj się z naszym artykułem na ten temat: 60 zapadających w pamięć i zabawnych imion do rozmów w cztery oczy.
Comiesięczne lub regularne kontrole pracowników
Podsumowanie - Regularne spotkania kontrolne
Regularne spotkania kontrolne między menedżerami i pracownikami są cennym narzędziem budowania zaufania, pokonywania wyzwań i promowania rozwoju osobistego i zawodowego. Aby jednak rozmowy te były naprawdę skuteczne, niezbędne jest właściwe podejście.
Wskazówki zawarte w tym artykule pomogą Ci jak najlepiej wykorzystać te spotkania: zrelaksowana, osobista atmosfera, jasna struktura i dostosowanie do indywidualnych potrzeb pracowników tworzą podstawę do otwartych i produktywnych dyskusji. Jednocześnie dobre narzędzia, takie jak Echometer Usprawnij proces i upewnij się, że żadne ważne działania następcze nie zostaną utracone. Mamy nadzieję, że nasze szablony Ci pomogły!
Ostatecznie spotkania kontrolne to coś więcej niż tylko spotkanie w kalendarzu –, to szansa na wzmocnienie Twojego zespołu, zwiększenie motywacji i osiągnięcie lepszych wyników w dłuższej perspektywie. Powodzenia!
Jeśli chcesz zapoznać się z naszym narzędziem Echometer na żywo, możesz po prostu przejść bezpośrednio do niego, korzystając z poniższego szablonu:
Bez zbędnej gadaniny, bez niezręcznych przerw. Ten szablon 1:1 po prostu zawsze działa.
💬 Z szablonu:
- Z jakiego osiągnięcia jesteś dumny, a którego mogłem nie zauważyć?
- Jaka drobna zmiana natychmiast usprawniłaby twoją pracę?
- Na co chciałbyś poświęcić więcej czasu w pracy?
…