Spotkanie 1:1 z trudnym pracownikiem? 7 wskazówek i szablon

Spotkanie jeden na jeden z pracownikiem, który – subiektywnie – sprawia trudności, może przypominać partię szachów: każdy ruch musi być dobrze przemyślany, w przeciwnym razie trafisz do defensywy. 

Nikt nie oczekuje tak trudnych spotkań w cztery oczy. Rozmowy te mają jednak potencjał do tworzenia prawdziwych przełomów. Zamiast unikać konfliktów, menedżerowie powinni postrzegać je jako szansę: na jasność, rozwój i lepszą współpracę – nawet z najtrudniejszymi pracownikami. 

Dzięki odpowiedniej strategii – empatii, inteligentnym pytaniom i jasnym oczekiwaniom – możesz prowadzić rozmowę w taki sposób, aby obie strony ostatecznie wygrały.

Czy to w formie cyfrowej, czy wirtualnej, spotkania 1 na 1 oferują przestrzeń na informacje zwrotne, a tym samym rozwój osobisty, który jest niezbędny w dzisiejszym świecie pracy. W tym artykule przedstawię kilka dobrych pytań, które można wykorzystać podczas spotkania w cztery oczy, aby przeprowadzić jak najbardziej produktywną rozmowę.

Po pierwsze: jeśli nadal nie wiesz, jak wyglądają dobre spotkania indywidualne, zapoznaj się z naszym przewodnikiem: Przewodnik z 6 wskazówkami dotyczącymi udanych rozmów indywidualnych.

Zacznijmy od siedmiu pomocnych i praktycznych wskazówek dotyczących rozmowy kwalifikacyjnej.

Indywidualne spotkania z trudnymi pracownikami - szablon, pytania i wskazówki

Wskazówka: Zmień sposób siedzenia. Zamiast siedzieć twarzą w twarz (co często ma efekt konfrontacyjny), spróbuj pozycji 90 stopni lub rozmowy podczas spaceru (“spacer i rozmowa”). To rozluźnia atmosferę i zdejmuje presję.

Dlaczego? Ludzie czują się mniej atakowani, jeśli nie siedzą bezpośrednio “naprzeciwko” siebie. To sprawia, że rozmowa jest bardziej zrelaksowana.

2. “Mów mniej, pytaj więcej –, ale inaczej”.

Wskazówka: Zadawaj pytania, które wzbudzają ciekawość. Zamiast “Dlaczego tego nie zrobiłeś?”, zapytaj “Jak rozwiązałbyś ten problem, gdybyś miał całkowicie wolną rękę?”.

Dlaczego? Trudni pracownicy często blokują się lub przechodzą do defensywy. Zadając otwarte, wybiegające w przyszłość pytania, dajesz im możliwość aktywnego samodzielnego opracowywania rozwiązań.

3. “Zmień oczekiwania w projekt współprojektowania”.

Wskazówka: Zamiast po prostu ustalać oczekiwania, poproś pracownika o sformułowanie własnych oczekiwań dotyczących współpracy. “Jak idealnie zorganizowałbyś naszą współpracę?”

Dlaczego? Kiedy ludzie formułują własne oczekiwania, automatycznie biorą na siebie większą odpowiedzialność – i trudniej jest im całkowicie odmówić.

4. “Przełącz z trybu problemów do trybu możliwości”.

Wskazówka: Zamień negatywne sytuacje w wyzwanie: “Załóżmy, że jesteś swoim własnym doradcą –, jakiej rady byś sobie udzielił?”.

Dlaczego? Trudni pracownicy często opierają się sugestiom innych. Przedstawiając im nową perspektywę, można skierować rozmowę z dala od problemów w stronę rozwiązań.

5 “Mów mniej, pozwól ludziom pisać więcej”.

Wskazówka: Jeśli rozmowy są naładowane emocjonalnie, poproś pracownika o podsumowanie jego punktu widzenia na piśmie – przed lub po spotkaniu.

Dlaczego? Pomaga to uniknąć impulsywnych reakcji i zmusza do bardziej przejrzystej strukturyzacji. To, co napisałeś, może również służyć później jako wspólny punkt odniesienia.

6. “Słuchaj niuansów –, a nie tylko słów”.

Wskazówka: Zwracaj uwagę na mowę ciała, ton głosu i drobne reakcje. Czasami wzruszenie ramion lub krótka pauza zawierają więcej informacji niż słowa. Zamiast interpretować bezpośrednio, zapytaj: “Mam wrażenie, że jest więcej –, mam rację?”.

Dlaczego? Trudni pracownicy nie zawsze mówią wprost to, co myślą. Ale kiedy zdają sobie sprawę, że jesteś świadomy ich niewerbalnych sygnałów, często otwiera to nowe poziomy rozmowy.

7. “Powiedz, czego NIE zrobisz”.

Wskazówka: Niektórzy pracownicy obawiają się krytyki lub negatywnych konsekwencji. Aktywnie usuń ten strach z pokoju: “Nie martw się, nie chodzi o to, żebyś źle wyglądał. Chcę zrozumieć, co ci przeszkadza”.

Dlaczego? Tworzy to psychologiczne bezpieczeństwo i obniża obronę.

Zasadniczo dotyczy to zarówno Ciebie, jak i pracownika: Miej realistyczne oczekiwania co do rozmowy kwalifikacyjnej i realistyczny cel. Możesz również określić ten cel na początku rozmowy kwalifikacyjnej. Na przykład, może to być całkiem proste:

• Przejrzysty cel na początku rozmowyNiestety, nie będziemy w stanie spełnić Twojej prośby ani rozwiązać konfliktu w jednym kroku. Moim celem podczas tej rozmowy jest przede wszystkim zrozumienie sytuacji z Twojej perspektywy.

To powinno dać ci kilka ważnych podstaw do indywidualnego spotkania z trudnym pracownikiem. Przejdźmy do następnego kroku.

Fakt, że kliknąłeś na ten artykuł mówi mi, że potrzebujesz czegoś w rodzaju przewodnika do rozmowy w cztery oczy z trudnym pracownikiem.

Dlatego znajdziesz tutaj szablon, który powinien dobrze poprowadzić taką rozmowę. Jednocześnie dokładny przebieg zależy oczywiście od Twojego celu – dlatego weź pod uwagę powyższe wskazówki podczas planowania rozmowy z podwładnym.

Nawiasem mówiąc, możesz zapisać szablon jako dokument Doc pod właściwym szablonem, ale alternatywnie także jako dokument PDF lub Word. Po prostu kliknij przełącznik “Plus”.

Przy okazji, nie daj się zwieść agendzie: Jeśli twój trudny współpracownik ma potok słów, powinieneś pozwolić mu skończyć i oczywiście być przygotowanym na wyrzucenie przygotowanych pytań za burtę.

Poniższy obrazek odnosi się wprawdzie do zdrowych zespołów – ale nie do twojej rozmowy jeden na jeden. Tam Twoim celem powinno być raczej zadawanie pytań i sprawienie, by Twój trudny pracownik przejął większość czasu na mówienie.

Jeśli jesteś przełożonym w środku bitwy na słowa, możesz mieć trudności z zadawaniem dobrych pytań.

Ale oczywiście są też pytania, o których chciałbym tutaj wspomnieć.

Jak być może zauważysz, wiele z nich ma jeden cel: zrozumieć perspektywę pracownika – i jednocześnie ją poszerzyć.

Szablon 1 do 1 do pracy prewencyjnej

Oprócz tych pytań, inny rodzaj szablonu może być również pomocny w budowaniu długoterminowej relacji zaufania z pracownikiem. Nie nadaje się on do samej rozmowy kwalifikacyjnej, ale tym bardziej jako środek zapobiegawczy. Chciałbym przedstawić ci specjalną technikę do tego celu.

Po rozmowach z około 100 menedżerami w ciągu ostatnich kilku miesięcy zauważyłem pewien wzorzec. 

Wielu szefów od czasu do czasu przeprowadza małe ankiety podczas indywidualnych spotkań. Oznacza to, że po prostu przechodzą przez kilka pytań w zrelaksowany sposób i pytają pracownika a) czy zgadza się ze stwierdzeniem (na przykład od 1 do 7), a następnie b) dlaczego odpowiedział w ten sposób.

Oczekują oni od tych mikrosondaży następujących wyników w skali 1:1:

• Większa różnorodność i zaangażowanie w dialog 1 na 1
• Przyjmowanie nowych perspektyw
• Mierzalność (miękkich) wskaźników KPI, takich jak zadowolenie w czasie

Oczywiście możesz również wykorzystać ten pomysł podczas indywidualnych spotkań z trudnymi pracownikami. Zebrałem cztery stwierdzenia, które koncentrują się na tobie: Twojej jakości przywództwa. W końcu ma to oczywiście duży wpływ na to, jak zachowują się twoi pracownicy.

Możesz również pobrać ten szablon jako dokument, ale o wiele lepsze jest to: W naszym oprogramowaniu do spotkań 1 na 1 mamy zintegrowane narzędzie, które wizualizuje wyniki w czasie jako metryki i daje wskazówki z asystentem AI - zapraszam do sprawdzenia bez logowania za pomocą przycisku poniżej.

I nie możesz się doczekać, aby zadać te pytania na spotkaniu indywidualnym? Bardzo dobrze, cieszę się. 

Jeśli chcesz bardziej kreatywnego wkładu, mogę polecić nasz odpowiedni artykuł: 129 Pomysłowe pytania na spotkanie jeden na jeden (od psychologa) .

Prawdopodobnie już prawie zgadłeś. Oczywiście istnieje wiele innych szablonów spotkań indywidualnych, których prędzej czy później będziesz potrzebować. 

Na przykład, mówię o szablonach na indywidualne spotkanie w sprawie wynagrodzenia, rozmowę z trudnym pracownikiem lub z zupełnie nowym pracownikiem.

Mamy dodatkowe szablony dla wszystkich tych przypadków użycia, które można znaleźć w tym artykule: Spotkania 1:1: 15 sprawdzonych szablonów do edycji (za darmo).

Po odbyciu trudnego spotkania jest bardzo prawdopodobne, że poczujesz ulgę. A jeśli rozmowa przebiegnie pomyślnie, może nawet pojawi się coś w rodzaju nadziei. Poniższe pytania powinny ci pomóc. Życzę powodzenia!

Ale nie możesz zapomnieć o jednej mądrości: Istnieje niezliczona ilość pytań, które można zadać - ale najważniejsze jest, aby dostosować rozmowę indywidualnie do pracownika. 

Nasz asystent spotkań AI do spotkań indywidualnych może również pomóc, jeśli regularnie organizujesz spotkania indywidualne z członkami zespołu. Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej, zajrzyj na naszą stronę internetową: Najlepsze oprogramowanie do spotkań 1 na 1 .