Ile zespołów powinien mieć Scrum Master? 10 wskazówek

W zwinnym świecie Scrum Masterzy często stają przed wyzwaniem efektywnego zarządzania więcej niż dwoma zespołami. Czy to nie za dużo? Ilu Scrum Masterów w ilu zespołach ma sens? Omówimy to poniżej.

Zasadniczo, opanowanie tego zadania wymaga jasnych strategii i zdolności adaptacyjnych. W tym artykule dowiesz się, jak możesz z powodzeniem prowadzić i wspierać wiele zespołów jako Scrum Master.

Wyobraź sobie, że jesteś Scrum Masterem dla czterech zespołów – czy to nie za dużo? Najprawdopodobniej tak.

Idealna liczba zespołów, które powinien trenować Scrum Master, różni się w zależności od różnych czynników, takich jak wielkość i złożoność organizacji, doświadczenie zespołów i Scrum Mastera, a także specyficzne wymagania projektu. W literaturze dotyczącej Scruma możesz pośrednio przeczytać, że zaleceniem jest przyjęcie maksymalnie 2 zespołów na Scrum Mastera jako rozsądnego współczynnika.

Zalecenie to opiera się na założeniu, że osobista interakcja i wsparcie zapewniane przez Scrum Mastera mogą zmniejszać się wraz ze wzrostem liczby zespołów. Jeśli Scrum Master wspiera wiele zespołów, ważne jest, aby upewnić się, że ustanowił on skuteczne mechanizmy komunikacji i koordynacji w celu zaspokojenia potrzeb wszystkich zespołów. Nawet lub szczególnie, jeśli jesteś Scrum Masterem dla czterech zespołów, ta rada jest ważna.

Ważne jest, aby pamiętać, że rola Scrum Mastera nie ogranicza się do coachingu zespołów, ale także do wspierania całej organizacji we wdrażaniu praktyk Agile (nawet jeśli zazwyczaj schodzi to na dalszy plan i nie jest priorytetem). Dlatego dokładna liczba obsługiwanych zespołów może się różnić w zależności od organizacji. Wskazane jest, aby ocenić sytuację na miejscu i odpowiednio dostosować liczbę obsługiwanych zespołów. Niektórzy błędnie pytają również, ilu Scrum Masterów na zespół ma sens – ale oczywiście zazwyczaj nie powinno być kilku Scrum Masterów coachujących jeden zespół, a maksymalnie jeden.

Jeśli Scrum Master jest odpowiedzialny za więcej niż dwa zespoły, może to być trudne zadanie. Wymaga to zatem efektywnej organizacji i priorytetyzacji zadań. Oto kilka wskazówek dla Scrum Masterów zarządzających wieloma zespołami:

1. Wydajna komunikacja: Upewnij się, że ustanowiłeś jasne i wydajne kanały komunikacji, aby być dobrze poinformowanym i zapewnić zespołom możliwość komunikowania się ze sobą. Korzystaj z narzędzi cyfrowych, regularnych spotkań i innych środków komunikacji, aby skutecznie dzielić się informacjami.

2. Delegowanie zadań: Zidentyfikuj zadania, które mogą zostać przejęte przez innych członków zespołu lub Scrum Masterów i deleguj je w celu rozłożenia obciążenia pracą. Może to obejmować na przykład organizowanie retrospektyw, szkoleń lub monitorowanie wskaźników.

3. Standaryzacja procesów: Wdrażaj ustandaryzowane procesy i praktyki we wszystkich zespołach, aby promować spójność i ułatwiać pracę. Może to obejmować wprowadzenie wspólnych narzędzi, definicji przepływów pracy i wykorzystanie standardowych wskaźników (takich jak zadowolenie zespołu).

4. Ustalanie priorytetów w zależności od potrzeb: Zidentyfikuj najpilniejsze potrzeby zespołów i skup się na ustaleniu priorytetów. Ustal jasne priorytety i pracuj nad wyzwaniami, które mają największy wpływ na zespoły.

5. Promuj samoorganizację zespołów: Zachęcaj zespoły do autonomicznego działania i samodzielnego rozwiązywania problemów. Samoorganizująca się struktura zespołu może zmniejszyć obciążenie dla Ciebie jako Scrum Mastera, ponieważ zespoły biorą na siebie większą odpowiedzialność.

6. Wykorzystaj zasady agile w swoim przepływie pracy: Zastosuj zasady agile w swojej własnej pracy jako Scrum Master. Na przykład, wykorzystaj zwinne podejście do ciągłego doskonalenia, aby zwiększyć własną efektywność.

7. Szkolenia i mentoring: Zainwestuj czas w szkolenie i mentoring członków zespołu i innych Junior Scrum Masterów. Im lepiej zespoły potrafią się zorganizować i rozwiązywać problemy, tym mniej bezpośredniego wsparcia potrzebują.

8. Promuj współpracę między zespołami: Stwórz zespołom możliwości współpracy i dzielenia się wiedzą. Może to przybrać formę spotkań społeczności praktyków, wspólnych retrospektyw lub regularnych wspólnych wydarzeń. Zespoły mogą uczyć się od siebie nawzajem i dzielić najlepszymi praktykami.

9. Używaj skutecznych narzędzi: Korzystaj z narzędzi wspierających współpracę i komunikację między zespołami. Wirtualne narzędzia do zarządzania projektami, komunikacji i współpracy mogą pomóc w centralnym zarządzaniu informacjami i ułatwić ich wymianę.

10. Jasno określone role i obowiązki: Upewnij się, że wszyscy członkowie zespołu mają jasno określone role i obowiązki w swoich zespołach. To nie tylko pomaga w samoorganizacji, ale także pozwala Tobie jako Scrum Masterowi skupić się na bardziej strategicznych zadaniach.

11. Regularne retrospektywy: Zaplanuj regularne retrospektywy, aby ocenić skuteczność swojej opieki i wsparcia. Poświęć czas na refleksję i poprawę, aby upewnić się, że koncentrujesz się na najważniejszych aspektach.

12. Rozważ skalowanie ram: Jeśli liczba zespołów, którymi zarządzasz nadal rośnie, warto rozważyć skalowanie frameworków takich jak SAFe (Scaled Agile Framework) lub LeSS (Large-Scale Scrum). Ramy te zapewniają struktury i praktyki zaprojektowane specjalnie do skalowania zasad zwinnych na poziomie organizacyjnym.

Pamiętaj, że wyzwania związane z zarządzaniem wieloma zespołami dotyczą nie tylko organizacji, ale także osobistego zarządzania czasem i umiejętności komunikacyjnych. Elastyczność, zdolność adaptacji i ciągła chęć uczenia się są kluczowymi czynnikami Twojego sukcesu w takiej roli.

Stosunek Scrum Mastera do Zespołów można również porównać ze stosunkiem Trenera Agile do Zespołów. Jeśli dobrze to rozumiesz, możesz również odpowiedzieć na pytanie: Ilu trenerów Agile faktycznie potrzebuję do mojej zwinnej transformacji?

Liczba zespołów nadzorowanych przez Trenera Agile może się różnić w zależności od różnych czynników, podobnie jak w przypadku Scrum Mastera. Nie ma jednak ustalonych zasad lub standardów, które dokładnie określałyby, ile zespołów powinien nadzorować Trener Agile. Optymalna liczba zależy od różnych czynników, w tym

1. Wielkość i złożoność organizacji: W większych i bardziej złożonych organizacjach może być konieczne, aby trener Agile wspierał więcej zespołów, ponieważ potrzeba zwinności i wsparcia transformacji jest większa.

2. Doświadczenie trenera Agile: Doświadczony trener Agile może być w stanie skutecznie wspierać więcej zespołów niż ktoś z mniejszym doświadczeniem. Doświadczenie odgrywa ważną rolę w zdolności do zrozumienia i wspierania różnych zespołów w ich zwinnej podróży.

3. Rodzaj działań coachingowych: Wpływ może mieć również rodzaj działań coachingowych. Trener Agile, który koncentruje się na szkoleniach, warsztatach i planowaniu strategicznym, może potencjalnie coachować więcej zespołów niż ktoś, kto koncentruje się głównie na indywidualnej dynamice zespołu i rozwiązywaniu konfliktów.

W praktyce, z mojego doświadczenia wynika, że trener Agile nie powinien bezpośrednio trenować więcej niż dwóch do pięciu drużyn, aby zapewnić wystarczającą ilość czasu na wsparcie każdej z nich. Należy jednak pamiętać, że nie jest to sztywna zasada, a sytuacja może się różnić w zależności od czynników wymienionych powyżej. Trener Agile powinien być w stanie ocenić potrzeby organizacji i zespołów oraz odpowiednio się do nich dostosować. 

To, co również często widziałem: jest jeden Agile Coach na 100 osób i zespoły zgłaszają się do Agile Coacha zgodnie z zasadą pull, dzięki czemu zasoby są w naturalny sposób sensownie rozdzielane. W związku z tym na pytanie “Ilu Agile Coachów potrzebuję?” można dobrze odpowiedzieć tylko w zależności od wcześniej wymienionych czynników.

Możesz także być w stanie zmniejszyć liczbę wymaganych Scrum Masterów lub Trenerów Agile, jeśli użyjesz odpowiednich narzędzi, co prowadzi nas do następnej sekcji.

"Wielu członków zespołu nie ma odwagi się odezwać!"

Rozwiąż to wyzwanie

"Odkrywamy zbyt wiele nieoczekiwanych problemów i błędów na późnym etapie!"

Rozwiąż to wyzwanie

"Dlaczego czasami przygotowanie prostej retrospektywy zajmuje mi godziny?".

Rozwiąż to wyzwanie

Jeśli masz wrażenie, że musisz opiekować się zbyt wieloma zespołami jednocześnie, to narzędzie Echometer może być dla Ciebie interesujące. Koncentruje się ono na upraszczaniu ciągłego doskonalenia zespołów - zwłaszcza tych, które nie mają dedykowanego Scrum Mastera na pełny etat.

Echometer to cyfrowe narzędzie, które pomaga liderom zwinnych zespołów w zwinnych retrospektywach i zespołowych Health Check. Niezależnie od tego, czy jest to praca zdalna, hybrydowa czy na miejscu: sprawia, że coaching zespołowy jest mierzalny i profesjonalizuje Twoją pracę, jednocześnie oszczędzając Ci wiele pracy. Zajrzyj na naszą stronę internetową, aby dowiedzieć się więcej: www.echometerapp.com.

“Jeśli masz zbyt wiele zespołów, pozwól, aby pomogły Ci narzędzia takie jak Echometer: Które zespoły są niezadowolone z czego? Wtedy możesz zacząć od tego!”

• Christian Heidemeyer, psycholog i Scrum Master

Krótko mówiąc, 2 zespoły na Scrum Mastera są odpowiednie. Niestety, często nie jest to w pełni brane pod uwagę w praktyce. 

Zarządzanie wieloma zespołami wymaga równowagi pomiędzy efektywną komunikacją, inteligentnym ustalaniem priorytetów zasobów i promowaniem samoorganizacji. Dzięki odpowiednim praktykom Scrum Masterzy mogą stworzyć zwinne środowisko, w którym zespoły mogą się rozwijać i wspólnie przyczyniać się do sukcesu.

Na koniec jeszcze jedna uwaga: jeśli chcesz sprawdzić, jak to jest rozwijać swój zespół za pomocą naszego narzędzia, możesz rozpocząć zwinną retrospektywę bez logowania, w tym przypadku warsztat “Keep, Stop, Start”. 

Alternatywnie, po prostu przekaż naszą stronę odpowiedzialnym współpracownikom: www.echometerapp.com.

Jak to zrobić

Keep Stop Start Retro: Jak przebiega retro

1. Losowy Icebreaker (2-5 minut)

   Echometer udostępnia generator losowych pytań na rozgrzewkę.

2. Przegląd otwartych działań (2-5 minut)

   Zanim zaczniesz nowe tematy, powinieneś porozmawiać o skuteczności działań z przeszłych retrospektyw. Echometer automatycznie wyświetla listę wszystkich otwartych elementów działań z przeszłych retrospektyw.

3. Omówienie tematów retro

   Skorzystaj z poniższych otwartych pytań, aby zebrać najważniejsze wnioski. Najpierw każdy robi to w ukryciu. Echometer pozwala na odsłanianie każdej kolumny tablicy retro pojedynczo, aby następnie zaprezentować i pogrupować opinie.

   • Kontynuuj: Co powinniśmy zatrzymać?
   • Stop: Na czym powinniśmy się zatrzymać?
   • Start: Co powinniśmy zacząć robić?

4. Pytanie ogólne (zalecane)

   Aby inne tematy również miały swoje miejsce:

   • O czym jeszcze chcesz porozmawiać na retro?

5. Priorytetyzacja / Głosowanie (5 minut)

   Na tablicy retro w Echometer możesz łatwo priorytetyzować opinie za pomocą głosowania. Głosowanie jest oczywiście anonimowe.

6. Definiowanie działań (10-20 minut)

   Za pomocą symbolu plusa na opinii można utworzyć powiązane działanie. Nie jesteś jeszcze pewien, które działanie byłoby właściwe? Następnie otwórz tablicę Whiteboard na ten temat za pomocą symbolu plusa, aby przeprowadzić burzę mózgów na temat głównych przyczyn i możliwych działań.

7. Sprawdzenie / Zamknięcie (5 minut)

   Echometer umożliwia zbieranie anonimowych opinii od zespołu na temat tego, jak pomocna była retro. Powstaje z tego wynik ROTI („Return On Time Invested”), który można śledzić w czasie.

Keep Stop Start Retro

Kontynuuj: Co powinniśmy zatrzymać?

Stop: Na czym powinniśmy się zatrzymać?

Start: Co powinniśmy zacząć robić?

Otwórz to retro teraz Dostosuj się...