6 sposobów na stworzenie owocnej kultury informacji zwrotnej

W wielu firmach dąży się do stworzenia kultury informacji zwrotnej. Ale co to dokładnie oznacza? Ponieważ wszyscy uwielbiają definicje, zacznijmy od definicji tego terminu: 

Definicja kultury informacji zwrotnej

Co składa się na kulturę informacji zwrotnej? Charakteryzuje się ona wzajemnym  Zaufanie  między wszystkimi pracującymi razem, międzyhierarchicznie  Komunikacja  i regularne informacje zwrotne na temat metod pracy, wydajności i wpływu na osoby z zewnątrz. 

Znaczenie i korzyści z założenia firmy

Często pojawia się pytanie, jakie korzyści niesie ze sobą ustanowienie kultury feedbacku. Przede wszystkim udzielanie, przyjmowanie i wdrażanie konstruktywnych informacji zwrotnych może uprościć proces pracy i uczynić go bardziej efektywnym. 

Zakotwiczenie tego w kulturze otwartej informacji zwrotnej przynosi następujące korzyści:

• Zmień się w  organizacja ucząca się Informacja zwrotna jako źródło zrozumienia i rozwoju pomaga zwiększyć wydajność (Por. Shipper, Hoffman & Rotondo, 2017 r.)
• Zmniejszenie stresu i konfliktów poprzez regularne przekazywanie informacji zwrotnych prowadzi do zdrowszych i bardziej zadowolonych pracowników (por. Ansel & Lievens, 2007)
• Bezpośrednia komunikacja i zwiększona satysfakcja prowadzą do zwiększonego zaangażowania pracowników (por. Rosen, Leven & Hall, 2006)

Jak widzisz, żywa kultura feedbacku ma pozytywny wpływ nie tylko na proces pracy, ale także na atmosferę pracy. 

A Badanie przeprowadzone przez Amadeus Fire GmbH pokazuje również, że im bardziej pracownicy są zadowoleni z kultury informacji zwrotnej, tym bardziej są zadowoleni z pracy w ogóle.

Aby utrzymać kulturę informacji zwrotnej, firmy często integrują również rozwiązania programowe, które ułatwiają 360-stopniową informację zwrotną. Na przykład brytyjski system oprogramowania SenseHR jest kompleksową platformą do płynnego zarządzania procesami informacji zwrotnej (Więcej na: System oprogramowania SenseHR w Wielkiej Brytanii). Takie rozwiązania, jak SenseHR, mogą pomóc firmom nie tylko zbierać informacje zwrotne z różnych źródeł, ale także skutecznie je analizować i reagować na nie, aby uzyskać lepszy obraz wydajności.

A kto nie chciałby mieć zadowolonych, zmotywowanych i efektywnych pracowników? 

Cóż, wiemy już, czym jest kultura informacji zwrotnej z definicji i jakie są korzyści z jej ustanowienia, ale jak możemy stwierdzić, czy jest ona faktycznie realizowana?

Podsumowanie: Czy kultura informacji zwrotnej jest żywa?

Chociaż wiele osób zdaje sobie sprawę z korzyści płynących z ugruntowanej kultury informacji zwrotnej, niestety nie jest ona jeszcze w pełni obecna w wielu firmach. The Barometr pracy Randstad 2019 pokazuje, że tylko 35% niemieckich firm przekazuje informacje zwrotne rocznie. Z drugiej strony, 32% firm nigdy nie przekazuje informacji zwrotnych. Jeśli informacja zwrotna jest przekazywana, często odbywa się to w niewłaściwy sposób: 30% respondentów stwierdziło, że nie wie, jak zareagować na informację zwrotną, 24% odebrało negatywną informację zwrotną osobiście, a 21% czuło się niekomfortowo otrzymując informację zwrotną. 

Biorąc pod uwagę znaczenie informacji zwrotnych, wyniki te są raczej skromne. Hiltrud Werner, członek zarządu Volkswagen AG, twierdzi nawet, że więcej informacji zwrotnych mogłoby zapobiec skandalowi z emisjami Volkswagena (s. Schielke, 2018). 

“To nie jest łatwe dla nikogo. Zarówno dla osoby przekazującej, jak i odbierającej informacje zwrotne. Zespół musi po prostu zrozumieć, że warto myśleć, dyskutować i ufać własnym przeczuciom również w takim zakresie, w jakim warto o tym mówić”.
- Hiltrud Werner, Członek Zarządu VW

Dlatego Volkswagen ma teraz ambasadorów uczciwości, którzy mają zapewnić, że kultura dyskusji jest żywa i wdrażana. W przyszłości nie powinno być więcej skandali, a regularne informacje zwrotne mogą mieć efekt wspierający.

Wiele firm wie o znaczeniu funkcjonującej i ugruntowanej kultury informacji zwrotnej i ustanowiło taką kulturę w swojej firmie lub jest w trakcie jej rozwijania. 

Temat “kultury informacji zwrotnej” jest w modzie

Tendencja zmierza w kierunku kultury informacji zwrotnej: szczególnie młode firmy wykorzystują to dla własnych korzyści. Wiele start-upów buduje kulturę feedbacku, ponieważ zwłaszcza młodsi pracownicy, tak zwani “feedbackowcy”, nie zawsze są najlepsi. MilenialsiWymagają oni informacji zwrotnej w celu optymalnego rozwoju. Kultury informacji zwrotnej stają się zatem coraz ważniejsze, aby przyciągnąć i zatrzymać nowych potencjalnych pracowników. 

Jednak nie tylko młode firmy dostrzegły zalety regularnej informacji zwrotnej. Nawet duże firmy, takie jak SAP, DB i Telekom, chcą odejść od klasycznej corocznej rozmowy oceniającej (Armin Trost, s. Schielke, 2018) i dlatego szukają nowych sposobów. 

Według psychologa kultura informacji zwrotnej to coś więcej niż coroczna rozmowa oceniająca. Armin Trost (s. Schielke, 2018). Chodzi raczej o regularną wymianę i stałą informację zwrotną. Kultura feedbacku musi być zatem przeżywana, a przede wszystkim skutecznie wdrażana. Ale jak?

Jak: Ustanowić kulturę informacji zwrotnej

Po pierwsze, ważne jest, aby pamiętać, że informacja zwrotna to nie to samo, co krytyka. Informacja zwrotna jest raczej, jak samo słowo wskazuje, informacją zwrotną. I jako taki powinien być używany. Istnieją różne Wskazówkiktóre pokażą Ci właściwy sposób na wdrożenie kultury feedbacku. 

Nasze wskazówki są następujące: 

1. Mache dir vorher Gedanken, was du sagen möchtest Jeśli sam nie masz jasności co do tego, jaka jest twoja wiadomość, jest stosunkowo pewne, że nie dotrze ona do twojego rozmówcy w sposób, jaki zaplanowałeś. Dlatego też wcześniej jasno określ, jakie powinno być główne przesłanie Twojej informacji zwrotnej.
2. Sage immer auch etwas Positives  Informacje zwrotne mają na celu spojrzenie na proces pracy ze wszystkich stron. Dlatego zawsze zwracaj uwagę na rzeczy, które poszły dobrze. W najlepszym przypadku użyjesz Metoda kanapkowaPochwała, krytyka, pochwała. 
3. Feedback muss nicht immer negativ sein  Regularne chwalenie rzeczy, które poszły dobrze, jest również częścią dobrej kultury feedbacku. Nawet jeśli nie ma nic do skrytykowania, możesz i powinieneś udzielić informacji zwrotnej: Udzielaj tylko pozytywnych informacji zwrotnych.
4. Sprich aus der Ich-Perspektive Formułuj informację zwrotną nie jako zarzut, np. „Ty zrobiłeś/aś…”, lecz formułuj wypowiedź w pierwszej osobie „Ja odczuwam/ odbieram …”. Informacja zwrotna jest zawsze subiektywna i powinno to wynikać z sformułowania. 
5. Erfrage immer auch die andere Perspektive  Prawie każda historia ma dwie strony. Dlatego zawsze pytaj drugą osobę, jak się z tym czuje. Pomoże Ci to znaleźć wspólną płaszczyznę i zbudować wzajemne zrozumienie.
6. Initiativ nach Feedback fragen Nie zawsze musisz czekać na informację zwrotną! Informacja zwrotna pomaga nie tylko całemu zespołowi, ale także każdemu z osobna w rozwoju osobistym. Aktywnie szukaj informacji zwrotnych, aby stale się rozwijać.

Całość powinna odbywać się w krótkich odstępach czasu, na przykład 1 do 2 razy w tygodniu. 

Świadomie poświęć na to czas. Wprowadzenie kultury informacji zwrotnej nie ma na celu karania lub kontrolowania kogokolwiek, ale ma pomóc każdemu, zarówno indywidualnie, jak i zbiorowo, w rozwoju. 

Kultura informacji zwrotnej poprzez spotkania 1 na 1

Wielu menedżerów prowadzi regularne spotkania jeden na jeden ze swoimi pracownikami, ale nie wykorzystuje w pełni tych rozmów. Tymczasem spotkanie to doskonale nadaje się do tego, by dawać przykład aktywnej kultury feedbacku.

Dlatego chciałbym skorzystać z okazji, aby zwrócić twoją uwagę na nasze narzędzie do spotkań 1:1 Echometer (zobacz stronę internetową). Łączy w sobie krótkie ankiety Health Check z asystentem AI, który znacznie ułatwia rozwój pracowników. Narzędzie to może być wspaniałym efektem mnożnikowym, umożliwiając liderom w Twojej organizacji regularne przekazywanie konstruktywnych informacji zwrotnych.

Poniższy szablon da ci wyobrażenie o tym, jakie pytania możesz przemyśleć i zmierzyć za pomocą Echometer podczas spotkań 1 na 1. Wypróbuj go za pomocą przycisku bez logowania:

Wprowadź kulturę informacji zwrotnej w prosty sposób

Inną metodą ustanowienia zdrowej kultury informacji zwrotnej jest wprowadzenie regularnych retrospektyw.

Czym są retrospektywy? Retrospektywa to regularne spotkanie zespołu w celu przeanalizowania poprzednich etapów pracy i uzyskania sugestii dotyczących ulepszeń dla przyszłej współpracy. Możesz przeczytać więcej na ten temat w naszym FAQ (zob. FAQ).

Po prostu spróbuj, ponieważ jak również Henry Ford już wiedział:

Ci, którzy zawsze robią to, co już potrafią, zawsze pozostają tym, kim już są.

 Źródła 

Amadeus Fire GmbH (2015), Feedbackkultur im Unternehmen und Zufriedenheit von Mitarbeitern, retrieved from: https://www.amadeus-fire.de/fileadmin/user_upload/Auswertung_Ministudie_AmadeusFire_v1.5_web.pdf

Anseel, F., & Lievens, F. (2007). Długoterminowy wpływ środowiska informacji zwrotnej na satysfakcję z pracy: badanie terenowe w kontekście belgijskim. Psychologia stosowana, 56(2), 254-266.

Benz, J. (2018), 10 wskazówek dla lepszej kultury informacji zwrotnej, Retrieved from: https://raidboxes.io/blog/agencies-freelancers/feedbackkultur-verbessern/

Müller, C. (2018), Feedback Culture & New Work: How Good Communication Moves Teams Forward, Źródło: : https://www.zielbar.de/magazin/feedbackkultur-new-work-kommunikation-19615/

Nadia (2018), Feedback geben - aber richtig: So etablierst du eine starke Feedbackkultur, abgerufen von: https://engage.kununu.com/de/blog/starke-feedbackkultur/

Randstad (2019), Niemieccy szefowie często udzielają bezużytecznych informacji zwrotnych, pozyskano z: https://www.randstad.de/ueber-randstad/news/20190503/deutsche-chefs-geben-oft-nutzloses-feedback

Rosen, C. C., Levy, P. E., & Hall, R. J. (2006). Umieszczenie postrzegania polityki w kontekście środowiska informacji zwrotnej, postaw pracowników i wyników pracy. Journal of Applied Psychology, 91(1), 211–220. https://doi.org/10.1037/0021-9010.91.1.211

Schielke, M. (2018), We need a new feedback culture!, pozyskane z: https://www.deutschlandfunkkultur.de/arbeitswelt-wir-brauchen-eine-neue-feedbackkultur.976.de.html?dram:article_id=428226

Shipper, F., Hoffman, R.C. & Rotondo, D.M. (2007), Czy proces udzielania informacji zwrotnej 360 tworzy użyteczną wiedzę w równym stopniu w różnych kulturach?, AMLE, 6, 33–50, https://doi.org/10.5465/amle.2007.24401701

t3n - digital pioneers (2019), Warum viele Chefs sich wie Bernd Stromberg verhalten, abgerufen von: https://t3n.de/news/warum-viele-chefs-sich-wie-bernd-stromberg-verhalten-1160129/

Generation Y – Wikipedia de.wikipedia.org

Henry Ford – Wikipedia de.wikipedia.org