Spotkanie 1:1: Prosty szablon agendy (przykład w pliku PDF)

Nikt nie chodzi na siłownię i nie trenuje przypadkowo tu i tam –, przynajmniej nie jeśli chce widzieć postępy. Dlaczego miałoby być inaczej w przypadku spotkań indywidualnych?

Modelowa agenda zapewnia, że wszystkie ważne obszary są trenowane, więc jest miejsce zarówno na sprawy zawodowe, jak i osobiste. W ten sposób indywidualne spotkania stają się z czasem ustrukturyzowanym planem treningu fitness.

Niezależnie od tego, czy jest to spotkanie bezpośrednie, cyfrowe czy wirtualne, spotkania 1 na 1 oferują przestrzeń na informacje zwrotne, a tym samym rozwój osobisty, który jest niezbędny w dzisiejszym świecie pracy. W tym artykule przedstawię konkretną przykładową agendę z pomocnymi pytaniami, które można wykorzystać podczas cotygodniowych, dwutygodniowych lub comiesięcznych spotkań w cztery oczy, aby przeprowadzić dobre rozmowy z bezpośrednimi podwładnymi.

Po pierwsze: Jeśli nadal nie jesteś pewien, jak wyglądają dobre spotkania indywidualne z pracownikami, zapoznaj się z naszym przewodnikiem: Przewodnik z 6 wskazówkami dotyczącymi udanych rozmów indywidualnych.

Nawiasem mówiąc, nagrałem teraz również film na YouTube, w którym przedstawiam wyniki mojego małego badania: Zapytałem 100 menedżerów w wywiadach jakościowych, dlaczego właściwie organizują spotkania jeden na jeden. Jeśli jesteś zainteresowany celami spotkań indywidualnych, obejrzyj je:

Play

Zanim przejdę od razu do przykładowej agendy, chciałbym odpowiedzieć na pytanie, jak przeprowadzić spotkanie indywidualne jako szef lub przełożony. 

Niektóre aspekty tego są stosunkowo oczywiste, więc skupię się na siedmiu wskazówkach, które mogą być mniej intuicyjne, ale są tym bardziej skuteczne.

Wskazówka 1: Pytaj o przeciwieństwo tego, co chcesz wiedzieć

Dlaczego? Jeśli zapytasz: “Co możemy poprawić?”, otrzymasz standardowe odpowiedzi. Ale jeśli zapytasz odwrotnie, aktywuje to nowe wzorce myślowe.

Jak wdrożyć?

• Zamiast “Jak sobie radzisz z projektem?” → “Gdyby nagle zniknął, za czym byś tęsknił?”.
• Zamiast “Co mogę zrobić lepiej jako menedżer?” → “Co zdecydowanie powinienem zachować, ponieważ działa dobrze?”.
• Zamiast “Co Cię najbardziej blokuje?” → “Co jest teraz dla ciebie najbardziej płynne?”.

To odwrócenie często przynosi głębsze, bardziej przemyślane odpowiedzi.

Wskazówka 2: Poczekaj z ważnymi pytaniami – Niech najpierw zadziała cisza

Dlaczego? Wiele osób rozpoczyna rozmowę 1:1 od ważnych kwestii. Ale jeśli zaczniesz od razu od “Jak leci?” lub “Czy masz jakieś wyzwania?”, odpowiedzi są często ogólne (“Wszystko pasuje”). Zamiast tego: zacznij spokojnie, poczekaj i pozwól na ciszę. Naprawdę istotne punkty często pojawią się naturalnie.

Jak wdrożyć?

• Na początku nie zadawaj żadnych poważnych pytań. Zacznij niezobowiązująco (“Jak minął poranek?”) i daj im przestrzeń.
• Świadomie znoś ciszę. Ludzie mają tendencję do wypełniania luk – często tym, co naprawdę ich niepokoi.

Wskazówka 3: Zmień otoczenie – pokój wpływa na rozmowę

Dlaczego? Atmosfera wpływa na to, co i jak ludzie mówią. Rozmowa w biurze różni się od spaceru lub spotkania w kawiarni.

Jak wdrożyć?

• Wypróbuj inne miejsca: pójście na spacer pomaga mówić bardziej swobodnie. Kawiarnia może wydawać się bardziej nieformalna.
• Wirtualne spotkania? Przetestuj różne ustawienia, np. czasami tylko audio, czasami wideo – w zależności od tematu i osoby.

Wskazówka 4: Unikaj pytań “Dlaczego?” – zamiast tego używaj “Jak?” lub “Co?”.

“Dlaczego?” może brzmieć defensywnie (“Dlaczego zrobiłeś to w ten sposób?” → sprawia wrażenie krytyki). “Jak?” lub “Co?” pozwalają na więcej refleksji.

Jak wdrożyć?

• Zamiast “Dlaczego nie osiągnąłeś celu?” → “Co ci w tym przeszkodziło?”.
• Zamiast “Dlaczego to robisz?” → “Jak podjąłeś tę decyzję?”.

Dźwięk robi różnicę.

Wskazówka 5: Nie zamieniaj tego w ankietę –, ale sam coś ujawnij

Dlaczego? Wiele rozmów 1:1 wygląda jak wywiady: “Jak leci? Czego potrzebujesz? Jakie są twoje wyzwania?” Ale ludzie są bardziej skłonni do otwarcia się, gdy zdają sobie sprawę, że jest to wymiana.

Jak wdrożyć?

• Podziel się swoim małym wyzwaniem lub realizacją, zanim zapytasz: “Czy ty też to wiesz?”.
• Przykład: “Zauważyłem ostatnio, że zbyt często gubię się w szczegółach. Czy ty też tak czasem robisz?”.
• Buduje to zaufanie i otwiera drzwi do szczerego dialogu.

Wskazówka 6: Nie patrz tylko w przeszłość, ale także na “przyszłe problemy”

Rozmowy 1:1 często dotyczą problemów z przeszłości (“Co poszło dobrze? Co było trudne?”). Ale jeszcze bardziej wartościowe są rozmowy o przyszłych przeszkodach, zanim się pojawią.

Jak wdrożyć?

• Pytanie: “Zakładając, że kolejny kwartał pójdzie idealnie –, co było kluczem do tego?”
• Albo: “Co może przeszkodzić ci w byciu produktywnym w ciągu najbliższych kilku tygodni?”.

Skutkuje to proaktywnymi rozwiązaniami zamiast reagowania na wcześniejsze problemy.

Wskazówka 7: Przestań oferować rozwiązania bezpośrednio – Zamiast tego zapytaj: “Czego już próbowałeś?”.

Dlaczego? Kuszące jest udzielanie wskazówek bezpośrednio. Jednak pracownicy często mają już pomysły –, które wymagają jedynie refleksji.

Jak wdrożyć?

• Zamiast “Możesz spróbować X!” → “Czego już próbowałeś, aby rozwiązać ten problem?”.

W rezultacie pracownicy czują, że są traktowani poważnie i opracowują własne rozwiązania.

Jeśli chcesz uzyskać 5 dodatkowych wskazówek i idealną agendę, pobierz ją: Mój najnowszy film na YouTube jest właśnie o tym, łącznie z 7 kreatywnymi pytaniami na spotkania 1:1. Zapraszam do obejrzenia.

Play

Jeśli weźmiesz pod uwagę powyższe wskazówki, przeprowadzenie rozmowy jeden na jeden będzie z dużym prawdopodobieństwem znacznie łatwiejsze i bardziej produktywne. Ponieważ jeśli twoim jedynym celem w przypadku wzoru agendy spotkania jeden na jeden jest to, aby twój pracownik się nie zwolnił, to masz złe nastawienie, a twoje spotkanie jest skazane na niepowodzenie - patrz komiks.

Fakt, że kliknąłeś na ten artykuł mówi mi, że szukasz prostego przykładowego planu spotkań indywidualnych z pracownikami.

Dlatego też najpierw znajdziesz tutaj prosty, wypróbowany i przetestowany szablon dokumentu, który powinien być dobrym dodatkiem do klasycznej rozmowy oceniającej, na przykład co dwa tygodnie.

Ważne: To jest prosta, standardowa agenda - ale “najlepsza” agenda spotkania 1 na 1 to zawsze agenda, którą jako przełożony indywidualnie dopasowałeś do swojego pracownika. Moje 7 wskazówek powyżej powinno ci w tym pomóc. 

Nawiasem mówiąc, możesz zapisać szablon jako dokument Doc pod właściwym szablonem, ale alternatywnie także jako PDF, arkusz Excel, arkusz Google lub dokument Word. Po prostu kliknij przełącznik “Plus”.

Jak widać, głównym celem tej przykładowej agendy jeden na jeden jest powiększenie. Jest to często bardzo trudne w życiu codziennym, dlatego też niezbędny jest dedykowany blok czasu.

Przy okazji, nie daj się zwieść agendzie: Zasadniczo Twoim celem powinno być, aby Twój wewnętrznie zmotywowany pracownik sam wniósł jak najwięcej tematów do stołu.

Oprócz tej agendy istnieją oczywiście inne aspekty, nad którymi można się zastanowić podczas rozmowy oceniającej.

Właśnie dlatego indywidualne pytania, które stymulują nowe perspektywy, są bardzo pomocne w spotkaniach indywidualnych. Chciałbym podać tutaj kilka przykładów takich pytań.

Jednym z najważniejszych celów spotkań indywidualnych jest, jak wspomniano, regularne powiększanie. Z tego powodu pomocne są pytania, które osadzają codzienną pracę w szerszym kontekście.

Przygotowałem również 17 pytań dla menedżerów, które powinny wzbogacić waszą indywidualną rozmowę.

Rozmawiając z około 100 menedżerami w ciągu ostatnich kilku miesięcy, zauważyłem pewien wzorzec.

Wielu przełożonych od czasu do czasu włącza małe ankiety do swoich indywidualnych spotkań. Oznacza to, że po prostu przechodzą przez kilka pytań w zrelaksowany sposób i pytają pracownika a) czy zgadza się z danym stwierdzeniem (na przykład od 1 do 7), a następnie b) dlaczego odpowiedział w ten sposób.

Oczekują oni od tych mikrosondaży następujących wyników w skali 1:1:

• Większa różnorodność i zaangażowanie w dialog 1 na 1
• Przyjmowanie nowych perspektyw
• Mierzalność (miękkich) wskaźników KPI, takich jak zadowolenie w czasie

Oczywiście pomysł ten może być również częścią agendy modelu jeden na jeden. Zebrałem tutaj pięć stwierdzeń, które koncentrują się na odzwierciedleniu ważnych warunków wstępnych dla każdego odnoszącego sukcesy pracownika.

Możesz również pobrać ten plan spotkania jako dokument, ale o wiele lepsze jest to: w naszym oprogramowaniu do spotkań indywidualnych mamy zintegrowane narzędzie, które wizualizuje wyniki w czasie jako metryki i daje wskazówki z pomocą asystenta AI - zajrzyj bez logowania za pomocą przycisku poniżej.

Jak widać, stwierdzenia te odnoszą się do kluczowych aspektów zadowolonego pracownika. 

Kolejnym warunkiem wstępnym dla zdrowych, produktywnych pracowników jest oczywiście dobry menedżer. Tak, mówię tutaj o tobie. 

Oczywiście istnieją również stwierdzenia, które można włączyć do przykładowej agendy rozmów indywidualnych. W szczególności, oto 4 kotwice behawioralne do przemyślenia, na które można również odpowiedzieć interaktywnie bezpłatnie w oprogramowaniu Echometer one-to-one i uczynić je mierzalnymi.

I nie możesz się doczekać, aby zadać te pytania na spotkaniu indywidualnym? Bardzo dobrze, cieszę się. 

Jeśli chcesz bardziej kreatywnego wkładu, mogę polecić nasz odpowiedni artykuł: 129 Pomysłowe pytania na spotkanie jeden na jeden (od psychologa) .

Prawdopodobnie już prawie zgadłeś. Oczywiście istnieje o wiele więcej przykładowych agend spotkań indywidualnych, które można wykorzystać wcześniej czy później. 

Na przykład, mówię o agendach indywidualnych spotkań dotyczących wynagrodzeń, rozmów z trudnym pracownikiem lub z zupełnie nowym pracownikiem.

Mamy dodatkowe szablony dla wszystkich tych przypadków użycia, które można znaleźć w tym artykule: Spotkania 1:1: 15 sprawdzonych szablonów do edycji (za darmo)

Jak wspomniano powyżej, „najlepszy” plan spotkania jeden na jeden jest zawsze indywidualnie dopasowany do Twojego pracownika.

Jednak wiedza zawarta w tym artykule powinna ci w tym pomóc.

Nasz asystent spotkań AI do spotkań indywidualnych może również w tym pomóc. Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej, zajrzyj na naszą stronę internetową: Najlepsze oprogramowanie do spotkań 1 na 1 .