Ciągłe doskonalenie w zwinny sposób

Ciągłe doskonalenie to proces ciągłego poszukiwania sposobów na dalszy rozwój jakości, wydajności i skuteczności produktów, usług, procesów i procedur. Proces ten opiera się na założeniu, że zawsze jest miejsce na poprawę, bez względu na to, jak dobry już jesteś.

Strategia Agile Continuous Improvement to sposób myślenia i metoda, która stosuje zasady „Agile Software Development” do procesu ciągłego doskonalenia. Agile Software Development to podejście, w którym współpraca z klientami i reagowanie na zmiany są ważniejsze niż przestrzeganie ustalonego planu.

Jednak strategie zwinnego tworzenia oprogramowania są obecnie wykorzystywane również poza nim, aby usprawnić pracę wielu zespołów w firmach.

Zwinna strategia ciągłego doskonalenia obejmuje:

• Podziel duże cele usprawnień na małe, łatwe w zarządzaniu i wymierne zadania.
• Ustalanie priorytetów najbardziej wartościowych i najpilniejszych zadań usprawniających w oparciu o informacje zwrotne od klientów i potrzeby biznesowe.
• Dostarczanie zadań doskonalących w krótkich iteracjach lub „sprintach”, które zwykle trwają od jednego do czterech tygodni
• Przetestuj i zweryfikuj wyniki każdego zadania usprawniającego z klientami i innymi interesariuszami.
• Przejrzyj i dostosuj proces doskonalenia w oparciu o informacje zwrotne i ustalenia z każdej iteracji.
• Wzmocnienie i zaangażowanie członków zespołu do wzięcia odpowiedzialności za proces doskonalenia oraz do współpracy między sobą i z klientami.

Jedną z głównych zalet zwinnej strategii ciągłego doskonalenia jest wykorzystanie zbiorowej mądrości i kreatywności członków zespołu. Członkowie Twojego zespołu są tymi, którzy najlepiej znają Twoje produkty, usługi, procesy i procedury. To oni również najczęściej wchodzą w interakcje z klientami i interesariuszami. Dlatego też są oni najlepiej przygotowani do identyfikowania możliwości poprawy i opracowywania pomysłów na ulepszenia.

Aby wspierać kulturę ciągłego doskonalenia w swoim zespole, możesz zrobić następujące rzeczy:

• Zachęcaj członków zespołu do regularnego dzielenia się swoimi opiniami, sugestiami i spostrzeżeniami.
• Stwórz bezpieczne i wspierające środowisko, w którym członkowie zespołu mogą wyrażać swoje opinie i obawy bez obawy o potępienie lub krytykę.
• Uznaj i nagradzaj członków zespołu, którzy przyczyniają się do procesu doskonalenia.
• Zapewnij członkom swojego zespołu czas, zasoby i wsparcie, których potrzebują, aby wdrożyć swoje pomysły na ulepszenia.
• Zaangażuj członków zespołu w proces podejmowania decyzji dotyczących priorytetów i planów usprawnień.

Narzędzia i techniki ciągłego doskonalenia

Istnieje wiele narzędzi i technik, które mogą pomóc Ci wdrożyć zwinną strategię ciągłego doskonalenia. Niektóre z najbardziej powszechnych to:

• Cykl PDCA (Planuj-Wykonaj-Sprawdź-Działaj)Czteroetapowa metoda wdrażania zmian. Metoda ta obejmuje planowanie zmian, wdrażanie zmian, przegląd wyników i działanie na podstawie wyciągniętych wniosków.
• 5 powodów (dlaczego): Technika znajdowania przyczyny problemu poprzez pięciokrotne zadawanie pytania „dlaczego”, aż dotrze się do sedna problemu.
• Diagram rybiej ościWizualne narzędzie do identyfikacji i analizy możliwych przyczyn problemu. Przypomina rybi szkielet z opisem problemu jako głową i różnymi kategoriami przyczyn jako kośćmi.
• Diagram ParetoNarzędzie graficzne pokazujące częstotliwość lub wpływ różnych czynników lub problemów. Pomaga zidentyfikować 20% czynników lub problemów, które powodują 80% wpływów lub problemów.
• Kryteria SMARTZestaw kryteriów ustalania konkretnych, mierzalnych, osiągalnych, istotnych i określonych w czasie celów.
• Tablica KanbanWizualne narzędzie do zarządzania przepływami pracy. Składa się z tablicy z kolumnami reprezentującymi różne etapy pracy i kart reprezentujących poszczególne zadania. Pomaga śledzić postępy, identyfikować wąskie gardła i ograniczać pracę w toku.
• RetrospektywaSpotkanie na koniec każdej iteracji lub sprintu, podczas którego członkowie zespołu zastanawiają się nad tym, co poszło dobrze, co poszło źle i co można poprawić.

Pętla sprzężenia zwrotnego ciągłego doskonalenia to cykl zbierania, analizowania i działania na podstawie informacji zwrotnych od klientów, interesariuszy i członków zespołu. Cykl ten jest ważny, aby upewnić się, że twoje wysiłki na rzecz poprawy są dostosowane do potrzeb i oczekiwań klientów, a także celów i strategii biznesowych.

Pętla sprzężenia zwrotnego ciągłego doskonalenia obejmuje następujące elementy:

• Uzyskiwanie informacji zwrotnych od klientów, interesariuszy i członków zespołu za pośrednictwem różnych kanałów, takich jak ankiety, wywiady, oceny, komentarze, skargi, sugestie itp.
• Analiza danych zwrotnych z metodami ilościowymi i jakościowymi, takimi jak statystyki, analiza nastrojów, eksploracja tekstu itp.
• Identyfikacja wzorcaTrendy, luki, mocne i słabe strony, szanse, zagrożenia i spostrzeżenia z danych zwrotnych.
• Priorytetyzacja informacji zwrotnych-elementy oparte na ich wartości i pilności
• Przekazywanie wyników informacji zwrotnych klientom, interesariuszom i członkom zespołu
• Wdrożenie informacji zwrotnej-Elementy jako zadania usprawniające w iteracjach lub sprintach.
• Pomiar wpływu elementów informacji zwrotnej na zadowolenie, lojalność i utrzymanie klientów, a także na wyniki biznesowe, wzrost i rentowność.

Ćwiczenia ciągłego doskonalenia

Ćwiczenia ciągłego doskonalenia to działania, które pomogą Ci ćwiczyć i doskonalić umiejętności w zakresie stosowania zwinnej strategii ciągłego doskonalenia. Możesz wykonywać je indywidualnie lub w grupach, online lub offline, formalnie lub nieformalnie.
Sami korzystamy z dwutygodniowych retrospektyw, aby wykonać większość tych ćwiczeń razem jako zespół.

Niektóre przykłady ćwiczeń z zakresu ciągłego doskonalenia to:

• Stop-Start-Continue-RetroProsty i skuteczny sposób, aby dowiedzieć się, co Ty i Twój zespół powinniście zatrzymać, rozpocząć i kontynuować, aby poprawić swoją pracę. Możesz wykorzystać to ćwiczenie na koniec każdej iteracji lub sprintu.
• Analiza SWOTStrategiczne narzędzie do oceny mocnych i słabych stron, szans i zagrożeń związanych z Twoimi produktami, usługami, procesami lub procedurami. Możesz wykorzystać to ćwiczenie do zidentyfikowania obszarów wymagających poprawy i planów działania.
• Sesja burzy mózgówKreatywna technika pozwalająca opracować dużą liczbę pomysłów w krótkim czasie. Możesz użyć tego ćwiczenia, aby znaleźć pomysły na ulepszenia lub rozwiązania problemów. Możesz użyć różnych metod, takich jak mapowanie myśli, kojarzenie słów, losowe wprowadzanie danych itp. w celu pobudzenia swojej kreatywności.
• Technika głosowania punktowegoProsty i demokratyczny sposób nadawania priorytetów pomysłom lub zadaniom. Możesz wykorzystać to ćwiczenie, aby wybrać najbardziej wartościowe i pilne działania usprawniające z listy opcji. Każdy uczestnik otrzymuje pewną liczbę punktów (zazwyczaj trzy), które może rozdzielić pomiędzy opcje zgodnie ze swoimi preferencjami.

Używamy wielu z tych metod w naszych retrospektywach. Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o naszej agendzie retrospektyw, możesz to zrobić tutaj: Nasze szablony retrospektywne

Przegląd ciągłego doskonalenia to proces oceny wyników i rezultatów twoich wysiłków na rzecz doskonalenia. Jest to ważne, aby mierzyć postępy, uczyć się na sukcesach i porażkach oraz świętować sukcesy.

Przegląd ciągłego doskonalenia obejmuje:

• Porównanie rzeczywistych wyników z wynikami oczekiwanymi
• Zidentyfikuj kluczowe wskaźniki wydajności (KPI), które mierzą skuteczność i wydajność twoich wysiłków na rzecz poprawy.
• Obliczanie zwrotu z inwestycji (ROI lub ROTI) twoich wysiłków na rzecz poprawy.
• Przeanalizuj czynniki, które przyczyniły się lub utrudniły twoje wysiłki na rzecz poprawy.
• Dokumentuj wyciągnięte wnioski i najlepsze praktyki z działań usprawniających.
• Dzielenie się wynikami i rezultatami z klientami, interesariuszami i członkami zespołu.
• Uznawanie i nagradzanie członków zespołu, którzy przyczynili się do działań usprawniających.
• Świętuj kamienie milowe i osiągnięcia swoich wysiłków na rzecz poprawy.

Ciągłe doskonalenie w zwinny sposób

Zaplanuj wdrożenie ciągłego doskonalenia Plan wdrażania ciągłego doskonalenia to plan, który opisuje kroki i działania, które należy podjąć, aby zrealizować zadania doskonalące. Jest to mapa drogowa, która prowadzi od obecnej sytuacji do celów. Plan wdrażania ciągłego doskonalenia powinien zawierać następujące elementy

• Cele i zadania w zakresie poprawy
• Zadania i podzadania usprawniające
• Role i obowiązki członków zespołu
• Zasoby i narzędzia potrzebne do wykonania każdego zadania
• Harmonogram i kamienie milowe dla każdego zadania
• Ryzyko i wyzwania związane z każdym zadaniem
• Plany awaryjne dla każdego zadania

Cele ciągłego doskonalenia

Cele ciągłego doskonalenia to pożądane rezultaty działań doskonalących. To one stanowią to, co Twój zespół chce osiągnąć poprzez ulepszanie swoich produktów, usług, procesów lub procedur. Cele ciągłego doskonalenia są idealnie:

• dostosowane do potrzeb i oczekiwań klientów oraz celów i strategii firmy
• Konkretne, mierzalne, osiągalne, istotne i określone w czasie (SMART)
• wymagający, ale realistyczny (zasada 110%)
• Motywujące i stymulujące
• Jasno komunikuj się ze wszystkimi zainteresowanymi stronami (klientami, interesariuszami i członkami zespołu).

Wnioski

Ciągłe doskonalenie nie jest celem końcowym. Jest to ciągła podróż, która wymaga Twojej stałej uwagi, wysiłku i dostosowań. Przyjmując zwinną strategię ciągłego doskonalenia, możesz uczynić ciągłe doskonalenie częścią swojej codziennej pracy. Możesz także czerpać korzyści z ciągłego doskonalenia, takie jak zwiększona satysfakcja klientów, lojalność i utrzymanie oraz lepsza wydajność zespołu.