Czego menedżerowie nie rozumieją: Zrównoważone tempo w zespołach Agile
Każdy, kto kiedykolwiek biegł w maratonie wie, dlaczego zrównoważone tempo jest kluczowym czynnikiem sukcesu: gdy biegniesz zbyt szybko, regeneracja po wyczerpaniu zajmuje nieproporcjonalnie dużo czasu. Zrównoważone tempo odgrywa również ważną rolę w zwinnych zespołach.
Idziemy!
Czym jest zrównoważone tempo?
Sustainable Pace to tempo, które teoretycznie można utrzymać przez nieskończenie długi czas. W przypadku zespołów zwinnych tempo to odnosi się w szczególności do wydajności, jaką zespół jest w stanie osiągnąć w cyklu sprintu – bez generowania długu technicznego lub wypalenia członków zespołu.
U podstaw Sustainable Pace leży możliwość rozpoczynania każdego dnia odświeżonym i dawania z siebie wszystkiego.
The Agile Manifesto phrase "sustainable development" is usually interpreted as: everybody comes into work every day refreshed, happy, and able to do their absolute best work.
— Allen Holub. https://linkedIn.com/in/allenholub (@allenholub) November 21, 2022
Sleeping under your desk is a good indicator that you don't have that 😄
Dlaczego zrównoważone tempo jest ważne w zwinnych zespołach?
Zrównoważone tempo jest ważne dla zwinnych zespołów, ponieważ tylko przy zrównoważonym tempie można zapewnić dobre samopoczucie i produktywność zespołów w dłuższej perspektywie.
Jeśli zespoły przepracowują się nawzajem przez dłuższy czas, ma to poważne konsekwencje:
- Regularne nadgodziny, zwiększony poziom stresu i pogarszające się morale zespołu
- Pogorszona komunikacja i mniej wzajemnego wsparcia
- Mało czasu na zapoznanie się z nowymi lub innowacyjnymi tematami
- “Najlepsze praktyki są zaniedbywane
- Mniejszy impuls do zmian ze strony zespołu
- Zbuduj dług techniczny
- Więcej nieostrożnych błędów i wyższy wskaźnik błędów
Utrzymanie zrównoważonej prędkości powinno być zatem bliskie sercu każdego interesariusza w zespole.
Dlaczego trudno jest utrzymać zrównoważone tempo w praktyce?
W praktyce bardzo łatwo jest wejść w niezdrowy tryb pracy i “przesadzić”. Wyzwalacze tego są powszechne:
- Nierealistyczne oczekiwania (ze strony interesariuszy zespołów)
- Zbyt ambitne cele sprintu zespołu
- “Scope creeping”, czyli kolejne rozszerzenia zakresu prac w trakcie sprintu, tak że wymagane jest więcej pracy niż pierwotnie planowano.
- Krótkie terminy wymagające nadgodzin
Problem: gdy zespół jest “przeciążony”, pojawiają się wyżej wymienione negatywne konsekwencje, a my skupiamy się na rozwiązywaniu objawów i pomijamy podstawową przyczynę: niezrównoważone tempo.
Wyjście z niezrównoważonej rutyny może być bardzo trudne dla zespołów zwinnych – zwłaszcza jeśli naturalna krótkowzroczność utrudnia rozpoznanie Sustainable Pace jako głównej przyczyny.
Ale oczywiście są sposoby na powrót:
Wskazówki, jak osiągnąć i utrzymać zrównoważone tempo w zwinnych zespołach
Wskazówka 1 dotycząca zrównoważonego tempa: Osiągalne cele sprintu
Zespoły nie powinny mieć zwyczaju ustalania zbyt ambitnych celów sprintu. W OKR istnieją tak zwane “stretch goals”, w których starasz się osiągnąć co najmniej 80% (Rozciągnięte cele w OKR). Takich rozciągniętych celów należy unikać podczas definiowania celów sprintu. Osiągnięcie celu sprintu powinno być możliwe przy 100%.
Zespołom często brakuje siły, aby powiedzieć “nie”, gdy kierownictwo lub interesariusze stawiają zbyt wysokie wymagania dotyczące treści następnego sprintu. Jako Scrum Master lub Agile Coach możesz wspierać zespół w domaganiu się swoich praw od interesariuszy.
Co więcej, na koniec sprintu ważne jest, aby zastanowić się, czy cel sprintu mógł zostać osiągnięty bez nadgodzin. Jeśli nadgodziny były konieczne, cel sprintu powinien zostać uznany za nieosiągnięty. Na tej podstawie zespół może stale uczyć się, ile pracy można faktycznie wykonać w normalnych godzinach pracy.
Wskazówka 2 dotycząca zrównoważonego tempa: Świadomość zarządzania
Menedżerowie często znają tak zwane “stretch goals” z kontekstu OKR, gdzie starają się osiągnąć co najmniej 80%. Takie cele stretch nie powinny być jednak stosowane przy definiowaniu celów sprintu. Zawsze powinno być możliwe osiągnięcie celu sprintu na poziomie 100%.
Trenerzy Agile i scrum masterzy powinni informować kierownictwo o znaczeniu zrównoważonego tempa dla długoterminowego sukcesu organizacji. Menedżerowie zazwyczaj zgadzają się, że krótkoterminowe sukcesy nie są warte narażania średnio- i długoterminowej produktywności zespołów.
Wskazówka 3 dotycząca zrównoważonego tempa: Okresy odpoczynku
Zwłaszcza, gdy wychodzisz ze stresującego okresu, potrzebujesz okresu regeneracji, aby nabrać nowego rozpędu.
To nie przypadek, że na przykład framework ShapeUp przewiduje regularne okresy ochłonięcia. W tych okresach zespoły mogą pracować nad wybranymi przez siebie tematami. Czas ten można wykorzystać na naprawę błędów, opracowanie nowych pomysłów lub wypróbowanie nowych możliwości technicznych (zob. ShapeUp)
Wskazówka 4 dotycząca zrównoważonego tempa: Retrospektywy sprintu
Masz wrażenie, że “zrównoważone tempo” może być problemem? Najlepiej zastanów się nad tym ze swoim zespołem. Dzięki tym pytaniom możesz rozpocząć dyskusję w retrospektywie:
- W ramach odprawy: “W skali od 0 do 10, gdzie oceniłbyś nas jako zespół od 0 = niedostateczne tempo, 5 = zrównoważone tempo do 10 = nadmierne tempo?”.
- Jakie objawy przeciążenia (wysokiego poziomu stresu) możemy zaobserwować w naszym zespole?
- Na co jako zespół nie poświęciliśmy ostatnio wystarczająco dużo czasu?
- Co byś zrobił, gdybyś mógł całkowicie decydować o tym, nad czym pracujesz przez tydzień?
Wskazówka 5 dotycząca zrównoważonego tempa: Team Health Checks
Aby zapewnić ciągłe monitorowanie, możesz również regularnie sprawdzać stan zdrowia zespołu. Do tego celu nadają się następujące elementy Health Check:
- Nie potrzebujemy nadgodzin, aby osiągnąć nasze cele sprinterskie.
- Jesteśmy na tyle ostrożni, by nie obiecywać zbyt wiele, ale jednocześnie ambitni.
- Mamy odwagę powiedzieć “nie”, kiedy musimy.
- Mogę otrząsnąć się ze stresu w pracy i uwolnić głowę od nowych zadań.
- 1) Mogę dowolnie planować swoją pracę.
- W mojej pracy jest wystarczająco dużo czasu, aby realizować innowacyjne pomysły.
Wskazówka 6 dotycząca zrównoważonego tempa: Wymieniaj się z rówieśnikami (nasz Meetup)
Nic tak nie pomaga w refleksji, jak wymiana poglądów z kolegami z innych zespołów, a najlepiej nawet z innych firm.
Właśnie dlatego 15 czerwca 2023 r. odbędzie się nasz meetup Echometer “Nailing Sustainable Pace in Agile Teams”.
W ten sposób tworzymy otwartą platformę do rozpoczęcia otwartej wymiany doświadczeń z rówieśnikami. Bądź jej częścią!
Dowiedz się więcej i zarejestruj się na Meetup
Bonus: Inteligentna wiedza na temat zrównoważonego tempa
Trochę historii: Sustainable Pace nie jest niczym nowym
Na wczesnym etapie historii zwinnych metod pracy ludzie zaczęli myśleć o zrównoważonym tempie. Tak, nawet na długo przed opublikowaniem pierwszego przewodnika po Scrumie w 2010 roku (Historia przewodnika po Scrumie).
Pochodzenie Sustainable Pace leży w XP (eXtremeProgramming) autorstwa Kenta Becka z 1996 r. Pojawia się również w manifeście agile:
“Zwinne procesy promują zrównoważony rozwój. Sponsorzy, deweloperzy i użytkownicy powinni być w stanie utrzymać stałe tempo w nieskończoność.”
Sustainable Pace został prawdopodobnie początkowo nazwany na cześć Rona Jeffriesa (również jednego z sygnatariuszy manifestu agile).
