Wat is een retrospectief? De 1-minuten gids

De term “retrospective” betekent terugblikken. In een werkcontext verwijst dit meestal naar een “agile retrospective”.

Een agile retrospective is een workshopvorm voor reflectie en verbetering van de samenwerking. De rol en uitvoering van een agile retrospective zijn met name gedefinieerd door de Scrum Guide. Zie: Scrum Handleiding

Zelfs voordat retrospectieven werden toegepast in de wereld van het werk, was de term Retrospectief nu al in de kunstwereld wordt gebruikt voor tentoonstellingen die terugblikken op het werk van een kunstenaar. Het grote verschil met retrospectieven in de kunstwereld is dat retrospectieven in de werkcontext zich ook bezighouden met hoe het werk in de toekomst verder ontwikkeld kan worden, in plaats van uitsluitend terug te blikken.

Zie ook: Doel en voordelen van retrospectives (eenvoudig uitgelegd)

Het eenvoudigste voorbeeld van een retrospective (en tegelijkertijd een populaire retro-vorm) is om simpelweg te vragen:

• Wat ging er goed?
• Wat ging er mis?
• Wat kunnen we in de toekomst uitproberen?

Omdat de vragen bedoeld zijn om reflectie te stimuleren, zijn er in de loop van de tijd steeds meer methoden voor retrospectieven ontstaan. Zo zijn bijvoorbeeld de zeilboot-, starfish- of keep-stop-start retrospectieven ontstaan.

Een uitgebreid overzicht van de bekendste, maar ook ongebruikelijke, creatieve retrospectieven hebben we hier samengevat: 32 Retrospectieve methoden

De Procedure en fasen van een retrospectief vinden in principe (ongeacht de vorm) plaats volgens een beproefd patroon:

• Inchecken
• Feedback verzamelen
• Geef prioriteit aan
• Analyse en maatregelen
• Sluiting of uitchecken

Deze stappen kunnen individueel worden aangepast en ontworpen. Het is echter altijd belangrijk om ervoor te zorgen dat de Dubbel ruitformaat in het ontwerp van het Retrospectief rekening wordt gehouden.

De fasen en het verloop van een retrospective klinken te formeel en afschrikwekkend voor jou? Laat je niet ontmoedigen en probeer gewoon eens een retrospective uit in een geschikte software voor retrospectieven.

Na uiterlijk één of twee proefsessies ben je vertrouwd met het proces. Open het beste meteen de Keep-Stop-Start Retro in Echometer en raak vertrouwd - learning by doing:

Hierna zul je al een goed gevoel hebben over hoe een retrospective in de praktijk verloopt en hoe je deze kunt modereren.

Veel teams die retrospectives hebben ingesteld gebruiken de Scrum raamwerk voor de organisatie van hun samenwerking.

Met Scrum wordt het werk in iteratieve sprintcycli georganiseerd. Binnen deze Scrum-cycli is de retrospective een vast onderdeel.

Met retrospectieven zorgt Scrum ervoor dat teams hun samenwerking wekelijks of minstens maandelijks evalueren, afhankelijk van de sprintlengte.

Retrospectieven en Scrum horen dienovereenkomstig bij elkaar. Maar ook andere werkmethoden zoals OKR’s of Kanban retrospectieven gebruiken:

• Kanban Retrospective – In Kanban werk je niet in cycli, maar heb je regelmatig retrospectives (ook wel terugblikken genoemd). Service delivery beoordelingen genoemd), waarin wordt nagedacht over de stroom van het werk en de samenwerking.
• OKR Retrospective - Bij de doelsturing via OKR’s wordt aan het einde van elke cyclus geëvalueerd hoe goed de doelen gesteld waren, hoe het meten ervan het team heeft geholpen en hoe men de doelstelling en het tracken in de volgende OKR-cyclus zou kunnen verbeteren.

Een goede retrospective stelt alle teamleden in staat hun indrukken openlijk te delen. Als de feedback openlijk is gedeeld, moet deze in de tweede stap natuurlijk ook openlijk en doelgericht kunnen worden besproken.

Om deze gespreksatmosfeer en openheid te creëren, is er de zogenaamde “Opperste Richtlijn”, die idealiter aan het begin van de retrospective nogmaals aan alle deelnemers wordt toegelicht:

Ongeacht wat we ontdekken, moeten we ervan uitgaan dat iedereen het beste heeft gedaan wat hij/zij kon doen gezien zijn/haar kennis, vaardigheden en competenties, de beschikbare middelen en de gegeven situatie.

- Norman L. Kerth, Projekt-Retrospektiven: Ein Handbuch für Team-Reviews

Dienovereenkomstig worden goede retrospectieven ook altijd gekenmerkt door relatief evenwichtige gespreksaandelen. Vooral bij onervaren teams is een goede matiging cruciaal voor retrospectieven.

In dit verband heel interessant: We hebben meer dan 30.000 retrospectieven geanalyseerd en onze bevindingen uit deze analyse in onze blog gepubliceerd: De grote analyse van 30.000 retrospectieven

Er staan nog meer tips en trucs in ons eBook: eBook: 20+ facilitatietips voor geweldige retrospectieven

Een retrospective duurt in de regel 60 tot 90 minuten. We raden af om veel langer dan 90 minuten te gaan, omdat de aandachtsspanne na verloop van tijd afneemt en de teamleden moe worden.

Terugblikken kunnen echter ook korter zijn dan 60 minuten. Hier zijn onze Tips voor korte retrospectieven

Natuurlijk, met de juiste Remote Retro Tool (zoals Echometer) Retrospectives kunnen op locatie, volledig op afstand of in hybride teams worden uitgevoerd.

Vooral in teams op afstand zijn retrospectives belangrijk voor Teambuilding op afstand .

Häufig werden Retrospektiven im Volksmund mit Sprint Beoordelingen of Lessons Learned Workshops verwisseld. Daarom hebben we in deze artikelen op een rijtje gezet wat een retrospectief niet is en waar de verschillen liggen:

• Verschillen Sprint Review vs. Retrospectief : Retrospectief richt zich niet alleen op het resultaat van het team, maar op het metaniveau van de samenwerking in het team en hoe de samenwerking tot het resultaat heeft geleid.
• Verschillen Lessons Learned Workshops vs. Retrospectief : Retrospectieven vinden voortdurend plaats, niet eenmalig bij projectafsluiting.

Natuurlijk zijn er ook inhoudelijk nog meer Antipatronen met terugwerkende kracht, die beschrijven wat een retrospectief niet zou moeten zijn.

Teams die zichzelf en hun samenwerking voortdurend willen ontwikkelen, gebruiken retrospectieven. Voor deze agile teams zijn retrospectieven een centraal meetingformat waarin ze hun samenwerking reflecteren, hun maatregelen evalueren en daar nieuwe acties uit afleiden.

Als je team dus nog geen retrospectieven gebruikt voor continue verbetering, is dit een goed moment om te beginnen!

Retrospectief proberen in Echometer

Credits: Woman thinking photo created by wayhomestudio - freepik